كيف تتواصل مع عملائك بفعالية وثقة دون أن تبدو مزعجًا أو مبتدئًا؟

أولاً، لا داعي للقلق. من الطبيعي أن يستغرق العميل بعض الوقت للرد على رسالتك. قد يكون مشغولًا أو يحتاج إلى مزيد من الوقت لمراجعة المحتوى.

ما عليك القيام به هو الانتظار لمدة أسبوع على الأقل قبل التواصل مع العميل مرة أخرى. في رسالتك الثانية، يمكنك أن تشكر العميل على وقته وتذكيره بالمحتوى الذي أرسلته إليه. يمكنك أيضًا أن تسأله عما إذا كان لديه أي أسئلة أو ملاحظات.

إليك مثال على رسالة يمكنك إرسالها إلى العميل:

السيد/السيدة [اسم العميل]،

أتمنى أن تكون بخير.

أكتب لك لأتفقد المحتوى الذي أرسلته لك في [تاريخ]. أعلم أنك قد تكون مشغولًا، ولكن هل كان لديك أي فرصة لمراجعته؟

إذا كان لديك أي أسئلة أو ملاحظات، فيرجى عدم التردد في إخبارني.

شكرًا لك مرة أخرى على اختياري.

مع خالص التقدير،

[اسمك]

إذا لم يرد العميل على رسالتك الثانية بعد أسبوعين، فيمكنك محاولة الاتصال به هاتفيًا أو عبر البريد الإلكتروني. ومع ذلك، من المهم أن تكون مهذبًا ولا تضغط على العميل.

يمكنك الدخول على صفتحه للتأكد أولا من أخر مرة كان متواجد على مستقل فلو كان لم يتواجد منذ أسبوع كامل فهذا يعني أنه يمر بظرف ما منعه من الدخول أو أنه يراجع البيانات المرسلة له من قبلكم نظرا لأنها مهمة لشركته، ويمكنك إرسال رسالة تأكيد معنونة بسؤالك عن حاله وفترة غيابه ومن ثم بالسؤال عن المشروع ونتيجته.

أما لو وجدته متواجد على الموقع من فترة قريبة عليك أن تراسله ثانية بشكل واضح بأنك لم تتلق أي رد على مشروعك.

وأرى في هذا مهنية وليست غباءا أو إزعاج فقد قمت بعملك وأنت تنتظر الرد عليه ولأكون صريح معك أسبوع مدة طويلة، لذا لو تكن هناك أي استجابه من جانبه فسأتوجه إلى الدعم الفني وأخبرهم بالمشكلة في حالة لم يرد على رسالتي الثانية في ظرف 24 ساعة كحد أقصى.

ما فهمته من ردك على الزملاء أن العمل تم بدون وسيط، وعن نفسي أتجنب تمامًا وقطعيًا التعامل بهذه الطريقة، طبعًا موقفي الصريح لم يأتِ من فراغ فقد تعرضت للسرقة بهذه الطريقة مرات عديدة وتعلمت الدرس.

حتى العميل الذي يراسلني من أي منصة أخرى فأنا أرسل رابط حسابي على مستقل وخمسات وله حرية اختيار أيهما.

أو هناك نصيحة أخرى ينصح بها البعض وأراها مجدية وهي طلب الأجر سلفًا، أراها مجدية ماليًا ونفسيًا لكنني لا أحب تطبيقها لأنني لا أضمن حدوث أي مستجدات قد تمنعني من إتمام العمل أو التواصل فيظن العميل أني نهبته حقه.

على كلٍ، سأكون ممتنة لو شاركتنا نهاية هذا المشروع، ونعم أؤيد فكرة مراسلته مجددًا، هذا ليس من الغباء في شيء، موقفه هو موقف مسيئ.

للصراحة هذه عادة عربيّة باتت مؤخراً منتشرة بين الجميع تقريباً، الكل يرى نفسه بوقته أهم من وقتك، هذا أمر مزعج، فلا تفكر كثيراً بكم ستكون أنت مزعج، يجب أن يردّ الإنسان خلال يوم واحد بأقصى تقدير، فإن لم يرسل شيء فهذا تقصير بحقه، بكل بساطة تقديراً لشغلك الذي قدّمته ووقتك الذي تبذله، بكل بساطة يمكن أن يرسل لك رسالة يقول فيها: أنا مشغول حالياً بأمر طارئ ولا أستطيع المراجعة قبل 10 أيام من تاريخ اليوم، شكراً لك - كم ستأخذ منه هذه الرسالة من وقت حتى يرسلها؟ لا شيء، إذاً لماذا يقوم بتركك لمدة أسبوع من دون متابعة؟ هذا تقصير غير مبرر برأيي.

بالعموم يكفيك أن ترسل رسالة واحدة، أن تخبره بانتهائك وبمطلبك ومن ثمّ تتابع هذه الرسالة برسالة متابعة واحدة تعرب عن استغرابك من الرد، هذا الأمر الوحيد الذي يفلح مع هذا النوع من العملاء، لا تتهاون أو ترتبك معهم.