كشخص مستقل (فريلانسر) دائمًا هناك صعوبة في تنظيم العمل والتنسيق بين الحياة الشخصية والحياة العملية، فضلًا عن مشاكل إدارة الأعمال حينما يكون لديك عملاء مختلفين في آنٍ واحد. لذا أقوم دائمًا باستخدام أدوات تساعدني في تنظيم حياتي حتى أصبح قادرًا على الإنجاز بشكلٍ أفضل.

في البدء ما الذي أقوم به

منذ خمس سنوات بدأت عملي كشخص مستقل في مجال صناعة المحتوى والتسويق الإلكتروني، وبعد ذلك انتقلت إلى مرحلة أن يكون لدي شركة متخصصة في خدمات إنتاج المحتوى والتسويق الإلكتروني، وهي شركة تعتمد على العمل الحر والعمل عبر الإنترنت، أي أنه ليس لدينا مقر عمل ونعمل جميعنا عن بُعد مما يوفر علينا مصاريف كثيرة لكنه يضعنا أيضًا في تحديات عظيمة.

حتى يسهل علي إدارة فريق العمل وضمان وجود إنتاج يومي بجودة عالية تُرضي تطلعات عملائنا، نستخدم في الشركة مجموعة أدوات مختلفة كالتالي:

تريلو

تريلو هو مقر العمل الخاص بنا. أداة عظيمة ومجانية لإدارة المشاريع ويسهل على أي شخص استخدامها سواءً للاستخدام الشخصي أو لإدارة مشروع أو فريق عمل. يتيح موقع وتطبيق تريلو إنشاء مشاريع والعمل عليها وإضافة مهام وتوزيعها على أعضاء الفريق مع تحديد مواعيد نهائية لاستلام المهام وأيضًا التعليق عليها.

نقوم على تريلو بتوزيع المهام على جميع أعضاء الفريق وتحديد المواعيد النهائية، والنقاش على كروت المهام التي نقوم بإنشائها حتى نحصل في النهاية على أفضل جودة ممكنة ونقوم حينها بتسليم المهمة إلى العميل بعد أن تكون قد مرت على تريلو بكافة مراحل المراجعة.

هذا هو رابط الموقع: https://trello.com/

سلاك - slack

سلاك هو أداة التواصل الاحترافية التي نستخدمها في العمل. حينما يتعلق الأمر بالتواصل، فإننا نستخدم بالطبع أدوات مثل فيسبوك ماسنجر وواتس اب وتليجرام، إلا أن سلاك هو أكثرهم احترافية لأداء العمل. يساعد سلاك في التواصل بشكل فعال وإنشاء قنوات متخصصة. على سبيل المثال يمكن إنشاء قناة عامة تجمع جميع الموظفين بالشركة بهدف التواصل فيما بينهم وتبادل الأخبار الشخصية مثل أخبار الزواج أو الإنجازات الحياتية. يمكن إنشاء قناة مخصصة لفريق المبيعات، أو الموارد البشرية وهكذا. يمكنك أيضًا من خلال سلاك التواصل بشكل مباشر وفوري مع أي شخص يندرج تحت الشركة دون أي تعقيدات.

رابط الأداة: https://slack.com/

جوجل هانج اوت

إذا كنت تمتلك شركة أو فريق عمل عن بعد، يجب عليك إذًا عقد اجتماع يومي في موعد ثابت ومحدد يحضره جميع أفراد فريقك. مدة الاجتماع لا تتجاوز ربع ساعة أو نصف ساعة على أقصى تقدير وتهدف إلى تحديد مهام اليوم ومسئوليات كل شخص الذي يجب عليه إتمامها وما قام به أمس، وأفضل أداة لتنظيم مثل هذه الاجتماعات هي جوجل هانج اوت فهي أفضل من سكايب الذي لا يعمل في بعض الدول أو عبر بعض شركات الاتصالات مثل مصر على سبيل المثال.

Wave apps

الحسابات مشكلة هامة ويجب التعامل معها بحذر، والكثير من المستقلين أو أصحاب الشركات لا يستطيعون تحديد نهاية كل شهر موقفهم المالي من ناحية الربح أو الخسارة.

هذه الأداة جيدة حيث تتولى عنك مسئولية الحسابات بشكلٍ مجاني تمامًا، وتستطيع من خلالها إنشاء الفواتير وتسجيل العملاء ومعاملات الشراء والرواتب وكافة الأمور المتعلقة بحساباتك الشخصية أو حسابات الشركة.

رابط الموقع: https://www.waveapps.com/

toggl

توجل هي أداة تتبع الوقت، حيث تمكنك من العمل على مشاريع ومهام وتتبع الوقت المستغرق في كل مهمة. ستساعدك هذه الأداة في بناء متوسط وقت المهام التي تعمل عليها. على سبيل المثال، حينما تبدء في كتابة مقال قم بتشغيل الأداة والبدء في الكتابة وبعد الانتهاء قم بإيقافها وهكذا في كل مهمة أو مشروع تعمل عليه. ستصبح بعد فترة قادرًا على تحديد متوسط الوقت الذي تستغرقه تحديدًا لتنفيذ المهمة وبالتالي تسعير خدماتك بشكلٍ مناسب. أيضًا ستساعدك في الوقت الذي يستغرقه أعضاء فريقك في العمل على كل مهمة وبالتالي يمكنك تقييم أدائهم ومستواهم.

رابط الأداة: https://toggl.com/

هذه هي أهم الأدوات المجانية التي أستخدمها لتنظيم عملي. ماذا عنك؟ ما أهم الأدوات التي تقوم باستخدامها وتساعدك في تنظيم وإنجاز عملك؟