لماذا تعتبر إدارة الغياب مهمة؟

في تجربتي الوظيفيّة، وجدتُ أن أنظمة التغيّب عن العمل تستلزم العديد من أشكال التنظيم والإدارة. وبصراحة، على الرغم من اعتراضي المستمر على أنظمة الشركات، فقد رأيتُ أن نظام هذه الشركة كان جيّدًا في تلك النقطة.

تمثّل نظام الغياب كما أشرتي يا أماني في فكرة الإبلاغ. ويختلف تصنيف نوعية الغياب حسب إبلاغ الموظّف عن تغيّبه من عدمه، فالتصنيف يسري بشكل عام على الغياب المَرَضي لأسباب صحّية، والغياب الشخصي لأسباب عائلية، ولكل بند منهم رصيد شهري من الأيّام لا يؤثّر على نسبة الغياب في الشهر طالما أن الموظّف لم يتخطّاه. أمّا الانقطاع التعسّفي دون إبلاغ مدير الفريق رأسًا، فهو الغياب الذي يبت فيه بالعقوبة الإدارية.

باستثناء التغيب المرضي أو بسبب الإصابة أي أنها تدير عملية التغيب وتوضح كيفية طلب الإجازات للموظفين

هل في هذه الجملة تقصدين بأن إدارة الغياب تشمل تلك الحالات أم لا؟ لأنك بعد ذلك تقولين أنها عملية إدارة الغيابات غير المخطط لها، والمرض والإصابة غير مخطط له وهم من المسببات الرئيسية للغياب.

وهل برأيكم إدارة الغياب كفيلة بحل الأمر وضبط التغيب ؟

غالبًا الشركات تضع مدة أو عدد أيام محدد للغياب أو الإجازات المسموحة للموظفين ولا يمكن تجاوزها وإن تم تجاوزها يكون بخصم من المرتب، برأيي هذا ممكن أن يضبط الموظفين وغياباتهم.

بالنسلة لسؤالك، فهي قد تكون كفيلة إذا طُبقت بالشكل الصحيح، أي إذا إعتمدت على برامج أساسية لتتبع الحضور والغياب، ووضع إجراءات تأديبية لا يمكن تجاوزها في حالة الغياب. لكن من وجهة نظري في الشركات هي ليست فعالة تمامًا ولا يمكن تطبيقها، مثلًا لا يتم تعيين قسم إداري خاص بالغياب لنُسميه إدارة الغياب بل هي من مهام مسؤول الموارد البشرية ولديه مهام أخرى قد تكون بالنسبة له أهم، أو حتى قد لا يمتلك السلطة الكافية لوضع واتخاذ إجراءات للحد من الغياب.

وحل آخر برأيي على الشركات تبني ساعات عمل مرنة تساعد الموظفين في التكيّف بين حياتهم الشخصية والعملية.

والآن أصدقائي برأيكم ما هي الدواعي المسببة لتغيب غير المبرر لدى الموظفين، وكيف يمكن لمنظمات الحد منه، وهل برأيكم إدارة الغياب كفيلة بحل الأمر وضبط التغيب ؟

تتعدد الدواعي لكن الفكرة الأساسية لا تكمن و كما أظن أنا بأنها في الأسباب إنما في الحلول التي ستحد من معدلات الغياب الغير مبررة. مثلا توفير جزء من الوظيفة عن بعد أو جعل مكان العمل أكثر راحة مثل ما نرى في شركة نون التجارية في فرع الإمارات و غيرها من الشركات التي توفر سبل الراحة و المتعة للموظفين بشتى أشغال الشركات بهدف زيادة معدل الكفاءة و الجودة و كذلك عدم التغيب.

أرى كذلك ما يمكن تطبيقه في الصيدلية حيث يعتمد معظم عمل الصيدليات الخارجية أو العامة أو كما نسميها صيدليات المجتمع على الرد على الهاتف و رسائل الواتس آب و ليس كما يظن المعظم أن الصيدليات تعتمد على الزبائن فقط. و كون الحساب ذو فاتورة فيمكن العمل عن بعد إن سمحت القوانين بهذا. لكن ماذا عن السلك الطبي في المستشفيات؟ كيف سيقوم دور العمل عن بعد لديهم؟

والآن أصدقائي برأيكم ما هي الدواعي المسببة لتغيب غير المبرر لدى الموظفين،

كل شخص له اسباب خاصة به للغياب الغير مبرر، لكن بالنسبة لي ممكن فقدان الشغف وعدم حب الوظيفة والملل من أهم الاسباب التي تؤدي إلى كثرة الغيابات دون اسباب، الجو الغي محفز كذلك يمكن ان يتسبب في هذا التسرب من العمل وحتى غذا حضر العمل يكون دون اتقان له.

وهل برأيكم إدارة الغياب كفيلة بحل الأمر وضبط التغيب ؟

غير كفيلة، ادارة الغياب تعتبر مثل العقاب وغذا غاب الحافز في العمل والشغف حتى العقاب لا يفيد لا بد من النظر للامر بطريقة صحيحة ودقيقة، إلقاء الضوء على المشكلة بطريقة صحيحها ومحاولة حلها بطريقة تليق بها وتحل المشكلة فعلا وليس فقط اجراءات على ورق أو تخفف من المشكلة وبعدها ربما تتفاقم أكثر.

من الواضح أن الشركات تتكبد تكاليفا عالية مع تغيب موظفيها خاصة في الحالات اللامبررة.

برأيي فإن الدواعي غير المبررة لغياب الموظف تكون كالآتي:

• غياب الحافز المادي والعنوي لعمل الموظف

في الكثير من الأحوال يصبح عمل الفرد وعدم عمله سيان. باللبناني نقول" رحت أو ما رحت عالشغل متل قلتها".

يحصل هذا الأمر في الحالة التي لا يقدم فيها أصحاب العمل حوافز تشجع الموظفين على الإستمرار بعطائهم لا بل وزيادته. المقصود بالحوافز الشقين المادي والمعنوي. في الحالة المادية فإن عدم إعتماد نظام المكافأت مع الموظف النشيط يجعله يفقد جزء من نشاطه للعمل فيصاب بالإحباط. لا يشترط أن تكون المكافأة قيمة فقط يكفي أن تكون رمزية تقدر الموظف على جهوده التي يبذلها. وفي بعض الحالات يكون التشجيع المعنوي كافيا خاصة عندما يتزامن مع شكر الموظف على ما يقدمه من عطاءات.

• التساهل في تطبيق القوانين من قبل المعنيين

يمكن في بعض الأحيان توجيه الملامة إلى أصحاب العمل في ما يخص غيابات الموظفين. فعندما لا يطبق القيمين على النظام القوانين التي تحفظ مصلحة الجميع يصبح الإستهتار والإهمال حال الكثير من الموظفين. في البداية يتم تعويد الموظف على التغافل عن تطبيق النظام ثم يأتي وقت حسابه بعدما إقتاده أصحاب العمل إلى ذلك. فكما يقول المثل " اللي أوله شرط إخره نور."

• إنجاز الموظف للأعمال التي لا يحبها

من أهم الأمور التي يجب أخذها بعين الإعتبار عند إختيار العمل هو إختيار الوظيفة التي تتناسب مع أهواء وقدرات الفرد. فعندما يمارس المرء مهنة لا يحبها تكثر غياباته للهروب من الأعمال الغير المحببة لهذا الموظف.

• شخصية الموظف اللامبالية واللامسؤولة

من أصعب الشخصيات التي يمكن التعامل معها هي الشخصية اللامبالية التي لا تقيس نتيجة أعمالها وتقوم بكل ما تقوم به بدون التفكير بالعواقب. وبالتالي فهم يتغيبون بدون التفكير بما يمكن أن يترتب عن ذلك.

• التنمر في بيئة العمل

بحسب الدراسات فإن التنمر داخل بيئة العمل هو أمر كثير الحدوث. وعندما يتعرض الموظف للتنمر فتزيد إحتمالية تغيبه بسبب إصابته بالإحباط والإكتئاب.

• تضييق أوقات العطل للموظفين

تعمد الكثير من الشركات إلى تضييق الخناق على الموظف في ما يخص أنظمة العطل والراحة. ويدفع هذا الأمر الكثيرين إلى الغياب بشكل متعمد.

برأيي يمكن الحد من تغيبات الموظفين اللامبررة من خلال:

• إعتماد نظام الحوافز والتشجيع
• تطبيق القوانين بصرامة
• إعطاء حق العامل من الراحة
• مكافحة التنمر
• وضع الرجل المناسب في المكان المناسب

طرحتي وجهات عديدة لكن سأتطرق لموضوع أن الغياب غير مرغوب فيه من التأمين لأنهم يدفعون للمؤسسة كتعويضات خلال فترة غياب الموظف. لذلك تتطلب مسألة الحصول على شهادة طبية في معظم الأحيان الفحص والأطباء يتجنبون تقديم شهادة طبية إلا في حالة كان الموظف حقا في حالة صحية تجبر الطبيب على تقديمها.

بالنسبة لموضوع الحقوق والواجبات والذي تم عقده والإتفاق عليه بعقد العمل هو ساعات العمل ومدة العمل، أيام العمل. إذا لم ينفذ الموظف واجباته فهنا بدئت مرحلة النزاعات وتتطلب التوضيح للتعرف على الأسباب، شخصية أم لها علاقة بمكان العمل وهناك يتم إتخاذ إجراءات كما تم عقد الإتفاق بالعقد حتى ولو كانت صارمة لكن هذه هي الإدارة بالأخير، إدارة الحقوق والواجبات.

أعتقد أن معرفة السبب الأساسي لتغيب الموظف هو معرفة وفهم طبيعة وسلوكيات الموظف، فهناك بعض الموظفين طبعهم أنهم متكاسلون، ربما يغيب لأن الجو اليوم بارد فلم ينهض من سريره صباحًا، ربما لتراخيه عن العمل أو عدم تحمله المسؤولية بشكل كافي.

كما أن في رأيي من أهم أسباب الغياب التي يجب أن تندرج تحت ذلك البند "العامل النفسي"

فقد يغيب الموظف بسبب سوء أوضاعه النفسية، أو بسبب عدم ارتياحه نفسيًا في مكان العمل، مما يجعل العمل عِبئًا ثقيلًا عليه.

بمناسبة حديثنا عن ذلك الموضوع، منذ فترة كنت مشاركة بشاط في بدايته لم يكن يتخذ أي وسائل من شأنها تقليل الغياب، كان يكتفي فقط بالتحذير وإعطاء النصائح، في تلك الحالة كانت نسبة الغياب عالية بعض الشيء، ولنقل ٤٠٪

ثم بعد ذلك قرروا إحضار جهار البصمة، ذلك الجهاز يوضح الوقت الذي أتى فيه الشخص وإن تأخر عن حد مُعين يُفرض عليه غرامة مادية، في تلك الحالة قلت نسبة الغياب إلى حوالي ٥٪ فقط.

لذلك أعتقد أن إدارة الغياب تساهم في حل المشكلة، بالتأكيد ليس حلها بنسبة ١٠٠٪ ولكن ستُقلل تلك النسبة بشكل كبير.

جميعنا كموظفين وإن كُنا مثاليين تغيبنا يوماً ما عن أعمالنا، سواء لمرض أصابنا أو لحدث طارئ أو لظرف احتجنا التغيب به،

لا أحب التعميم اطلاقا، اعرف اشخاصا لم يتغيبوا يوما عن عملهم، سيبدو ذلك غريبا، ولكنها والدتي طيلة30 سنة من العمل لم تتخلف عن الذهاب للعمل، امر غريب حقا، ولكن جوابها دائما يأتي هكذا: لماذا أتغيب عنه وأنا أحب وظيفتي.

بالعودة للموضوع، من المؤسف عندما نجد بعض الموظفين يتم اقالتهم بسبب تغيبهم لظروف خاجة عن نطاقهم كالاصابة بمرض أو لوفاة، ولكن ما لايعلمه الموظف بأنه في حالة تمت اقالته لهذه الأسباب يمكن أن يدفع قضية في المحاكم لان في دليل العمل يحتوي على الأمور التي من خلالها يمكن اقالة الشخص، لذلك لا يستطيع المشغّل منع العامل من التغيّب عن عمله خلال الأيام المرضيّة، ولكن إذا إنتهت الأيام المرضية الموجودة لدى الموظف وما زال يتغيّب عن عمله فيمكن إقالته حينها.

ولكن الحيرة التي نقع فيها هو محاولة البحث عن الطريقة المثلى لإخبار مدرائنا بتغيبنا، خصوصا عندما نجد دراسة لشركة "أكسا بي بي " البريطانية اظهرت بأن قرابة 40 في المئة من الموظفين لا يخبرون السبب الحقيقي لتغيبهم حتى ولو مرضوا حقا خوفا من عدم تصديقهم. هل الصدق وقول الحقيقة في مثل هذه الظروف هو الطريقة المثلى لتغيبنا برأيك؟

أنتشرت عندنا اجهزة تسجيل بصمات حضور

وكل يوم غياب غير مخطط له يخصم من راتب الموظف

وقد يعاقب عقوبة اكبر ان تكرر الأمر

هذا التشديد يساعد برأيي في كبح الخسائر

من المهم خلق بيئة مميزة للموظفين تجعلهم أكثر راحة و استقرار في مكان العمل

الغياب والتأخير سببه أنه لا شيء يحفز الموظف للذهاب للعمل سوا يوم صرف الأجور فقط من أصل 30 يوم في الشهر

والآن أصدقائي برأيكم ما هي الدواعي المسببة لتغيب غير المبرر لدى الموظفين، وكيف يمكن لمنظمات الحد منه، وهل برأيكم إدارة الغياب كفيلة بحل الأمر وضبط التغيب

من وجهة نظري الشخصية أن الموظفين الذين يتغيبون باعذار غير مبررة ترجع إلى عدم حبهم للعمل وأنهم يأتون إلى العمل من أجل الراتب الشهري فقط دون حبا للعمل لأنهم يعلمون دون حب لما يعملون