كيف تقوم بالتحضير لإجتماعات العمل عن بُعد؟
- Hafssa_salem
- 2021-01-25T15:55:52+00:00
لم تكن فكرة الإجتماعات عن بُعد شائعة قبل جائحة كورونا، رغم أنها موجودة منذ سنوات وهي الآلية التي يتم بها مُتابعة العمل عن بُعد سواء للمستقلين أو الموظفين عن بُعد.
ونظرًا لما نتج عن جائحة كورونا واضطرار الكثير من الشركات لإعتماد نظام عمل موظفيها عن بُعد، أصبحت الإجتماعات عن بُعد جزء أساسي من حياة الكثيرين، ولكن هل تكون درجة الإستفادة من الإجتماعات عن بُعد هي نفسها التي تُحققها الإجتماعات المُباشرة؟
هناك عدة مشكلات واجهت الموظفين أثناء الإجتماعات عن بُعد أبرزها كان التشتت وعدم التركيز الكلي في الإجتماع، ووصل الأمر إلى مرور البعض بالنوم أثناء الإجتماع، وبالتالي لا يكون التحصيل والإستفادة كاملة؛ لذلك لا تزال الإجتماعات عن بُعد غير مُفضلة للبعض، ويرون من ناحيتهم أنها ليست فعالة في إدارة العمل.
من ناحية أخرى إنتشرت العديد من النصائح التي أثبتت فعاليتها في مساعدة الموظفين عن بُعد والمستقلين على تحقيق أقصى فائدة من الإجتماعات عن بُعد، وكانت أبرز تلك النصائح:
الإستيقاظ قبل الإجتماع بفترة كافية
المشكلة التي يقع فيها معظم الموظفين هي الإستيقاظ مباشرة على الحاسوب والإنضمام للإجتماع، بدون تحضير له أو تحضير ذهنهم لها، وبالتالي يمضون اجتماعهم في تشتت وعدم تركيز وبعضهم يواصل نومه اثناء الإجتماع؛ على عكس الموظفين الذين يستيقظون قبل الإجتماع بفترة كافية فيكون ذهنهم حاضرًا وتركيزهم أعلى.
التحضير لتدوين أهم النقاط
الجلوس في المنزل يجعلنا نتغاضى عن بعض النقاط التي نظن أنها ليست أساسية، أبرزها كانت دفتر الإجتماعات والذي يتم فيه تدوين النقاط الأساسية التي يدور حولها الإجتماع، فتدوين أهم النقاط يجعلنا نتذكر نتائج الإجتماع ويُساعدنا على أداء مهامنا على أكمل وجه؛ ويكون التدوين على دفتر مخصص للإجتماعات وليس هاتف محمول أو مدونة حاسوب، نظرًا لكونها أمور قد يُسبب تصفحها تشتت أثناء الإجتماع.
تحديد مكان مناسب للإجتماع
اختيار المكان الذي نجلس فيه أثناء إجتماعاتنا يكون له تأثير كبير على تركيزنا، فلابد أن يكون مكان يصلح للعمل به مكتب واضائتة جيدة، ويُفضل أن يكون بعيدًا عن مكان النوم؛ كما يجب أن يكون مكان هادئ بعيد عن ضوضاء المنزل والعائلة قدر المستطاع؛ فقد تؤثر الضوضاء على الإجتماع كليًا وتُزعج زملاء العمل أو المدير المباشر.
تحديد النقاط الأساسية
عادة ما يتم تخصيص وقت لمن يرغب في التحدث أثناء الإجتماع، لذلك لابد من أن تُحدد النقاط الأساسية التي ترغب في الحديث عنها، حتى يكون حديثك مُرتب وواضح للجميع، مع مراعاة أن تكون نقاط متعلقة بمحور الإجتماع.
هل سبق لك القيام بإجتماعات عمل عن بُعد؟ وما هي أساليبك في التحضير للإجتماعات عن بُعد حتى تُحقق أكبر إستفادة مُمكنة منها؟
هل سبق لك القيام بإجتماعات عمل عن بُعد؟
نعم .
وما هي أساليبك في التحضير للإجتماعات عن بُعد حتى تُحقق أكبر إستفادة مُمكنة منها؟
بخصوص مقابلات الإجتماعات تكون في الغرفة التي تحتوي على المكتب الخاص بي ، الغرفة جيدة بعيدة عن ضوضاء العائلة أو أي مصدر إزعاج .
بخصوص تحديد الوقت قبل إنعقاد الإجتماع ، يكون تقريبًا قبل ربع ساعة ، حيث أهيئ نفسي وإستعد جيدًا .
كوني في غرفة المكتب ، يعني أن هناك مسودات وأقلام ، لِذا تجدني أكتب النقاط الرئيسية أو رؤوس أقلام .
خلاصة الأمر أن تجربتي جيدة في الإجتماعات عن بعد ، أي نعم قد عانيت في بداية إنعقاد الإجتماعات من التوتر والقلق ولكن بعد عقد كذا إجتماع ومع مرور وقت معين يزول القلق والتوتر إزاء الإجتماع أو النقاشات التي تحدث فيه. .
التجربة وتكرار الأمر يُكسبنا الخبرة بالتأكيد ويجعلنا نكسر حواجز الخوف والتوتر التي قد تعوقنا أحيانًا عن التركيز أو الحديث بأفضل ما يُمكننا قوله في الإجتماع.
نظرًا لخبرتك في انعقاد الإجتماعات عن بُعد، ما هي اسوأ المواقف التي واجهتيها في بداية الأمر؟ وهل كان لها تأثير على نتيجة الإجتماع؟
ما هي اسوأ المواقف التي واجهتيها في بداية الأمر؟ وهل كان لها تأثير على نتيجة الإجتماع؟
قبل عدة سنوات كان هناك إجتماع لي مع مهندس مشروع -من المعروف أن الكهرباء لها جدول ثابت بمعنى أن هناك ساعات تنقطع بها وساعات أخرى لا تنقطع ، كما أنني كنت في بداية عملي الحر ، لم أكن في ذلك الوقت أملك بعض الأجهزة التي تساعدني في توفير البطارية وما شابه أثناء إنقطاع الكهرباء- للأسف في ذلك الوقت أي أثناء الإجتماع ، تم إنقطاع الكهرباء ولم يكن ميعادها حسب الجدول ، أذكر أنني وضعت في موقف لا أحسد عليه ، لكن من حسن الحظ أن المهندس تفهم الأمر والظروف وأصبحت الأمور على ما يرام .
الحقيقة يا حفصة أن المشكلة ليست فينا، فقد مررت بتلك المشكلة وتعاملت معها كما تقولين
لكن في النهاية يأتي شخص واحد ليفسد الأامر برمته
ففي المنزل ليست لديهم ثقافة أن هناك شخص في غرفته يفعل شئ مهم وهو في إجتماع الآن، فالأمر هزلي بالنسبة لهم، لا يدركون أنني في اجتماع وأنني في أعلى درجات تركيزي الآن، وأن هناك أشخاص آخرين أتناقش معهم
فبكل بساطة يدخل أحدهم الغرفة ليفعل شئ ما، أو يدخل أحدهم الغرفة ويريد مني أن أفعل شيئا له
وهكذا تضيع على الكثير من الأشياء المهمة
لا اعلم كيف اتعامل مع تلك المشكلة !!
مع الأسف، لا تزال ثقافة احترام العمل عن بُعد وإدراك أنه عمل كالدوام وبه مسئولية وإلتزامات غير موجودة في البيوت العربية!
قلةٌ قليلة جدًا هم من يُقدرون أبنائهم، بل هناك أباء وأمهات لم يقتنعوا من الأساس بفكرة العمل عن بُعد او اجتماع عن بُعد ويسخرون منها!
على كلٍ، يُمكنك كتم الصوت أثناء فترة الإجتماع طالما لم يأتي عليك الدور للتحدث وذلك حتى لا يحدث أي صوت أو موقف خارجي يضعك في احراج، ولكن احرص أن يكون تركيزك كليًا في الإجتماع وتجنّب المشتتات التي تكون حولك واجعل تركيزك فقط في سماع كل كلمة والاستفادة من كل ملاحظة يتم قولها في اجتماعك.
ويُمكنك غلق باب الغرفة بالقفل حتى ينتهي اجتماعك، او على الأقل أثناء دورك في الحديث.
نعم لدي تجربة طويلة، في الحقيقة هي فعلياً أفضل من الاجتماعات الواقعية لو نظرنا إلى ناحية التركيز مثلاً، حيث عندما يأتي الدور لكل شخص يستمع له الجميع بشكل مباشر وعن طريق السماعة التي تجعلك اكثر تركيزاً مع ما يقوله، ولكن في الاجتماعات الواقعية يكون هناك الكثير من المقاطعة و التشويش واحيانا فتح مواضيع جانبية كثيرة بعيدة عن الاجتماع،
المشكلة تكمن فقط في التعامل والتعود عللى هذا النمط، الكثير من الأشخاص يمارسون بعض الأشياء والتي تعيق من الخروج بثمار جيدة كما ذكرتِ: عدم التحضير للاجتماع وعدم تدوين النقاط الهامة أو مثلا متابعة الاجتماع من السرير كطريقة لتسجيل حضور فقط ودون التركيز ودون التفاعل،
لذلك في رأيي إذا أحسنا التعامل مع الموضوع وأخذناه بجدية وكما أنه اجتماع وجاهي ستكون النتائج مذهلة!
بالنسبة لتجربتي أحياناً كنت الشخص التقليدي المخطئ والذي يستيقظ بعد أول 10 دقائق من الاجتماع أو أتأخر في الانضمام ربما لعدة أسباب لا أشعر مثلاً أني في مزاج جيد لأاحضر اجتماع أو ماشابه،
وأحياناً أخرى كنت أستيقظ قبل الموعد وأعد قهوتي ود فتر ملاحظاتي وأتجهز نفسياً وذهنياً للاجتماع وبالطبع هنا الثمار تكون وفيرة ولا أشعر حتى بوقت الاجتماع..
انكِ الشخص الأول الذي أسمعه يُفضل الإجتماعات المنزلية عن اجتماعات العمل في الشركات ومقرات العمل :D
ولكن في الاجتماعات الواقعية يكون هناك الكثير من المقاطعة و التشويش واحيانا فتح مواضيع جانبية كثيرة بعيدة عن الاجتماع،
هل هذا يحدث في اجتماعات العمل حقًا؟
المشكلة تكمن فقط في التعامل والتعود عللى هذا النمط، الكثير من الأشخاص يمارسون بعض الأشياء والتي تعيق من الخروج بثمار جيدة كما ذكرتِ: عدم التحضير للاجتماع وعدم تدوين النقاط الهامة أو مثلا متابعة الاجتماع من السرير كطريقة لتسجيل حضور فقط ودون التركيز ودون التفاعل،
المشكلة التي أجمع الكثيرين عليها هي عدم وجود احترام لإجتماع العمل من العائلة في المنزل، ودائمًا ما تحدث مواقف خارجية تُعرض الشخص للإحراج أمام زملائه؛ هل سبق وتعرضتي لموقف محرج اثناء اجتماع عمل من قبل؟
النسبة لتجربتي أحياناً كنت الشخص التقليدي المخطئ والذي يستيقظ بعد أول 10 دقائق من الاجتماع أو أتأخر في الانضمام ربما لعدة أسباب لا أشعر مثلاً أني في مزاج جيد لأاحضر اجتماع أو ماشابه،
المزاجية ليست دائمًا في صالحنا، فقد يتسبب تأخرك عن اجتماع أو عدم انضمامك من الأساس في توجيه تعليق سلبي لكِ لا ترغبين في سماعه، أو انهاء العمل او المشروع معك؛ فهل سبق وتعرضتي لذلك؟ والأهم كيف استطعتي التغلب على تلك النقطة التي قد تُسبب عائق لأشخاص كثيرين عن الإلتزام؟
ربما لا أفضلها ولكن في نفس الوقت أرى عندما أفكر في الأمر بشكل منطقي أنني لست مجبرة لأذهب لمقر العمل وأقضي وقت في المواصلات وفي ذات الوقت نستطيع أن نعقد هذا الاجتماع بشكل الكتروني رسمي فلا خسارة للوقت ولا جهد في حتى اللبس والذهاب والتحضير الذي يتطلبه الاجتماع الفعلي، أنا فقط أدرك أننا للآن لم نتوافق بالشكل الصحيح مع الاجتماعات الافتراضية..
يحدث للأسف وبشكل كبير ويكون هناك ضياع للوقت بقصص لا داع لها وكثيرا لا يخرج الاجتماع بثمار جيدة،
من الممكن أن تحدث هكذا مواقف ولكن أعتقد بأنه يمكننا تجنبها، لم تدث معي أبداً، مبدئيا لا يوجد لدينا أطفال وأنا عادة أجهز غرفة هادئة وبعيدة عن الضوضاء ولدينا امكانية كتم الصوت بحيث لا يسمع أحد ما يدور عندي..
في الحقيقة ان كان اجتماع مهم جداً لا أتاخر عنه أما ان كان اجتماع لمناقشة أمور اعتيادية او اجتماع بجري بشكل دوري أو شعرت أنني لا يفوتني الكثير عندما أتأخر عنه، يحصل هذا ولكن لم أتعرض لتعليق سلبي فانني أعتبر ملتزمة بالنسبة للآخرين أي أن الجميع تحدث معه ظروف قطع الانترنت أو ضعفه فجأة وهكذا، وحدثت معي كثيراً بالاضافة إلى وجود خاصية التسجيل للاجتماع فهي تجعلنا نتراخى قليلاً،
لا أعلم ما هو الحل فقط الالتزام في الاجتماعات الاكترونية صعب قليلاً لوجود ظروف كثيرة مرتبطة به، ضيوف فجأة أو خلل في الانترنت أو نسيان الموعد لكثرة مواعيد اللقاءات الافتراضية أو..
ربما لا أفضلها ولكن في نفس الوقت أرى عندما أفكر في الأمر بشكل منطقي أنني لست مجبرة لأذهب لمقر العمل وأقضي وقت في المواصلات وفي ذات الوقت نستطيع أن نعقد هذا الاجتماع بشكل الكتروني رسمي فلا خسارة للوقت ولا جهد في حتى اللبس والذهاب والتحضير الذي يتطلبه الاجتماع الفعلي، أنا فقط أدرك أننا للآن لم نتوافق بالشكل الصحيح مع الاجتماعات الافتراضية..
تلك هي أبرز المميزات التي تجعل الكثير من الموظفين يُفضلون العمل عن بُعد أكثر من العمل في دوام وظيفي، توفير الوقت والجهد الذي يبذلونه في المواصلات العامة، والذي قد يكون له تأثير سلبي على التركيز أيضًا.
يحدث للأسف وبشكل كبير ويكون هناك ضياع للوقت بقصص لا داع لها وكثيرا لا يخرج الاجتماع بثمار جيدة،
أعتقد أن هذا يكون سوء ادارة للإجتماع، فالإجتماع الذي لا فائدة له او لا نخرج منه بثمار جيدة من الأفضل أن لا يُقام لأنه يُضيع وقت الموظفين ليس أكثر!
في الحقيقة ان كان اجتماع مهم جداً لا أتاخر عنه أما ان كان اجتماع لمناقشة أمور اعتيادية او اجتماع بجري بشكل دوري أو شعرت أنني لا يفوتني الكثير عندما أتأخر عنه، يحصل هذا ولكن لم أتعرض لتعليق سلبي فانني أعتبر ملتزمة بالنسبة للآخرين أي أن الجميع تحدث معه ظروف قطع الانترنت أو ضعفه فجأة وهكذا، وحدثت معي كثيراً بالاضافة إلى وجود خاصية التسجيل للاجتماع فهي تجعلنا نتراخى قليلاً،
انتبهتُ إلى خاصية تسجيل الإجتماع، أعتقد أنها قد تكون فعالة جدًا في الاجتماعاات الهامة، حيث أنها تجعل كل النقاط الأساسية مسجلة ويسهل الرجوع اليها لتذكرها فيما بعد.
تجربتك غنيّة يا روان، ولذلك راودني سؤال لكِ؛ لو توليتِ مهمة إدارة إجتماع، ما هو الشيء الذي يُمكنك اضافته كآلية جديدة أو قرار جديد تشعرين أنه سيُضيف للإجتماع أو يُحسن من الإجتماعات عن بُعد؟
1- سألزم الجميع بفتح الكاميرا لأنها تسنح لي الفرصة بالتأكد من أن الجميع منتبه ويقظ
2- سأطالب في نهاية الاجتماع بذكر أهن النقاط التي وردت فيه من قبل الموظفين
3- سأجعله أمر أساسي أن يقدم كل موظف اقتراحاته بشأن الاجتماع اذا كنا نناقش فكرة تطويرية معينة مثلاً
4- أيقونة المايكروفون لم توجد لتكون مكتومة طول الوقت على الجميع أن يشارك ويتفاعل وهناك نقاط تقييمة على درجة التفاعل
5- من باب التيسير ولتجنب الأعذار المفرطة سأسمح لمن لديه عذر أن يحضر تسجيل الاجتماع ولكن بشرط أن يرسل لي تقريرا بشأن كل القرارات التي تم مناقشتها..
في النهاية لن يحبني أحداً ههههه
بالعكس تمامًا، الموظفون الذين يرغبون في النجاح يُحبون القائد الحاسم والذي يُساعدهم بنظامه وادارته على الإلتزام والوصول إلى النجاح، ومن لا يُحب ذلك فهو لا مكان له في الفريق على الأغلب لأنه لا يُحب الإلتزام!
4- أيقونة المايكروفون لم توجد لتكون مكتومة طول الوقت على الجميع أن يشارك ويتفاعل وهناك نقاط تقييمة على درجة التفاعل
سأقف فقط عند هذه النقطة، لأننا مع الأسف وسط كل الضوضاء التي يُعاني منها الموظفون عن بُعد، فلن تكن الإجتماعات سهلة أبدًا اذا كان المايكروفون مفتوح، صوت باب، صوت اطفال، صوت ام يُنادي ..... وغيرها من الاصوات المزعجة التي قد تُفسد الاجتماع وتُطيله، لذلك رُبما من الأفضل ان يكون لكل عضو في الاجتماع حق المشاركة في دور خاص به، وبذلك نجمع بين المشاركة والهدوء.
لن يكون مفتوحا الا عندما يتحدث شخص بدوره، مزعج كثيرا وجود أكثر من مايك مفتوح،
لأنني ألاحظ أن الكثير من اللقاءات تأتي وتنتهي وبعض الأشخاص لا يفتحون المايك ولا يحاولون المشاركة بأي شكل من الأشكال وهنا اخصهم بالذكر في هذه النقطة..
لكل ظرف احتياجاته، وكورونا وجهتنا لإستخدام وأنتاج تطبيقات لم نظن يوماً ان حياتنا ستدور حولها، ففي نطاق عملي إستخدمت الزوم وسكايب ومرفق لهما تطبيق نوشن لتحديد المهام والسير عليها ومتابعتها من قبل الإدارة العليا.
أنا من ناحيتي واجهت مشكلة بالاتصال بالانترنت، قد يفصل، ولكن مرونة العمل بيننا أتاحت لنا طرح المشكلة وحلها بتسجيل اللقاء والتعقيب مني بعده بتقرير ما علي فعله والمباشرة بتنفيذه.
قد يختلف الأمر بالطبع ولكن الحريص على عمله لا يسمح بمثل هذه الاختلافات أن يؤثر على إنتاجيته.
الذاهب إلى عمله غير المستيقظ على عمله في زمن الجائحة، اصبحنا نستيقظ واللابتب في أحضاننا نطمئن ان شيء لم يفتنا، أما الذاهب إلى عمله يكون نشيطاً ومتأهباً لأي طارىء عمل.
وكذلك الأماكن تؤثر في نفسية الموظف، مثلما ذكرت الضوء، الشرح، التواجد الإنساني والنقاشات تُثير النشاط فينا.
أنا في جميع لقاءاتي أحرص على مذكرة العمل جانبي وحضوري الذهني الكامل.
هل سبق وأن واجهتك مشكلة في لقاءاتك عبر الشبكة العنكبوتية؟
أنا من ناحيتي واجهت مشكلة بالاتصال بالانترنت، قد يفصل، ولكن مرونة العمل بيننا أتاحت لنا طرح المشكلة وحلها بتسجيل اللقاء والتعقيب مني بعده بتقرير ما علي فعله والمباشرة بتنفيذه.
أعتقد أن تقدير الطرفين لبعضهما في العمل ينتج عنه راحة أكثر وتفاني في العمل، جميلة تلك المرونة ولكن مع من يستحقها؛ فليس الجميع مثلك يُقدر الأمر ويشعر بالمسئولية ويحرص على الإلتزام؛ بل هناك من يستغل المرونة للتملص من الإلتزامات!
هل سبق وأن واجهتك مشكلة في لقاءاتك عبر الشبكة العنكبوتية؟
واجهتني مرات قليلة مشكلة في اتصال الإنترنت، ففي العادة أؤمن نفسي ضد أي ظرف طارئ يُمكن ان يحدث في الانترنت وأوفر بديل، ولكن الفكرة ان المشكلة قد تكون احيانًا في الإنترنت عامة، كإنقطاع شبكة الإنترنت كليًا، أو سوء الأحوال الجوية الذي يؤثر على الإتصال، هنا يُصبح الأمر خارج عن إرادتي؛ لذلك أحاول حينها ايجاد بديل، وان فشلت فأقوم بالإعتذار وتأجيل الاجتماع او محاولة فهم المهام كتابة.
اجتماع العمل عن بُعد يكون له تقييمه كما لو كان وُجاهي، أعتقد أن الإدارة يجب أن يكون لها احترامها وهيبتها، حيث أنه يجب التجهيز لذلك من خلال الاجتماع عن بُعد حيث يجب التأكد من اتصال الإنترنت بحيث لا يمكنه الإنقطاع عن الجهاز الخاص بنا، وأيضاً يجب التركيز على أن تكون الملابس رسمية والانتباه لذلك، بحيث لا يمكن أن تكون مواقف مُحرجة.
على منصة الفيسبوك انتشرت مقاطع فيديو كثيرة جداً، خلال جائحة كورونا وكان الموظفين غير مُجهزّين بالشكل الكامل لعقد الاجتماع، وكان الفيديو أو الموقف مُضحك ومُحرج نوعاً ما.
لذلك يجب التركيز على ارتداء الملابس الرسمية، وأيضاً التأكد من اتصال الانترنت بشكل مستمر.
بالنسبة لي، حين قمتُ باجتماع للعمل عن بُعد، كانت أهم النقاط لي هو أنني جلست في مكان بحيث لا يمكن أن يصدر إزعاج، أو تدخل خارجي من العائلة، وأيضاً قمت بوضع الكاميرا في مكان لا يُمكن أن يظهر أي شيء بشكل غير لائق، وقمت بوضع سماعة صغيرة بحيث يكون الصوت واضح لي ولطاقم العمل كله.
قمتُ بتجهيز أوراق العمل المهمة، وأيضاً مدونة صغيرة لأدون عليها أهم ما جاء في هذا الاجتماع.
حيث يجب التأكد من اتصال الإنترنت بحيث لا يمكنه الإنقطاع عن الجهاز الخاص بنا
مشكلة السيطرة على الإنترنت هي ابرز المشاكل التي تواجهنا في اجتماعات العمل عن بُعد، لذلك أود ان اسألك هل سبق وواجهتي مشكلة انقطاع الانترنت المفاجئ اثناء الإجتماع؟ وكيف تعاملتِ مع الأمر؟!
في أول الأزمة بالطبع واجهت، وهذا ما جعلني أُنوه لهذه النقطة، بالنسبة للحل هو الحل الموجود في أغلب محافظات مدينة غزة، بسبب انقطاع التيار الكهربائي بشكل مستمر، حيث كان الحل وصل الراوتر الخاص بالبيت في بطارية تقوم بإيصال الطاقة للراوتر حتى وإن تم انقطاع التيار عن البيت.
فهمتُ الفكرة، انقطاع الإنترنت يكون ناتج عن انقطاع الكهرباء؛ ولذلك الحل كان في ايجاد بديل للكهرباء، اعجبتني فكرة ايجاد حلول فعالة رغم أن هناك اشخاص يكونون في موقفك ولا يفعلون شيء او يوجدون حل !
ولكن ما اقصده هو انقطاع الخدمة نفسها؛ فغالبًا ما يحدث ذلك فجأة، واحيانًا يحدث عندي انقطاع في خدمة الانترنت كليًا، اما لخلل في شبكة الإنترنت، أو مشكلة سوء أحوال جوية.
أها، لا أريد أن أصدمك ولكن يوجد حل سريع لهذه المشكلة أيضاً، يوجد خدمات انترنت متفرعة في جميع الشوارع، في بداية كل شهر أقوم بتحويل رصيد على رقمي الخاص في هاتفي المحمول، وأيضاً أقوم بشراء كرت انترنت بقيمةنقدية جداً ضئيلة وخدمة الانترنت فيه سريعة جداً ولا يمكن أن ينقطع بسهولة.
فهو الحل السريع لمأزق انقطاع الانترنت من الشركة المخولة بتمديد خدمة الانترنت إلى البيت.
شخصيا تعتبر الإجتماعات عن بعد جزء أساسي من يومي، فقد أحضر في اليوم أكثر من إجتماع، فبداية من الإجتماع مع أساتذتي في الجامعة للمحاضرات مرورا بالإجتماعات التي تختص بعملي كمستقل، أو أن تتم دعوتي لإلقاء محاضرة عن شيء ما.
كل هذا جعلني أقوم بتجهيز غرفة خاصة لهذه الإجتماعات بعيدا عن الأمكان العائلية، غرفة مجهزة بها دفاتر للكتابة والتدوين ومواعيد الإجتماعات وغيرها، بالطبع قد لا يكون هذا خيارا متاحا لدى الجميع ولكنه أحد أفضل الخيارات.
أما بالنسبة للتحضير فأقوم بالتجهيز للإجتماع قبل الإجتماع بساعة على الأقل، يشمل هذا التحضير تجهيز الأوراق والأسئلة والحضور الذهني.
كان الله في عونك، في العادة لا استطيع القيام بأكثر من اجتماعين طويلين في يوم واحد الا في الضرورة القصوى، لذلك أود أن أعرف نتيجة هذا الكم من الإجتماعات على ذهنك كيف يكون، وهل يكون عائق فيما بعد امام تركيزك بقية اليوم؟!
بعد الإجتماعات تطلب مني تركيز ذهني قوي وبالتالي تستهلك طاقتي، حينها أقوم بأخذ باقي اليوم راحة أو أستغله في الأعمال الروتينية، أما الإجتماعات العادية فهي لا تؤثر كثير على ذهني وبالتالي قد اتمكن من ممارسة أعمالي لبقية اليوم، لا أعرف ربما إعتدت على الأمر فقط، الأمر يشبه حضور مجموعة من المحاضرات في الجامعة ثم الذهاب للبيت والمذاكرة بنفس التركيز، أظنه تعود.
الحقيقة ان جائحة كورونا غيّرت العديد من مفاهيم العمل وأساليبه، ولعل أحد اهمها وأبرزها هو التأثير على الاجتماعات ومقابلات العمل بمفهموم أكثر عامية.
وحيث أن الجائحة جاءت بشكلٍ مفاجئ، فلم نكن مستعدين لنقل العمل من مكانه في الخارج إلى المنزل، ولم نتأقلم سريعًا عن الظروف الجديدة والمفاجئة.
ربما الآن الحال بات أصلح مع شيوع تطبيقات الاجتماعات مثل زوم وما يُشبهه. لكن في السابق كان الأمر أكثر تعقيدًا.
بنظري المنزل لم يصلح يومًا ليكون بيئة عمل خاصةً إن كان به عدد من الأطفال وعائلة كاملة.
وقد واجهتُ هذه المشكلة شخصيًا فحتى الآن لم أتمكّن من توفير بيئة العمل المثالية برغم اعتيادي على الوضع تقريبًا.
أما بخصوص موضوع المساهمة الرئيسي، فقد كنت جزءًا من اجتماعات عمل عن بعد خلال فترة الجائحة، ولا تُقارن الحقيقة بالاجتماعات التقليدية.
مهما كنت جاهزة، لا بد من عامل تشتيت وأبرزه وجود أطفال في المنزل!
تارةً تركيزي مع الاجتماع وتارةً أخرى مع الأطفال ورمقهم بنظرة تهديد ليلتزموا الصمت ههه! بدون فائدة للاٍسف!
ما هي أساليبك في التحضير للإجتماعات عن بُعد حتى تُحقق أكبر إستفادة مُمكنة منها؟
عادةً ما أقوم بتحضير مسودة صغيرة أدوّن عليها أبرز النقاط التي أرغب بالتركيز عليها ومناقشتها. فالنوتة لا تفارقني خلال وقت الاجتماع وقبله وأدوّن فيها كل ما يجول بخاطري وأرغب بالاستفسار عنه.
نقطة أخرى هي محاولتي قدر الإمكان الانعزال في مكان بعيد نسبيًا عن الضجيج "وهو أمر صعب للأسف!"
بخصوص الملابس أرتدي ملابس رسمية وأحضّر المكتب جيدًا لحيث يعكس التزامي في الاجتماع وجدّيتي في ذلك.
تلك أبرز الاستراتيجيات التي أتبعها، وأعتقد أنها تُشابه سياسة أي أم عاملة من المنزل :)
أُحييكِ يا سُهى على محاولاتك للإلتزام إلى أقصى درجة وتفادي المشتتات الموجودة حولك، أبرزها أطفالك؛ وتأكدي أن كل شيء تفعلينه ولو بسيط يؤثر ايجابيًا على استيعابك وتركيزك أثناء الإجتماع.
بخصوص الملابس أرتدي ملابس رسمية وأحضّر المكتب جيدًا لحيث يعكس التزامي في الاجتماع وجدّيتي في ذلك.
سمعتُ كثيرًا عن مسألة إرتداء ملابس رسمية، وحتى الحذاء؛ بالنسبة لي لا أحضر الإجتماع بملابس النوم، ولكني أتحضر بملابس استقبال منزلية عادية وليس ملابس خروج او رسمية؛ فهل يختلف الأمر إلى هذه الدرجة بإرتداءك ملابس رسمية؟!
وهل جربتِ أمر إرتداء الحذاء أثناء الإجتماعات؟
؛ فهل يختلف الأمر إلى هذه الدرجة بإرتداءك ملابس رسمية؟!
الحقيقة ما أرتديه أحاول قدر المستطاع أن يكون ملائمًا للعمل كما لو كُنت في المكتب فعليًا.
لكن بطبيعة الحال، بما ان الجزء العلوي هو ما يظهر مني، فغالبًا ما أرتدي شيء ملائم من الجزء العلوي ومن الأسفل أرتدي بنطال بيجامة هههه!
المهم أن أعكس اهتمامي بالعمل خاصةً أنه اجتماع فيديو كول ويظهر الموظفين وصاحب العمل أمامي.
حتى أنني نفسيًا أشعر باستعداد أكبر وجدّية أكبر في العمل بهذه الطريقة مما لو كنت أرتدي ملابس أقل رسمية أو كاجوال..
وهل جربتِ أمر إرتداء الحذاء أثناء الإجتماعات؟
لم أصل إلى هذه المرحلة ولا أجدها إلزامية الحقيقة طالما لا يظهر مني في المكالمة سوى الجزء العلوي.
لكن إن كان لزامًا أن أظهر كلي في الاجتماع عن بعد، فسأرتدي حذاء ملائم بالتأكيد!
فهمتُ مقصدك، ما تتحدثين عنه هي الإجتماعات الفيديو التي يظهر منكِ جزء فيها، غالبًا ما يفعل الجميع مثلكِ لأنه ليس احترافي أن يظهر الشخص في اجتماع بملابس المنزل امام زملائه، وكلما اتخذ الأمر بجديّة كانت الأمور أفضل.
ما قصدته أنا أن هناك أشخاص تستعد للإجتماعات الصوتية بتغيير ملابسها إلى ملابس رسمية تناسب العمل وترتدي حذاء، وتفعل كل شيء وكأنهم ذاهبين إلى اجتماع عمل فعليًا، وذلك لكونهم يقولون من خلال تجربتهم أن الأمر يفرق معهم ويُشعرهم بتركيز أكبر وبأنهم في العمل فعليًا.
لذلك أود سؤالك، هل سبق وحضرتي اجتماعات صوتية بملابس منزلية عادية؟ وهل شعرتِ بفارق بإرتداءك ملابس رسمية عن حضورك بملابس منزلية ؟
لذلك أود سؤالك، هل سبق وحضرتي اجتماعات صوتية بملابس منزلية عادية؟ وهل شعرتِ بفارق بإرتداءك ملابس رسمية عن حضورك بملابس منزلية ؟
منذ مدة قصيرة حضرتُ اجتماعًا صوتيًا وكنت أرتدي البيجاما وأحمل ابنتي الصغرى وأتمشى في المنزل هههه!
الحقيقة أبليتُ بلاءًا حسنًا وكانت نوتة الملاحظات الخاصة بي على مقربة مني أعاود إليها كلّما رغبتُ الاستفسار عن أمرٍ ما أو سألني أحدهم عن شيء ما كنت قد دوّنته.
ربما الأمر بحاجة لممارسة أكثر.
لأنني أذكر أنه في أول اجتماع لي بعد أزمة كورونا كان اجتماعًا صوتيًا، لكن كنت أخشى أن يُغيّر المدير رأيه ليُصبح اجتماع مرئي فارتديتُ ملابس رسمية والحجاب وكل شيء كأنني في مكان العمل تمامًا!
وصدقًا، شعرتُ أنني في مكان العمل وحتى نوعية الأسئلة التي طرحتها كانت مختلفة وتركيزي أكبر. ربما الحالة النفسية لعبت دورًا كونه أول اجتماع عن بعد وركّزتُ أكثر من اللازم عليه، لكن أنا من المؤيّدين لنظرية أن ملابس العمل ترفع التركيز وتزيد المسؤولية وأخذ الاجتماع على محمل الجد بشكلٍ أكبر.
الجائحة غيرت العديد من المفاهيم فى كل المجالات وليس ذلك فقط ،بل أيضا ساعدت فى تغير العادات .
لم أحضر أجتماع عن بعد من قبل ولكن سبق لى و أخذت كورسات كثير عن بعد ،فى البداية كان الموضوع جديداً علينا وخاصة أن ثقافة الاونلاين لم تكن موجودة فى مصر ،بل دخلتها بعد الجائحة ،وبالاضافة الى إن التعامل مع البرامج الاجتماعات كبرنامج زووم وجوجل ميت كان صعبا ومشتتًا فى البداية ، ولكن الحمد لله تأقلمت مع الوضع فيما بعد ،وغالبية النصائح التى ذكرتها قمت بتجربتها من قبل بحكم التعلم ، وأحب أن أضيف عليها :
لابد من تحضير مشروب بجوارك وقت الاجتماع يساعدك على التركيز .
أخذ فترة من الراحة فى منتصف الاجتماع .
يفضل تغيير المكان بعد نصف ساعة والجلوس فى مكان أخر فهذا يساعد على إعادة التركيز .
ما رايك فى هذه النصائح ؟
هل تقصدين أنكِ تحضرين دورات تدريبية جماعية يتم عقدها بشكل تفاعلي عبر برامج الإجتماعات؟
لابد من تحضير مشروب بجوارك وقت الاجتماع يساعدك على التركيز .
كنتُ كذلك من قبل، ولكن مؤخرًا مررتُ بفترة صحية سيئة تم منعي فيها من مشروبات الكافيين، وكان انعكاس ذلك سيء جدًا على تركيزي في الإجتماعات والعمل؛ بدأ الأمر يتوازن قليلًا، لذلك لن أُكرر هذا الإرتباط الشرطي أبدًا!
أخذ فترة من الراحة فى منتصف الاجتماع .
أعتقد أن ذلك يكون في الإجتماعات الطويلة التي تتخطى الساعة مثلًا، ولكن قد يكون له سلبيات وايجابيات، فالبعض يتخذها فترة راحة لذهنه، والبعض قد يتجه لعمل شيء أخر فينشغل به وقد يؤثر ذلك على النصف الأخر من اجتماعه.
يفضل تغيير المكان بعد نصف ساعة والجلوس فى مكان أخر فهذا يساعد على إعادة التركيز .
لم أُجرب تلك الطريقة من قبل، ولا أستوعبها، فالإنتقال باللاب توب ومعدات الإجتماع من مكان لأخر قد يكون معاناة ويتطلب وقت، فهل لديك تجربة عملية عن الإنتقال أثناء الإجتماع؟ وهل تُنسقين لذلك قبل الإجتماع؟
نعم ، دورات جماعية يحضرها فوق العشرون فردا مع مدرب ، وكان المدرب منتبه للغاية ويقوم بسؤالنا ،ليعرف هل نحن نائمين أم نركز معه، فنضطر للانتباه له ، وبالاضافة الى بعد المدربين الذين يجبروننا على فتح الكاميرا ، وهكذا لاتستطيعن الهروب أبداً.
يفضل فى أوقات الراحة عدم فتح وسائل التواصل الاجتماعى لانها مشتتة للغاية فى الاجتماعات وبالاضافة أنها تستنزف العقل .
فى بداية الاجتماع أفتح اللاب توب الخاص بى ، وحتى ياتى وقت الراحة واٌقوم بفتح الاجتماع من الموبايل وتشغيل نظام تقسيم الشاشة وغلق اللاب توب وهكذا يسهل التنقل به ، ولكن اذا لم يتوافر لك الموبايل من الممكن أستخدام التابلت ، وعامة فى إجتماعاتى لا أحتاج لاشياء كثيرة يكفينى دفترى ومقلمتى ،فحتى أذا كنت مازالت أعمل على اللاب توب أستطيع التنقل به .
نعم ، دورات جماعية يحضرها فوق العشرون فردا مع مدرب ، وكان المدرب منتبه للغاية ويقوم بسؤالنا ،ليعرف هل نحن نائمين أم نركز معه، فنضطر للانتباه له ، وبالاضافة الى بعد المدربين الذين يجبروننا على فتح الكاميرا ، وهكذا لاتستطيعن الهروب أبداً.
يبدو ان التعليم عن بُعد أيضًا في تطور ملحوظ، فبالتأكيد الدروس المباشرة التفاعلية يكون لها أثر إيجابي أكثر من تلك التي تعتمد على التعلم الذاتي.
فى بداية الاجتماع أفتح اللاب توب الخاص بى ، وحتى ياتى وقت الراحة واٌقوم بفتح الاجتماع من الموبايل وتشغيل نظام تقسيم الشاشة وغلق اللاب توب وهكذا يسهل التنقل به ، ولكن اذا لم يتوافر لك الموبايل من الممكن أستخدام التابلت ، وعامة فى إجتماعاتى لا أحتاج لاشياء كثيرة يكفينى دفترى ومقلمتى ،فحتى أذا كنت مازالت أعمل على اللاب توب أستطيع التنقل به .
نصيحة لكِ لا تفعلي ذلك في اجتماعات العمل :D
رنة الهاتف المفاجئة قد تُفسد الإجتماع، كذلك امساكك بالهاتف بيدك قد يُحدث أي أمر لا ترغبين به، كفتح الكاميرا مثلًا عن غير قصد؛ والأهم هو أن المدراء والمشرفين عن بُعد يرفضون تمامًا هذه النقطة، ويرون أن العمل واجتماعات العمل تعني اللابتوب فقط، وقد تُطلب منك مشاركة الشاشة لأمر ما فوقتها سيكون موقفك مُحرج.
التعليم تكنولوجياً تطور كثيراً بعد الجائحة وخاصة فى البلاد العربية فلقد أدخل بها ثقافة الاونلاين التى كانت ستحتاج سنون طويلة لترسيخها .
ذكرتينى برنة الهاتف ،لقد حدثت معى أكثر من مرة ولم أجد لها حل ، وبالنسبة للكاميرا فوقت الاجتماع أضع بلاستر صغير عليها للحماية وعندما أحتاج الى فتحها أنزعه ، ولكن وقت المشاركة كان المدرب ينبهنا قبلها أننا سنقوم بعرض ما ،فهكذا نقوم بتحضير وتجهيز أنفسنا قبلها .
سعدت بهذه الاجتماعات .. هناك شخصيات بارزة تعطي محاضرات ودروس في أماكن بعيدة عن منزلي أو في بلدان أخرى وبسبب جائحة الكورونا أقاموا الدروس على النت ما كان ميزة رائعة بالنسبة لي وبسبب جائحة الكورونا صارت هناك العديد من الدورات بأسعار مخفضة ويمكن حضورها من المنزل والله نعمة الحمدلله.. طبعاً مشكلة الضوضاء لابد منها .. صعبة قليلاً
من فوائد الكورونا للكثيرين هي توفر عدة سُبل مرنة سواء لحضور اجتماعات عمل عن بُعد، او دورات تدريبية، ولكن أخبريني ما هي الاشياء التي تحرصين على القيام بها استعدادًا للإجتماعات؟
أضع سماعات .. غالباً أحضر شيئاً أحبّه
نعم، قمت بذلك عدة مرات خلال جائحة كورونا والأمر مفيد من ناحية الحفاظ على الوقت وعدم الإضطرار لركوب المواصلات وغيرها.
لكن أحياناً يكون مضيعة للوقت أيضاً وذلك لعدة أسباب منها كما قلتى عدم استعداد البعض للقيام بتلك الاجتماعات ومنها أسباب تخص الإنترنت فربما يواجه فرد واحد مشكلة فى الإنترنت تتسبب فى تكرار أمر ما عدة مرات وضياع الكثير من الوقت لاسيما لو كان ذلك الشخص هو قائد الإجتماع!
وفى ظل جائحة كورونا كان الضغط على التطبيقات المختلفة والإنترنت يقلل من جودة الإجتماع أحياناً.
لكن أرى الأمر برمته جيد لتحقيق أعلى إنتاجية فى حالة استقرار الإنترنت والأفراد.
أجهز أجندتى وقلمى ومكاناً هادئاً وأحياناً إذا كنت أنا المتحدث أجهز النقاط التى سأتحدث فيها، أجهز رابط الإجتماع، وأقوم بتذكير البقية بموعد الإجتماع.
بعض الاجتماعات تفي بالغرض اذا تمت عن بعد لكن للاسف احيانا تكون الاجتماعات بقاعه واحد افضل فلا تفقد تركيزك تجاهها و ايضا توصل فكرتك بشكل وافي
و اساليبي للتحضير تكون بالتجهيزات قبل ربع ساعه من موعد الاجتماع و تجهيز كل ما يلزم حولي حتى لا اجبر للقيام بنصف الاجتماع واحضار ما يلزم
مجتمع لمناقشة وتبادل الخبرات حول العمل الحر. ناقش استراتيجيات النجاح، التسويق الذاتي، وإدارة المشاريع. شارك قصصك، نصائحك، وأسئلتك، وتواصل مع محترفين في مختلف المجالات.