أي موظف أو متدرب يصبح عضوًا جديدًا داخل الفريق يجد صعوبة في الاندماج في العمل، ولكن وجود التدريب الترحيبي التعريفي (Induction Plan) يسهّل هذه المهمة ويجعل عملية الاندماج أسرع وأسهل.
فما هي العناصر الأساسية التي يجب أن يتضمنها البرنامج التعريفي والترحيبي المثالي من وجهة نظركم؟
لأن التدريب التعريفي إذا كان فعالًا بحق فهو سيصبح فرصة لترك انطباع إيجابي دائم، وتعزيز انتماء الموظف الجديد للشركة وتمكينه من تحقيق أقصى إمكاناته.
أكثر ما أكون بحاجته في شركة جديدة هو ملف تعريفي يمكن أن يضعني بألف باء الشركة، ملف يكون مجهّز ومحدّث لكي أدخل الجو مباشرةً معهم، وأيضاً أحب أن يكون هناك شخص ك دليل، يكون له قوة في الشركة تُحترم هو الذي يقوم بإدخالي لكي يعرفني بالموظفين واحد واحد على عجالة وبوظائفهم، ثم بعد ذلك يجعل شخص لكي يشرف عليّ بشكل مكثف، غالباً سيكون السوبرفايزر أي المشرف الأساسي ولكن أحب أن يتم التوصية باسمي أمامي مرة أخرى، هذا الموضوع يشعر بحالة من الأمان من الضياع والارتباك في البداية.
هو الذي يقوم بإدخالي لكي يعرفني بالموظفين واحد واحد على عجالة وبوظائفهم
هذا في الشركات الصغيرة جدا ربما ولكن لن يحدث هذا في شركات كبيرة ربما يقتصر الترحيب على نفس القسم الذي تنتمي إليه، أما باقي الأمور فانا أراها جيدة وخاصة أنها تكسر الحاجز النفسي لدى الموظف وتجعل اندماجه بشكل أسرع فحينما يتم تعريفه لمن حوله فبشكل ما لم يعد غريبا بعد الأن، وهذا ما كنت أفعله في العمل ولكن كنا مجموعة صغيرة بطبيعة الحال فكان يتم تقديم الموظف الجديد لفريق العمل وتحديد شخص يكون مسؤول عنه لأي استفسارات تخص العمل لأن هذا يدخله في تجربة العمل بشكل سريع بدل من التخبط والبحث عن أي شخص يجيبه عن الأسئلة.
هذا الملف أهم ما يجب أن يتواجد به هو حقوق وواجبات الموظف ليكون كل شيء واضح من اللحظة الأولى ولا يحصل الاختلاف.
فما هي العناصر الأساسية التي يجب أن يتضمنها البرنامج التعريفي والترحيبي المثالي من وجهة نظركم؟
أعتقد انه لا يجب إعتماد منهج موحد لمختلف الموظفين، فيجب تخصيص برنامج تعريفي ترحيبي حسب احتياجات الموظف الجديد، والتي تجمع بناء على معلومات سابقة عنه، من سيرته الذاتية وتحصيله العلمي وتجاربه السابقة في المجال او خارجه، وخبراته الموثقة في البيانات، بعد ذلك تحدد احتياجات الموظف الجديد بناءً على المعلومات التي جمعتها عنه، فعلى سبيل المثال، قد يحتاج الموظف الذي ليس لديه خبرة سابقة في هذا المجال، أو خريج جديد من المدارس العليا إلى تدريب مكثف، بينما قد يحتاج الموظف الذي لديه خبرة واسعة وتجربة سابقة إلى مزيد من الاستقلالية في عمله.
التأهيل مهم جدا، هذا التأهيل لا يعني أن الموظف غير خبير أو خبير، بل هو تطبيع الموظف بسياسات وآليات العمل ونظامه في الشركة، والتي من الطبيعي جدًا أن تختلف من شركة إلى أخرى حتى لو كانتا في المجال نفسه. لذا، فيهمني جدًا ما أعددته الشركة لتأهيلي للاندماج والتأهيل لنظام العمل، وما أراه احترافي من جهة بعض الشركات أنها لا تجعل مرحلة التأهيل تلك دفعة واحدة، فلا يصطدم الموظف الجديد بكل المعلومات وبكل الأقسام ددفعة واحدة، بل تكون على مراحل حتى يتمكن الموظف الجديد من استيعاب كل ما يمر به ويكون اندماجه وانغماسه تدريجيًا وطبيعيًا.
تختلف طبيعة كل شركة وسياساتها عن الشركات الأخرى فحتى لو كان الموظف الجديد بالشركة خبيرًا أو تنقل بين عدة شركات، فإنه يحتاج للتأقلم على الطبيعة الداخلية للشركة التي انتقل إليها حديثًا، وليس ذلك التدريب انتقاصًا من مهارة وخبرة الموظف بل حافزًا للاندماج في محيط العمل الجديد
الفكرة أن لكل شركة أنظمتها وسياستها الخاصة، ولهذا السبب فالفترة التدريبية أساسية لأي موظف، وخلالها يتم بث عصارة الأمور التي تميز الشركة عن باقي الشركات. يعني لماذا اخترنا النظام الفلاني للعمل بدلًا من النظام الآخرالمتعارف عليه في بقية الشركات وهكذا.
من الضروري تعريف الموظف بالشركة قبل بدء الدوام الرسمي من ناحية الاهداف والرؤية ومواعيد العمل والسياسات الداخلية للشركة وإرسال معظم المعلومات المفيدة للخاصة بالعمل بصورة كتابية ليتمكن من الاطلاع عليها والرجوع إليها في أي وقت، كما من الضروري استقبال الموظف في أول يوم له وتعريفة بأساسيات العمل بصورة عملية من قبل أحد الموظفين ذوي مهارات التواصل الفعالة.
وتعريفة بأساسيات العمل بصورة عملية من قبل أحد الموظفين ذوي مهارات التواصل الفعالة.
كل هذا مهم لإدماج الموظف الجديد ولكن لا أعرف لماذا نتغافل عن الجانب النفسي للموظف الجديد، ونلتفت فقط إلى الأمور العملية.
هذا الموظف يكون متوترًا من التجربة الجديدة، وحتى إن لم يبدِ ذلك فسيكون من الأفضل أن يتم بث الثقة فيه وجعله متمكنًا متشجعًا على العمل.
يعني حتى لو كان سيظل مراقبا خلال الفترة الأولى فلا يجب أن نشعره بأنه تحت الميكروسكوب حتى لا يتضخم توتره.
عند القيام بالترحيب بالموظف الجديد عبر برنامج تعريفي يجب أخذ هذه النقاط الخمسة في الإعتبار:
تحياتي
التأكد من إعطئه مهامه بالتدريج
يعني أنت مع أن يتم التدريب على التوالي. يعني أن يتعلم شيء معين ثم ينتقل إلى غيره وهكذا.
ولكن ألن يجعل هذا التعلم بطيئا؟
أرى أن يتعلم كل شيء على التوازي وليكن ذلك اختبارا له لنرى كيف يتعامل مع المهام المتعددة وما هي طريقته في هندلة الأمر.
تخيلي ان تعطي خريج جديد مسؤولية إدارة المؤسسة، المهام المتدرجة من باب اختبار قدراته وتحسينها كي لا يتعلم بطريقة خاطئة. بالإضافة إلى تقليل المخاطر ومعرفة اسلوبه في العمل
التعليقات