انواع الهياكل التنظيمة، ومتى تستخدم؟

مع كامل احترامي وتقديري لرأيك إلا أني أختلف معك في اعتبارك أن الهيكل الوظيفي مميزاته أكثر من عيوبه، فالهيكل الوظيفي يعتمد على تقسيم الشركة إلى إدارات وكل إدارة يرأسها مدير تحت يديه عدد من الموظفين، وكل الإدارات مجتمعة يرأسها مدير تنفيذي واحد يأخذ منهم التقارير ويرفعها لرئيس مجلس الإدارة.

يبدو الأمر منظم إلى حد كبير وممتع بالنسبة لنا كرواد أعمال، ولكن على أرض الواقع فهذا يؤدي للعديد من العيوب التي تفسد عمل الشركة، هذه العيوب هي:-

١- البيروقراطية.

٢- التنافسية بين الإدارات.

٣- قتل الإبداع.

٤- الديكتاتورية الوظيفية.

فالتواصل بين الإدارات في الهيكل الوظيفي لن يتم إلا عن طريق البيروقراطية التي تصعب العمل كثيرًا مثلما ذكرت، وللتغلب عليها سندفع تكاليف أكثر، هذه التكاليف كنا سنوفرها لو كنا انتهجنا منهجًا آخر.

كما أن الهيكل الوظيفي يؤدي بالإدارات إلى الشعور بالاستقلالية، وبالتالي محاولة التنافس مع باقي الإدارات الأخرى مما يعزز التنازع بين الإدارات بينما من المفترض لكي تنجح الشركة أن تكون ذات توجه واحد، لا أن تتنافس مع بعضها، وهذا عكس التنافس الوظيفي المبني على أفضل أداء، فالتنافس الإداري لن يؤدي سوى لمحاولة كل إدارة أن تعلو على الأخرى ببعض أساليب التسلط، وهذا ما سأوضحه بعد قليل.

أيضًا في ظل وجود الهيكل الوظيفي فلن تجد أي إبداع، فأنت في إدارات كل إدارة يحكمها مدير، وبالتالي الموظفون مجرد تروس تنفذ أوامر ولا وقت عندها للتفكير والإبداع.

وأخيرًا وهذا ما قلت أنني سأتكلم عنه وهو أن النظام الوظيفي يخلق الديكتاتورية الوظيفية، فإدارة الموارد البشرية في ظل تساويها مع إدارة التشغيل فسنجد أن مدير التشغيل يرفض الخضوع لتعليمات إدارة الموارد البشرية لاحترام الموظفين، مما سيؤدي بالمدير إلى الاستبداد بالموظفين، وهذا كله عشناه عندما كنا نعمل بالمصانع.

لذلك أدعوك لترك النظام الوظيفي تمامًا ولا تنخدع في بساطته فإنه كابوسي، وأدعوك إلى نظام أفضل سيكلفك صحيح تكلفة أعلى لكن هذا هو عيبه الوحيد، وهو يتغلب على كل النظم الإدارية الأخرى وهو نظام المصفوفة.

وهو عبارة عن شبكة يتم فيها تجميع الموظفين ذوي المهارات المتشابهة وتقديم تقاريرهم إلى أكثر من مدير.

يتضمن هذا غالبًا مديرًا وظيفيًا يشرف على المشاريع وتقدمها ومدير منتج مسؤول عن استراتيجية الشركة ونجاحها وعادةً ما يتم استخدام هيكل المصفوفة من قبل المنظمات الكبيرة والمتعددة الجنسيات ويعزز تبادل المهارات والمعرفة عبر الأقسام لإكمال الأهداف.

مما يعني أنه يعزز التعاون الذي يقضي عليه الهيكل الوظيفي، كما أنه يرفع من كفائة الموظفين الذين يتبادلون الخبرات يومهم تحت مقتضيات العمل.

اختيار الهيكل التنظيمي الأنسب لمؤسسة بيعتمد على حجمها وطبيعة العمل، إليك أشهر الأنواع: 

الهيكل الوظيفي: 

يقسم هذا الهيكل الموظفين إلى أقسام مختلفة حسب الخبرة، مثل المبيعات والتسويق والإنتاج والتمويل والإدارة. 

يتميز هذا الهيكل بكفاءته في أداء المهام المتكررة مع وجود أهداف واضحة لكل قسم، ولكن لانشاء هيكل وظيفي فعال ستحتاج إلى تدريب القادة. 

الهيكل التقسيمي: يقسم هذا الهيكل المنظمة إلى وحدات بناءً على المنتجات أو الخدمات المشتركة، ومثال لأشهر الشركات التي تستخدم هذا الهيكل ديزني. 

يتميز هذا الهيكل بمرونته في الاستجابة للاحتياجات المتغيرة للعملاء.

الهيكل المصفوفي: وهنا يعتمد على وجود مشرفين متعددين ولذا يقدم أعضاء الفريق التقارير إلى أكثر من مدير. يتميز هذا الهيكل بالمرونة والكفاءة في أداء المهام المعقدة، ولكنه قد يكون معقدًا وصعب الإدارة بالإضافة إلى احتمال وجود بعض الصراعات. 

الهيكل الهرمي: 

وهو الأكثر شيوعا في المؤسسات ويكون أعلى مسؤول تنفيذي هو الأعلى سلطة، وهو النظام الذي تستخدمه شركة أمازون. 

أود التطرق إلى أحد الهياكل التنظمية المهمة وهو الهيكل الأفقي وتعتمد عليه كثيرا الشركة اللامركزية وهو الهيكل الأفقي أو (Decentralized Structure):

فمن مميزات الهيكل اللامركزي:

• سرعة اتخاذ القرارات: يمكن للموظفين اتخاذ القرارات بشكل أسرع نظرًا لعدم وجود تسلسل تنظيمي صارم.
• مرونة أكبر: يمكن للشركة التكيف بسرعة مع التغييرات في البيئة الخارجية والمتطلبات.
• تحفيز الموظفين: يمكن للموظفين المشاركة بشكل أكبر في عمليات اتخاذ القرار والشعور بالمسؤولية.
• أعتقد أن عيوب الهيكل اللامركزي يمكن أن تتضمن:
• ضياع الوقت والجهد: قد يتطلب اتخاذ القرارات المشتركة والتفاوض وقتا إضافيا.
• احتمال زيادة التضارب: قد تحدث تداخلات في الصلاحيات والمسؤوليات بين الموظفين.
• صعوبة تحقيق التوجيه الاستراتيجي: فقد يكون من الصعب تحقيق التوجيه والرؤية الاستراتيجية بشكل فعال.

من خلال إطلاعي على هذا الموضوع ارى بأن المعايير التي يمكن أن تساعد في اختيار الهيكل التنظيمي المناسب يجب أن تشمل على الأقل:

- نوع الصناعة وطبيعة الأعمال.

- حجم المؤسسة وعدد الموظفين.

- مستوى التغيير في البيئة الخارجية.

- الثقافة التنظيمية والقيم المؤسسية.

- مدى توفر المهارات والخبرات اللازمة للموظفين.

فعند اختيار أي هيكل تنظيمي، يجب مراعاة هذه العوامل والتحقق من توافق الهيكل مع أهداف واحتياجات المؤسسة.

 وما هي المعايير التي نختار على أساسها نوع محدد منهم؟

في البداية لكل شركة طريقتها في تنظيم هيكلها الوظيفي ولكن من المؤكد أنه كل شركة ناشئة استخدمت الهيكل التنظيمي المسطح في بدايتها وسأقوم بشرحه هنا.

• الهيكل التنظيمي المسطح وبالإنجليزية Flat organization structure

وهو شائع الاستخدام في الشركات الناشئة والصغيرة أو جزء أو قسم مختلف من المنظمات الواسعة ‏,في الهيكل التنظيمي المسطح ، هناك عدد قليل من المديرين أو بشكل أوضح يمكن لكل الموظفين التواصل مباشرة مع المدير لتسهيل وتيرة العمل.

-مزايا الهيكل التنظيمي المسطح

• اتخاذ القرار بشكل أسرع حيث لا يحتاج الهيكل التنظيمي المسطح لتمرير التقارير على مجموعة من الرؤساء مما يجعل الإدارة تقدم استجابات سريعة لحل المشكلات.
• التواصل المباشر بين الموظف والمدير لتسريع وتيرة العمل.
• زيادة الحماس وحس المسؤولية على الموظفين.

-عيوب الهيكل التنظيمي المسطح

كما أوضحت في البداية فهذا الهيكل للشركات الناشئة والصغيرة لذا أول عيوبه ستكون عدم كفاءة هذا الهكيل للمؤسسات الكبيرة للأسباب التالية:

• عدم وجود مهام ووظائف محددة للموظفين: في الهيكل التنظيمي المسطح يكون لدى الموظف عدد أدوار مختلفة أي لا يكون هناك تخصص يُمَكّن الموظفين من تنمية مهارات محددة وبالتالي تراجع الدافع لدى العامل الذي يسعى للتطور في مجاله
• عدم الرضى الوظيفي بالنسبة للموظفين المتميزين ما يجعلهم يبحثون عن فرص عمل أخرى تجعلهم في مراتب أفضل لأنه قد قد لا يتناسب مع طموحاتهم.
• فقدان السيطرة على الموظفين في حالة استخدام هذا النموذج للشركات الكبرى لأنه ببساطة لن يتمكن المدير من متابعة الجميع بدون مساعدين ومدراء آخرين

وفي النهاية يجب دراسة كل هيكل بعناية لكل شركة لكي تتمكن الشركة من التطور ومواكبة سوق العمل

كما يمكنك التوسع بشكل أكثر في هذا النموذج من خلال مقالة Natalie Regoli بعنوان المزايا والعيوب للهيكل التنظيمي المسطح

11 Key Advantages and Disadvantages of a Flat Organizational Structure – ConnectUS (connectusfund.org)

أترى هذا المثلث يا عزيزي؟ إنه المثلث الأقدس في عالم ريادة الأعمال، ما قاله زملائي لك من عيوب ومميزات للهياكل التنظيمية كله صحيح، ولقد كفوا ووفوا بشكل لا أستطيع الزيادة عليه، ولهذا أحببت أن أكون الجامعة لكل ما قالوه في تبيين حقيقة جميع الهياكل التوظيفية.

جميع الهياكل التوظيفية في إدارة الشركات ستؤدي بك لخسارة شئ من هذه الثلاثة، فإما أن التكلفة للهيكل التوظيفي ستكون مرتفعة، وإما أن الوقت لنتائج الهيكل التوظيفي سيكون بطيئًا، وإما أن الجودة ستكون منخفضة.

لذلك أنصحك بالآتي عند اختيارك للهيكل التوظيفي.

- انظر لوضع شركتك هل يتحمل دفع المال؟ أم دفع الوقت؟ أم التضحية بالجودة، وعلى هذا الأساس قرر أي هيكل توظيفي ستأخذ.

واعلم أن محاولتك لكسب الثلاثة سيضيع شركتك لا محالة، حتمًا يجب أن تخسر واحدة من الثلاثة.

هناك الكثير من الهياكل التي ذكرها الزملاء هنا، ولكنهم لم يذكروا أهم هيكلين وهما:

الهيكل التنظيمي القائم على الفريق: هو الهيكل الذي يتم فيه تجميع الموظفين من مجالات أو أقسام وظيفية مختلفة للعمل على مشروع أو هدف معين. مثلاً، يمكن تشكيل فريق من المسوقين والمبرمجين والمصممين لإطلاق منتج جديد. هذا النوع من الهياكل يساعد على زيادة التعاون والابتكار والتجاوب مع احتياجات العملاء، لكنه قد يؤدي إلى بعض التضارب أو التشتت في المسؤوليات أو الموارد.

هيكل الشبكة: هو الهيكل الذي يتم فيه تعاقد المؤسسة مع جهات خارجية لتنفيذ بعض الأنشطة أو الخدمات. مثلاً، يمكن لشركة تصنيع استئجار شركة نقل لتوزيع منتجاتها. هذا النوع من الهياكل يساعد على تقليل التكاليف وزيادة المرونة والتخصص، لكنه قد يؤدي إلى فقدان بعض السيطرة أو الجودة أو التزامات التسليم.

هيكل المصفوفة: هيكل المصفوفة هو نوع من الهيكل التنظيمي الذي يجمع بين الهياكل الوظيفية والأقسام، يقدّم الموظفون تقاريرهم إلى كل من المدير الوظيفي ومدير المشروع، برأيي يعد هذا الهيكل مفيد للمؤسسات التي تحتاج التخصص والتنسيق عبر مجالات مختلفة. حيث يتم تعيين الموظفين لمشاريع أو مهام تتجاوز التوظيف الوظيفي وهذا يعني أنه قد يتعين عليهم العمل مع أشخاص من أقسام مختلفة ومجموعات مهارات مختلفة، مدير المشروع هو المسؤول عن النجاح الشامل للمشروع، في حين أن المدير الوظيفي هو المسؤول عن تطوير الموظف والتقدم الوظيفي.

كما قلت سابقاً هي خيار جيد للمؤسسات، ولكن لماذا؟ لإنّها تحتاج إلى أن تكون قادرة على الاستجابة بسرعة للتغيرات في السوق أو التي تحتاج إلى أن تكون قادرة على العمل في مشاريع متعددة في وقت واحد ومع ذلك يمكن أن يكون أيضًا هيكلاً صعباً، أي من الصعب إعتماده وإدارته لأنه يمكن أن يخلق ارتباكاً وصراعاً على السلطة وصنع القرار.

غوغل وibm وناسا يستخدمون هذا النموذج بالمناسبة.

أعرف أحد الأنواع يطلق عليه إسم التقسيم أو الهيكل المصفوفي؛ يجمع هذا الأخير جميع الموظفين من مجالات مختلفة للعمل على مشروع أو هدف معين لتقريب وتبسيط ذلك آخذ مثال عن شركة أمازون وهيكلها التنظيمي، ويتميز التقسيم المصفوفي بالابتكار والكفاءة في المهام المعقدة، لكني أتحفظ عليه قليلا إذ قد يؤدي إلى التشتت أو التضارب في السلطة أو توجيه التعليمات.

ما يميز هذا الهيكل أنه يسمح للموظفين برفغ التقارير إلى أكثر من مدير. هذا يعزز التعاون والتخصص والمرونة في المنظمة، لكني أعتقد أنه يتطلب أيضا تنسيقا أكبر وتوضيحا للأدوار والسلطات فهذا النوع من الهيكل يستخدم في المنظمات التي لديها خطوط وخدمات متنوعة من المنتجات، والتي تحتاج إلى تشكيل فرق عابرة للإدارات لتحقيق أهدافها.

الهيكل التنظيمي يشير إلى الطريقة التي يتم بها ترتيب المنظمة وإدارتها وتشغيلها، فهو إطار يحدد أدوار ومسؤوليات وعلاقات الأفراد داخل المنظمة..

وتوجد عدة أنواع من الهياكل التنظيمية التي يمكن للمؤسسات اعتمادها بناءً على حجمها وطبيعة عملياتها وأهدافها، وبالإضافة لما ذكره الزملاء والزميلات، سأعرض لواحد من أبرز تلك الهياكل وهو،

الهيكل التنظيمي الشبكي:

ويعتبر هذا النوع من الخيارات الرائعة للشركات التي تتعامل مع العاملين لحسابهم الخاص أو بالنسبة إلى المؤسسات التي تستعين بمصادر خارجية مثل الموردين وغيرهم للقيام بالأعمال الخاصة بها، حيث يتحكم المديرون من خلال هذا الهيكل في العلاقات الخارجية والداخلية للشركة.

ومن أبرز الشركات التي تعتمد هذا النوع هي شركة H&M، حيث تقوم بتوكيل شركات أخرى في مختلف البلاد للقيام بمهامها، ويقوم مدير شركة H&M بالتحكم في كافة العلاقات الداخلية والخارجية فمثلا، تطوير منتجات الشركة يتم في أستراليا، بينما عمليات مركز الاتصالات في نيوزيلندا، وتصنيع المنتج في ماليزيا، وهكذا.

ومن أبرز مميزات الهيكل الشبكي:

• يخفض من تكاليف الشركة، نظرا لأنها تستعين بمصادر خارجية من العاملين المستقلين لتنفيذ بعض أعبائها الوظيفية، بدلا من إنشاء قسم كامل لإدارة تلك الوظائف وتعيين الموظفين بدوام كامل.
• التمتع بالمرونة والاستجابة لتغيرات السوق.
• الهيكل الشبكي يساعد الشركة في المحافظة على قوتها التنافسية.

وأيضا توجد بعض العيوب للهيكل الشبكي منها:

• تعامل المؤسسة مع عدد كبير من الموظفين المستقلين قد يربك العمل داخل الشركة إذا لم يتم اختيارهم بشكل صحيح.
• هذا النوع يفتقر إلى الرقابة المباشرة من قبل الإدارة العليا والسيطرة بشكل مباشر على العمليات الخارجية.
• زيادة درجة المخاطرة لدى الشركة حيث قد لا يلتزم المتعاقدون مع المؤسسة بإنجاز المهام المتفق عليها.