غياب التوزان في فرق العمل

وهل هو خطأ الفريق أم خطأ النظام الذي نعمل فيه؟ من خلال تجربتي، تبين لي أنه غالبًا ما يكون السبب ليس في الأشخاص أنفسهم، بل في غياب التنسيق السليم في بداية المشروع.

التنسيق يكون به أعضاء الفريق! العمل الجماعي يعني توزيع المهام طبقا لمهارات كل فرد فيه، وعندما تعطى مهمة لأي فريق من المفترض أنهم يقسموها ويعطون مهمة لكل شخص طبقا لخبرة كل شخص فيهم، وقائد الفريق هو من عليه مهمة الشرح والتوزيع والتأكد من قيام كل شخص بدوره، أي ببساطة النظام نفسه يتم وضعه من قبل الأشخاص لهذا هم الملامون في حالة التقصير أو غياب العدل في القيام بالأعمال.

سيساعد في ذلك وجود نظام حصر وتعداد للعمل، كوجود جهاز كومبيوتر به برنامج وUser لكل موظف عن طريقه يمكن للإدارة معرفة عدد العملاء الذين تم خدمتهم بواسطة ذلك الموظف، والوقت الذي يتخذه الموظف لتقديم الخدمة للعميل، بهذه الطريقة يمكن تقديم ملاحظات دقيقة لا تخضع للتأويل أو لتفسيرات مختلفة من أي جانب..

لكن لا يصلح ذلك الحل لكل نشاط تجاري، هل تعتقد بوجود حل بدون النظام الإلكتروني؟

لذلك دوما عند العمل على فريق، كنت أقسم المهام على الجميع بأول اجتماع وأعمل بورد يشبه نظام كانبان للإدارة، وكل مهمة نضع لها ورقة وتحتها اسم المنفذ، ومن يبدأ بتنفيذ المهمة ينقل ورقته لخانة التنفيذ ومنها لخانة انتهيت من المهمة، وبالتالي الشخص الكسول أو الاتكالي سيرى نفسه من أول حركة للفريق، وإن لم يتحرك وقتها المدير أو المسؤول سيرى كل شيء من البورد دون الحاجة للقيل والقال رغم أنه ليس خطأ أحيانا

أحياناً يتغاضى الإنسان عن تقصير زملائه في الفريق، لكن إذا تكرر الموضوع أو ظهر أنه نتيجة كسل وتواني وليس ظرف قهري، على الموظف أن يلفت انتباه قائد الفريق بأنه هو من أنجز هذه المهام فيأخذ حقه من الثناء أو المكافآت.

أنا استغرب لماذا تفعل هذا! فإما تغير الفريق إذا كان بيدك هذا أو تشتكي للمدير أو قائد الفريق الذي من المفترض أساسا أنه يقسم المهام بين الفريق ويتابع عمل كل فرد فيه ويراجعه ويقيمه!

ذلك رأي سليم وهو العدل والإنصاف، لكننا نرى أحياناً ذلك المحل التجاري الذي يزدحم فيه العملاء ويكثر البيع، فنجد ذلك الموظف النشيط المنتبه الذي يؤدي عمله على وجه السرعة والدقة، بابتسامة ودودة وتحية ملائمة للعملاء ومراعية لصف الانتظار، وإلى جانبه ذلك الموظف الآخر الذي يعمل بوتيرة من يقرأ الجرائد على تمهل، فتجده يتبادل التحيات ببطىء ويأخذ بأطراف الحديث مع العملاء في أمور شخصية بعيدة عن غرض العمل، تاركاً عملاء آخرين يتململون من الوقوف، ولا خيار أمامهم سوى الانتظار أو الاتجاه ناحية الموظف النشيط..

كيف تعتقد يمكن لمنسق الفريق أن يدير ذلك التصرف من الموظف المتباطىء؟

تصعيد الجزاءات تدريجياً هو مبدأ يوجه الموظفين للعمل الجاد، لكن سيتطلب وجود نظام حصر وتعداد يتسم بالشفافية، كوجود جهاز كومبيوتر به برنامج وUser لكل موظف عن طريقه يمكن للإدارة معرفة عدد العملاء الذين تم خدمتهم بواسطة ذلك الموظف، والوقت الذي اتخذه الموظف لتقديم الخدمة..

لكن لا يصلح ذلك الحل لكل نشاط تجاري، هل تعتقد بوجود حل بدون ذلك النظام الإلكتروني؟