لنفترض اليوم أن أحدنا يعمل كمدير لمنتج ما في إحدى الشركات، وطبعا ستتضمن المسؤولية التواصل مع أصحاب المصلحة stakeholders مثل المدراء التنفيذين، وكذلك العملاء، والمطورين والمسوقين والمصممين، لذا برأيكم كيف يمكننه بناء الثقة معهم والتأكد من توافق رؤية منتجه مع احتياجاتهم وتوقعاتهم؟
كمدير منتج: ما هي أفضل الطرق لبناء الثقة مع أصحاب المصلحة stakeholders؟
في نظري واعتقادي، فإن التواصل الفعال والمستمر من أهم النقاط التي يجب الحرص على ضمانها كمدير منتج ما، مثلا هناك عدة طرق لبناء الثقة معهم إنطلاقا من إنشاء قنوات اتصال مفتوحة وشفافة لتشجيع التواصل المستمر ثم الاستماع بعناية إلى احتياجاتهم واهتماماتهم والاستعداد لتلبية متطلباتهم كذلك، كما يمكن توضيح الرؤية والأهداف المشتركة بوضوح هذا أهم شيء. وضمان توافقها مع رؤية المنتج لأنها كلما كانت مخالفة أو فيها نوع من اللبس كلما تهاوت الثقة بينهم. كما يجدر بنا كمديري منتج الاهتمام بتقديم نتائج ومنتجات عالية الجودة بانتظام، والاستمرار في تحسين عملية التواصل والتعاون لبناء الثقة على المدى الطويل وليس تعاملات خفيفة فقط.
.كما يمكن توضيح الرؤية والأهداف المشتركة بوضوح هذا أهم شيء
على العكس يا اخي محمد أنا لا أتفق معك في أن توضيح الرؤية والأهداف المشتركة هو أهم شيء في بناء الثقة مع أصحاب المصلحة. بل أعتقد أن هذا هو الشرط الأساسي لبدء المشروع، ولكن ليس كافيا لضمان نجاحه. فإذا كان هناك اختلاف أو تضارب في رؤية المنتج بينك وبين أصحاب المصلحة، فإن ذلك قد يؤدي إلى صراعات ومشاكل في مراحل لاحقة من عملية التطوير . لذا يجب عليك التأكد من أن رؤية المنتج تتماشى مع رؤية أصحاب المصلحة، وأن تستخدم طرق فعالة لإدارة التغييرات والمخاطر التي قد تطرأ على المشروع .
كما أعتقد أن التعاملات الخفيفة هي ضرورية لإضفاء جو من الودية والإخلاص على العلاقة، ولإظهار اهتمامك واحترامك لأصحاب المصلحة كأشخاص . و يتم استخدامها كوسيلة لبناء الثقة على المستوى الشخصي، ولكن لا تجعلها تؤثر على مستوى الإحترافية والجدية في العمل .
ولكن ليس كافيا لضمان نجاحه. فإذا كان هناك اختلاف أو تضارب في رؤية المنتج بينك وبين أصحاب المصلحة، فإن ذلك قد يؤدي إلى صراعات ومشاكل في مراحل لاحقة من عملية التطوير
يبدو أن لديك اطلاع على سير العمل خلال تطوير منتج معين خاصة إن كان منتج رقمي، لذا من خلال خبرتك كيف يمكنني التأكد من تناغم فرق العمل تحديدا في هذا الجانب كالمطورين ومصممي الواجهات مثلا، هل سيكون مجديا إن عملوا بشكل متتالي كأن ينتهي المصمم ويستلم المطور أم بشكل متوازي لتبادل الملاحظات والآراء؟
الأمر يختلف فعلا على حسب المشروع، ويمكن اعتماد الطريقتين، اذا كان المشروع كبير و تصميمه يأخذ وقت طويل من الأفضل أن يتم العمل بالتوازي لربح وقت كثير، اما اذا كان التصميم لا يأخذ وقت، لا ضرر في انتظار اكتمال التصميم كاملا و البدأ بعدها في التطوير.
لذا برأيكم كيف يمكننه بناء الثقة معهم والتأكد من توافق رؤية منتجه مع احتياجاتهم وتوقعاتهم؟
في البداية يجب تحديد أصحاب المصلحة وتقسيمهم على حسب أهميتهم ودورهم.
بعد تحديدهم وتصنيفهم يجب تحديد احتياجاتهم وأولوياتهم والعمل على استيفائها وتوافقها مع ما يتم تقديمه وتطويره. فاحتياج وأولوية العميل يختلف عن احتياج وأولوية المساهم أو المطور أو المسوق، لذا يجب تحديد كل ذلك بدقة.
الاهتمام بآرائهم وملاحظاتهم السلبية قبل الإيجابية للعمل على تطوير وتحسين المنتج أو الخدمة المقدمة، فهذا يساعد على استمرار دعمهم وكسب ولائهم وتقوية الثقة في اسم وسمعة وجودة المنتج.
معرفة الاحتياجات ومتابعة الآراء يتحقق عن طريق التواصل باستمرار من خلال مختلف الوسائل والآليات مثل وسائل التواصل الاجتماعي، البريد الإلكتروني، الاجتماعات والمقابلات وهكذا.
ضروري امدادهم بالمعلومات الضرورية والأساسية أول بأول حول الأداء والجودة والربح. إذا كانت هناك بعض المشكلات المتعلقة حولهم، يجب عدم اخفائها، بل اخبارهم مع وضع حلول واستراتيجيات لحل ومواجهة هذه التحديات.
باختصار بناء الثقة يعتمد على فهم وتحديد الاحتياجات، التواصل الفعال، الشفافية في نقل المعلومات، إيجاد الحلول للمشكلات وإزالة العقبات، فكل هذا يضمن دعم مستمر لك وثقة قوية في عملك.
تحديد أصحاب المصلحة وتقسيمهم على حسب أهميتهم ودورهم
نقطة هامة جدا يا رنا هي نقطة تحديد أصحاب المصحلة ولمعرفة كيف تحدد أهمية وترتيب كل منهم كما حددت مصفوصة بوسطن ماتريكس إلى التالي:
- أصحاب مصالح منخفضة وتأثيرهم منخفض: هؤلاء يبقوا على تواصل واطلاع بالأشياء الأساسية فقط.
- أصحاب مصالح كبيرة وتأثير منخفض: يجب أن يكونوا على دراية بحالة المشروع، ولكن بحذر خاصة التفاصيل منخفضة المستوى.
- أصحاب مصالح منخفضة ولكن تأثيرهم كبير: هؤلاء يجب أن اطلاعهم بشكل مستمر بجميع خطط الشركة، إذ يمكن أن يتحولوا مستقبلا إلى شركاء رئيسيين.
- أصحاب مصالح كبيرة و تأثير كبير: هؤلاء هم شركاء العمل الرئيسيين يجب التعاون والتواصل معهم بشكل دائم.
ويكون التواصل معهم بشكل دوري كل منهم على حسب حجم المعلومات ولكن بطريقة تواصل واحدة تحسبا لأن يتحول أحد أصحاب المصالح المنخفضة في المستقبل إلى أصحاب مصالح كبيرة فحين يتم إرسال لهم المعلومات تكون بنفس الطريقة والنهج ولكن المعلومات ذاتها هي التي ستتغير نظرا لتغير مصالحهم مع الشركة.
حتى مع اتباع النصائح المذكورة أعلاه، قد يواجه المدير المنتج بعض العيوب عند البدء في العمل الحقيقي. فيما يلي بعض الأمثلة:
- عدم وضوح احتياجات أصحاب المصلحة. قد لا يكون أصحاب المصلحة واضحين تمامًا بشأن احتياجاتهم وتوقعاتهم. هذا يمكن أن يجعل من الصعب على المدير المنتج تطوير رؤية ومنهجية تلبي هذه الاحتياجات.
- عدم توافق احتياجات أصحاب المصلحة. قد يكون لدى أصحاب المصلحة احتياجات وتوقعات متضاربة. هذا يمكن أن يجعل من الصعب على المدير المنتج تحقيق رضا جميع أصحاب المصلحة.
- تغير احتياجات أصحاب المصلحة. قد تتغير احتياجات أصحاب المصلحة بمرور الوقت. هذا يمكن أن يجعل من الصعب على المدير المنتج الحفاظ على توافق رؤية المنتج مع هذه الاحتياجات المتغيرة.
فماذا يفعل حينها ؟
هناك عدد من النصائح التي يمكن أخذها بعين الاعتبار، مثل:
- الفهم الدقيق لاحتياجات أصحاب المصلحة وأولوياتهم بهدف تحقيق توافق بين رؤية المنتج وتلبية احتياجاتهم وتوقعاتهم، وربما يساعد على ذلك السعي في تعميق العلاقات مع أصحاب المصلحة بهدف الوصول لفهم أفضل لمتطلبات العمل.
- حتمًا لن يكون هناك فهم دقيق إلا من خلال التواصل المنتظم والفعال معهم، مع التأكيد الشديد على إطلاعهم على مستجدات الأمور، ومن أهم دلالات التواصل الجيد هو التفاعل الفوري مع تساؤلاتهم واستفساراتهم مع تحمل مسؤولية أي تقصير أو تراجع في أداء العمل نتج عن سوء التخطيط.
- نقطة أخرى مهمة في بناء الثقة مع أصحاب المصلحة وهي الوضوح والشفافية، فعندما نتحدث عن موافاتهم بالمستجدات فلا شك أن المقصود هنا هو المستجدات الإيجابية وغير الإيجابية مع توضيح مواطن القصور واقتراح الحلول العملية المناسبة، وبالتبعية على مدير المنتج أن يسعى لتحقيق الأهداف التي وعد بالوصول إليها ليمنح نفسه ثقة أصحاب المصلحة.
لا تحقق له أي منافع بأي طريقة كانت بدون استشارته، دائماً ومع أي شريك لا يجب أن نفعل الأفضل له دائماً، يكفي أن نستشيره بشكل ممل بكل ما أمكن، هذا الأمر قد يبدو متعباً على المدى القصير ولكنه على الطويل أنسب الطرق، كل شيء موثّق شفهياً بشكل مستمر، يعد بناء الثقة مع أصحاب المصلحة أمر ضروري لمديري المنتجات، لذلك عندما يثق بك أصحاب المصلحة،فمن المرجح أن يدعموا قراراتك ويقدموا تعليقات قيمة ويساعدوك على تحقيق أهدافك، لذلك برأيي يجب أن تكون شفاف وصادق فعلاً بكل حالات تقلّب العمل، شارك المعلومات بشكل مفتوح وصادق مع أصحاب المصلحة حتى لو كانت أخبار سيئة، كن صريح لأبعد الحدود، هذا سيحميك ويحميه، واشرح كيف تخطط لمعالجة أهدافك ومشاكلك.
دائماً ومع أي شريك لا يجب أن نفعل الأفضل له دائماً، يكفي أن نستشيره بشكل ممل بكل ما أمكن
ماذا تقصد بقولك هذا؟
لو كنت مدير منتج، فمن الأفضل أن أهتم ببناء الثقة مع أصحاب المصلحة بالاستماع الجيد لمخاوفهم واقتراحاتهم، والالتزام بالشفافية في مختلف العمليات وخاصة حينما يتعلق الأمر باتخاذ القرارات، يمكن ذلك من خلال تجسيد الشفافية، والاستماع الفعّال، وإدارة التوقعات بشكل واقعي، والتعاون المتبادل.
الأمر مهم جدا، فعندما نتعامل مع شركائنا، لا يجب علينا أن نسعى لصالحنا ولمصالحنا فقط، بل ينبغي علينا العمل معهم بالتشاور المستمر. قد يبدو هذا مرهقا في البداية، ولكنه بالتأكيد أكثر فائدة على المدى الطويل، لذلك يجب توثيق كل شيء بشكل مستمر ومن خلال التواصل المفتوح والصريح.
وإدارة التوقعات بشكل واقعي،
ولكن في بعض الأحيان تكون هناك توقعات كبيرة بشأن ما يحققه المنتج وتكون بناء على دراسات وتخطيط، وليس مجرد مبالغات، وما يحدث أن هذه التوقعات قد لا تحدث بشأن ظرف أو عامل خارجي قد طرأ فجأة، من هنا قد ينشأ احباط بشأن الوعود التي قُطعت بشأن هذا المنتج، وهذا بالتأكيد قد يضر بعلاقة الثقة التي يسعى الشخص لتحقيقها، فمن هنا كيف يمكن للشخص أن يقدم توقعاته مع الأخذ في الاعتبار أو التوضيح بأنها قد تتأثر بطريقة فعالة لا تثير التخوفات؟
هذه نقطة مهمة وهي التوازن بين التسويق والواقعية في العرض، فكثيرًا ما يعتمد المسوق على تقديم وعود شفهية ومبالغات لا تستطيع الشركة الوفاء بها على أرض الواقع واستغلال مثل هذه التكتيكات لجذب الاستثمار أو لمحاولة كسب الثقة هو أمر في غاية الخطورة ويجب الحرص فيما يتعلق بذلك حتى لا تكون العلاقة بين مدير المنتج وStakeholders تقوم على الخداع والكلام المرسل فمثل هذه العلاقة لا يؤمن عليها الاستمرار دون مشاكل قانونية ومالية.
حسنًا بداية الstakeholders هم أهم مرحلة في بناء الثقة، فهم المسؤولون عن الموافقة او الرفض فيما يخص عرضك. فأول خطوة يجب معرفة احتياجاتهم وتوقاعاتهم والميزانية المخصصة للمنتج المطلوب، ثم لجمع المطورين والمسوقين والمصممين وكل الأقسام المسؤؤلة عن تطوير هذا المنتج، يجب العمل وفق Agile Progect management، وهي إدارة تجمع الأقسام للعمل معًا وفق خطة محددة ومقسمة عليهم في خلال إجتماعات العمل، أما بعد ذلك تأتي مرحلة مهمة جدًا وهي مرحلة تحليل البيانات المطلوبة، من تحليل منافسين، وعمل استطلاعات رأي للمستهلكين، وتحليل نتائج المشاريع السابقة للشركة إذا كانت مشابهة لهذا المشروع، والغرض من هذه المرحلة الخروج بعدة مخرجات نبني عليها مقترحات على أسس واقعية يمكن تقديمها في إجتماع المدراء التنفيذيين، والمهم جدًا في هذا الاجتماع هو بناء تواصل جيد معهم بمعنى جعلهم يشاركون من خلال أسئلة محددة تهدف لمعرفة آراءهم في المقترحات طبقًا لرؤيتهم واحتياجاتهم، ومهم أيضًا عند بناء هيكل الموضوع الاهتمام بوضع ما توصلتم إليه من اقتراخ أولًا ثم البدأ في شرح التحليل المنطقي لهذا المقترح وفقًا لمعايير المداء التنفيذيين.
لبناء الثقة وضمان توافق رؤية المنتج مع احتياجات وتوقعات الأشخاص المختلفين علينا ان نهتم بـــ:
الشفافية:
أن نشارك المعلومات بشكل صريح. عند تغيير في الرؤية أو التخطيط، نقم بإبلاغ أصحاب المصلحة، وأن نكن صادقين حول التحديات والقيود التي تواجه المشروع، وكذلك أن نحدد نقاط التفوق المشتركة بين رؤية المنتج واحتياجات أصحاب المصلحة.
إدارة التوتر:
قد يكون هناك توتر بين مختلف أصحاب المصلحة. لذا يجب أن نكون مستعدين لإدارة هذا التوتر بشكل فعّال، واستخدام مهارات التفاوض لحل النزاعات.
الانفتاح للاقتراحات:
قد يأتي أصحاب المصلحة بأفكار جديدة. يجب أن نستمع إلى هذه الأفكار ونقدِّرها، فقد يكون لديهم رؤى مختلفة تسهم في تطوير المنتج.
بالإضافة إلى ذلك، يُفضَّل أن يكون لدينا خطة لإدارة علاقات أصحاب المصلحة على المدى الطويل. وأن نستثمر في بناء علاقات قائمة على الثقة والاحترام، سيسهم ذلك في نجاح منتجاتنا.
السلام عليكم ورحمة الله
اظن من الأفضل دراسة السوق واتباع سياسة الجذب والمهادنة والعطاء هي سياسة جيدة
التعليقات