أنا شخص منظم للغاية، أحب أن ارتب مهام اليوم من بدايته، فأنجز بذلك كل عملي في الوقت المحدد دون أن يؤثر على جوانب حياتي الأخرى ودون أن يؤثر عميل على الآخر.
لكن الأمور تخرج عن السيطرة إذا ما طلب أحد العملاء تعديل ضروري، يُربِكُ ذلك حسابات اليوم كاملا، فأضطر إلى تأخير بعض المهام وتنفيذ البعض الآخر بسرعة.
من حق العميل أن يطلب تعديله، لكن المشكلة أن الآثار التي تترتب على تعديل واحد قد يمتد لأسبوع كامل حتى أستطيع أن أستعيد توازن يومي وترتيبه.
فماذا أفعل؟ أعرف أن التعديلات جزء من العمل، لكن كيف أتعامل معها دون تسبب كل ذلك؟
التعليقات
أتفهم أن كثرة التعديلات تسبب الضغط وتؤثر على النظام خصوصا إذا كانت كثيرة وبلا داعي لذا أفكر أني لو كنت مكانك لفكرت في عدة أمور..
- أتفق مع العميل قبل البدء في تصوره لأداء المهمة بحيث يكون التصورات هذه منها واحدا منتقي فينفذ بلا تعديلات لا طائل لها ولا حاجة.
- أو أتفق مع العميل على أداء المهمة ويكون جزء من الإتفاق أن تكون التعديلات أو التعليقات عند مراحل معينة أثناء تنفيذ المشروع مع تبيين فائدة هذا للعميل.. جودة العمل/ توفير الوقت لكليكما/ النظام والتسهيل في الأداء
- المرونة.. ربما كانت النقطتان السابقتان تتحدثان على الأمر من جانب العميل أما الذي من جانبك فأرى أن النظام مع المرونة يجعل تقبل التعديلات أسهل ويؤدي لجودة عمل أفضل لأني إذا كان لدي مرونة لتقبل التعديلات فإذا حدثت سأجدني أتعامل معاها بلا ضغط أو تململ وهذا أمر عظيم الأهمية خصوصا في الأعمال أو مع العملاء الذين لديهم تعديلات كثيرة
وانا افضل وضع المهام اليومية لكي تكون قادر على ادارة يومك ، ولكن نصيحتي التي اطبقها هي المرونة في مهامي ،
بمعنى جعل فترة معينة خلال كل يوم لتتواصل مع العملاء او استقبال اي تعديلات ، واذا لم يكن موجود فهو وقت زائد لك يمكننك استكمال مشروع العميل الاخر او ما تريد ، او يمكن ان تضع خطتين لكل يتناسب مع اس تعديل خطة A (الخطة الاساسية )
وخطة B ( خطة بديلة ) .
او اجعل العملاء الذي تتعامل معهم يعلمون انك لديك مهام اخرى ، وانه يمكن ان تتأخر في التعديل ،
المرونة عملية مهمة جدا بجانب إدارة الوقت ووضع وقت نسميه وقت الطوارىء فنحن بشر بالنهاية وارد أن يأتي اي شيء لم يكن بحسبان الخطة التي وضعناها، هذا الوقت الذي سنخصصه للطوارىء سيجعل هناك مساحة للتعامل مع أي شيء طارىء، طلب عميل للتعديل، أو عمل متأخر، وإن لم يكن هناك شيء طارىء فهو موجود يمكنني استغلاله وفقا لتفضيلاتي الشخصية
في الحقيقة أنا لا أؤيد إطلاقا تقييد يومي بتقسيمات ثابتة لا تتغير، أفضل بدلا من ذلك وضع أهداف يومية وأنا من أقوم بالتقديم والتأخير فيها بشكل مرن حسب ما يناسب ظروفي، وهذا ساعدني كثيرا في التخفيف من الضغوط النفسية المتعلقة بها، فالمهم أن أجد نفسي في نهاية اليوم أنجزت كل ماهو مطلوب مني أو على الأقل نسبة كبيرة منه، الخطة المثالية مستحيلة يا صديقي، لذلك يجب ان تتعلم ان تكون مرنا وقابلا للتكييف وأن تقتنع أن هذه هي الحياة و تخفف التوتر عن نفسك قليلا
التخطيط والترتيب المسبق أمر رائع للغاية، تحياتي لك أحمد.
التعديلات أمر لا بد منه، لكن إن كان يسبب لك مشكلة فيما يترتب على ذلك من تخريب جدولك ومواعيدك اللاحقة، فيمكننا تقديم حلولًا رائعة، تجعلك تقضي على هذه المشكلة.
أولا: لا يمكننا منع التعديلات، لكن يمكننا تقليلها؛ وذلك عن طريق فهم طلب العميل جيدًا قبل بدء التنفيذ، والحرص أثناء التنفيذ على التفكير بوجهة نظر العميل، لنتمكن من إخراج العمل كما يريده العميل، أو على أقل تقدير يحتاج لتعديلات يسيرة، لا تؤثر على باقي المهام اليومية أو الأسبوعية.
ثانيًا: تخصيص وقت للتعديلات أثناء ترتيب المهام أو أثناء وضع الخطة اليومية أو الأسبوعية.
أولاً حاول أن تنافش أدق التفاصيل مع العميل قبل البدء؛ حتى تتجنب التعديلات، ولو لقدر الله فعلت واحتاج العميل لتعديل فحاول أن تجعل تعديله هدف في اليوم الجديد بحيث لا يؤثر الأمر على خطة اليوم الحالي، أو بدلاً من الإرباك أنظر في اليوم على مهمة لن يؤثر تأجيلها على أمر آخر كمهمة لمشروع تسليمه لم يقترب مثلاً، وبدل هذه بهذه، ولكن ما يسبب الخلل وما يفعله معظمنا هو أننا نرتب اليوم ونوزع وقته على مهام ثم يأتي تعديل كهذا فنعجز عن تأجيله أو تبديله ونحاول وضعه بنفس اليوم وهذا يسبب ضغط وارتباك وغالباً لن تنتهي من التعديل بالإضافة إلى بعض مهام اليوم، جرب نصيحتي ولن تندم.