يحدث أحيانًا أن أضطر إلى رفض مشروع من عميل جديد لانشغالي بمشروع آخر مثلًا، فكيف أعتذر عن المشروع بطريقة لائقة لكي أضمن أن يعود العميل لي في مشاريع لاحقة؟ هل من اقتراحات؟
كيف أعتذر عن المشروع وأضمن أن يعود العميل لي في مشاريع لاحقة؟
سأوضح له قيمة تعاملي معه وكيف أني أقدر ذلك، وسأشرح له الظروف التي ستمنعني من التعاون معه وقبول المشروع، وسأقدم له المساعدة ليصل للشخص المناسب، فقد أرشح له زميل ذو ثقة، وإن كان في جعبتي شيء يمكنني تقديمه له بشكل مجاني ومتعلق بالمشروع سأفعل ليكون كعربون محبة. وحدثت معي مرة، ورشحت له زميلة عن ثقة، وتطوعا أوضحت له أنه يمكنني مراجعة وتدقيق المقالات قبل تسلمها لضمان الجودة، وقد كان، وبعد ذلك تعاونا لفترة طويلة
أنا حدث معي العكس وشعرت بالأسف لخسارة هذا العميل بشدة. كان العرض سخيًا ولكن ارتباطي بمشروع آخر كان يحتم عليّ الرفض.
ربما لو كنت طبقت هذه الخطوات وقتها -أعجبتني فكرة ترشيح زميل آخر- لكان قد لاحظ تعاملي بحرفية أكبر وكان سيعرض علّي العمل في المستقبل لأنني سأحفر ذكرى خاصة بي لديه تحفزه على العودة.
تعتبر هذه من أفضل الطرق لضمان عملية التعاون ويمكن اضافة على ذلك تقديم للعميل موعد زمنى محدد سوف تكون انتهيت من المشروع الذى تعمل عليه ومستعد لبدء العمل على مشروعه .
الشفافية والوضوح في التواصل هي كلمة السر في هذا الموضوع، فكلما شعر العميل أنك ملتزم سواء معه أو مع عميل آخر، زاد شعوره بالثقة تجاهك، والأمر بسيط ولكن نحن نحمل أنفسنا أكثر مما يجب، فلو تواصلنا كما قال الزميل هنا، ورشحنا زميل آخر للعمل أو وضحنا له التزامنا بعمل محدد وعندما ننتهي منه يمكننا العمل سويا على المشروع، فستكون بادرة جيدة منك وبالتالي سيحاول العميل في المستقبل التواصل معك ثانية.
واجهتني نفس المشكلة سابقاً، وقد تمكنت من كسب رضا العميل، وذلك بعد أن وضحت له إني مرتبط بعمل آخر، وناقشت معه اقتراح تأجيل موعد الاستلام حتى أتفرغ لعمله، أو الموافقة على أن يتم العمل على أجزاء مثلاً حتى أتمكن من مباشرة العملين، وبعد أن رأى العميل حرصي على أن لا ينزعج وافق على الحل الثاني، كان ضغط وأيام ثقيلة بالعمل ولكن حتى اليوم نعمل معاً.
عن نفسي لا أعرف سبيل لذلك، وأذكر أنني عملت في أسبوع واحد على خمس مشاريع ورضيت بالنوم أقل من خمس ساعات يومياً حتى لا أخسر أحد، ولكن هذا منهك ولا أعتقد أنني كنت سأستمر له لو عرض العملاء تجديد نفس المشاريع.
من الجيد أنك تفكر في الحفاظ على علاقات جيدة مع العملاء المحتملين حتى عند رفض مشروع. إليك بعض الاقتراحات للاعتذار بطريقة لائقة ومهنية:
1. الرد السريع: تأكد من الرد على العميل في أقرب وقت ممكن لإظهار احترامك لوقته.
2. التعبير عن الامتنان: اشكر العميل على تفكيره بك للمشروع.
3. كن صريحاً ومحدداً: وضح سبب عدم قدرتك على قبول المشروع حالياً.
4. قدم بدائل: إذا أمكن، اقترح حلولاً بديلة أو مواعيد مستقبلية.
5. حافظ على التواصل: أبد استعدادك للتعاون في المستقبل.
دعني أقدم لك نموذجاً لرسالة تجمع هذه النقاط:
# نموذج رسالة اعتذار مهني عن مشروع
عزيزي [اسم العميل]،
أشكرك جزيل الشكر على اختيارك لي للعمل على مشروع [اسم المشروع]. أقدر ثقتك وأتمنى لو كان بإمكاني المساعدة.
للأسف، جدولي الحالي ممتلئ بالتزامات سابقة، ولن أتمكن من تقديم الوقت والجهد اللازمين لإنجاز مشروعك بالجودة التي تستحقها. أود أن أعتذر عن عدم قدرتي على قبول المشروع في الوقت الحالي.
إذا كان من الممكن تأجيل بدء المشروع إلى [التاريخ المقترح]، فسأكون سعيداً بمناقشة التفاصيل معك مرة أخرى. وإذا كنت بحاجة إلى إنجاز المشروع قبل ذلك، فيمكنني اقتراح بعض الزملاء الموثوقين الذين قد يكونون متاحين للمساعدة.
أتطلع إلى فرصة العمل معك في المستقبل. لا تتردد في التواصل معي لأي مشاريع قادمة.
شكراً مرة أخرى على تفكيرك بي، وأتمنى لك كل التوفيق في مشروعك.
مع خالص التقدير،
[اسمك]
هذا النموذج يمكنك تعديله حسب احتياجاتك وظروف كل حالة. النقاط الرئيسية هي:
1. إظهار التقدير للعرض.
2. تقديم سبب واضح للرفض.
3. اقتراح بدائل إن أمكن.
4. الحفاظ على باب التواصل مفتوحاً للمستقبل.
تذكر أن الصدق والاحترافية هما المفتاح للحفاظ على علاقات جيدة مع العملاء المحتملين.
هذه بالفعل عدة اقتراحات مفيد للغاية أخي سهيل، لكن أكثر ما أعجبني فيها هو تقديم سبب واضح للرفض، فبعض زملائي عندما يتعرضون لموقف مشابه يرفضون تمامًا التصريح بأنهم ملتزمون بتسليم مشروع آخر، ظنًا منهم أن هذا قد يزعج العميل ويشعره بالإهانة مثلا، وبدلا منذلك يدعون أن لديهم مناسبة عائلية أو ظرف طارئ أو ما شابهذلك، هل ترى أن هذا سلوك مناسب ام أن المصداقية مع العميل أفضل دائمًا؟
الصدق والشفافية في التعاملات المهنية هما عادةً الخيار الأفضل على المدى الطويل. هناك عدة أسباب لتفضيل المصداقية مع العميل:
1. بناء الثقة: الصدق يساعد في بناء علاقات مهنية قوية ومستدامة.
2. الاحترافية: إخبار العميل بأنك ملتزم بمشروع آخر يظهر أنك محترف مطلوب.
3. تجنب التعقيدات: الأعذار الكاذبة قد تؤدي إلى مواقف محرجة إذا اكتشف العميل الحقيقة لاحقاً.
4. فرص مستقبلية: قد يقدر العميل صراحتك ويعود إليك في وقت لاحق.
5. راحة نفسية: الصدق يريح ضميرك ويجنبك عبء الحفاظ على الأكاذيب.
ومع ذلك، من المهم صياغة رفضك بطريقة دبلوماسية:
# نصائح للرفض الدبلوماسي والصادق
1. **ركز على جدولك الزمني، وليس على المشروع الآخر**:
بدلاً من قول "لدي مشروع آخر"، يمكنك القول "جدولي الحالي ممتلئ بالتزامات سابقة".
2. **أظهر الأسف والتقدير**:
"أقدر اختيارك لي وأتمنى لو كنت متاحاً للمساعدة".
3. **قدم توضيحاً دون تفاصيل زائدة**:
"للأسف، التزاماتي الحالية لا تسمح لي بتقديم الاهتمام الكامل الذي يستحقه مشروعك".
4. **اقترح بدائل إيجابية**:
"هل يمكن تأجيل بدء المشروع؟ أو هل ترغب في توصيات لمحترفين آخرين؟"
5. **حافظ على إمكانية التعاون المستقبلي**:
"أتطلع إلى فرصة العمل معك في المستقبل عندما يكون جدولي أكثر مرونة".
6. **تجنب المقارنات**:
لا تقل "هذا المشروع الآخر أهم" أو "العميل الآخر دفع أكثر".
7. **كن متسقاً**:
إذا رفضت بسبب الانشغال، تجنب نشر تحديثات على وسائل التواصل الاجتماعي توحي بأنك غير مشغول.
هذه النصائح تساعدك على الحفاظ على المصداقية مع عملائك دون الحاجة إلى اختلاق أعذار غير حقيقية.
في النهاية، الصدق في بيئة العمل يبني سمعة إيجابية ويعزز الثقة. العملاء عادة ما يقدرون الصراحة والاحترافية أكثر من الأعذار المصطنعة. الأمر يتعلق بكيفية تقديم الحقيقة بطريقة لبقة ومهنية.
اطلب منه الانتظار ان امكن وان لم يمكن ان ينتظرك فانت لن تترك عمل عميل اخر من اجل عميل.
ففي الاخير كن ذا مصداقية فقط.
مهااارات التواصل علم بأكمله. لك أن تستفيد منه ولك أن تتركه وتضيع على نفسك فرصًا لا يعلمها إلا الله.
الفكرة في تحويل الموقف من خسارته إلى أن يكون في صالحك.
أنت تريد أن تكسب نقطة في هذا الموقف. فلماذا لا تكسبها من خلال مهارات التواصل التي تنميها لديك.
يعني بدلًا من أن تكون احتمالية رجوع العميل إليك في المستقبل صفر بالمائة، لتكن 40% مثلًا.
وهناك أيام في العمل الحر بالتأكيد تقضيها بدون مشاريع. الموضوع كله متعلق بكسب العملاء.
ابدأ الرسالة باعتراف بأهمية هذا العميل الذي تواصل معك: "يسعدني تواصلك معي لهذا العمل" ، أو أي شيء مشابه. ثم، وضح سبب الاعتذار، وكن صريحا بخصوصه: "أنا مبتزم بمشروع يتطلب تركيزي الكامل لضمان أفضل النتائج لعملائي". واقترح موعدا مستقبليا: "سأكون متاحا من [تاريخ]، وأسعد بسماع المزيد عن مشروعك". واقترح عليه توصية شخص آخر تعرفه ليتواصل معه إذا كان مستعجلا. واختم الرسالة "أتطلع إلى فرصة العمل معك قريبا، ولا تتردد في التواصل معي مستقبلا لأي استفسارات".
التعليقات