مشروع التوسع فكرة رائعة، سيفتح لنا آفاقا واسعة ما يسمح بنمو مؤسستنا، لقد اخترنا نخبة من أفضل موظفينا للعمل على هذا المشروع ، فقط من هم جديرون بالثقة، فقد أصبحت لدينا أزمة ثقة منذ كشف أحد الاعضاء في فريق جمال عن معلومات سرية للعلن في مشروع سابق، ما تسبب في فشله، وجعل الإدارة الجهوية تدقق مع كل إقتراح يقدم لها.
خلال وضع البرنامج الزمني لم ألقى أي معارضة من أي قسم، باشرنا العمل لكن ما يكون على الورق ليس دائما ما يحصل على أرض الواقع. لقد واجهنا ضغط كبيرا ، تأخرت معظم الأقسام عن البرنامج الزمني، ما زاد العبء والذي تطلب زيادة في ساعات العمل، كان هذا حلا مؤقتا لمواكبة البرنامج الزمني، لأن أي تاخر قد يكلف الكثير وعلى أسوا تقدير فشل المشروع وهذا ما لا نستطيع تحمله مجددا. عند مرحلة الذروة، بدأ بعض الموظفين بتقديم استقالتهم نتيجة الضغط، وكونهم عناصر فعالة لنجاح المشروع اضطرني إلى محاولة إقناعهم بمختلف الطرق للتراجع عن قرارهم. بعدها جاءت الصدمة، إنهار أحد المبرمجين من شدة الإرهاق، فور علمي بذلك توجهت لمكتبه مباشرة لأجد نظرات من خيبة الأمل نحوي، قام زملاؤء بالمطلوب فقد طلبوا الاسعاف، وكنت اسمع كلمات خافتة تقول: لقد اخبرهم بذلك لكنهم لم يعطوا ملاحظاته أي إعتبار.
أردت الحديث مع مصطفى عن حالة زميله لكن لا حياة فيمن تنادي. كنت في معضلة، يجب التعامل مع الموقف بسرعة وحذر، غيابي عن المؤسسة قد يخلق نوع من الفوضى وعدم ذهابي إلى المستشفى، سيؤثر على صمعتي بل وعلى صورة الشركة بين الموظفين، جمعت المعلومات بسرعة وعلمت بمرافقة فؤاد لعمر إلى المستشفى، طلبت منه أن يعلمني بحالة عمر الصحية أولا بأول. وموقف كهذ ا داخل المؤسسة كان يجب احتواء كي لا تكون له تبعات أخرى، فاعلمت الموظفين بأن الوضع تحت السيطرة، وأن حالة عمر الصحية يتم متابعتها عن كثب. فإشاعة صغيرة قادرة على نشر البلبلة، ففي احدى المرات وجدت نفسي في أحد الأيام أجري تحقيقا مع أحد الموظفين المميزين وهو مصطفى بداع الشفافية، ولولا ظهور الحل بفضل الله في الوقت المناسب، لريما تطور الأمر للأسوء.
رجعت إلى المكتب وحدثت نفسي، هل المشكلة هي حجم العمل أو شيء آخر غفلنا عنه، تذكرت تلك الجملة التي سمعتها "لم يعطو ملاحظاته أي اعتبار"، هل يحتمل أن يكون نقص التواصل بين الموظفين والإداة، فنحن نقوم بسؤال رؤساء الاقسام فقط، كما أنه لا يوجد اجراء لتقديم الملاحظات بين الموظفين ورؤساء الاقسام حيث يتم ذلك شفهيا فقط. لقد اعتمدنا على الاستبيانات قبلا، لكن الاستبيان لا يقدم ملاحظات لحظية.
لن ارفع المشكلة للإدارة الجهوية دون طرح حل لذا قررت أن أبرمج اجتماعا مع رؤساء الاقسام وسنناقش فيه النقاط التالية:
- كيفية تقديم ملاحظات متسقة وبناءة
- زرع ثقافة التحسين المستمر
- تدريب الموظفين على كيفية تقديم الملاحظات وتلقيها
- العمل عل جعل الملاحظات تقدم بصفة متبادلة بين الموظفين والإدارة
- تشجيع الموظفين على أن يكونوا صادقين.
- وضع إرشادات معقولة وواضحة للتعليقات والتزم بها
- تضمين الملاحظات في عملية إتخاذ القرار
- استخدام مجموعة متنوعة من قنوات التغذية الراجعة
- الاعتماد على النقد البناء في وضع الملاحظات
- إظهار تاثير الملاحظات في عملية صنع االقرار
ربما استفيد من خبرة مصطفى، فهو في المقام الأول من أقنع المدير الجهوي بفكرة التوسع، وسيكون له تاثير كبير في قبوله لمخرجات هذا الإجتماع، لكن حاليا ساذهب لزيارة عمر.
بعد زيارتي له ساعمل على تحسين البرنامج الزمني، لاصلاح ما يمكن اصلاحه.
فما هي الطرق الناجحة لوضع مخطط زمني يخدم الاهداف بدون التاثير على جودة العمل؟
السؤال الاكثر جدية:
ما هي الطرق الفعالة لإدارة الازمات؟
التعليقات