كيف يمكن تحفيز أعضاء الفريق عن بعد للعمل بجدية والالتزام بالمواعيد النهائية؟

أعتقد انه عند التعامل مع فريق فينبغي تفويض المهام للافراد وتحديد مواعيد البدء والتسليم ومتابعة العمل بشكل مباشر وبصفة دورية مع الفريق ككل، ويمكنك جمعهم معًا لتوضيح القواعد والمهمات والعقوبات المتوقعة عند التأخير للجميع، وقد تساعدك في ذلك بعض أدوات إدارة المشاريع او الاجتماعات، تظهر المهام المنجزة والمتأخرة أمام الجميع فلا يشكو أحد إن أثنيت على أو عاقبت احد الأفراد، وبالنسبة للعقوبة فأعتقد أن للتأخير غرامة كما أن للتنفيذ قبل الموعد مكافأة، ما لم يقدم عذرًا في وقت مناسب.

فلو كنتم مكاني في هذا الموقف كيف سيكون تصرفكم مع هذا العضو؟

ما أعرفه هو أن الالتزام ضروري لبناء علاقة مهنية واحترافية بين فريق العمل، كما يجب بناء رابطة احترام للقائد بصفته مسير المشروع والمكلف باعطاء الاوامر وتوزيع المهام بين أعضاء الفريق، لذلك يجب أن تحفظ مكانته دون مبالغة طبعا، فما صدر من العضو من فريقك يُجب عليك إتخاذ إجراء فوري لتدارك الوضع، ورسم حدود المسموح به والغير مسموح لتبقى الصورة واضحة للجميع، ووضع نظام احترافي للعمل وأظن أن هذه الخطوة يجب ان تقوم بها من البداية.

التأنيب او التنبيه يفضل أن يكون فردي وخاص بينك وبين العضو المقصر حتى لا يؤثر على نفسيته، وكذا تجنب انحياز الأعضاء لموقفه.

أنا دائمًا مع الصراحة المصحوبة بالاسلوب الجيد والمناسب، وفي هذه الحالة التي شرحتها هذا ما أري أنه عليك فعله، فلا يمكن اكمال العمل بهذه الطريقة خصوصًا كون الشخص يؤدي دور مهم لإنجاز المهام فهو بهذا لا يضر نفسه فقط بل الفريق ككل، وإذا كنت لا تريد توقيع عقوبه عليه بشكل مباشر او الحديث معه بشكل مباشر فيمكنك تحديد بعض قواعد العمل وارسالها لكل أعضاء الفريق بما فيهم هو والتحذير من امكانية توقيع عقوبات على من يخالف هذه القواعد.

لقدم حدث معي هذا الأمر، ولكن وضح لى أنه لافريق عمل ناجح بدون قائد ناجح يملك أساليب العقاب قبل أساليب النجاح، فى مشروع كان لدى صديقاً ك رافي تماماً، وحاولت معه بكل الطرق وهذا الصديق الأمر عنده لايعنيه، فأصبحنا 3 نعمل على المشروع والشخص ال 4 لايعبأ بنا، ولم يرد العمل وحينما واجهتنا مشكلة فى التنفيذ كان هو سبب الفشل الأكبر فى المشروع قبل أن نتدارك الأمر، وعلمت فيما بعد أنه كانت هناك فكرة إجتمعوا عليها جميعاً وهوا غير موافق عليها وهوا كوني أنا قائد الفريق، تداركت الأمر تقدمت للمدير وأخبرته ما طرأ من فلان وأنه إن لم يعمل معنا سأزيله من المشروع بشكل نهائى، وتحدث معه المدير وجعله يأتي إلى مزعن لما أقوله له وأتممنا المشروع.

فلابد من أخذ إجراء قاسي معه، لأنه لن يخضع لك ولكن قبل أخذ إجراء قاسي إن أحببت تحدث إلى أحد الأشخاص الذى هوا بينه وبين رافي علاقة جيدة وإطلب منه أن يطلب من رافي تنفيذ هذا الأمر فى أسرع وقت وإلا ستطرده من المشروع، وإن لم يفعل المطلوب قم بأخذ أقسي إجراء يمكن أخذه معه، فهناك أناس لاتعمل بالكلمة الطيبة بل تعمل بالسلاح فوق الرأس.

حسنًا، هذه النوعية من المواقف تحتاج لحكمة في التصرف وخصوصًا مع الشخصيات الخبيرة في مجالاتها مثل رافي، فإن كانت هذه هي المرة الأولى له، تحتاج لإجراء مكاملة أو اجتماع طارئ معه، وتوجيه النقد ولكل بشكل غير مباشر، بمعنى أظهر له الدعم أولًا عن دوره في العمل معك سابقًا، ثم أعرف منه سبب التأخر في هذه المرة ولماذا اهتم بمشروعات أخرى ووضعها كأولوية عن مشروعك الهام، هل أسباب مادية، هل لديه أي مشكلات في العموم، وبعد أن تعطيه مساحة لذكر أسبابه، وجه له النقد لكن بشكل احترافي، تحدث معه عن أن التأخير في المواقف الحساسة أمر غير مقبول لأنك هكذا تعطل المشروع بأكمله، وأنه في حالة وجود مشكلة شخصية، يجب أن يتحدث بها بوضوح ولا يوافق على مهام جديدة ثم يضعك في مواقف حرجة.

هل رافي شخص يعمل بشكل مستقل، ويتلقى الطلبات منك ومن غيرك؟

في مثل هذا الموقف، من الضروري التعامل مع الوضع بحساسية وذكاء لضمان استمرارية تقدم المشروع دون إثارة الصراعات أو التأثير على معنويات الفريق. إليك خطوات يمكن اتخاذها في هذه الحالة:

*قد يكون من الأفضل إجراء محادثة واضحة ومباشرة مع رافي، بالإضافة إلى البريد الإلكتروني. يجب أن تكون المحادثة مستمعًا لآرائه وتوجيهاته ومحاولة فهم الأسباب التي أدت إلى تأخير عمله.

*يجب تحديد التوقعات بوضوح مع رافي، بما في ذلك أهمية المهمة والموعد النهائي والدور الذي يلعبه في إنجاز المشروع.

*اقترح مع رافي حلولًا مشتركة للتعامل مع التحديات التي يواجهها، مثل تخصيص الموارد الإضافية أو توفير الدعم الفني له.

*يمكن تشجيع رافي على المشاركة في جلسات التخطيط المشترك والتعلم من مهارات الفريق الأخرى، وهذا قد يساعده في تحسين أدائه.

*يجب أن تتم مشاركة رافي بشكل واضح عواقب عدم الالتزام بالمواعيد النهائية وتأثيرها على الفريق بأكمله وعلى النجاح النهائي للمشروع.

*يجب أن يكون لديك المرونة في التعامل مع رافي وإعطائه فرصة للتحسن وتحسين أدائه.

*يجب أن تستمر في متابعة تقدم العمل مع رافي وتقديم التعليقات والتقييمات بشكل دوري لضمان استمرار تحقيق التقدم نحو أهداف المشروع.

باستخدام هذه الخطوات، يمكن أن يتم التعامل مع المشكلة بفعالية وبناء علاقة مع رافي بناءة تساهم في نجاح المشروع وتعزز التعاون في الفريق.