بينما بعض المدراء يشتكون من قلة إنتاجية وعمل فريقهم، فأنا أشتكي من العكس: لدينا في الشركة نحن معتادين على فكرة عدم وضع ساعات عمل محددة للفريق، ويمكن لأي شخص أن ينهي مهامه في أي وقت. لكنني لاحظت أن معظمهم أصبح يعمل لفترات أطول، خصوصا وأن نظام العمل لدينا هو وضع الاستراتيجية وإعطاء الفريق كامل الحرية في ابتكار المهام وتنفيذها. المهم لدينا هو تنفيذنا جميعا لمؤشرات الأداء وعمل المخرجات التي في الاستراتيجية والتي اتفقنا عليها إدارة وموظفين. أصبحت في مأزق بين أنني أريد منهم العمل أقل ليكون لديهم على الأقل صفاء ذهني وعقلي ولا يحدث لهم احتراق وظيفي، ومن ناحية أخرى أنا متحير كيف أكون أنا الذي أخبرهم بذلك وأنا المدير، ومن المفترض أن أكون الشخص الذي يطلب منهم عمل المزيد لا تقليل العمل. لدرجة أن إحدى الموظفات طلبت عمل اجتماع مغلق معي وكانت فيه مستاءة جدا لأني وظفت موظفتين أخرتين معها لاقتسام المهام، وأخبرتني أن استياءها هو أنني ربما بذلك أكون أقلص من مهامها أو أنني أعتبرها غير قادرة على القيام بكل المهام. وهذا ما أستغربه، لأني عندما أقنعتها بأني بذلك أساعدها وأقلل الضغط عليها، طلبت مني أن أجعلهم يقومون بمهام أخرى وأنها راضية بالقيام بعملها كله وحدها. السؤال الآن: كيف أقوم بتوصيل وجهة نظري كاملة للفريق دون التقليل من حماسهم أو إنتاجيتهم؟
ماذا يحدث عندما تصبح "المرونة" في العمل وسيلة للضغط؟
تحتاج لأن تنشر فكرة التوازن بين الحياة العملية والشخصية كثقافة بالشركة وأن الشركة تشجع كل موظف على ذلك، عندما تروج لذلك من خلال سياساتك واجتماعاتك سيترسخ هذا ذهنيا بعقولهم، أما فكرة أنهم يطيلوا كوقت فربما هذا تسويف منهم، مثلا تخيل معي لو قلت لك عملك 8 ساعات يوميا، سيكون لديك حافز لإدارة الوقت ومهامك بما يتناسب مع هذه المدة، لكن لو تركت لك اليوم مفتوح، قد تنجز مهمة وتذهب لقضاء شيء، وتعود لمهمة أخرى ثم تتجول وهكذا، وبالتالي المرونة المفتوحة لا أجدها إيجابية مع كل الأشخاص، لذا المرونة قد توفرها باختيار المواعيد وتقسيم الدوام لكن ليس بالعموم
لا هم ليس لديهم تشتت وإنما يقومون بمهام أكثر خلال اليوم يعني فكرة عدم تحديد الدوام جعلهم يعتقدون بأنهم عليهم العمل طوال ال 24 ساعة دون توقف وهذا ليس إلزاما منا بالمناسبة وإنما هم يقومون بعمل مهام إضافية أو عمل إضافي لم يُطلب منهم لأن لديهم الحرية في تقسيم مهامهم بالشكل الذي يرونه ونحن نركز فقط على اتباعنا جميعا للاستراتيجية العامة.
هل بهذه الطريقة إن أنهيت عملي والمطلوب مني خلال الأسبوع بثلاثة أيام مسموح ألا أتواجد باقي الأسبوع؟
إجابة هذا السؤال تفرق جدا في تشخيص طريقة التعامل معهم، وأجد أن المرونة بهذا الشكل مضرة جدا وليست إيجابية
ما يحدث معك الآن يشبه مباراة كرة قدم حفز المدرب لاعبيه قبلها وعند البدأ اندفع الجميع وحققوا نتائج جيدة للغاية، ولكن أنا وأنت نعرف أن هذا ليس صائب فسرعان ما سيسيطر الإرهاق أو الغرور على جزء من الفريق وهنا ستحدث خسائر فادحة.
اقترح عليك ولك طبعاً الحرية واحتسبك أكثر مني خبرة ولكن هذه نصيحة أن تجمع الفريق وتربط مراحل المشروع بخريطة وقت بحيث تقلل سرعتهم بصورة إجبارية، واقترح أن تركز على كل مهمة وتخرج بأقل التعديلات الموجودة ولا تفوت شئ، هنا سيدرك الفربق أنهم بحاجة للتركيز على الجودة ومراجعة كل خطوة والتفكير بها جيداً وبذلك تحقق ما تريد
أشكرك إسلام حقيقي أنت فهمت بالضبط ما أرمي إليه في المساهمة وتشبيهك صحيح جدا ومثالي. المشكلة هنا كيف أقوم بتقليل نشاطهم مع الحفاظ على نفس الحماس؟ وفكرة التركيز أكثر على الجودة قد يكون مصحوبا بالتأني في تنفيذ المهام وأن الأمر ليس بكمية المهام والإنجازات وإنما أثرها على المستوى البعيد.
حاول أن تربط المهام بجداول زمنية بحيث لا يسبقها أحد ولا يتأخر عنها أحد، وبطريقة غير مباشرة أخبرهم أن الوقت المحدد لكل مهمة كافي لأن يتم الانتهاء منها بأعلى جودة وبإتقان وتفاني، وبذلك لن يعملون بنفس السرعة ويتكاسلون في الفائض من الوقت
الوضع يتطلب توازنا بين تعزيز الإنتاجية والحفاظ على صحة الفريق. لتوصيل وجهة نظرك بشكل فعال، يمكنك التحدث بصراحة مع الفريق موضحا أن الهدف من تقليل ساعات العمل أو تقسيم المهام هو تحسين الكفاءة ومنع الإرهاق، وليس التقليل من قدراتهم. شجع على العمل الذكي بدلا من العمل لساعات طويلة وأوضح أن هذا الأسلوب يهدف لزيادة الفعالية على المدى البعيد. حوار مفتوح ومستمر مع الفريق سيحافظ على حماسهم دون شعورهم بالضغط المفرط.
ألهمني كلامك بمهمة يمكنني عملها، يمكنني مثلا تعيين مستقل مختص بالأتمتة بحيث يقلل من أعباء المهام الروتينية على الفريق مثل المكالمات والتقارير وغيرها بحيث يقلل أي وقت مهدر ويجعلهم يركزون في الأجزاء التي تحتاج لإبداع وابتكار فقط.
يمكنك توضيح للفريق أن هدفك ليس تقليل إنتاجيتهم بل تحسين التوازن بين العمل والحياة الشخصية. اشرح أن توظيف موظفين إضافيين هو لتخفيف الضغط عنهم وليس تقليلاً من قدراتهم. كما يمكن تنظيم اجتماعات دورية للتأكد من راحتهم النفسية والمهنية. بتقديم هذا التوجه، سيشعر الفريق بالتقدير ويزداد حماسه للعمل بشكل مستدام.
أنا أساسا أشتكي من كثرة حماسهم لا من قلته ولأنه سيؤدي بمعظمهم للاحتراق الوظيفي بدلا من أن يجعلهم ينتجون. هم وصلوا لمرحلة اقتراح مبادرات لمشاريع للعمل عليها ويتطوعون هم بالعمل ليحملوا أعباء فوق أعبائهم؛ هذا والحمد لله نجاح لثقافة الشركة وأننا أصبحنا نسيج واحد يعمل سويا لكنني أنظر إلى الأمر نظرة أعمق أنظر للمستقبل.
أنت بحاجة إلى التمكن من مهارة الاقناع بطرقة فعالة في البداية لابد أن تكون واضح معهم. فمثلًا اشعر بأن الموظفين لديك شعروا بالتشتت قليلا. وضوح الهدف والرؤية هو الفيصل هنا، عندما تواصلت معك الموظفة وطلبت منك عقد اجتماع فردي، فهذا دليل على أنها موظفة واعية، أنت هنا يفترض أنك تعاطفت معها وتركت لها مساحة أكبر للتعبير عن رأيها ووجهة نظرها، لعلها بالفعل محقة في ذلك، يفترض أيضًا أن تعبر لها عما هي تفهمه بطريقة احترافية. حاول أن تخبرها بأن وجهة نظرك هي هدف مهم ويفترض فهمها جيدًا.
حتى فكرة أن تخبرها بأنك المدير تحتاج إلى ضوابط، فمن الغير المعقول أن تقول أنا مدير وكلمتي هنا هي الأولى والاخيرة، لذا الطريقة التي تود اقناع موظف ما تحتاج إلى أن تكون واضحا معه واخباهه بأنك بالفعل ترغب فب استدامة حماس والعمل على التطوير من أدائه بشكل أفضل ، حاول أيضًا أن تقدم لها تغذية راجعة مع نهاية كل دوام.
ربما يا هدى لم تقومي بقراءة المساهمة كلها، أنا ليست قضيتي بأنني أخبرها أن كلمتي نافذة وأنني المدير ومثل هذا أصلا ليس في ثقافة الشركة عندنا؛ المشكلة عندي أنها نظرت إلى فكرة جلب موظفين جدد لمساعدتها في مهامها شهادة منا بتقصيرها رغم أننا نحاول مساعدتها والتخفيف عنها.
رأيي إن هذه المشكلة ناتجة عن بيئة عمل ناضجة فيها شغف عالي، لكن محتاجة توازن. الحل مش إنك تطلب منهم يشتغلوا أقل، بل إنك تشاركهم فكرة إن الإبداع والاستدامة محتاجين راحة وهدوء زي ما محتاجين إنجاز. قدم ده كجزء من ثقافة ناضجة للفريق، وافتحه في نقاش جماعي يشاركوا فيه بصياغتها، مش كأمر إداري
التعليقات