كيف ساعدتني إدارة الوقت والمهام على الالتزام بمواعيد التسليم بالمشاريع؟

وأنت كيف تتعامل مع المواعيد النهائية وتداخلها مع بعضها البعض؟ وهل واجهت مشكلة بخصوص هذا الأمر مع عملائك؟

بالنسبة لي من البداية أكتفي بعدد معين من المشاريع والتي أتأكد بعد فهم متطلباتها وتحديد الوقت المناسب لإنجازها من قدرتي على الالتزام بالمواعيد النهائية للتسليم، وسبق واعتذرت عن بعض المشاريع عند امتلاء الوقت الخاص بي والذي حددته، وهذا هو أول خطوة نحو الالتزام بالتسليم وعدم ضغطي في انجاز المطلوب والأهم الحفاظ على جودة العمل الذي أقدمه، ثانيا دائما ما أزيد أثناء تقديم العروض عن الوقت المناسب يوم أو اثنين أو على حسب حجم العمل وهذا للظروف الطارئة تحسبا لعدم قدرتي في يوم على انجاز ما حددته وهو ما يؤثر على موعد التسليم النهائي، لذا افضل دائما وضع وقت احتياطي لي، وثالثا أضع مخطط مع بداية كل مشروع أحدد فيه حجم العمل ومتطلباته وأضع الوقت المناسب لإنجاز كل مهمة وكم تأخذ عدد ساعات من يومي، هذا المخطط يساعدني كثيرا على التوفيق بين المشاريع المختلفة ويجعل كل شيء واضح أمامي، وإذا ما حدث أي طارئ فقد قمت مسبقا بتخصيص وقت إضافي لي، وهذا ما يمكنني من الانجاز والتسليم في الوقت المحدد ولم يتسبب في تأخري عن التسليم للآن.

هل تصدقني أني لا أستخدم الأدوات الرقمية للمساعده بل أستخدم قلما رصاص ودفترا للتدوين لكل شىء، لقد وجدت عند تدويني شىء على الهاتف وجائني التذكير، تلقائيا أمسك الهاتف وأتصفحه أضعاف الوقت المخصص لقراءة التذكير، ولكن من وقت تطبيق الفكرة التدوينية بالقلم أكون في أوج تركيزي عند الإطلاع خاصة بأنه يتم كتابتها بموعد محدد للتسليم ووضع توقيت لكل مهمة، هي مسألة تنظيمية في المقام الأول

منذ قليل طلبت من أحد العملاء أن يعطيني بضعة ساعات إضافية لإنهاء العمل وهو عندي "أبغض الحلال". السبب أنّه يترك انطباعًا غير جيّد عن أدائك بالرغم من أنك تكون من أفضل المستقلين. لذلك فأنا أجد أنّ التحدي الأكبر يتمثّل في التقدير الناجح للوقت الذي تتطلّبه المشاريع وهي مهارة لن يتقنها الانسان حتّى يقع في الخطأ، أي حتى يصير عنده خبرة واسعة. تنظيم المهام ليس مشكلة بالنسبة بي لأنّني أضع في الاعتبار أوّلًا واجباتي . المهارة الحقيقيّة هي تقدير الأوقات بدقّة.

في مجال عملي كمستقل، واجهت تحديات كثيرة في ما تعلق بإدارة المواعيد النهائية للمشاريع وتداخلها خصوصا، بدأت بتجربة تقديم المشاريع بدون تنظيم فعّال، مما أدى إلى صعوبات في الالتزام بالجداول الزمنية. وفي محاولة لتحسين ذلك، قررت استخدام أدوات إدارة المشاريع مثل Trello وأداة أنا لإدارة المشاريع، لتحديد المهام وتحديد المواعيد النهائية. كان لدي تحسين كبير في إنتاجيتي وقدرتي على تلبية توقعات العملاء. تعلمت أهمية تحديد الأولويات وتوضيح التوقعات للعملاء، مما ساعد في تجنب تداخل المهام بشكل كبير وفعال.

وأنت كيف تتعامل مع المواعيد النهائية وتداخلها مع بعضها البعض؟ وهل واجهت مشكلة بخصوص هذا الأمر مع عملائك؟

هذا الأمر افكر فيه من البداية قبل البدء على المشاريع أو استقبال طلبات جديدة، عندما تكون المشاريع التي أعمل عليها مناسبة للوقت الذي عندي لا اقبل الطلبات الجديد خاصة المستعجلة، أتحدث مع العميل عن الوقت وأخبره عن موعد التسليم المتاح إذا هو قدم لي وقت لا يخدمني.

اتفق معه على عدم الضغط عليا في التسليم وغذا كان مستعجل ممكن حتى أوجهه لمستقل آخر، رضا العميل مهم بالنسبة لي ولكن من جهة أخرى صحتي مهمة كذلك لي والجودة التي أقدمها مهمة، الضغط بالنسبة لي وحسب شخصيتي يؤثر جدا على الجودة في مشاريعي عقلي يتشتت في أوقات الضغط ولا اركز جيدا.

لكن في الغالب أحاول أن أنظم وقتي في انجاز المشاريع من خلال:

تحديد أولويات المشاريع بناءً على أهميتها ومواعيد التسليم. أقوم بترتيب المهام حسب الأولوية لضمان تلبية المتطلبات الرئيسية في المواعيد المحددة.

توضيح المواعيد مع العملاء بشكل صريح مع الجدول الزمني المتاح من خلال احتساب وقت التحضير والبحث والانجاز بطريقة واقعية حتى تكون المواعيد قابلة للتنفيذ مع ترك فترات زمنية فارغة في الجدول للتعامل مع أي مشكلة غير متوقعة أو طارئة وهذا يساعد لتفادي تأخيرات غير متوقعة.

أحياناً يكون الحل في جمع القلب لموضوع محدد والتفرغ له كلياً فيعمل العقال بأعلى كفاءة وسرعة في الإنجاز ولكن قد يؤدي هذا إلى زيادة الضغط والتوتر أما العمل بالتوازي فهو أمر جيد ولكن لمن يحسن تنظيم يومه. لكن بعيداً عن السؤال وبيئة العمل هل التحدي الذي يصاحب هذا الموضوع يحمل على تأخير المهام وعدم استغلال الوقت في البداية خصوصا مع الإثارة الناتجة عن التفكير في هل من الممكن تحقيق الهدف في الوقت المحدد أم سيفوت القطار، هل هذا أمر طبيعي أم مشكلة تحتاج لعلاج؟