كيف تقوم بالتحضير لإجتماعات العمل عن بُعد؟

هل سبق لك القيام بإجتماعات عمل عن بُعد؟

نعم .

وما هي أساليبك في التحضير للإجتماعات عن بُعد حتى تُحقق أكبر إستفادة مُمكنة منها؟

بخصوص مقابلات الإجتماعات تكون في الغرفة التي تحتوي على المكتب الخاص بي ، الغرفة جيدة بعيدة عن ضوضاء العائلة أو أي مصدر إزعاج .

بخصوص تحديد الوقت قبل إنعقاد الإجتماع ، يكون تقريبًا قبل ربع ساعة ، حيث أهيئ نفسي وإستعد جيدًا .

كوني في غرفة المكتب ، يعني أن هناك مسودات وأقلام ، لِذا تجدني أكتب النقاط الرئيسية أو رؤوس أقلام .

خلاصة الأمر أن تجربتي جيدة في الإجتماعات عن بعد ، أي نعم قد عانيت في بداية إنعقاد الإجتماعات من التوتر والقلق ولكن بعد عقد كذا إجتماع ومع مرور وقت معين يزول القلق والتوتر إزاء الإجتماع أو النقاشات التي تحدث فيه. .

الحقيقة يا حفصة أن المشكلة ليست فينا، فقد مررت بتلك المشكلة وتعاملت معها كما تقولين

لكن في النهاية يأتي شخص واحد ليفسد الأامر برمته

ففي المنزل ليست لديهم ثقافة أن هناك شخص في غرفته يفعل شئ مهم وهو في إجتماع الآن، فالأمر هزلي بالنسبة لهم، لا يدركون أنني في اجتماع وأنني في أعلى درجات تركيزي الآن، وأن هناك أشخاص آخرين أتناقش معهم

فبكل بساطة يدخل أحدهم الغرفة ليفعل شئ ما، أو يدخل أحدهم الغرفة ويريد مني أن أفعل شيئا له

وهكذا تضيع على الكثير من الأشياء المهمة

لا اعلم كيف اتعامل مع تلك المشكلة !!

نعم لدي تجربة طويلة، في الحقيقة هي فعلياً أفضل من الاجتماعات الواقعية لو نظرنا إلى ناحية التركيز مثلاً، حيث عندما يأتي الدور لكل شخص يستمع له الجميع بشكل مباشر وعن طريق السماعة التي تجعلك اكثر تركيزاً مع ما يقوله، ولكن في الاجتماعات الواقعية يكون هناك الكثير من المقاطعة و التشويش واحيانا فتح مواضيع جانبية كثيرة بعيدة عن الاجتماع،

المشكلة تكمن فقط في التعامل والتعود عللى هذا النمط، الكثير من الأشخاص يمارسون بعض الأشياء والتي تعيق من الخروج بثمار جيدة كما ذكرتِ: عدم التحضير للاجتماع وعدم تدوين النقاط الهامة أو مثلا متابعة الاجتماع من السرير كطريقة لتسجيل حضور فقط ودون التركيز ودون التفاعل،

لذلك في رأيي إذا أحسنا التعامل مع الموضوع وأخذناه بجدية وكما أنه اجتماع وجاهي ستكون النتائج مذهلة!

بالنسبة لتجربتي أحياناً كنت الشخص التقليدي المخطئ والذي يستيقظ بعد أول 10 دقائق من الاجتماع أو أتأخر في الانضمام ربما لعدة أسباب لا أشعر مثلاً أني في مزاج جيد لأاحضر اجتماع أو ماشابه،

وأحياناً أخرى كنت أستيقظ قبل الموعد وأعد قهوتي ود فتر ملاحظاتي وأتجهز نفسياً وذهنياً للاجتماع وبالطبع هنا الثمار تكون وفيرة ولا أشعر حتى بوقت الاجتماع..

لكل ظرف احتياجاته، وكورونا وجهتنا لإستخدام وأنتاج تطبيقات لم نظن يوماً ان حياتنا ستدور حولها، ففي نطاق عملي إستخدمت الزوم وسكايب ومرفق لهما تطبيق نوشن لتحديد المهام والسير عليها ومتابعتها من قبل الإدارة العليا.

أنا من ناحيتي واجهت مشكلة بالاتصال بالانترنت، قد يفصل، ولكن مرونة العمل بيننا أتاحت لنا طرح المشكلة وحلها بتسجيل اللقاء والتعقيب مني بعده بتقرير ما علي فعله والمباشرة بتنفيذه.

قد يختلف الأمر بالطبع ولكن الحريص على عمله لا يسمح بمثل هذه الاختلافات أن يؤثر على إنتاجيته.

الذاهب إلى عمله غير المستيقظ على عمله في زمن الجائحة، اصبحنا نستيقظ واللابتب في أحضاننا نطمئن ان شيء لم يفتنا، أما الذاهب إلى عمله يكون نشيطاً ومتأهباً لأي طارىء عمل.

وكذلك الأماكن تؤثر في نفسية الموظف، مثلما ذكرت الضوء، الشرح، التواجد الإنساني والنقاشات تُثير النشاط فينا.

أنا في جميع لقاءاتي أحرص على مذكرة العمل جانبي وحضوري الذهني الكامل.

هل سبق وأن واجهتك مشكلة في لقاءاتك عبر الشبكة العنكبوتية؟

اجتماع العمل عن بُعد يكون له تقييمه كما لو كان وُجاهي، أعتقد أن الإدارة يجب أن يكون لها احترامها وهيبتها، حيث أنه يجب التجهيز لذلك من خلال الاجتماع عن بُعد حيث يجب التأكد من اتصال الإنترنت بحيث لا يمكنه الإنقطاع عن الجهاز الخاص بنا، وأيضاً يجب التركيز على أن تكون الملابس رسمية والانتباه لذلك، بحيث لا يمكن أن تكون مواقف مُحرجة.

على منصة الفيسبوك انتشرت مقاطع فيديو كثيرة جداً، خلال جائحة كورونا وكان الموظفين غير مُجهزّين بالشكل الكامل لعقد الاجتماع، وكان الفيديو أو الموقف مُضحك ومُحرج نوعاً ما.

لذلك يجب التركيز على ارتداء الملابس الرسمية، وأيضاً التأكد من اتصال الانترنت بشكل مستمر.

بالنسبة لي، حين قمتُ باجتماع للعمل عن بُعد، كانت أهم النقاط لي هو أنني جلست في مكان بحيث لا يمكن أن يصدر إزعاج، أو تدخل خارجي من العائلة، وأيضاً قمت بوضع الكاميرا في مكان لا يُمكن أن يظهر أي شيء بشكل غير لائق، وقمت بوضع سماعة صغيرة بحيث يكون الصوت واضح لي ولطاقم العمل كله.

قمتُ بتجهيز أوراق العمل المهمة، وأيضاً مدونة صغيرة لأدون عليها أهم ما جاء في هذا الاجتماع.

شخصيا تعتبر الإجتماعات عن بعد جزء أساسي من يومي، فقد أحضر في اليوم أكثر من إجتماع، فبداية من الإجتماع مع أساتذتي في الجامعة للمحاضرات مرورا بالإجتماعات التي تختص بعملي كمستقل، أو أن تتم دعوتي لإلقاء محاضرة عن شيء ما.

كل هذا جعلني أقوم بتجهيز غرفة خاصة لهذه الإجتماعات بعيدا عن الأمكان العائلية، غرفة مجهزة بها دفاتر للكتابة والتدوين ومواعيد الإجتماعات وغيرها، بالطبع قد لا يكون هذا خيارا متاحا لدى الجميع ولكنه أحد أفضل الخيارات.

أما بالنسبة للتحضير فأقوم بالتجهيز للإجتماع قبل الإجتماع بساعة على الأقل، يشمل هذا التحضير تجهيز الأوراق والأسئلة والحضور الذهني.

الحقيقة ان جائحة كورونا غيّرت العديد من مفاهيم العمل وأساليبه، ولعل أحد اهمها وأبرزها هو التأثير على الاجتماعات ومقابلات العمل بمفهموم أكثر عامية.

وحيث أن الجائحة جاءت بشكلٍ مفاجئ، فلم نكن مستعدين لنقل العمل من مكانه في الخارج إلى المنزل، ولم نتأقلم سريعًا عن الظروف الجديدة والمفاجئة.

ربما الآن الحال بات أصلح مع شيوع تطبيقات الاجتماعات مثل زوم وما يُشبهه. لكن في السابق كان الأمر أكثر تعقيدًا.

بنظري المنزل لم يصلح يومًا ليكون بيئة عمل خاصةً إن كان به عدد من الأطفال وعائلة كاملة.

وقد واجهتُ هذه المشكلة شخصيًا فحتى الآن لم أتمكّن من توفير بيئة العمل المثالية برغم اعتيادي على الوضع تقريبًا.

أما بخصوص موضوع المساهمة الرئيسي، فقد كنت جزءًا من اجتماعات عمل عن بعد خلال فترة الجائحة، ولا تُقارن الحقيقة بالاجتماعات التقليدية.

مهما كنت جاهزة، لا بد من عامل تشتيت وأبرزه وجود أطفال في المنزل!

تارةً تركيزي مع الاجتماع وتارةً أخرى مع الأطفال ورمقهم بنظرة تهديد ليلتزموا الصمت ههه! بدون فائدة للاٍسف!

ما هي أساليبك في التحضير للإجتماعات عن بُعد حتى تُحقق أكبر إستفادة مُمكنة منها؟

عادةً ما أقوم بتحضير مسودة صغيرة أدوّن عليها أبرز النقاط التي أرغب بالتركيز عليها ومناقشتها. فالنوتة لا تفارقني خلال وقت الاجتماع وقبله وأدوّن فيها كل ما يجول بخاطري وأرغب بالاستفسار عنه.

نقطة أخرى هي محاولتي قدر الإمكان الانعزال في مكان بعيد نسبيًا عن الضجيج "وهو أمر صعب للأسف!"

بخصوص الملابس أرتدي ملابس رسمية وأحضّر المكتب جيدًا لحيث يعكس التزامي في الاجتماع وجدّيتي في ذلك.

تلك أبرز الاستراتيجيات التي أتبعها، وأعتقد أنها تُشابه سياسة أي أم عاملة من المنزل :)

الجائحة غيرت العديد من المفاهيم فى كل المجالات وليس ذلك فقط ،بل أيضا ساعدت فى تغير العادات .

لم أحضر أجتماع عن بعد من قبل ولكن سبق لى و أخذت كورسات كثير عن بعد ،فى البداية كان الموضوع جديداً علينا وخاصة أن ثقافة الاونلاين لم تكن موجودة فى مصر ،بل دخلتها بعد الجائحة ،وبالاضافة الى إن التعامل مع البرامج الاجتماعات كبرنامج زووم وجوجل ميت كان صعبا ومشتتًا فى البداية ، ولكن الحمد لله تأقلمت مع الوضع فيما بعد ،وغالبية النصائح التى ذكرتها قمت بتجربتها من قبل بحكم التعلم ، وأحب أن أضيف عليها :

لابد من تحضير مشروب بجوارك وقت الاجتماع يساعدك على التركيز .

أخذ فترة من الراحة فى منتصف الاجتماع .

يفضل تغيير المكان بعد نصف ساعة والجلوس فى مكان أخر فهذا يساعد على إعادة التركيز .

ما رايك فى هذه النصائح ؟

سعدت بهذه الاجتماعات .. هناك شخصيات بارزة تعطي محاضرات ودروس في أماكن بعيدة عن منزلي أو في بلدان أخرى وبسبب جائحة الكورونا أقاموا الدروس على النت ما كان ميزة رائعة بالنسبة لي وبسبب جائحة الكورونا صارت هناك العديد من الدورات بأسعار مخفضة ويمكن حضورها من المنزل والله نعمة الحمدلله.. طبعاً مشكلة الضوضاء لابد منها .. صعبة قليلاً

نعم، قمت بذلك عدة مرات خلال جائحة كورونا والأمر مفيد من ناحية الحفاظ على الوقت وعدم الإضطرار لركوب المواصلات وغيرها.

لكن أحياناً يكون مضيعة للوقت أيضاً وذلك لعدة أسباب منها كما قلتى عدم استعداد البعض للقيام بتلك الاجتماعات ومنها أسباب تخص الإنترنت فربما يواجه فرد واحد مشكلة فى الإنترنت تتسبب فى تكرار أمر ما عدة مرات وضياع الكثير من الوقت لاسيما لو كان ذلك الشخص هو قائد الإجتماع!

وفى ظل جائحة كورونا كان الضغط على التطبيقات المختلفة والإنترنت يقلل من جودة الإجتماع أحياناً.

لكن أرى الأمر برمته جيد لتحقيق أعلى إنتاجية فى حالة استقرار الإنترنت والأفراد.

أجهز أجندتى وقلمى ومكاناً هادئاً وأحياناً إذا كنت أنا المتحدث أجهز النقاط التى سأتحدث فيها، أجهز رابط الإجتماع، وأقوم بتذكير البقية بموعد الإجتماع.

بعض الاجتماعات تفي بالغرض اذا تمت عن بعد لكن للاسف احيانا تكون الاجتماعات بقاعه واحد افضل فلا تفقد تركيزك تجاهها و ايضا توصل فكرتك بشكل وافي

و اساليبي للتحضير تكون بالتجهيزات قبل ربع ساعه من موعد الاجتماع و تجهيز كل ما يلزم حولي حتى لا اجبر للقيام بنصف الاجتماع واحضار ما يلزم