بيئة العمل عن بعد بها تحديات كثيرة، كوننا لا أتواجد بشكل مباشر مع أعضاء فريقي، لا يجمعنا سوى اجتماع أسبوعي نتناقش ونرتب المهام ونخطط للأمام وفقا لخطة العمل، وأحيانا اجتماعات فردية ولكن ليست أسبوعية، وهناك تفاوت في إنتاجية وأداء الفريق من حيث التزامهم بإجراءات العمل، وأريد أن أحسن من هذه الأمور، ما هي مقترحاتكم حول ذلك لزيادة الإنتاجية وعدم تفاوت النتائج والتزامهم بالإجراءات؟
كيف أزيد إنتاجية فريقي في العمل عن بعد؟
بالطبع توجد فروقات جذرية من حيث التعامل مع فريق العمل ومراقبة مدى إنجازهم للأعمال وتحقيق الأهداف المطلوبة منهم. لكن بالفعل هناك العديد من الطرق والأدوات التي تم تطويرها لحل تلك المشاكل. أهمها هو برامج متابعة الأعمال مثل أداة أنا Trello, Asana, Monday التي بالفعل تسهل متابعة تقدم الفريق بشكل كبير. بالإضافة إلى ذلك، من الممكن وضع بعض القواعد في ذلك الشأن مثل تحديد أهداف محددة وواضحة لكل عضو في الفريق يسأل عن نسبة إتمامها في كل اجتماع اسبوعي، بالإضافة للSelf-reporting وهو أن يقدم كل عضو في الفريق تقرير مفصل بما تم إنجازه بشكل دوري قد يكون أسبوعيا أو حسب تفضيلاتك وطبيعة عملك.
في زمن تكولوجيا العمل والتطبيقات التي أصبحت متاحة في لحظتنا بشكل غير مسبوق. فإن هذا قد يذهب باستراتيجية أنسة العمل عن بعد عن طريق الالتفات إلى الجانب الإنساني للموظفين، وكذا الإشادة بهم من خلال توشيحات خاصة، مع إعطاء هامش للتواصل الخاص الذي يسمح لعلاقات الفريق تنحو أكثر لملء الفراغ الذي يخلفه غياب التفاعل الحسي الحقيقي. في جملة واحدة نحتاج إضفاءً للطابع الإنساني على بيئة العمل أكثر ، وهذا لعمري سيرفع من قيمة الإنتاجية.
بالإضافة للSelf-reporting وهو أن يقدم كل عضو في الفريق تقرير مفصل بما تم إنجازه بشكل دوري قد يكون أسبوعيا أو حسب تفضيلاتك وطبيعة عملك.
أجد أنه من الصعب أن يصف الموظف عمله بموضوعية، فبالتأكيد سيتناول الإنجازات بدرجة تبرز الجيد فقط، وأوجه التقصير قد لا يتطرق لها، وخلق أعذار بينه وبين نفسه.
أنا أؤمن أن تحسين إنتاجية فريق العمل الخاص بي يتطلب الكثير من التخطيط والعمل الجاد، لذا لو كنت مكانك سأستخدم تطبيقات التواصل مثل سكايب وزوم، لكونها وسيلة مريحة للتواصل مع فريق العمل عن بعد. وساستخدام هذه التطبيقات للمحادثة الفردية، الاجتماعات الافتراضية، والمشاركة في العروض التقديمية عبر الإنترنت، هنا أود أن أشير بأن كثرة الاجتماعات الافتراضية قد ترهق وتحد من من انتاجية الموظف، لذا التوازن أمر مهم.
سأحرص على تحديد المهام الأسبوعية وتوزيعها على أعضاء الفريق، لأنني أؤمن أن تحديد الأهداف والمهام بوضوح يساعد الفريق على التركيز والعمل بشكل أكثر فعالية.
بالتأكيد سأحرص قدر الامكان على توفير الدعم الفني لفريق العمل خاصةً إذا كان العمل يتطلب استخدام تقنيات معينة عن طريق توفير التدريب المدفوع لهم.
كما أنني ساسعى قدر الامكان إلى تحفيز أعضاء فريقي وتشجيعهم على العمل عن طريق تقديم المكافآت والتحفيزات عند لمن يظهر لي تميزه في أداءه العملي.
ناهيك بأنني سأنصح موظفيني بإنشاء بيئة مكتب منزلية جيدة، تساعدهم على التخلص من المشتتات وأن يكونوا منظمين، وهذا بالتأكيد سيحفزهم على العمل وسيزيد من انتاجيتهم.
كما أنني أتفق مع كريم في الاعتماد على منصة أنا، اذ إنها ستساهم في تنظيم العمل وإدارة المهام مع الموظفين، كما إنني أنصح بها
هنا أود أن أشير بأن كثرة الاجتماعات الافتراضية قد ترهق وتحد من من انتاجية الموظف، لذا التوازن أمر مهم.
اتفق معك في هذه النقطة، ولذلك أرى بأنه يجب أن نحدد الاجتماعات التي يعقدها فريق العمل، فمثلا، يمكنك عقد الاجتماع الخاص بالموظفين مرة اسبوعياً، أما الاجتماعات الفردية، يجب أن لا تكون الا للضرورة، ولنفترض بأنك أردت أن تشارك معلومة مع موظف ما، فبرأيي هنا يمكنك أن ترسل له الفكرة أو المعلومة عبر البريد الإلكتروني.
وفي النهاية، أود أن أضيف أنه وفقًا لبحث أجرته شركة Gallup، فإن الموظفين الذين يشعرون بالارتباط والانتماء إلى فريقهم يكونون أكثر إنتاجية وإبداعًا وولاءً لمؤسستهم لذلك يجب أن تحاول أن تشجع الموظفين على اتخاذ قرارات مستقلة وإبداء آرائهم ومقترحاتهم، وأظهر لهم التقدير والثناء على جهودهم وإنجازاتهم، فهذا سيساعد على زيادة الشعور بالإنتماء لدى الفريق.
كما أنصح صاحب السؤالباللجوء لأدوات تتبع الوقت مثل Time Doctor لمراقبة كيفية قضاء الموظفين لوقتهم، ولتحديد نقاط الضعف والقوة في أدائهم، ولتقديم ردود فعل بناءة وتوجيهات مفيدة.
كما أنصح صاحب السؤالباللجوء لأدوات تتبع الوقت مثل Time Doctor لمراقبة كيفية قضاء الموظفين لوقتهم، ولتحديد نقاط الضعف والقوة في أدائهم، ولتقديم ردود فعل بناءة وتوجيهات مفيدة.
لا أحبذ أبدا هذه الطريقة، فالكثير من الموظفين حينما يعلمون أن مراقبون يقل تركيزهم ويشعرون بالتوتر، لذا أراها وسيلة فاشلة لتحسين الأداء، يكفي أن يكون هناك تتبع للمهام وسير العمل، وتحقيق المطلوب.
ولكن ألا تظن أن توتر الموظف من المراقبة مشكلة بالأساس، أظن أن الموظف الذي يتوتر من هكذا أمر يحتاج إلى تحسين وتطوير في هذه الناحية فهو قد يضر الشركة، ولتأكيد ذلك منذ يومين شاهدت فيديو يتحدث عن أفضل شركات الاتصال في امريكا، صاحب الفيديو كان يحاول أن يقوم بعمل مقارنة بين الشركات الثلاث، لذلك كان يذهب إلى كل شركة فيهم ويخبر الموظف أنه يسجل، هناك موظفين بعد أن علموا أنه يتم التسجيل لهم تراجعوا واخبروه أنه ممنوع وهو ليس كذلك، مما اضطره ان يقيم تلك الشركة سلبا بسبب سلوك موظفها، ولكن عندما ذهب لشركة اخرى الموظف فيها لم يتوتر ولم يخف من ذلك، وقام بعمله بشكل طبيعي مما جعل صاحب الفيديو يرشح تلك الشركة.
المغذى من الأمر أن الموظف الذي يتوتر من المراقبة هو مشكلة بحد ذاته.
يجب أن تحاول أن تشجع الموظفين على اتخاذ قرارات مستقلة وإبداء آرائهم ومقترحاتهم،
ولكن كيف يتم ذلك يا أحمد هل لك أن تشرح لي بمثال عملي ؟
Time Doctor لمراقبة كيفية قضاء الموظفين لوقتهم، ولتحديد نقاط الضعف والقوة في أدائهم، ولتقديم ردود فعل بناءة وتوجيهات مفيدة.
هل هذه أداة مدفوعة أم مجانية، وكيف تعمل؟
كيف يتم ذلك يا أحمد هل لك أن تشرح لي بمثال عملي ؟
فلنفترض أنك تشعرين بالحزن أو الضيق بسبب مشكلة ما في حياتك. فماذا تفعلين؟
الخطوة الأولى: تحديد سبب مشاعرك. قبل أن تشاركي مشاعرك مع أحد، عليك أن تفهمي نفسك وتعرفي سبب مشاعرك. هل هو شيء حدث لك؟ هل هو شخص أزعجك؟ هل هو خوف من شيء مستقبلي؟ هل هو ندم على شيء ماضي؟ هذه الخطوة تساعدك على تحديد المشكلة التي تحتاجين إلى حلها، وتجنب التضخم أو التهويل في وصف مشاعرك.
الخطوة الثانية: اختيار الشخص المناسب لمشاركة مشاعرك. بعد أن تحديدي سبب مشاعرك، عليك أن تختاري الشخص المناسب لمشاركته. هذا الشخص يجب أن يكون قريباً منك، وموثوقاً به، ومحباً لك، ومسانداً لك. هذا الشخص يجب أن يستمع إليك بانتباه، ولا يحكم عليك بسرعة، ولا يستغل مشاعرك لمصالحه. هذا الشخص قد يكون من عائلتك، مثل أمك أو أختك أو زوجك، أو قد يكون من صديقاتك المقربات، اللاتي تثقين بهن وتحترمينهن.
الخطوة الثالثة: التعبير عن مشاعرك بصدق وأدب. بعد أن تختاري الشخص المناسب لمشاركة مشاعرك، عليك أن تتحدثي إليه بصدق وأدب. عليك أن تصفي له مشاعرك بالضبط كما هي، دون تزييف أو تجميل. عليك أن تستخدمي كلمات تعبر عن حالتك النفسية، مثل: "أشعر بالحزن"، "أشعر بالضغط"، "أشعر بالغضب"، إلخ. عليك أن تشرحي له سبب مشاعرك، وما الذي تتوقعين منه. عليك أن تستمعي إلى رأيه ونصيحته، وتشكريه على تفهمه ودعمه.
هل هذه أداة مدفوعة أم مجانية، وكيف تعمل؟
Time Doctor هي أداة مدفوعة لمراقبة كيفية قضاء الموظفين لوقتهم، ولتحديد نقاط الضعف والقوة في أدائهم، ولتقديم ردود فعل بناءة وتوجيهات مفيدة. هذه الأداة تساعدك على تحسين إنتاجية فريقك وزيادة أدائه، سواء كان فريقك عن بعد أو هجين أو متعاقد.
إنها تعمل بطريقة بسيطة وسهلة. كل ما عليك فعله هو تحميل تطبيق Time Doctor على جهازك، سواء كان كمبيوتر أو هاتف ذكي، أو استخدام إضافة Time Doctor لمتصفحك. ثم تقومين بتسجيل الدخول إلى حسابك، وتبدأ بتتبع الوقت الذي تقضينه في مهامك المختلفة. يمكنك أيضاً إضافة مهام جديدة، أو تعديل المهام الحالية، أو حذف المهام غير مرغوب فيها.
الموضوع الأصلي هو كيف نحاول أن نشجع موظفينا على اتخاذ قرارات مستقلة وإبداء آرائهم ومقترحاتهم، هل التحفيزات المادة وحدها كافية؟ برايك
لا أعتقد أن التحفيزات المادية وحدها كفيلة بتحقيق التوازن ومضاعفة الإنتاجية لكنها مفيدة.
لا يمكن أن نتغافل عن نقطة مهمة وهي بيئة العمل، سواء كان العمل حرا أو حضوريا، عبر وظيفة، فبيئة العمل وظروفها مهمة جدا في تحقيق مقاصد المشروع والوصول به إلى النتائج المرجوة وربما ماهو أحسن.
عند قياس أداء موظف ما لا يجب أن نستبعد ظروف العمل، بل يجب أن نضعهة دائما في الحسبان ومناقشتها مع الموظفين، رأيت بودكاست لقناة ثمانية على اليوتيوب أين قاموا باستضافة أحد رواد الأعمال وكان يسأل عن حال موظفيه يوميا وشركته متواجدة في أكثر من دولة.
يجب أن نراعي الظروف الشخصية للموظف وليس التركيز فقط على أدائه في العمل، فمعالجة تلك الظروف ستحسن حتما من الأداء لأنها رأس المشكلة.
بالرّغم من أهميّة النّقاط التي ذكرتها يا أحمد فإنّني لا أتّفق معك بأمر وهو مراقبة كيفيّة قضاء الموظّفين لوقتهم من خلال تطبيق Time Doctor . فهذا الأمر وإن نجم عنه شي فهو ازدياد معدّل دوران الموظّفين نتيجة تدخّل هذا النّوع من البرامج بالتفاصيل البسيطة لحياة الموظّف. منذ فترة مثلا كنت أتواصل مع أحد الأصدقاء وقد أخبرني حينها أنّه ترك عمله الذي يحقّق منه دخلًا عاليَا بسبب أنّ أصحاب العمل وخلال ساعتي العمل المطلوبتين منه يوميّا يقومون بمراقبة كافّة تحرّكاته وهو ما أشعره بالضّيق. وهنا سألته " ولكن أليس البدل المادّي كتعويض لهذا النّوع من الأمور؟ فقال لي حرفيّا يومها " لا شيء يعادل صحّتي النفسيّة، فطالما أنّ خصوصيتي تتعرض للانتهاك يوميّا فلن أوافق على البقاء بهذا العمل أبدا. بالمناسبة اليوم أيضا كنت أقرأ حول الأمر وقد كانت أولى التعليمات ل Forbes حول هذا الأمر (زيادة إنتاجيّة الموظّفين) أن يكون هناك إعطاء لمساحة واسعة للموظّف وبدون تدّخلات دائمة تُشعره بالضيق.
يمكنك عقد الاجتماع الخاص بالموظفين مرة اسبوعياً، أما الاجتماعات الفردية، يجب أن لا تكون الا للضرورة، ولنفترض بأنك أردت أن تشارك معلومة مع موظف ما، فبرأيي هنا يمكنك أن ترسل له الفكرة أو المعلومة عبر البريد الإلكتروني
لست معك بهذه النقطة، فالاجتماعات الفردية مهمة جدا للتواصل واكتشاف أفراد الفريق، والإشادة بإنجازات الموظف، ومعرفة علاقة الموظفين بعضهم من بعض، ولمس المشكلات الفردية والتي قد تؤثر على أداء الفريق، والتي لا يسنح بها الاجتماعات الجماعية لأنها تكون مركزة اكثر على مهام العمل.
وأجد أن معدل اجتماعين شهريا مع كل موظف مهم جدا
أنا أؤمن أن تحسين إنتاجية فريق العمل الخاص بي يتطلب الكثير من التخطيط والعمل الجاد، لذا لو كنت مكانك سأستخدم تطبيقات التواصل مثل سكايب وزوم،
طبعا نعمل على توفير الأدوات اللازمة للعمل لتسهيل المهام، واختصارا للوقت ومنها زووم وبرنامج زيتون لكن قصدت تحسين الإنتاجية المعتمدة على الفرد نفسه ومهارته الشخصية والتقنية.
ناهيك بأنني سأنصح موظفيني بإنشاء بيئة مكتب منزلية جيدة، تساعدهم على التخلص من المشتتات وأن يكونوا منظمين، وهذا بالتأكيد سيحفزهم على العمل وسيزيد من انتاجيتهم.
بالتأكيد، هذا متوفر وبالتركيز على كافة النقاط التي قد يحتاجها الموظف لتنظيم بيئة عمله، لكن بالنهاية نحن ببيئة عمل افتراضية وهذا يتطلب التزام فردي قبل أي شيء، فرغم أن الاجراءات واضحة لكن نسبة الالتزام متفاوتة، أفكر في وضع عقوبات لمن يخالف بعد التنبيه لكن أفكر في النتائج السلبية الناتجة عن ذلك، وفي نفس الوقت لابد أن يكون هناك إجراء يؤخذ مع من لا يلتزم بالإجراءات العمل المكتوبة والواضحة.
تحسين الإنتاجية المعتمدة على الفرد نفسه ومهارته الشخصية والتقنية.
ارى بأن هناك شيئين يعملان على زيادة انتاجية الفرد نفسه اما التحفيزات المادية (الجوائز / رفع الميزانية/ رحلات) او عبر القيام بتدريب الموظف لتحسين من مستواه.
قد يكون السبب في تراجع الأداء هو الظروف المحيطة بالموظف قد تكون ظروفا معنوية أو مادية، اللقاءات الإفتراضية قد تحل المشكلة نوعا ما إذا تم عملها بشكل متوازن، شخصيا وفي هذا الوقت بالذات أعتقد أن السبب الرئيسي في تراجع الأداء هو غياب المحفزات الدورية في العمل، فالخوظف حينما يتم الغلق عليه وفق مهام محددة ثم يحاسب علهيا في آخر الشهر لا يجعل منه الأمر متحفزا للعمل أكثر على المشروع.
بالنسبة لي سأركز أكثر على فهم إحتياجات كل موظف عندي، وأقوم بتوجيههم وتحفيزهم بالشكل الذي يناسب طبيعة العمل.
سأحاول أن أقوم بدمج موظفيي في المشروع والهدف كي يكونوا جزءا أساسيا من المشروع وليس عمالا مؤقتين فقط قد يتم إستبدالهم في أية لحظة؛ فذلك الشعور قد يخلق نوعا من تراجع المستوى.
ناهيك بأنني سأنصح موظفيني بإنشاء بيئة مكتب منزلية جيدة، تساعدهم على التخلص من المشتتات وأن يكونوا منظمين، وهذا بالتأكيد سيحفزهم على العمل وسيزيد من انتاجيتهم.
لا أرى ذلك يغير شيئا من المشكلة، فالموظف أو المستقل الجيد يعرف جيدا كيف ينظم وقته، إن إكتشفت أن أحد فريق عملي يواجه مشكلة مشتتات فهذا يعني أنه ليس قادرا على تحمل المسؤولية، سأحاول نصحه وتوجيهه فقط في الأمور المشتركة والمتعلقة بالعكل مباشرة كالظروف المحيطة ببيئة العمل أما المشتتات فبالنسبة لموظف عاقل يجب أن يفرض نفسه في هذا الأمر.
تحديات إدارة عمل فريق عن بعد ذات قيمة بتأثيرها في زيادة الإنتاجية وإيجاد فريق بإيقاع عمل واحد، ولئن كانت الفروقات بين الموظفين عامل مؤثر في المسألة، فهل من اقتراحات لمتابعة نسقية ناجحة عن بعد؟
- توضيح المهام بصورة لا تقبل تعدد الأفهام والتأويلات من خلال دليل خاص نسميه "دليل المهمة".
- وضع سجل/تطبيق عن بعد يسجل فيه العاملون لحظة أو ساعة بدء العمل.
- العمل على تصريح الموظفين بتمام الدوام خلال كل يوم عمل.
- إعداد تقارير عن تقدم العمل وسيره، ولتُوضَع على شاكلة نموذج يتم ملؤه عن بعد من خلال منصة للعمل.
- ابتكار طرق جديدة للتشجيع بوضع حوافز خاصة أو إضافية على الإنتاجية الجيدة ...
- فتح قنوات للتوصل مع الموظفين رسمية وأحيانا غير رسمية.
- التأكد من أن موظفيك ليس لديهم تعددا في المهام. باستثناء تلك التي قد تقبل ازدواجية المهام.
- لا تنتظر من موظفيك عن بعدا أداء مثاليا، بل أداء بمواصفات عملية تطبيقية واضحية.
- وضع سجل/تطبيق عن بعد يسجل فيه العاملون لحظة أو ساعة بدء العمل.
برأيي الشخصي لا أعتقد أنّ هُناك ارتباط وثيق فعلاً بين الوقت وزيادة الانتاجية، وهذا قد تفطّنت إليه مؤخراً، أي آخر عدّة أعوام بعض قرار الكثير من الدول الأوروبية زيادة عطلتها الأسبوعية إلى ثلاثة أيام مُتتالية، لتكون أيام العمل أربعة مقابل ثلاثة عطلة، هذا رقم كبير ولا أعتقد أنّهم تجاسروا على إقراره لو كان فعلاً علاقة كبيرة في مسألة الانتاجية، بدأت أسأل عن معدّلات الانتاج بعد قرارهم وأقرأ، لم يختلف الأمر! إذاً زيادة الانتاجية مُتعلّقة بتدابير أخرى تماماً، هذا ما يقوله المَنطق.
أنا أومن مثلاً أنّ مُدير عملي الحالي يقوم مثلاً بإجراء يستهلك وقتاً يومياً على أنّهُ يزيد الانتاجية في كل يوم، حيث يقوم مثلاً عند بداية كل يوم عمل بإجراء اجتماع لمدّة 10 دقائق بالضبط، يحادثنا بها عن مهام اليوم والتوقّعات منّا، يُعطينا قدراً من الانتباه بأنّهُ فعلاً يُتابعنا خطوة بخطوة، ثمّ دفقة من التحفيز ومختصر بسيط عن المهمّات التي تنتظرنا غداً والتي لا يمكن أن تُنجز إلّا بإنهاء ما لدينا اليوم. ولإنّ لا أحد يُحبّ أن يبدو منّا بمنظر المُقصّر فنعمل بسرعة على تحقيق ما اتفقنا عليه للمحافظة على مقاعدنا في الشركة.
- وضع سجل/تطبيق عن بعد يسجل فيه العاملون لحظة أو ساعة بدء العمل.
- العمل على تصريح الموظفين بتمام الدوام خلال كل يوم عمل.
كيف يتم تنفيذهم مع فريق عن بعد؟
- لا تنتظر من موظفيك عن بعدا أداء مثاليا، بل أداء بمواصفات عملية تطبيقية واضحية.
لماذا لم أفهم، ما هي الموانع التي قد تمنع حدوث ذلك؟
أعتقد أنه اذا تم عمل وسيلة متابعة يومية لجميع أعضاء الفريق سيكون هذا مؤثر وسيحسن بيئة العمل، ويعوض النقص الذي يتسبب طبيعة العمل عن بعد.
هذه الوسيلة قد تكون منصة مثلا موجود فيها قائمة مهام يومية خاصة بكل شخص ويوضح ما تم انجازه .. أو يتم عمل لقاء يومي تحت مسمى متابعة مهمام الفريق اليومية.
هذه الوسيلة قد تكون منصة مثلا موجود فيها قائمة مهام يومية خاصة بكل شخص ويوضح ما تم انجازه .. أو يتم عمل لقاء يومي تحت مسمى متابعة مهمام الفريق اليومية.
هذا أشبه باجتماع سكرم اليومي، والذي غالبا ما يكون 15 دقيقة يوميا، لكن أرى هذا النظام لن يناسب كافة المشاريع، يعني التغيرات اليومية على مستوى المشروع الخاص بي لا تستدعي كل هذه التواصلات ربما هو أنسب لمشاريع برمجية أكثر.
فعلا، ربما يكون هذا النظام جيد جدا لمشاريع البرمجة،
ولكن أعتقد أنه يمكن بشكل أو بأخر تطبيق نظام مشابه له في المشاريع الأخرى العادية.
بالمشاريع الأخرى سيكون مضيعة للوقت وتكرار، لأن المتغيرات لن تتطلب كل هذا الكم من الاجتماعات، فرغم أهمية الاجتماعات لكن ليس بهذا المعدل.
في بواطن التحديات تنمو أفق الفهم، فبيئة العمل عن بُعد تحتم علينا البحث عن توازنٍ بين الاقتران البصري والانفصال المُكلف، كما تُحفز الحاجة للتواصل الفعّال والتنسيق المُنهجي على ابتكار سُبل لتجاوز تلك العقبات، لهذا يجب عليك تبني مبادئ صارمة لا تتخطاها أبداً وخصوصاً في ظل التكنولوجيا والتطور التنافسي المعاصر
اجعل نقطة الانطلاق من بناء ثقافة تقوم على الشفافية والثقة، لهذا يجدر بك أن ترسم لوحة مشتركة من رؤية المشروع وأهدافه، ليتسنى للجميع الاندماج في رحلةٍ مشتركة نحو النجاح، وهذا يمكن أن يشمل إشراك الأعضاء في صياغة خطط العمل واتخاذ القرارات المشتركة.
إن تعزيز التواصل يمثل ركيزة أساسية. مناقشات منتظمة وجلسات تفاعلية عبر وسائل التواصل تُبقي الأعضاء على اتصال مستمر. لكن لا تكتفي بمجرد نقل المعلومات، بل اجعل المحادثات منبرًا لتبادل الأفكار والتحفيز المُشترك.
التقنيات تمثل جسرًا قويًا. سخر منصات العمل الجماعي وأدوات التنظيم الرقمي لتعزيز التعاون وتتبع التقدم؛ لأن هذا يخلق مصدرًا موثوقًا لتتبع المهام ومشاركة المعرفة.
التميز يتحقق بمراعاة تنوع الأدوار والقدرات. ضمن تخصيص المهام، ابتعد عن الإكثار من العبء على بعض الأعضاء وحافظ على توزيع عادل؛ لأن هذا لا يقلل فقط من الضغط النفسي ولكن يضمن تواجد مُستدام.
التفاعلات الإيجابية تحمل الطاقة المُعززة لذا حاول توجيه الاهتمام نحو الإنجازات والتقدم، وابتعد عن التركيز المُفرط على العقبات؛ لأن هذا يُسهم في تعزيز روح الفريق وتحفيز الجهود.
تذكر أن، بوصفنا أفرادًا نسعى لبناء جسرٍ يقرب بين الحضور والانعزال، يجب أن نعترف بأن التحديثات مستمرة، لذا استمر في تقديم الدعم وتحفيز الابتكار، فالنجاح في عالم العمل عن بعد يتطلب مرونة وارتقاء دائم.
زيادة إنتاجية فريق العمل عن بعد تتطلب تنفيذ استراتيجيات محكمة وتوجيه الجهود بشكل فعّال. إليك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لزيادة إنتاجية فريقك أثناء العمل عن بُعد:
**1. توضيح الأهداف والتوقعات:**
- حدد بوضوح الأهداف الفردية والجماعية للفريق.
- شرح التوقعات بشأن جودة العمل والمواعيد النهائية.
**2. استخدام أدوات التواصل والتعاون:**
- استخدم أدوات التواصل والتعاون عبر الإنترنت مثل Slack، Microsoft Teams، وZoom لتسهيل التفاعل والتنسيق بين أعضاء الفريق.
- قدم تدريبًا على كيفية استخدام هذه الأدوات بفعالية.
**3. تحفيز التواصل الفعّال:**
- دعم التواصل المنتظم والشفاف بين أفراد الفريق عبر الاجتماعات الافتراضية والدردشات.
- قم بتخصيص وقت للتفاصيل الاجتماعية والتحدث عن مواضيع غير عملية لتعزيز الروابط بين الأفراد.
**4. تحديد المهام بوضوح:**
- قسّم المهام إلى مهام فردية وحدد المسؤوليات لكل فرد.
- استخدم أدوات إدارة المشاريع مثل Trello أو Asana لتتبع تقدم المهام.
**5. إعداد جداول زمنية محددة:**
- حدد جداول زمنية واقعية لإكمال المهام وتحقيق الأهداف.
- تأكد من أنه يتم توزيع الأعباء بالتساوي وأنه تم منح مجال للتعامل مع الأولويات.
**6. تشجيع الاستقلالية والمسؤولية:**
- منح أعضاء الفريق الحرية في تنظيم وقتهم وإدارة مهامهم.
- تعزيز المسؤولية الشخصية والالتزام بالتسليم في الوقت المحدد.
**7. توفير التوجيه والتدريب:**
- توفير التوجيه والتدريب عند الحاجة لضمان أن أعضاء الفريق مجهزين بالمهارات اللازمة لأداء مهامهم بفعالية.
**8. التحفيز وتعزيز الروح الجماعية:**
- تنظيم اجتماعات افتراضية غير رسمية لتعزيز التواصل الاجتماعي وبناء الروابط بين أفراد الفريق.
- إقامة تحديات أو مسابقات لزيادة التفاعل والروح المرحة.
**9. تقديم ردود فعل منتظمة:**
- قدم تقييمات دورية وردود فعل بناءة على أداء أعضاء الفريق.
- تشجيع التحسن المستمر من خلال تقديم توجيهات تحسين.
**10. توفير دعم التوازن بين العمل والحياة الشخصية:**
- فهم أن العمل عن بعد قد يؤدي إلى تحديات في التوازن بين الحياة الشخصية والعمل. تقديم مرونة في ساعات العمل إذا كان ذلك ممكنًا.
- تشجيع أعضاء الفريق على أخذ استراحات منتظمة للحفاظ على الإنتاجية والصحة النفسية.
باستخدام هذه الإرشادات، يمكنك تحسين إنتاجية فريقك أثناء العمل عن بُعد وتحقيق أداء ممتاز وتحقيق الأهداف المحددة.
التعليقات