تقنية GTD: كيف نتخلص من فوضى المهام؟

ما هي تجاربكم في التخلص من فوضى الأفكار المهنية والاجتماعية المتداخلة في أدمغتكم؟

كثيرا ما أعاني من ضوضاء المهام المختلفة واختلافها بين ماهو عملي مهني وماهو اجتماعي، وهذا له تأثير كبير على مدى الكفاءة أيضا في انجازها ولابد من اجاد حلول لادارة تلك الأفكار، وما أستخدمه عادة هو تقسيم المهام بوتيرة سلسة خلال ساعات اليوم وأحاول التحلي بالصرامة لتقيد بها ما أمكن، حتى أنني أخصص جلسة خاصة لترتيب الأفكار وتحديد الأولوية في التنفيذ، رغم ذلك فإننا لا يمكننا ايقاف العقل من التفكير واجترار الأفكار المتشعبة لتتداخل بين المهام المختلفة كالتفكير في كيفية تنسيق بحث علمي خلال الطهي أو غسل الصحون! لكن يمكن ادارة ذلك ببعض الصرامة في التقيد بجدول العمل الذي قد وضعته مسبقا.

قائمة المهام الخاصة بي على تطبيق to do list أو حتى ضمن المشاريع على "أنا حسوب" كانت فارغة من المهام حرفياً، لا مهمات كبيرة ولا صغيرة تدور في التطبيقات والأدوات، فقط دوران في ذهني وبالفعل شعرت بالإرهاق الشديد بسبب هذا الأمر، ربما أنا طبّقت جوهر تقنية GTD بدون أن أعي ذلك حين حاولت تدوين كل مهمة وكل فكرة مشروع وكل فكرة عابرة على الأداتين السابقتين، وشعرت مباشرةً وكأنني حررت عقلي من حمل كبير. ما أفادني في التقنية الصراحة بعد قراءتي عنها هي أنّها رفعت ما قد قمت به إلى مستوى ثاني تماماً عبر تغيير نظرتي من كونها مجموعة من المهمات إلى فرزها ضمن مشاريع.

العديد من المهام هي جزء من مشاريع أكبر وهذا الأمر حين نظّمته أيضاً في تدويني صار يعطيني صورة أوضح عن النهاية التي أريد تنفيذها، فجأة تحولت مثلاً "كتابة مساهمة هنا على حسوب مثلاً" عن موضوع أحبّه أريد فيه مناقشة الأصدقاء إلى سلسلة من الخطوات التي يمكن التحكم فيها من البحث وكتابة المسودة والتحرير والتعديل والنشر. صار لتقسيم المشاريع إلى خطوات أصغر وقابلة للتنفيذ شعور رائع، يجعل أي مشروع مقبل عليه يبدو أقل صعوبة وسهل التقدم فيه.

في أثناء سنين الدراسة الأولى أعطاني المعلم نفس الطريقة وهي كتابة ما تريد أن تفعله فهذا يقلل من التفكير فيها وحفظها في ذاكرتك فقط وهي تتطابق مع هذه التقنية فأولا أقوم بكتابة الأشياء التي أريد فعلها وبعدها أحللها وأقسمها من الأهم إلى المهم ومن ثم اخطط لكيفية تنفيذ كل مهمة سواء مشروع أعمل عليه أو أشياء أريد فعلها في حياتي الاجتماعية سواء دراسة أو أمور منزلية أو أوقات الفراغ نفسها مع وضع هامش للوقت الضائع أو الأشياء التي تحدث بدون ترتيب، وبعدها أقوم بتنفيذ المهام بالترتيب المتفق عليه وهو من الأهم إلى المهم لأن كل المهام التي أقوم بها هي مهمة حتى لو أنني سأجلس دون فعل شيء ما فهذا مهم أيضا للراحة النفسية والجسدية.

أعمل على أكثر من مشروع وكلهم داخلهم مهام فرعية مصغرة ، لذا أنتهج نفس نهج تقنية Getting Things Done وهي التي لم أعرف أسمها إلا بذكرك لها ولكن أكتشفت أنني أطبقها بشكل تلقائي بعد فترة هائلة في تطوير الأهداف ، كما أنني أرتب بشكل شبه مستمر أو دوري أولويات حيث يحد كل هداف أو مشروع أعمل عليه مرتبط بخطة عمل وأهداف مصغرة فرعية له جدوله الخاص لدي مع مدة زمنية وتقييم بنسبة مئوية ودرجات تتعلق بما تم إنجازه ، وبما أنني أتحرك بمرونة فكل المشاريع التي أعمل عليها تتصارع فيما بينها من حيث الأولوية مع الوقت والنجاحات لبعضها والإخفاقات لبعضها وعدم وضوح نتائج بعضها لذا يتم ترتيب توزيع الوقت والجهد والتفكير بناءاً على تلك الأولويات فأخصص الوقت الأكبر للمشاريع الناجحة أو المشاريع والأهداف التي لديها قدرة أكبر على النجاح دون غيرها ، وأبقي المشاريع التي لم تنجز أما لفشل أو لعدم وضوح نجاحها في نهاية الأولويات (دون التخلص منها) ولكن أبقها أما لتعلم منها أو لتطويرها لتصبح أهداف أو مشاريع قابلة للتحقيق في وقت لاحق .