موظف جيد، لكنه بدا منزعجًا في الفترة الأخيرة وأصبح مثيرا للمتاعب، ولا أدري السبب. أرغب بعقد اجتماع فردي معه بطريقة مباشرة.
كيف يمكنني إدارة هذا الاجتماع بطريقة ناجحة؟
اجتماع فردي مع موظف غير راضٍ أو صعب المراس، كيف يمكنني إدارته؟
الاجتماع في هذه الحالة تحديدا يطلب منك أن تخلق أجواء ودية تشعره بالارتياح للتحدث معك ولا يكون كتحقيق، أيضا لابد أن يكون لديك أمثلة توضح أدائه وتغيراته بالفترة الأخيرة ليسهل عليك التحدث معه، ومهم جدا أن تشعره أن هدفك من الاجتماع التأكد من أنه بخير وأنك تريد أن تعرف لترى ما يمكنك تقديمه كدعم له، أعتقد هذا الجو سيجعل الاجتماع يسير باتجاه إيجابي وصولا للحلول
ليسهل عليك التحدث معه
الأمور المذكورة أشبه بشخص يتودد لشخص لينال رضاه، أنا برأيي الأمور يجب أن تجري بشكل أكثر صرامة من حيث الطريقة، يعني لا يجب أن يكون المدير مضطر لكل هذا حتى يتناقش معه، بكل بساطة الأمر يدور حول المهمات، السؤال هل قام بهذه المهمات، إن قام بها فكل شيء ممتاز وإن لم يقم يجب علينا عندها أن نبيّن له فجوات تقصيره مع شبه تنبيه بسيط ليصار إلى فصله في المرة القادمة مع تكرار هذا التقصير وبكل هذه البساطة لتبقى اللغة الحاكمة لغة المنطق.
ألا ترى أن هذه الطريقة - حتى لو كانت عادلة ولم نظلمه - ستجعله أقرب لتقديم استقالته، حتى لو ثبت له بالدليل الساطع أنه مخطئ؟
الأمور المذكورة أشبه بشخص يتودد لشخص
لكن هذه الطريقة يمكن أن تكون أكثر إيجابية ونتائجها أفضل؟
أولاً، يجب أن تكون ملاحظاتك دقيقة ومبنية على سلوكاته الأخيرة، دون الانجراف وراء الافتراضات. عند عقد الاجتماع، ابدأ بتوجيه الأسئلة بشكل هادئ ومباشر، مثل: "لاحظت أنك تبدو منزعجًا في الآونة الأخيرة. هل هناك ما يشغلك؟" هذا يتيح له فرصة للتعبير عن مشاعره دون الشعور بالضغط. حافظ على هدوئك وكن مستمعًا جيدًا، فغالبًا ما تكون الأسباب كامنة في ضغوط خارجية أو تحديات غير ظاهرة. استمع إلى جوابه، ولا تقاطع، ثم اعمل على تقديم حلول بناءة أو توجيه الدعم المناسب بناءً على ما سيقوله.
فغالبًا ما تكون الأسباب كامنة في ضغوط خارجية أو تحديات غير ظاهرة.
توقعت أن يكون السبب كذلك، أو ربما بعض أصدقائه في العمل يسببون له انزعاجًا.
أظن أن أهم طريقة لإدارة اجتماع فردي بطريقة ناجحة مع موظف بدأ يظهر عليه الانزعاج والمتاعب ، يبدأ من خلال تحضيرك الجيد أولاً بحيث تحدد أهداف الاجتماع بوضوح بجمع أي معلومات مسبقة قد تكون مفيدة (مثل تقارير الأداء، ملاحظات من زملاء العمل) ثم تقوم بعدها باختيار وقت مناسب يكون فيه الموظف متاحًا وغير مشغول جدًا وتختار مكانًا هادئًا وخاصًا يسمح بمناقشة صريحة وخاصة (لتضمن بذلك مناخ جيد للنقاش) وتقوم بعدها ببدأ الاجتماع بتحية وكلمات إيجابية تظهر اهتمامك به وبرفاهيته المهنية وعن عن رغبتك في فهم ما يجري ومساعدته في حل أي مشاكل [ثم دعه يتحدث .. وقم أنت بالاستماع الجيد بدون مقاطعة] مع استخدم تقنيات الاستماع الفعال مثل التأكيد والاستفسارات المفتوحة لتشجيعه على التوضيح... وفي الوقت المناسب تطرح الأسئلة المناسبة المرتبطة بالمشاكل التي يتسبب بها وعواقبها وجعله ((يستنتج الأجوبة)) ومن ثم تقوم بعدها بطرح الحلول التي تراها أنت مناسبة وتدعه هو أيضاً يشاركك في أختيار أو أقتراح بعد الحلول التي قد تكون أفضل مما تطرحه أنت بعد أن جعلته يدرك ما يسببه من مشاكل.
بالتأكيد لو نجحنا في إدارة الحوار بهذه الطريقة، سنصل به لمكان يرضيه نفسيا ويجعله مستعد لاستئناف العمل بكامل نشاطه وقوته.
سأقدم لك جوابا اعتمادا على تجربتي الخاصة في مجال الإدارة. أول شيء: اختر وقتًا ومكانًا يوفران الخصوصية والراحة للموظف، بعيدًا عن ضغوط العمل. ثم ابدأ الاجتماع بإظهار التقدير لجهوده، مثلاً: "أنت جزء مهم من فريقنا، وأنا أقدّر العمل الذي قدمته على مدار الفترة الماضية." استخدم نبرة هادئة وغير رسمية لتجنب أي توتر.
بعد ذلك، اسأله بشكل مباشر ولكن بلطف عما لاحظته، وامنحه الفرصة للحديث دون مقاطعة، وكن مستمعًا جيدًا، فالموظف قد يحتاج إلى الشعور بأنك متفهم وداعم. والأهم في هذا كله، أن تتجنب الافتراضات أو الحكم المسبق. ركز على فهم وجهة نظره بدلاً من تقديم حلول فورية. إذا كان يعاني من مشكلة شخصية أو مهنية، اسأله كيف يمكن مساعدته، مع التأكيد على سرية النقاش ودعمك له. وأخيرا: ضع خطة متابعة بناءً على الحديث. إذا كان هناك حاجة لتعديل في بيئة العمل أو توزيع المهام، اعمل معه على إيجاد حل مشترك. في نهاية الاجتماع، اشكره على صراحته، وطمئنه بأنك موجود لدعمه.
نصائح قيمة جدا، سنحرص على تنفيذها. أرى أننا سنصل لنتائج إيجابية جدًا في حال كان الموظف واضحًا وتكلم بأريحية عن مشاكله. لكن إن كان غامضًا ولم يتكلم بوضوح، هل نسمح له بفرصة أخرى أم نتخذ قرارًا بالاستغناء عنه؟
حاول أن تتخلى عن الرسمية تماماً، وابتعد عن أي صيغة حديث توجه بها اللوم أو التهديد أو الانذار له، وكذلك أي حديث يشعر به أنه هنا لكي تربيه على تغيره مؤخراً ( ذلك لو كان فعلاً جيد وتحرص على أن يبقى معكم)
واحرص على أن لا تتحدث بكثرة أجعله يقص ويروي أسبابه ودوافع تغيره وأظهر اهتمامك بها، وإياك أن تقدم أي وعود أو قرارات لو أنت غير واثق من قدرتك على تنفيذها له.
( ذلك لو كان فعلاً جيد وتحرص على أن يبقى معكم)
بالتأكيد يا صديقي نحتاجه بالفعل، أشكرك على هذه النصائح القيمة. سنقوم بتجريبها.
هذا الاجتماع يجب أن يتم تحديد النقاط التي سيتم التحدث فيها أولًا، وأهمها:
1- الاعتراف بالإنجازات التي قدمها الموظف للشركة على مدار فترة عمله وإسناد الفضل إليه؛ فهذا سيعطيه دفعة وثقة بنفسه وأنه مرغوب به في الشركة وشخص مؤثر.
2- سؤاله عمّا إذا كانت له طلبات من الشركة، أو إذا كان هناك شيء يزعجه في الشركة سواء من الإدارة أو من الأصدقاء أو العمل المُكلّف به.
3- تهيئة بيئة عمل مناسبة له إذا كانت البيئة الحالية غير مشجعة.
4- إعطاؤه إجازة ليصفّي ذهنه ويعود إلى طبيعته في العمل؛ فالإجازة تساعدة على المزيد من الإنتاجية.
اقتراحات موفقة يا صديقي، سنأخذها بعين الاعتبار. لكن لو ظهر هذا الموظف في الاجتماع غير واضح، ولم يعبر عن مشكلته أو حاول إخفاء السبب، هل يمكننا الاستغناء عنه مباشرة؟ أم إعطائه فرصة ثانية؟
في هذه الحالة نعطيه فرصة ثانية مع التحذير بأن الأمور إذا زادت عن الحد المعقول سيتم اتخاذ إجراء لن يعجبه، وأن التحذير هذه المرة فقط نظرًا لجهوده السابقة في الشركة.
أما في حالة تكرار الأخطاء بعد التحذير ففي هذه الحالة يتم اتخاذ إجراء قاسٍ ورادع له ولزملائه كي لا تخرج الأمور عن السيطرة.
التعليقات