كيف يمكننا جعل الاجتماعات الأسبوعية للفريق فعالة ؟

تكرار الإجتماعات قد يحولها إلى روتين ممل لا جدوى منه ولا تأثير له على سير العمل، فمن أسبوع إلى أسبوع قد لا تطرأ العديد من التغييرات التي يمكن مناقشتها خلال الإجتماع، لذا لا أرى أن تحويل الإجتماع إلى روتين أسبوعي إلزامي هو تفصيل ضروري، بل ينبغي للإدارة أن تدرس محتوى وجدوى الإجتماعات جيدًا حتى وإن لم تتّسم بطابع ثابت، لا يهم التوقيت بقدر ما تهم قيمة الإجتماعات، وهذا يمكن أن يتم بالإتفاق مع أعضاء الفريق.

سأخبرك عن فريقي، هو لا علاقة له بالأعمال، ولكنه فريق جامعي، نقوم بتنظيم اجتماعات أسبوعية أو شبه أسبوعية للأعضاء، ولكن مواضيع الإجتماعات تكون مجهزة ومعدة مسبقًا من قبل الإداريين، تحتوي على عدد من الأنشطة الإضافية التي تخدم أهدافنا بشكل عملي، أما التوقيت فيتم عرضه للتصويت للإعضاء خلال الأسبوع ليختاروا التوقيت المناسب للأغلبية، برأيك هل ترى هذه الطريقة قد تنجح لو تم تطبيقها في فريقك؟

لو كانت الاجتماعات الأسبوعية ضرورية إلى هذا الحد مع فريق عملك، فاقترح أن توزع الأدوار في كل أسبوع لتجعل في كل مرة شخص مختلف يقود الاجتماع بحيث يكون له الوقت الكافي لعرض وجهة نظره التي لن تكون مكررة لأنها فرصة ذهبية له، وبالتالي سيعزز هذا من تطور فريق العمل نفسه لأن كل فرد سيهيء نفسه لهذا الدور وبالتالي سيتعلم بالتجربة عدة أشياء وأهمها هو ضرورة الاستماع للموظفين أنفسهم وأخذ ملاحظاتهم على محمل الجدية لأنها موجهه له، وبعد ذلك تجعل هنالك تصويت مستمر على جودة الاجتماعات بالنسبة للموظفين، وحدد لكل اجتماع هدفه والنقاط الرئيسية التي تريد مناقشتها.

على حسب نوع الاجتماع، ستختلف النصائح بعض الشيء. ولكن، في المطلق، أحب أن أعرف ما الذي سيتم مناقشته في الاجتماع من قبلها، والهدف منه: بمعنى ما الذي سنخرج به من هذا الاجتماع؟ وأحب أن أعرف ما المتوقع مني تحضيره قبل الاجتماع، أي: ما دوري فيه بالضبط؟ ما يضيع الاجتماعات هو أن يكون العديد من الحاضرين لا فائدة من تواجدهم في الاجتماع من الأساس، وليس هناك شيء سيقدمونه، أو لا يعرفون لماذا يجب عليهم الحضور.

سيكون من الجيد أيضا أن يكون هناك من يقوم بتسجيل النقاط الهامة بالاجتماع، ما تم الاتفاق عليه، والأدوار التي تم توزيعها. ويتم توزيع هذا الملخص على رابط الاجتماع في الايميل مثلا.