كيف يمكنني تدوين ملاحظات اجتماع العمل عن بعد بطريقة فعالة؟

طريقة مذهلة ومبتكرة لتلخيص سريع للأمور.

بطبيعتي أنا سريعة في الكتابة جداً ومتأقلمة على استخدام الرموز الدالة على مفهوم معين وكذلك أعتمد أسلوب طرح السؤال بالاجتماع مثلاً إذا لم أفهم معنى مصطلح ما أدونه وأضعه في دائرة وعليه علامات استفهام، وعقلي مهيأ تماماً لمراجعة الورقة وفهم ما أريده وما لا أريده ولكني دونته للتأكيد.

وأيضاً أعتمد التسجيل سواء لمكاالمة او فيديو لأراجعها مرة اخرى.

دائما ما كنت أقسم الورقه لعدة أجزاء حسب ما يتطلب مني الأمر، فمثلا ممكن أن أقسم الورقة لأربعة أقسام اذا احتاج الأمر بنفس طريقتك الخاصة، ولكن ما أصبح مستحب لي هو أن أستخدم أكثر من قلم بألوان مختلفه وهو ما يجعل الأمر منظم ومريح بالنسبة لي، فمثلا أكتب المشكلة باللون الاحمر والحل باللون آخر والإقتراحات بلون آخر وهكذا، كان في البداية الوقت يؤثر علي ولكن بعد عدة تجارب اعتدت على الأمر وأصبحت استخدم الأقلام بسرعة وبذلك حصلت على التنظيم المريح بالنسبة لي وايضا على تدوين يسهل قرأته بعد ذلك

طريقة جيدة جدًا، ولكن ألا ترون أن المرء سيكون من الصعب عليه الاستماع والتدوين بتفاصيل كثيرة معًا؟ فدائمًا ما أخشى إن دونت كلامًا كثيرًا، أن يفوتني أثناء الكتابة كلامًا مهما يقال، فلذلك أرى أن كتابة رؤوس أقلام وكلام مُقتضب هو خير لاستماع أفضل.

تحربتي الخاصة تعتمد على أمرين، أولهما أن أدون كل ما أستطيع تدوينه وخاصة أني سريع في الكتابة، ثم أقوم بعد إنتهاء المحاضرة أو الإجتماع بتلخيص ما كتبته، بشرط أن يكون ذلك التلخيص بعد الإنتهاء مباشرة، لأنه كلما مر الوقت كلما كان التذكر أكثر صعوبة

هل لديكم اقتراحات أخرى لتدوين الملاحظات بالاجتماعات وتؤتي ثمارها؟

الحقيقة يا نورا فأنا عملية للغاية بخصوص ذلك واعتمد على الذاكرة والملاحظتا العامة المفهومة.

بمعنى انني احمل نوتتي الخاصة بالعمل وأقول بتدوين كلمات قصيرة لكن بمجرد قراءتها أعلم بالتحديد إلى ما تُشير.

ربما لأنني أتمتّع بذاكرة جيّدة نوعًا ما أربط بين الكلمات والمقصود، وأقوم بعد انتهاء المكالمة بتوضيح أكبر لمفهوم هذه العبارات.

لكنك لا أخفيكِ سرًا فقد تعرّضت لمواقف نسيت بها تفاصيل من العبارات! لذلك أجد في هذه الطريقة وسيلة قد تساعدني فعلًا على تفصيل بعض المفاهيم الرئيسية.

وإن كان هناك إمكانية لتسجيل المحادثة الصوتية بموافقة المسؤولين، أقوم بذلك وأختصر علي مجهود وتعب أكبر.

لكن لفتني في الورقة التي أرفقتها أنّكِ قمتِ بتقسميها إلى المشكلة والحل. هل الحل هو ما تتوصلي إليه أم هو جزء من الملاحظات الصوتية التي تُدويننها.

اعتقد أن طريقة كورنيل طريقة مهمة ، وتمنيت لو كان لدي علم بها أثناء دراستي الجامعة ، أذكر في ذلك الوقت كنت أكتب رؤوس أقلام وعند عودتي للبيت أقوم بتلخيص ما فهمته من المحاضرات .

بخصوص تدوين الملاحظات بالإجتماعات ، أصطحب نوتة خاصة بي ، وأكتب ما يقوله مسؤول العمل ، لأنني من الأشخاص لا يمكن أن تتذكر بسهولة .

فمن الجيد أن يكون هناك طريقة مميزة لتدوين الملاحظات ، كي لا تفوتنا أي ملاحظة ما ، فالتنظيم شيء جيد .

طريقة رائعة نورا سأجربها!

أنا أيضاً لدى طريقتى لكنها أقل تنظيماً من خاصتك.

فى الاجتماعات دائما ما أكتب خطوط عريضة بشكل عشوائى تتضمن كل ما تحدثنا به فى الإجتماع وبعد الاجتماع أقوم بكتابة ملخص للإجتماع بطريقة منظمة مما يساعد فى تنظيم أفكارى وملء الفجوات وأقوم بتسجيل المهام المطلوبة منى فى جانب وحدها ثم أرسل ملخص الاجتماع إلى البقية وليكن على جروب واتساب مثلاً وبالتالى اذا كان هناك شئ ناقص يخبرونى به!

أحب التدوين فى مفكرتى أثناء حدوث الاجتماع أو عمل تسجيل الاجتماع للرجوع إليه فيما بعد لو استعصى على أمر .

اول مرة أسمع عن طريقة كورنيل ،ولكن من الواضح أنها طريقة رائعة ساعمل على تجريبها .

بالنسبة للتدوين احب اتباع طرق خاصة بتقسيم صفحتى وكتابة المهم فقط ومن ثم الرجوع إليه وكتابته بخط واضح.