بعد اجتياز مقابلات العمل، يكون دورنا كمشرفين ومدراء فرق هو تدريب الموظفين الجدد، وبالتأكيد أن تدريب موظف جديد وجها لوجه يظل أبسط من فكرة التدريب عن بعد خاصة لو كان الموظف ليس لديه تجارب سابقة ببيئة العمل عن بعد، لذا أريد أن أناقش معكم كيف نجعل فترة التدريب هذه فعالة ومفيدة للموظفين الجدد؟
كمدير، كيف تدرب الموظفين عن بعد؟
لذا أريد أن أناقش معكم كيف نجعل فترة التدريب هذه فعالة ومفيدة للموظفين الجدد؟
هذا السؤال من الأولى أن يوجه إلى المتدربين أنفسهم. أن تكون أول جلسة من جلسات التدريب هي ورشة عمل للعصف الذهني لاستخراج الأفكار الممكن استخراجها من عقول المتدربين ليجيبوا عن سؤال: ما الذي تتوقع أن تحصل عليه من التدريب؟
وعليه، يتم تضمين إجاباتهم في أهداف التدريب، والتركيز عليها.
إن تركت السؤال للمتدربين، ستكون الحلول مقرونة بخبرة المتدرب نفسه، لكن الأصوب أن يوجه للمدراء والمشرفين، لأنهم كانوا يوما موظفين وبنفس الوقت أصبح لديهم خبرة تمكنهم من معرفة النقاط التي لو تدرب عليها الموظف سينمو ويرتفع أدائه، سواء على مستوى المهارات الشخصية أو التقنية.
نعم لا أستطيع إلا أن أقول لك إن هذا صحيح مائة بالمائة، ولكن توقعات المتدربين أيضًا يجب أن تكون بالحسبان، بل وعلى رأس قائمة أهداف التدريب، وإلا فلن يكون النفع متبادلًا، وسيكون الأمر بالنسبة لهم وكأنه فرض وإجبار عليهم الانتهاء منه لأن تلك هي "سياسة الشركة" لا أكثر ولا أقل.
واسألني أنا. حاليًا أنا في فترة تدريبية لدى إحدى الشركات عن بعد، وأرى أن التدريب يمر بأسوأ شكل، وفكرت مرة واثنتين وثلاثة أن أنسحب لأنني أشعر بثقل الموضوع. أشعر بأنه ليس تفاعليًا وإنما أنا موجودة لتنفيذ ما يريده مني المدير وحسب.
أنت بالتأكيد تحب أن تكون للتدريب ثماره الفعلية، وليس أن يمر على الموظفين مرور الكرام.
واسألني أنا. حاليًا أنا في فترة تدريبية لدى إحدى الشركات عن بعد، وأرى أن التدريب يمر بأسوأ شكل، وفكرت مرة واثنتين وثلاثة أن أنسحب لأنني أشعر بثقل الموضوع. أشعر بأنه ليس تفاعليًا وإنما أنا موجودة لتنفيذ ما يريده مني المدير وحسب.
عادة ببداية عملنا وعدم وجود خبرة نكون متلقيين ومنفذين حتى نتعلم ويكون لدينا المعرفة التي تسمح لنا بأن نشارك برأي أو اقتراح أو غيره، بخلاف هذه النقطة ما الذي كنت تتوقعيه بالتدريب ولم تجديه، ألا تجدين أنه يمكنك بشكل فعال من مهامك القادمة بالعمل؟
عادة ببداية عملنا وعدم وجود خبرة نكون متلقيين ومنفذين حتى نتعلم ويكون لدينا المعرفة التي تسمح لنا بأن نشارك برأي أو اقتراح أو غيره
شئت أم أبيت ستجد أنّ توقعات المتدربين ستتقاطع مع أهداف التدريب في نقطة أو اثنتين على الأقل. ولكن لتجعلهم يشعرون أنهم شاركوا في اختيار أهداف التدريب بإرادتهم وأن الشركة لم تنظر لهم وكأنهم أدوات متلقية فحسب. أي علاقة لتنجح يستحسن أن تكون تشاركية.
ما الذي كنت تتوقعيه بالتدريب ولم تجديه، ألا تجدين أنه يمكنك بشكل فعال من مهامك القادمة بالعمل؟
على سبيل المثال كنت أتوقع أن أكون على تواصل مع الفرق الأخرى، لأطّلع على طريقة عملهم. مجرد أخذ فكرة على الأقل. هذا غير حادث للأسف، والتدريب منغلق على الفريق وحده، حتى أنّ أعضاء الفريق نفسه لا يعرفون بعضهم. نحن نعمل من خلال منصة SLACK، لعلك تعرفها. سيئة للغاية والتفاعل بها محدود.
وأمر آخر هو وجود شيء تحفيزي مثل نقاط يتم تجميعها أو جائزة أو لقب يتم المنافسة عليه، أو حتى اختبار في نهاية التدريب. هذا العنصر مفقود.
ناهيك عن أنه لا يوجد جدول واضح للتسليم والاجتماع والتعديل، إلخ.
كل ذلك يجعلني أتوانى في تسليم مهامي للأسف.
أظن أن الإشكالية هنا تتمثل في مدى تقارب أهداف المتدرب من الأهداف المخطط لها بالتدريب أساسًا، وأظن أن هذا يجب أن يتم وضعه في الحسبان بدايةً من وصف التدريب الذي يتم طرحه قبل التقديم، بالإضافة إلى النقاش الذي يحدث في مقابلة قبول المتدربين ( Interview ) .
وهذا شرط أساسي جدًا من أجل النجاح، فالأمر ليس مجرد تلقيًا لبعض المهام وتنفيذها فقط.
أخبرني أحد الأصدقاء المختصين بمجال هندسة البرمجيات أنه خلال فترة التدريب في أحد الشركات، لم يكن عمله مقتصرًا على تنفيذ مهام في مهارات أساسًا يتقنها، بل تم تكليفه بمشروع معين لا يمتلك المهارات الكافية لإتمامه (وهو ما يعرفه الشخص المسؤول عنه)، وخلال الفترة الزمنية لتنفيذ المشروع كان قد اكتسب العديد من المهارات بالفعل.
تدريب الموظفين عن بعد يتضمن بشكل فعال الاستفادة من التكنولوجيا، يجب أن نبدأ بجلسات تأهيل شاملة برأيي للتعريف بأدوات البامج التي نستخدمها، ونستخدم منصات التعلم الإلكتروني للدورات المنظمة ونشجع على التفاعلية عبر الإنترنت بمجموعة قواعد نضعها للمشاركة في الوقت الفعلي.
نوفر وثائق وموارد مفصلة يمكن الوصول إليها عبر الإنترنت للأمور التي نتدرب عليها، ونقوم بتعزيز ثقافة الانضباط الذاتي وإدارة الوقت أيضاً بمجموعة من القواعد، ونقوم بتوفير المرونة لاستيعاب المناطق الزمنية المختلفة مع الاهتمام بهذه المسائل حتى لا نجعل حرج أثناء هذه الفترة على أحد
استخدم أدوات التعلم عن بُعد مثل Zoom أو Microsoft Teams.
حدد جدول زمني متوافق مع جدول العمل للمشاركين.
أعد محتوى تعليمي مميز وتفاعلي.
قدم فرص للتفاعل المباشر والتمارين العملية.
قيم التقدم بواسطة اختبارات وتقييمات مستمرة.
استخدم التقنيات المتقدمة لتحسين التجربة التعليمية.
حفز المشاركة وشجع على التفاعل الإيجابي.
استجب لردود الفعل وحسن من عملية التدريب بناءً عليها.
بالعمل نعتمد على مجموعة أدوات فاعلة للتواصل الكتابي والصوتي، وبالنسبة للجدول هناك متابعة ضمن ساعات عمل محددة وواضحة للطرفين، وبالنسبة للتعلم اعتمد على الإجراءات التي نوثقها كفريق بحيث يمكنه الاطلاع والتعلم منها.
قدم فرص للتفاعل المباشر والتمارين العملية.
هذه النقطة دوما ما أكون متحير بها، هل أعطي له مواقف عملية محاكية لما يحدث ببيئة العمل، أم يدخل بالمواقف الحقيقية مباشرة مع الإشراف المباشر وتصحيح الخطأ إن وجد، ولكن في هذه الحالة قد يتأثر سير العمل سلبًا.
الموضوع يتوقف على الوظيفة التي سوف يتدرب الموظف عليها، اعطنا مثال عن وظيفة وسوف أرسل بعض النصائح، مع العلم أنني كنت مدربة في قطاع التدريب بإحدى شركات الاتصالات.
هناك وظائف كثيرة منها خدمة العملاء، ولكن سؤالي عن كيفية التدريب عن بعد، كبرنامج تدريبي، أما آلية العمل نفسها فستكون مرهونة بنوعية الوظيفة بحد ذاتها.
هناك بعض الوظائف لا يمكن التدريب فيها عن بعد. أما خدمة العملاء فنعم. في شركتي كنا نستخدم برنامج teams، وهو جيد جدا ويمكن من تسجيل وارسال ملفات، واجراء التدريب اون لاين. وهناك برنامج zoom لاجراء الاجتماعية. هذا ان كنت فهمت سؤالك بطريقة صحيحة
سؤالي ليس له علاقة بالأدوات ولكن بكيفية التدريب ما هي الجوانب التي يجب التركيز عليها بالتدريب وطريقة التدريب نفسها؟
فهمت،
الامر يتوقف على المتدربين، أي لو أن المتدرب جديد في العمل فعليك أن تبدأ بإعطاؤه بيانات ومعلومات عن الشركة وأهدافها، وطرق العمل، فإن كنت تدرب في مجال خدمة العملاء، فعليك أن تعطيه معلومات عن نوعية العملاء والمشاكل التي يواجهها موظف خدمة العملاء وطريقة الرد وغيرها كثير. الموضوع اعتقد يحتاج إلى دورة وربما تجد مثل تلك الدورات على اليوتيوب.
أنا شخصيا أتجنب تدريب موظف واحد بمفرده وبدلا من ذلك أقوم بعمل برنامج لأكثر من موظف وحبذا لو كانوا أكثر من 5.
أيضا أقوم بجعل البرنامج التدريبي مليءا بالتطبيقات العملية والألعاب والأنشطة التي تحفز على المشاركة وأيضا السؤال وتوليد الأفكار.
يعني أنا مثلا كنت أدرب بعض الموظفين الجدد أو لنقل المستقلين على برنامج خاص بالمبيعات، فكان أحد الأنشطة الخاصة بنا هو مكالمة فعلية مع عميل وكنا نستخدم أدوات خاصة باستخراج البيانات فجعلتهم يطبقون الاتفاق من أوله إلى آخره وحدهم دون أي مساعدة إلا فقط بعض الملاحظات والتوجيهات البسيطة.
فالمحاكاة والتفاعل أهم من التدريب النظري وبناءا على تجربتي سوف تجد الأمر يسير جدا ويمحو المعوقات الخاصة بالتدريب عن بُعد.
التعليقات