لم تكن فكرة الإجتماعات عن بُعد شائعة قبل جائحة كورونا، رغم أنها موجودة منذ سنوات وهي الآلية التي يتم بها مُتابعة العمل عن بُعد سواء للمستقلين أو الموظفين عن بُعد.

ونظرًا لما نتج عن جائحة كورونا واضطرار الكثير من الشركات لإعتماد نظام عمل موظفيها عن بُعد، أصبحت الإجتماعات عن بُعد جزء أساسي من حياة الكثيرين، ولكن هل تكون درجة الإستفادة من الإجتماعات عن بُعد هي نفسها التي تُحققها الإجتماعات المُباشرة؟

هناك عدة مشكلات واجهت الموظفين أثناء الإجتماعات عن بُعد أبرزها كان التشتت وعدم التركيز الكلي في الإجتماع، ووصل الأمر إلى مرور البعض بالنوم أثناء الإجتماع، وبالتالي لا يكون التحصيل والإستفادة كاملة؛ لذلك لا تزال الإجتماعات عن بُعد غير مُفضلة للبعض، ويرون من ناحيتهم أنها ليست فعالة في إدارة العمل.

من ناحية أخرى إنتشرت العديد من النصائح التي أثبتت فعاليتها في مساعدة الموظفين عن بُعد والمستقلين على تحقيق أقصى فائدة من الإجتماعات عن بُعد، وكانت أبرز تلك النصائح:

الإستيقاظ قبل الإجتماع بفترة كافية

المشكلة التي يقع فيها معظم الموظفين هي الإستيقاظ مباشرة على الحاسوب والإنضمام للإجتماع، بدون تحضير له أو تحضير ذهنهم لها، وبالتالي يمضون اجتماعهم في تشتت وعدم تركيز وبعضهم يواصل نومه اثناء الإجتماع؛ على عكس الموظفين الذين يستيقظون قبل الإجتماع بفترة كافية فيكون ذهنهم حاضرًا وتركيزهم أعلى.

التحضير لتدوين أهم النقاط

الجلوس في المنزل يجعلنا نتغاضى عن بعض النقاط التي نظن أنها ليست أساسية، أبرزها كانت دفتر الإجتماعات والذي يتم فيه تدوين النقاط الأساسية التي يدور حولها الإجتماع، فتدوين أهم النقاط يجعلنا نتذكر نتائج الإجتماع ويُساعدنا على أداء مهامنا على أكمل وجه؛ ويكون التدوين على دفتر مخصص للإجتماعات وليس هاتف محمول أو مدونة حاسوب، نظرًا لكونها أمور قد يُسبب تصفحها تشتت أثناء الإجتماع.

تحديد مكان مناسب للإجتماع

اختيار المكان الذي نجلس فيه أثناء إجتماعاتنا يكون له تأثير كبير على تركيزنا، فلابد أن يكون مكان يصلح للعمل به مكتب واضائتة جيدة، ويُفضل أن يكون بعيدًا عن مكان النوم؛ كما يجب أن يكون مكان هادئ بعيد عن ضوضاء المنزل والعائلة قدر المستطاع؛ فقد تؤثر الضوضاء على الإجتماع كليًا وتُزعج زملاء العمل أو المدير المباشر.

تحديد النقاط الأساسية

عادة ما يتم تخصيص وقت لمن يرغب في التحدث أثناء الإجتماع، لذلك لابد من أن تُحدد النقاط الأساسية التي ترغب في الحديث عنها، حتى يكون حديثك مُرتب وواضح للجميع، مع مراعاة أن تكون نقاط متعلقة بمحور الإجتماع.

هل سبق لك القيام بإجتماعات عمل عن بُعد؟ وما هي أساليبك في التحضير للإجتماعات عن بُعد حتى تُحقق أكبر إستفادة مُمكنة منها؟