في بيئة العمل، نتعامل يومياً مع رسائل متعددة قد تتطلب استجابتنا الفورية، سواء من العملاء أو الزملاء. البعض يرى أن الرد السريع يعكس الاحترافية، بينما يشعر آخرون بأنه قد يؤدي إلى فقدان الحدود بين العمل والحياة الشخصية. فكيف تنظمون الرد المستمر على الرسائل بمهنية دون أن يتحول إلى استنزاف للوقت والطاقة؟
الرد على الرسائل طوال اليوم: احترافية أم فقدان للحدود الشخصية؟
أعتقد أن الأهم هو وضع حدود واضحة منذ البداية، مثل تخصيص أوقات محددة للرد على الرسائل بدلاً من التوفر الدائم. يمكن أيضا الاستفادة من ميزات جدولة الردود أو استخدام رسالة تلقائية توضح مواعيد الاستجابة. بهذه الطريقة، نحافظ على الاحترافية دون أن يتحول الأمر إلى استنزاف مستمر للوقت والطاقة
تحديد أوقات معيّنة للرد يعكس الاحترافية ويبعد سوء الظن من البداية، فلو رددتي على رسالة زميلة لأن الرسالة المهمة وأهملتي رسالة مدير أو زميلة أخرى لأن الرسالة لا تبدو مهمة، ذلك قد يكون مدخلاً لسوء التفاهم وسوء الظنون، لأن الرسالة قد تكون مهمة من وجهة نظر مرسلها.
أحياناً المشكلة ليست فقط في سوء الظن، لكن في التوقعات غير الواضحة. لو الشخص حدّد لنفسه أوقات معينة للرد، فهذا يريّحه من الضغط المستمر ويجعل الآخرين يعرفون متى يتوقعون الرد منه، بدلًا من أن ينتظروا باستمرار. لكن في نفس الوقت، بعض الرسائل قد تحتاج استثناءات، مثل الأمور العاجلة أو الطارئة، وهنا يظل التحدي في كيفية التمييز دون أن يبدو الأمر كتحيز لشخص دون آخر. ربما الحل الأفضل هو وضع سياسة واضحة للتواصل، بحيث يعرف الجميع متى يمكنهم توقع الرد، مع ترك مساحة للتقدير الشخصي في المواقف الاستثنائية.
فكرة جدولة الردود فعالة، لكن في بعض الأحيان، قد يكون التأخير في الرد مشكلة إذا كان هناك طرف آخر ينتظر قراراً أو توجيهاً لمواصلة العمل. ربما الأفضل هو إيجاد توازن بين تخصيص أوقات محددة والاحتفاظ بمرونة تسمح بالاستجابة السريعة عند الضرورة، خاصة في بيئات العمل التي تعتمد على التفاعل المستمر.
ترتيب الأوليات، أرد على الأهم فالمهم وهكذا وعندما يكون لدي عمل لا أرد على الرسائل أو حتى المكالمات الشخصية حتى أنتهي منه كي لا أفقد تركيزي ووقتي وأقوم بكتم الصوت أو وضع خاصية عدم الإزعاج، وصارحت من حولي بذلك فهم يعلمون عندما لا أرد أنا مشغولة وسأرد عليهم عند انتهائي من العمل.
هذا أسلوب جيد ويساعد على تجنب التشتت، خاصة أن وضوحك مع الآخرين يجعلهم يتفهمون سبب عدم ردك فوراً. لكن في بعض الأحيان، قد تظهر مواقف طارئة تحتاج إلى استثناء، فكيف تميزين بين ما يستحق كسر هذه القاعدة وما يمكن تأجيله دون أن يؤثر على علاقتك بالآخرين؟
الموقف الطارئ هو استثناء كأن أعلم بأن شخصا ما يحتاج مساعدتي لأنه مريض أو لأنه يواجه مشكلة فهنا أوقف العمل واهتم به طبعا لكن هذا الأمر نادر الحدوث عموما لهذا استثناء كما أشرتِ.
سرعة الرد تعكس الاحترافية بالفعل ولكن من حقك الرد في الوقت المتاح لك للرد بشكل صحيح ولكن لا تتأخري كثيرا وحاولي بقدر الاستطاعة الرد بأقرب وقت، اذا كنت في إجازة فيمكن تفعيل رد الي على الايميلات بأنك في إجازة وستردين حين الانتهاء
سرعة الرد تعكس الاحترافية بالفعل ولكن من حقك الرد في الوقت المتاح لك للرد بشكل صحيح ولكن لا تتأخري كثيرا وحاولي بقدر الاستطاعة الرد بأقرب وقت،
لكن أحياناً مريم قد يكون هناك رسائل غير عاجلة لكنها متكررة، كيف تتعاملين معها دون أن تستهلك الكثير من وقتك؟
من خلال تقييم الأولويات فهناك مهام عاجلة ومهام مهمة ومهام أقل أهمية، وأبدأ بالعاجل ثم المهم، إذا كانت الرسالة عاجلة وما أفعله مهم أرد على الرسالة هذا الأمر لن يستغرق دقيقتين، أما إذا كانت غير عاجلة أرد بعد انتهائي مما أفعله.
الرد السريع مهم، لكنه لا يعني التضحية بفعل آشياء آخري آهم آو تجاوز الحدود الشخصية. يمكن تحقيق ذلك من خلال إدارة الوقت بذكاء، مثل تخصيص فترات معينة للرد، والاستفادة من الردود التلقائية عند الضرورة، خاصة في الإجازات. الأهم هو إيجاد توازن منطقي بين الاستجابة السريعة وحماية وقتك، حتى لا يتحول الالتزام المهني إلى استنزاف دائم.
الاحترافية لا تعني أن تكون متاحًا 24/7. في الواقع، الانشغال الدائم بالردود قد يكون علامة على إدارة وقت سيئة! الأهم هو جودة الرد وليس سرعته. هناك فرق بين العمل بذكاء والعمل بإرهاق،
صحيح، فالتواجد المستمر للرد على كل شيء قد يكون مرهقاً أكثر من كونه مفيداً. الاحترافية تعني معرفة متى تكون متاحاً ومتى تركز على أولوياتك دون الشعور بالذنب. أحياناً، البعض يخلط بين السرعة في الرد والكفاءة، بينما في الواقع، تخصيص وقت محدد للردود قد يكون أكثر فاعلية من الاستجابة الفورية لكل رسالة. برأيك، كيف يمكن تحقيق هذا التوازن دون أن يشعر الآخرون بأنك تتجاهلينهم؟
أعتقد أن وضع تلك القواعد والحدود بشكل واضح وصارم قد يكون الحل الأمثل. فعندما يعلم العملاء أنك متاحة بدءا من وإلى وقت معين في اليوم وكذلك الزملاء فمن المفترض أنهم يحترمون ذلك ولا يكون الأمر تجاهلا بل هو إدارة جيدة للوقت، والشخص الذي يتوقع أنني متاح للرد عليه على مدار الساعة فالمشكلة لديه هو
شخصيًا أحب الرد سريعًا طالما أنني متاحة، حتى إذا كنت في أي مكان، طالما أن الرد لن يستغرق سوى دقيقة، فما المانع؟ أعتقد أن الرد السريع يعكس الجدية والاحترافية، ويسهل سير العمل، وبعد الاتفاق على العمل أو تحديد المهام، يمكنني تحديد موعد العمل ليكون مناسب لي بكل سهولة، لضمان عدم التأثير على وقتي أو استنزاف طاقتي.
الرد السريع عندما تكونين متاحة يمكن أن يكون ميزة، خاصة إذا كان يساعد في تسريع سير العمل وتجنب التراكم. لكن ربما التحدي هنا هو أن الآخرين قد يعتادون على استجابتك الفورية ويتوقعونها دائماً، مما قد يضعك تحت ضغط غير ضروري في أوقات انشغالك الفعلي.
أرى أنه يجب تنظيم الأولويات عند التعامل مع الرسائل، فليس كل رسالة تتطلب استجابة فورية. يمكن تصنيف هذه الرسائل ( عاجلة، مهمة ولكن غير مستعجلة، وأخرى يمكن تأجيلها).
من المهم أيضا تحديد أوقات خلال اليوم للرد على الرسائل لتقليل التشتت وزيادة الإنتاجية،.كما يمكن استخدام الردود التلقائية أو الإشعارات الذكية للتخفيف من الضغط والحفاظ على التوازن بين العمل والحياة الشخصية.
يمكن تصنيف هذه الرسائل ( عاجلة، مهمة ولكن غير مستعجلة، وأخرى يمكن تأجيلها).
تصنيف الرسائل فعّال، لكن ماذا عن الرسائل التي تبدو غير عاجلة لكنها تحمل فرصة أو معلومة تحتاج لتصرف سريع؟ أحياناً تجاهل الرد السريع قد يؤدي لضياع فرص مهمة. ربما الحل ليس فقط في الجدولة، بل في تطوير مهارة التمييز بين ما يمكن تأجيله وما يستحق الاستجابة الفورية.
يمكن تحديد أوقات مخصصة للرد بدلاً من التعامل مع كل رسالة فور وصولها، مما يساعد على زيادة التركيز وتقليل التشتت.
آيضا استخدام الردود التلقائية في الحالات التي تتطلب إعلام المرسل بوقت متوقع للرد٫ آو تحديد أولويات الرسائل وفقاً لأهميتها ومستوى استعجالها، بحيث لا يتم تشتيت الجهد على أمور غير ضرورية.
تحديد أوقات للردود واستخدام الردود التلقائية استراتيجية فعالة لإدارة الوقت وتقليل التشتت، لكن هل يمكن تطبيق ذلك في جميع بيئات العمل؟ في بعض الحالات، خاصة عند التعامل مع فرق العمل أو العملاء، قد يُتوقع رد سريع لتجنب تعطيل سير المهام. فكيف يمكن إيجاد توازن بين الحفاظ على التركيز وعدم التأخر في الاستجابة عندما يكون الوقت عنصراً حاسماً؟
التعليقات