لإدخال ثقافة العمل عن بُعد في مشروعنا، متى وكيف نقرر ذلك؟

لماذا سقطت الإنتاجيّة بسبب العمل عن بُعد في بعض الشركات؟

ومن هذه التحديات التي تواجه بعض الشركات هو انخفاض الإنتاجية، والذي يمكن تفسيره بعدة عوامل، منها قلة الانضباط والقدرة على التركيز في بيئة العمل المنزلية، وعدم وجود بنية تحتية تكنولوجية كافية لتوفير الاتصالات والتواصل اللازم بين الموظفين، وقد يؤدي ذلك إلى عدم فهم متطلبات العمل بشكل صحيح وتأخر في الانجاز.

ومهما أدركنا مزايا العمل عن بعد إلا أن لديه سلبيات أيضا، إذا أرادت الشركات التصدي لهذه التحديات، يتعين عليها العمل على توفير بيئة عمل مناسبة للموظفين، بما في ذلك البنية التحتية التكنولوجية اللازمة وتوفير التدريب اللازم للموظفين حول كيفية العمل من المنزل بكفاءة وانتاجية عالية.

لماذا سقطت الإنتاجيّة بسبب العمل عن بُعد في بعض الشركات؟

هناك عدة عوامل قد تؤثر على إنتاجية العاملين عن بعد بإختلاف وتنوع المشاريع التي يعملون عليها، مثل: الإنقطاعات والمشاغل المنزلية التي تقلل من التركيز والانضباط.، إضافة إلى غياب الجو الرسمي للعمل فذلك يُشعر العاملين بالعزلة والانفصال عن زملاء العمل والمديرين، كذلك نجد أن نقص الموارد والأدوات التقنية التي تسهل العمل عن بعد، مثل الإنترنت السريع والبرامج المناسبة والأجهزة الموثوقة والآمنة يسبب في ضعف الإنتاجية وأهم نقطة برأيي هي عدم وجود استراتيجية واضحة ومحددة لإدارة الأداء والجودة والتقييم للعاملين عن بعد، مما يؤدي إلى إنخفاض المسؤولية والالتزام تجاه العمل.

أولا يا علي بأن البيئة في البيت غير مؤهلة على الإطلاق للعمل مع الشركات عن بعد.

ثقافة العمل عن بعد يجب توفر الأجهزة و اللإنترنت و غرفة منفصلة تماما عن البيت بها المكتب و أدوات العمل.

ثقافة العمل عن بعد تفتقر إلى المراقبة أو مراجعة الواجبات أو تصحيح الأخطاء أو الكشف أصلا عن أمانة تأدية العمل من الأساس.

مقترحي هو إلغاء العمل عن بعد للموظفين. أو خلق بيئة كاملة من الإشراف و المراقبة و قبل ذلك دفع مبلغ مالي لتوفير المكان المناسب في البيت.

أظن أن هناك عوامل لا يمكن للشركات التحكم بها, كالتركيبة الاجتماعية والثقافية للمجتمع, فالأفراد الذين يعملون عن بعد هم يعملون بالأساس انطلاقا من منازلهم, وكما نعلم جميعا فإن المنازل لا تكون دائما المكان الأنجع لممارسة الأنشطة المهنية, فالموظف قد لا يتوفر على خصوصية في منزله لضيق المساحة أو تعدد الأفراد بالمنزل, أو بسبب ضعف شبكة الانترنت بالحي أو مشكل انقطاع الكهرباء أو الضجيج الصادر من خارج البيت بالحي كونه حيا سكنيا وليس إداريا أو أي عوامل أخرى... العديد من الموظفين العاملين عن بعد يقصدون المقاهي أو المكتبات أو ما بات يسمى بمساحات العمل المشترك coworking هربا من المنغصات, لذا من رأيي العمل عن بعد كي ينجح فإنه يحتاج إلى بنية تحتية متكاملة للدولة ككل ولا يقتصر الأمر فقط على إجراءات تقوم بها الشركات.

ان ادخال ثقافة العمل عن بعد وثقافة التحول الرقمي لها عدة متطلبات منها (المتطلبات البشرية، والمتطلبات التقنية، والمتطلبات الإدارية والتنظيمية، والمتطلبات الأمنية) و البعض الآخر من الباحثين ركز على المتطلبات هي (وضع استراتيجية رقمية، نشر ثقافة التحول الرقمي، تصميم البرامج التعليمية الرقمية، إدارة وتمويل التحول الرقمي، المتطلبات البشرية، والتقنية، والامنية، والتشريعية)

وضرورة توفر تنظيم ديناميكي ومرن ، كما وتؤثر بيئة الشركة على نجاح ثقافة العمل عن بعد و التكنولوجيا الأمنة وذات الموثوقية شرط أساسي.

هذا جزء من توصيات بحث حثيثة قمت بها أنا وزميلي د. حسن أبو عمره على التحول الرقمي للشركات و العمل عن بعد ومنها :

عقد دورات تدريبية، استقطاب الأفراد المؤهلين في مجال نظم المعلومات والبرمجة ، ضرورة توفير متخصصين في تطوير وصيانة البرامج المستخدمة،  عمل شراكات مع القطاع الخاص ومع مؤسسات المجتمع المحلي أن تستفيد من خبراتهم ، وضع تعليمات وسياسات مناسبة وخاصة بأمن المعلومات وسلامتها، والاهتمام بالتخطيط للاحتياجات المستقبلية وبخاصة ما يمكن الاستفادة منه في هذا المجال،  والتحسين المستمر للخدمات بما يتلاءم مع التطور المستمر في التكنولوجيا الحديثة، ثم تقييم العاملين بشكل دوري بما يساعدهم في تطوير أدائهم.

لكن ليست بالضرورة هذه التوصيات ان تطبق في كل زمان ومكان وتنجح بل هي اجتهاد ودراسات بحثية طبقت في فترة زمنية معينة.

ألقي اللوم بأكمله على المدراء، المدراء يعتقدون بأنّ العمل سواء من الشركة أو من البيت ذات الأمر، على أنّ ذلك ليس صحيحاً بالمرّة، يجب أن ينتبه المدير إلى هذا الأمر ويركّز على الخطوات التالية لبناء الأمر، في البداية يجب عليه إنشاء سياسة العمل عن بعد، سياسة منفصلة ومختصّة بموضوع العمل عن بعد، يجب أن تحدد هذه السياسة التوقعات للعاملين عن بعد مثل ساعات العمل والتواصل والتعاون وكل المعلومات والتفاصيل الأخرى ومن ثمّ يجب أن يقوم بتوفير التدريب، يحتاج الموظفين إلى التدريب على كيفية إدارة أنفسهم والعمال عن بُعد بشكل فعال، يتضمن ذلك أشياء مثل تحديد توقعات واضحة وتقديم الملاحظات وحل النزاعات وغيرها، ومن يبدأ الأمر العملي الذي هو:

• توفير الدعم للعاملين عن بُعد، رواتب أعلى حتى ولو عملهم صار من المنزل، ليس شرطاً أن يكون العمل من المنزل هو الخيار الأفضل للجميع، قد يحتاج العاملون عن بُعد إلى دعم بأشياء مثل التكنولوجيا واستكشاف الأخطاء وإصلاحها وإدارة الإجهاد وغير ذلك، هذه أمور يجب أن يعرفها العميل قبل إصلاحها.

يأتي التقدير والمتابعة أخيراً، متابعة دائمة وانتباه عادل للأشخاص المتفوقين وتقديرهم هو أمر ينشّط العمل.

أرى أن هناك ثلاث خطوات رئيسية يجب على هذه الشركات اتخاذها لإدخال ثقافة العمل عن بعد في إدارتها وتحقيق النتائج المرجوة:

في البداية، تحليل وتقييم الوضع الحالي. يجب أن تعرف الشركة ما هي المشاكل والأسباب والأهداف والموارد التي تتعلق بخدمة العملاء عن بعد.

وبعد ذلك، إعداد خطة وإستراتيجية للانتقال إلى ثقافة العمل عن بعد. يجب أن تضع الشركة خطة واضحة وفعالة لكيفية تطبيق ثقافة العمل عن بعد في خدمة العملاء، وما هي المسؤوليات والأدوار والأدوات والآليات التي تستخدمها في هذه الثقافة.

وأخيراً، تدريب وتوجيه للموظفين. يجب أن تقوم الشركة بتزويد الموظفين بالمهارات والمعرفة والثقة التي يحتاجونها لأداء عملهم بشكل جيد ومرضي في خدمة العملاء عن بعد.

توجد عدة أسباب قد تؤدي إلى انخفاض الإنتاجية عند تبني ثقافة العمل عن بُعد في بعض الشركات. من بين هذه الأسباب:

1. قلة التحضير والتخطيط: قد يكون لدى الشركات صعوبة في التحضير والتخطيط المناسب لتنفيذ العمل عن بُعد فقد يحتاج التأقلم مع هذه الثقافة إلى استراتيجيات محددة وتوفير التدريب المناسب للموظفين.

2. قلة التواصل والتعاون: يمكن أن يتأثر التواصل والتعاون بشكل سلبي عند العمل عن بُعد، خاصة إذا كانت الشركة غير مجهزة لأدوات التواصل والتعاون الفعالة عبر الإنترنت.

3. قلة الدعم والمتابعة

4. قلة التحفيز وإدارة الأداء: يمكن أن يتأثر التحفيز وإدارة الأداء عندما يكون العمل عن بُعد. قد يكون من الصعب على الإدارة تقديم التوجيه اللازم وتقييم الأداء بشكل فعال عندما يكون العمل فرديًا وبعيدًا عن البيئة الاجتماعية للمكتب.

فكيف تستطيع مثل هذه الشركات إدخال ثقافة العمل عن بُعد في إدارتها وتحقّق بها النتائج المرجوّة؟ 

يمكن ذلك من خلال

توفير التدريب والدعم المناسب للموظفين حول كيفية التعامل مع العمل عن بُعد والتحفيز الذاتي وإدارة الوقت كما يجب توفير دعم فني وتقني لحل المشكلات التقنية.

تعزيز التواصل والتعاون بالاعتماد أدوات التواصل الحديثة مثل تطبيقات الدردشة ومنصات المشروع لتشجيع التواصل

يجب على الشركات وضع استراتيجية واضحة لتبني ثقافة العمل عن بُعد يشمل ذلك تحديد الأهداف والتوجيهات الواضحة للموظفين وتحديد الأدوار والمسؤوليات والتوقعات.

توفير البنية التحتية اللازمة للعمل عن بُعد، بما في ذلك الأجهزة والبرامج والأدوات المناسبة للتواصل والتعاون الفعال.

إنشاء مجتمع افتراضي: يجب تعزيز التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق العامل عن بُعد من خلال إنشاء مجتمع افتراضي. يمكن استخدام منصات التواصل الاجتماعي الداخلية أو أدوات التواصل الجماعي لتعزيز الروح الفريقية وتبادل المعرفة والأفكار.

تحديد معايير واضحة لقياس أداء الموظفين العاملين عن بُعد ومتابعته بشكل منتظم يمكن استخدام أدوات التقييم عبر الإنترنت وجلسات المراجعة الدورية لتقييم الأداء وتقديم الملاحظات وتقديم الدعم اللازم.

تعزيز التواصل الواضح والمفتوح بين الإدارة والموظفين العاملين عن بُعد. يجب توفير فرص للتحدث والاستماع وتقديم الملاحظات وحل المشكلات بشكل منتظم.

في الحالة التي عرضها يا علي ، تبين لي أن الشركة فعلت أقصى ما يُمكنها فعله لدعم الشركة ، فقد دعمت الموظف ماديًا واجتماعيًا من أجل إتمام مهامه على أكمل وجه ؛ لهذا أظن أن النقطة هنا تعتمد في الأساس على الموظف ، فقد كان لي صديق يعمل من المنزل في مجال خدمة العملاء ، لكن كنت ألاحظ دائمًا أن الظروف المحيطة حوله من إزعاج الآخرين والنقاشات والدردشة مع هذا وذاك أثناء العمل ليست مؤشرًا جيدًا على الإطلاق لزيادة الإنتاجية !

لكن على الجانب الآخر ، هنالك عدد لا بأس به من شركات التكنولوجيا توظف الموظفين بنظام العمل Remote وينجحون بأي حال من الأحوال ، من وجهة نظري أظن أن السبب هو أن طبيعة العمل في مجالات التكنولوجيا قابلة للتنفيذ بهذا الشكل وأن مجال مثل خدمة العملاء غير قابل للتنفيذ بهذه الكيفية ، هل تتفق معي ؟!