ما الأساليب التي يجب أن استخدمها لجمع التغذية الراجعة من الموظفين؟

في رأيي، أفضل أسلوب لتقديم feedback للموظف عن شغله أو حتى معرفة رأيه عنك وعن أسلوب إدارتك، هو بالتواصل الشخصي وتقديم الدعم الحقيقي، التواصل إما عن طريق مكالمات أو اجتماع عن طريق zoom مثلًا، أو الاميلات الاحترافية، أو من خلال KPIS التي تساعد في فهم نقاط القوة والضعف والتعامل معها بشكل سليم، ولكن بما أنك في منصب إداري، تقديم الدعم لموظفيك ووضع العامل النفسي كأولوية -بشكل احترافي بالطبع- يجعلهم قادرين على التواصل بوضوح بخصوص مشكلات العمل دون تخوف من نقد سلبي أو حتى من أن ذلك قد يعكس عدم كفاءتهم.

من ضمن الأساليب هي تقديم الملاحظات بوضوح وبساطة شديدة لتضمن أن الموظف استوعب كل النقاط دون الحاجة إلي أي استفسار وتحديد المهام بمدة زمنية مناسبة للمهمة.

وثانيا اختيار الوقت المناسب لإعطاء الملاحظات لتفادي الأخطاء بشكل أسرع وهذا يتطلب منك متابعة المهام التي يعمل عليها الموظف بشكل دوري ولا تنتظر حتى ينتهي من المهمة المطلوبة لتقديم الملاحظات.

وثالثا تجنب الأحكام على الشخص وخلفتيه وشخصه ولكن يكون النقد للتصرف والفعل بشكل واضح لتكون المتابعة والإفادة للجميع في المستقبل وتجنب التصرف المعين وليس فاعله.

أظن أن الأمر يعلق بمدى تفرغ الإدارة لتنفيذ هذا الأمر ، فإذا كان الوقت الخاص بالإدارة يسمح وتوجد لديها فائض من التكلفة فمن الممكن عقد إستطلاع رأي مكتوب يجمع تلك المقترحات وإن كان قد يعيبه هنا فكرة التواصل الفعال من الإدارة بالموظفين ، ويمكن أيضاً عقد أجتماعات فردية بين الإدارة والعاملين على حد ولكن رغم فعالية النتائج لذلك ولكنها بالطبع ستسغرق وقت هائل ، ويمكن أيضاً في حالة عدم سماح الوقت الخاص بالإدارة لجمع التغذية الراجعة من الموظفين بتلك الطرق يمكن اللجوأ لأجتماعات جماعية يتم عمل أستطلاعات رأي شفهية ، قد لا تكون أكثر دقة في جمع الملعومات ولكنها بالتأكيد أسرع من حيث الوقت و أوفر.

إذا أ ردت أنك تبني بيئة عمل جيده

أبدء في تحسين رواتب الموظفين هذا أهم جزء حتى تقدر تعطي ملاحظاتهم على عملهم وغيره من الأمور الاخرى غير .

براتب ضعيف أنسى أن الموظف يتجاوب معك أو يهتم ملاحظاتك وسوف يترك العمل عند توفر أي عرض حتى لو الفارق بسيط أغلب الموظف الأداء وتعاون وتقبله للملاحظات و تطوير مهاراته مرتبط بالراتب .

بيئة عمل جيده = رواتب جيده

غير المعادله هذه مراح تستفيد لو أنت أحسن مدير بالعالم وتملك خبرات مالها حصر .

من الفعال أن تكون التغذية الراجعة محادثة ثنائية ما بين المدير والموظف، فلا يكون الموظف فيها مجرد مفعول به يتلقى النقد فقط، ومن المهم أن تشتمل الملاحظات على جوانب إيجابية لتحفيز الموظف على تعزيزها والثناء عليه، ومن ثم التطرق للجوانب السلبية، ويكون النقد فيها بناءً موضوعيًا لا يركز على شخص الموظف، مع إعطاء الموظف مساحة للرد والنقاش.

@MohamedKhattab

هناك العديد من التقنيات التي تهدف إلى تحسين التواصل بين الموظفين والإدارة يمكن أن نذكر منها سجل الإقتراحات ،أوراق الملاحظات و أوراق التعليقات.

سجل الإقتراحات

هو سجل تدون عليه الإقتراحات بحرية تامة(ورقي أو رقمي) يتم النظر إليه دوريا، وتصفية الإقتراحات و الإحتفاظ بالموضوعية منها فقط، في محاولة لمعالجة الإنحرافات و تحسين الأداء، أغلب الوقت تدون عليه الملاحظات كشخص مجهول للأمانة

أوراق الملاحظات

يمكم الإعتماد عليها كإشارة إيجابية للقيام بإجراء فوري تحمل في طياتها بيانات مهمة التاريخ، الوقت، المكان بالإضافة لشرح مختصر للملاحظة، قد تزود الملاحظة بمرفقات لإثبات مصداقيتها بالإضافة للإجراء الذي قام به الملاحظ وما الإقتراحات الممكنة لتصحيح الوضع القائم بالإضافة للجهة المعنية بالتصحيح أو التحسين، يمكن إستعمال الطريقة الورقية أو الرقمية حسب الإمكانية،يمكن للملاحظ أيضا أن يدون الملاحظة باسمه ومنصبه علانية أوبصفة مجهوله، كما يمكن العمل على تحفيز الموظفين عبر تقديم جوائز لحظية أو شهرية للملاحظات التي تقدم قيمة.

أوراق التعليقات

يتم الإعتماد عليها غالبا في المساعدة على تحسين الإجراءات المتبعة عن طريق الإضافة، الحذف أو التغيير ، وتكون متخصصة اكثر من أوراق الملاحظات لأن المعلومات المواجدة بها يقدمها شخص مختص في مجال عمله وقد يشترك فيها أكثر من قسم ولا يمكن تقديمها كشخص مجهول، بالإضافة إلى أنه يمكن الإعتماد على البيانات من أوراق الملاحظات وسجل الإقتراحات في أنشاء ورقة التعليقات. والموافقة على التغيير من ورقة التعليقات قد يكون له تغير جذري في الإجراءات المتبعة في المؤسسة

بالنسبة لاستخدام هذه الطرق يجب أن يكون هناك إجراء واضح و صريح يعتمد على الشفافية و النزاهة وسياسة ضد التميز و الإنتقام.