ألاحظ ان الموظف الجديد يشعر بالغربة بين الفريق، ويأخذ وقت للتكيف مع الشركة وطبيعة العمل، طبعا هذا متفاوت بين الأشخاص أنفسهم ولكن موجودة، وما وجدته أن هذه شكوى عامة اكثر من مدير قسم شكى من ذلك عندما جلسنا سويا، فما هي الخطوات التي لو اتبعناها مع الموظف الجديد تكيف سريعا معنا بالفريق؟
ما الخطوات التي تتبعها مع الموظفين الجدد لضمان تكيفهم السريع؟
من خلال تجربتي أول طريقة لتسريع التكيف هو خطوة التوجيه والتدريب، فمثلا لو سأعين موظف خدمة، يجب من أول يوم يكون لديه وثائق توضح له سير العمل والتفاصيل المهمة للاندماج سريعا بمكانه، كما يمكن توفير مرشد له يكون معه بالبداية يتعلم من خلاله كيف يتم التعامل بالمواقف المختلفة، وكيف يسير يوم العمل بالمكان الذي سيعمل فيه، هذا سيساعده على التأقلم سريعا ويتكيف أسرع
اعمل على تجهيز ملف خاص للموظفين الجدد بفريقي به اجراءات واضحة لكل شيء وطبعا اجتماع أو لنقل لقاء احاول ترتيب الأمور معه وتعريفه بتفاصيل العمل. لكن نقطة تخصيص مشرف أراها ستكون مستنفزة لوقت المشرف وقد تكون عبء عليه
في المجال التقني لا أعتقد أن الأمر صعب، حيث دائما ما يتشارك الفريق التقني في حل المشاكل معا، كما انه تجد كل شخص مختص في مجال معين و بالتالي يفيد الفريق بخبرته و الكل يحتاج إلى بعض، كما أن أغلب المشاريع تكون جماعية بالتالي يتعين عليك الإحتكاك بالفريق يوميا و هذا ما يساعد على التكيف السريع.
أنا كنت مكلّف مرة بإنشاء فريق كتابة محتوى من شباب لا أعرفهم، الشركة توظّف وترسل لي المقبولين لتطويعهم بالفريق، وأستطيع أن أقول من هذه الخبرة بأن الأمر يتطلب بناء برنامج توجيه شامل، يعني لوحة تطلعهم على أهداف الشركة ومعنى البراند وغايته وإرشادات المحتوى الكثيرة اىتي توفّر عليهم الوقت وأن أقدم وثائق مفصلة وأدلة لأضمن توحيد الأسلوب وسهولة الاندماج وهذا ما قمت به بالفعل. واستخدمت أدوات للتعاون مثل أنا حسوب و Trello للإدارة وجدولة المهمات وطبعاً كنت مهيئ سلوكي الودّي لكي لا يخشون طرح أي سؤال.
مشكلة الغربة هنا تتعلق بالأندماج، أما مشكلة القدرة على مجاراة متطلبات العمل فهي متعلقة بالتكيف، ويمكن أن نتعامل مع الأمرين بخطوات بسيطة، وهي:
- أن يحصل الموظف على ملف به معلومات العمل ومساره وطبيعة اليوم وما إلى ذلك.
- أن يتم دمج الموظفين الجدد مع القدامى بتكليف رسمي، كأن نطلب منهم العمل المشترك على فكرة أو ملف مثلاً، وبذلك نخلق صداقة عمل بينهم، ويكتسب المستجد الخبرة من القديم.
- يجب أن يكون هناك تقارير أداء لقياس التحسينات وعملية الدمج وكفاءة المستجدين.
أن يتم دمج الموظفين الجدد مع القدامى بتكليف رسمي، كأن نطلب منهم العمل المشترك على فكرة أو ملف مثلاً، وبذلك نخلق صداقة عمل بينهم
تواجهني مشكلة هناك كمدير في مكان عملي، وهي عندما أطلب من الموظف القديم التعاون مع الموظف الجديد فهما يكونان صداقة بالفعل ويتعاونان (ظاهريًا)، وبالفعل يتم إنجاز العمل لكني ألاحظ لاحقًا نقطتين:
1. أن الموظف القديم قد يستغل الموظف الجديد (ولو عاطفيًا وذوقيًا) في القيام بمعظم العمل ويتولى هو الإشراف، خاصة في اوقات لا أراقب فيها.
2. غالبًا ما يقادي الموظف الجديد بالقديم، بإيجابياته وسلبياته، وما يزعجني هو السلبيات، فقد يكون الموظف القديم متراخيًا في بعض المهام او الفنيات او مواعيد الحضور والانصراف، رغم تنبيهاتي المستمرة، قد لا ألاحظ هذا إلا بعد فترة وأجد أن الموظف الجديد ينقل نفس صورة الموظف القديم بالمسطرة، خاصة في السلوكيات داخل مكان العمل، رغم تمتعهم بالمهارة والكفاءة لكن يتوارثون السلبيات.
لا أقصد بالتعاون بالعمل هنا أن يشترك الطرفين في نفس المهمة، بل أقصد أن يكون المشروع واحد ولكن المهام متعددة، بحيث نمنع الاستغلال ونضمن حدوث الإندماج ونقييم المجهودات بصورة فردية، وبخصوص تناقل السلبيات فأنا أرى أن هذه المسألة تقع على عاتق الإدارة فلو كان نظام الإدارة صارم فلن تكون هناك سلبيات من الأساس لكي نتحدث عن نقلها للجدد.
أثناء الفترة الأولى، سيكون جيدا لو قمتم بجولة تعريفية للأماكن، واسماء الفريق، وما وظائفهم وهكذا. وأن يتضمن هذا التدريب المبدئي معلومات عن الشركة، السياسات والإجراءات، وأدوات العمل الأساسية بحيث لا يكون تائه. وأن يكون له مرشد أو مشرف (شخص يمكنه الرجوع له عندما يحتار بأمر، أو لا يعرف ماذا يفعل بالضبط). واجتماعات دورية لمتابعة تكيفه في المكان، والمشاكل التي تواجهه.
التعليقات