الاستفسار من العميل عن كل صغيرة وكبيرة بالمشروع، يبدو كعدم احترافية

أتفق معك كثيرًا، فصاحب المشروع قد لا يعرف أصلًا الصحسح من الخاطئ في أمور مشروعه، وكنت قد عملت كمديرة تسويق من قبل لمحل ساعات ذكية، وقد أبهرني بقلة وعيه بأمور التسويق وندمت أنني كنت أعطيه مساحة ليقول رأيه بكثرة أسئلتي.

أنا منضمة لعالم العمل الحر من فترة ليست ببعيدة. لذا من الممكن أن لا يكون لدي خبرات كثيرة بعد، ولكن أنا أفضل بالفعل عدم كثرة الاسئلة، أستفسر فقط عن المطلوب بشكل واضح للتأكيد عليه، ثم أبدأ في تنفيذه وفق رؤيتي وخبرتي، وعند الانتهاء من أحد أجزاء العمل أقوم بإرساله للعميل حتى يراه ويراجعه، وأؤكد له كافة استعدادي للتعديل طبقا لأى ملاحظات أو تعليقات يتركها. وبهذا أكون ضمنت من بداية عملي إذا كنت أسير بطريقة صحيحة أم لا.

متى يكون سؤال صاحب المشروع ضروريًا ومتى يكون لا داعي له؟

في بداية المشروع هو ضروري جدا، بل مطلوب فنحن لا نعرف حاجيات العميل الكاملة وتفاصيل مشروعه، أفضل صفة اللاإحترافية بسبب كثرة الأسئلة على أن تقال لي بسبب عدم تلبية المطلوب بشكل جيد.

أما طرح الأسئلة بين الفينة والأخرى أستبدله بتقديم العينات المتوفرة وطلب تقييمها قبل الإستمرار في العمل، وحتما سأحصل على رأي العميل عبر تقييمه وإن كان هنالك ملاحظة أو تعديل فسيقولها لي عوض أن أسأله بشكل مستمر ومبالغ فيه.

أعتقد أن التوازن بين السؤال والإجابة هو المفتاح لإنجاز مشروع ناجح ومرضي. فمن جهة، يجب على المستقل أن يسأل الأسئلة الضرورية والمهمة لفهم متطلبات وتوقعات العميل، ولتجنب السوء فهم أو الخطأ. فالسؤال يدل على الاهتمام والاحترافية والثقة. من جهة أخرى، يجب على المستقل أن يستخدم خبرته وإبداعه لاتخاذ القرارات المناسبة للمشروع، ولتقديم الحلول والمقترحات للعميل. فالإجابة تدل على الكفاءة والابتكار والقيمة.

ولذلك، فإنني أتعامل مع الأسئلة التي تشغل عقلي أثناء إنجاز المشروع بحسب درجة أهميتها وضرورتها. فإذا كان السؤال يتعلق بشيء أساسي أو حاسم في المشروع، مثل الميزانية أو الموعد النهائي أو الهدف الرئيسي، فأنا أسأله لصاحب المشروع دون تردد. لكن إذا كان السؤال يتعلق بشيء ثانوي أو تفصيلي في المشروع، مثل الألوان أو الخطوط أو التصميم، فأنا أحاول أن أجد الإجابة بنفسي، باستخدام مصادر موثوقة أو نماذج ناجحة. وفي كلا الحالتين، أحرص على تقديم عمل عالي الجودة ومطابق لرغبات العميل.

الأمر أبسط من ذلك بكثير، لماذا لا تريدين أن تسألين العميل الكثير من الأسئلة؟ هذه مهمّتك وطريقتك، يجب أن تسألي عن مالا تعرفي أو ما يجب أن تعرفي، لا تخجلي ولا تترددي ولا تجعلي أراء الأشخاص الآخرين يؤثّرون على رأيك نهائياً، أنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات لإكمال المهمة دائماً، المُهمّة الموكلة إليكِ، هناك حدود للأمر، اسألي مثلاً في الحالات التالية فقط لتتجنّبي أي إزعاج أو قلّة احترافية، اسألي عندما تكونين:

• غير متأكدة مما يريده العميل.
• تفكرين في إجراء تغيير على المشروع.
• لديك سؤال حول المشروع.
• تريدين الحصول على تعليقات العميل على شيء ما.

إن طرح الأسئلة على العميل يظهر أنك مهتمة أصلاً بمدخلاته وأنك تقدرين رأيه. لذا فإن رأى العكس، فالمشكلة عنده ليس عندك نهائياً. بالعموم هناك أيضاً أوقات ليس من الضروري فيها سؤال العميل، مثلاً، إذا كنت تقومين ببساطة بإجراء تغيير بسيط على المشروع الذي تعتقدين أنه سيتحسن، تغييرات بسيطة جداً لا أسئلة، هذه هي القاعدة.

سأخبره عند التسليم بأني فعلت كذا وكذا، وإذا كان لديه تعليق أو تعديل فأنا أرحب به

أنا أتبع ذلك الأسلوب أيضاً، لكن لدى إجراء آخر قوم به، وهو قبل الانخراط في المشروع، أخبر صاحبه بأني سأفعل كذا وكذا، وُمخرج المشروع سيكون هكذا، مع إرسال عينات له، وإن كان ممكناً فسأرسل له أحد المشاريع المماثلة. كل ذلك في حالة إن لم تكن الرؤية واضحة تماماً، ولست بالطبع أفعل ذلك مع كل مشروع.

هذه الاستراتيجية ساعدتني كثيراً في السير في المشروع وأنا مطمئن ألا أضاعف عملي على المشروع، أنصحك باتباعها.

لو فرضت على العميل الإجابة على هذا الكم من الأسئلة لكان من الأولى أن ينجز المشروع بنفسه. ما دوري أنا؟

كل مشروع له أولويات حتى تتمكن من الانطلاق منه، هذه الأسئلة واجاباتها ليس العمل النهائي، مثلا مصمم يحتاج معرفة مجموعة من المعلومات عن مجال الشركة أو صاحب العمل حتى يتمكن من البدء فيه وتكون النتيجية مرضية.

الأسئلة تساعد حتى العميل في الوصول إلى نقطة فهم ونتيجة يريد الوصول إليها ولا تساعد المنفذ فقط.

كيف تتعاملون مع الأسئلة التي تشغل عقولكم أثناء إنجاز المشروع؟ متى يكون سؤال صاحب المشروع ضروريًا ومتى يكون لا داعي له؟

أحافظ على تواصل دوري مع العميل وأبلغه بتقدم العمل. يمكن أن يكون ذلك من خلال تقارير أسبوعية أو اجتماعات عبر الإنترنت. هذا يسمح للعميل بتقديم التعليقات والتوجيه في وقت مبكر. ويمكنني التعديل على العمل قبل التسليم.

لا شيء أجمل من الكتابة و العرض و التصريح ، إذا كنت أنت بائعا من حقك و من حقي كمشتري أن أعرف طبيعة الأسئلة التي ترفض أنت كبائع عدم سؤالك عنها و أيضا الأمور المسموح لي بسؤالك عنها ، و هكذا لن أحرجك بكثرة أسئلتي و أيضا أنت لا تحرجني بصمتك و تململك و تباطؤك ، إذا كتبتها و نشرتها سأرى من بعيد و أقرر في صمت متجنبا احراجك ..

هناك حل آخر هو تخصيص استثناءات و مكان ما في المتجر الالكتروني للمشترين الذين يحبون الاستفسارات و الاستجوابات قبل شراء المنتجات .. لأن الاعتناء بتساؤلات المشترين يرفع من نقاط و مستوى المصداقية و من مسألة حسن الاستقبال ، حتى لو خسرت مشترين لكنك تربح نقاط هامة جدا في مسألة خدمة العملاء .

خير الأمور الوسط يا رغدة..

لو قمت بتنفيذ كل شىء كما ترين، قد يكون للعميل تصور أخر ويضيع جهدك سدى. أو تضطرين لادخال الكثير من التعديلات

أيضا طرح أسئلة لكل كبيرة وصغيرة أمر غير احترافي..

مثلا فيما يتعلق بالمشاريع التي لها علاقة بالكتابة والترجمة، أهتم بطرح مجموعة اسئلة فقط: المجال المطلوب فيه المقالات. عدد الكلمات. بالعامية أم بالفصحي؟ من هو الجمهور الذي تتوجه له بالكتابة؟

بعدها يكون علي التنفيذ حسب الاجابات. ثم ندخل مرحلة التعديلات التي قلما توجد طالما استوعبت جيدا الاجابة على الاسئلة

تحياتي

في البداية أقوم بتجهيز أسئلة البريف لأتمكن من معرفة التفاصيل الخاصة بالمشروع بشكل واضح ومره واحده حتى أضطر إلى سؤال العميل الكثير من الأسئلة على فترات مختلفة، إليك بعض الأسئلة المهمه في البريف من وجهة نظري عن البدا في مشروع كتبة محتوى لمنتج أو خدمة:

• ما هي أهدافك من هذا المشروع؟ وما هي الأهدف التسويقية التي تريد تحقيقها.
• ما هي الميزة التنفاسية التي لديك.
• ما هي احتياجاتك ومتطلباتك من المشروع؟ احتياجات العيمل التي سوف تقوم بتلبيتها.
• هل هناك خدمة توصيل؟ هل مجانية أم بتكلفة؟ (إذا كان منتج)
• من هي جمهورك المستهدف؟
• ما هي ميزانيتك للمشروع؟
• ما هو الجدول الزمني المتوقع للمشروع؟
• في رايك من هو المنافس المباشر لك؟

وبعد الحصول على الاجابات التي احتاج إليها ابدأ في التنفيذ بناء على خبرتي، لأن في رأي كثرة الأسئلة وتقديم أكثر من اختيار للعميل قد يسمح له بالتدخل في جميع تفاصيل شغلي وهو ما سيقلل من جود العمل في النهاية، كما أن العميل سيشعر بأنني غير احترافيه.

وعند التنفيذ عند الاحتياج إلى أخذ رأي شغل في فكرة أقوم بسؤال زميل لدية خبرة في المجال بدون أن اخرج تفاصيل العمل الخاصة بالعميل.

متى يكون سؤال صاحب المشروع ضروريًا ومتى يكون لا داعي له؟

يكون ضروريا في بداية الاتفاق على المشروع المحدد لفهم طبيعة المشروع بشكل كامل لتوضيح وجهة نظر العميل والطريقة المثلى لتتفيذ المشروع وأيضا في خلال العمل على المشروع بشكل بسيط دون الإلحاح أو جعل الأسئلة كثيرة وفي وجهة نظري الأسئلة دائما مهمة ما دمت تتسائل فلابد من الحصول على إجابة.

نعم طرح هذا النوع من الاسئلة غير مجدي وقد عانيت مع احد المستقلين بسببها فقلت له ذات مرة كيف تريد مني ان ارد عليك كل دقيقة وانا اوكلت لك العمل لكي افرغ نفسي لامور اخرى لكنك تسرق الوقت بدل ان توفره لي !

ثانيا اعطيتك كل التفاصيل المطلوبة، طريقة العمل لتحقيق النتائج التي حددتها هو موكول للمستقل نفسه، اضافة لو كان العميل لايملك خبرة في المجال فهذه مصيبة اخرى تضاف بسبب الاسئلة

مثلا كيف تسال العميل هل تفضل هذه الطريقة ام تلك؟ وما ادراه هو بالفائدة من الطريقتين اصلاً! اليس هو دور المستقل ان يقرر الانسب للمشروع ومستقبله؟

حتى في مجال عملي انا لا اسال صاحب الشأن بالتفاصيل، اريد منه فقط ان يوضح ما يريد واذا تدخل في عملي اقول له هذا ما ساقرره انا لا انت.

لا تسألي صاحب المشروع عن شئ، لا تكثري معه الكلام، فقط خذي منه المشروع والمعلومات التي أعطاكيها وابدأي نفذي من خلالها، فإن تبادرت إليك أسئلة فاكتبيها في ورقة إلى أن يمر يوم واحد، ستجديه هو نفسه آتيًا ليزعجك ويسألك عن مدى تقدمك في المشروع، حينها قولي له أنك تقدمين فيه بشكل جيد ثم انهالي عليه بالأسئلة في رسالة واحدة جمعتي فيها كل أسئلتك.

سيعطيكي مجموعة من الإجابات الناقصة، اعملي على أساسها وكرري نفس الدورة يوميًا حتى موعد التسليم، ثم أرسلي له المشروع قائلة:-

أي تعديلات؟

حينها سيطلب منك تعديل نقاط بسيطة وبهذا تكونين انتهيتي.

أنا كنت كده بردو وغيرت طريقتى الحمد لله، طريقة الأسئلة دى غلط خالص، متفتحيش على نفسك أبواب، أى حاجة مش محددة افرضيها حسب المتعارف عليه أو نظرتك وخبرتك، غير أنه أوقات العميل بيكون مش خبير بالمجال وكتر الأسئلة بيخليه يحتار و يتضايق.

بصراحة سأتكلم من واقع تجربتي الشخصية..

دوماً أقوم بطرح أسئلة تفصيلية عن المشروع في حال كان شرح العميل مبهماً بالنسبة لي، لأنني أفضّل أن يقول عني أني لست احترافية على أن يكون العمل النهائي مخالفاً لما يريده..

أذكر جيداً أن مدير إحدى الشركات طلب مني كتابة سكريبت لقناته التي سيفتتحها والخاصة بشركته هذه، وكيف أمطرته حينها بالأسئلة والاستفسارات، وفي النهاية قبل أن يطلب الخدمة قال لي بالحرف:

"حتى لو لم يكن العمل كما أردته، تستحقين أن أدفع لك ثمن وقتك على استفساراتك واهتمامك البليغ بالعمل الذي لاحظته منك".

طبعاً العمل بالنهاية حاز على إعجابه بشدة وكان أكثر جمالاً مما توقع والحمدلله.

وطلب مني تزويده بأية أفكار جديدة يمكن أن تخطر بذهني مجدداً.