أربع استراتيجيات فعالة لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية

تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر وتفويض المهام حسب القدرة على القيام بها يتيح لك تقديم قيمة أكبر عبر التركيز على العمل الاساسي وهاتين المهارتين يعتمدان بشكل اساسي على معرفة قيمة الوقت،

ثلاث كلمات كفيلة بان تغير مسار حياة أشخاص

نقطة مهمة ويجب أخذها بعين الإعتبار وإعطاءها أولوية قصوى عند البدأ بأي مهمة، ولذاك من الأصح وضع العمل كجزء من الحياة لا وضع الحياة كجزء من العمل.

هناك تدوية سابقة تحدثت فيها عن بعض النصائح من أجل تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية

يمكنك الإطلاع عليها عبر هذا الرابط

لكن هناك أوقات كثيرة تتطلب المهام الإنجاز بمعدل أعلى، كأن يطلب المدير منا إنجاز مهمة بوقت وتسليمه ضمن ميعاد محدد، فالمرونة لأن نعمل بالمعدل الذي يرضينا ليس خيار متاح دائما

ذكرتيني بهذا الطرح بأفلام كرتون الأرنب والسلحفاة وتلك الحكمة التي كانوا يعلموننا إياها صغاراً في أنه مهما كنت سريعاً إذا كنت تماطل في أوقات العمل والانجاز وتقطّع فهذا سيجعل من يمشون بثبات ولو ببطء شديد أن يسبقوك بسبب التزامهم الذي لا يتزحزح بالسعي المتواصل ولو كان بطيء.

من أفضل الطرق التي تعلمتها هي التخلي عن بعض المهام وتفويض الأخرين بها

للأسف تعلمت هذه الاستراتيجية متأخرا لكنها تساعدني حاليا في الإنجاز السريع وتذكرني بفيلم على جثتي لأحمد حلمي الذي تعلم في آخر الفيلم الاعتماد على الآخرين عندما تركهم يأخذونه من المستشفى ولم يرسل شبحه خلفهم. إن لم تشاهد الفيلم فسيكون الأمر أشبه بأنه رعب ولكنه ليس كذلك.

نعم التفويض أمر جيد لكن لا يجب أن لا يستخدم بدون حذر بل يجب أثناء التفويض احترام الجدول الزمني فمن الضروري أن يصل الشخص المفوض إلى نفس الأداء االمطلوب أو أحسن أما عكس ذلك سيؤخر البرنامج الزمني. وتلعب المتابعة الدور الفعال للوصول لهذه المرحلة فهي تحتاج إلى مهارة أيضا، فقد تضطر إلى التوقف من تفويض شخص ما في منتصف العمل لتقون بتفويض شخص ٱخر من اجل الإلتزام بالبرنامج. وقد تضطر أحيانا إلى تحمل تبعات تأخر أحد المفوضين لان العمل سيتأخر لو تم تغييره ، وهذا الأمر يحتاج إلى معرفة بالإدارة يمكن تعلمها وإكتسابها مع الوقت

شكر أخي على هذا الطرح

كيف لشخص يعتمد على نفسه بالكلية فى معظم أموره أن يفوض أشخاص أخرين ينوبوا عنه فى كثير من من الأمور، أعتقد أن هذا الأمر صعب ومكلف أليس كذلك

إجابتي على سؤالك كالتالى

قد بختلف الأشخاص حسب النظر إلى الأمور فهناك من يعتمد النظرة الشاملة وهناك من يركز على التفاصيل فكل لديه إيجابياته وعيوبه ومن أجل عدم التعمق في الأمر سنحاول الحصول على حل حيادي و سنصب نظريهما لما يعرف بالتكلفة والقيمة

ما هي قيمة وقتك؟

حدد المهام التي يمكن تفويضها أو التعاون فيها مع الآخرين فأثناء مراجعتك للجدول الزمني قد تكون هناك مهام متتالية حيث أنه لا تتم مهمة دون سابقتها او هناك مهام على التوازي حيث يمكن البدأ فيهم في نفس الوقت بالإضافة إلى أن بعضا من تلك المهام تحتاج للسرعة وستضطر للسماح للآخرين بالمساهمة

مثال على ذلك كاتب غير متمرس في مجال التصميم قد يستغرق في تصميم الغلاف فقط الكثير من الوقت وقد لا يكون كما يتصوره ما يؤثر سليا على قيمة المحتوى، عكس المصمم الذي يمتلك الخبرة اللازمة في التصميم والذي يقدم العديد من التصاميم التي تتوافق مع الكتاب بالإضافة للتنسيق الداخلي مع إمكانية المتابعة واعطاء الملاحضاة أثناء مراحل التصميم وطلب التعديلات للوصول للتصور الذي يريده كما يمكنه الإستفادة من الوقت المتبقي للتفرغ لكتاباته الأخرى فكل يفعل ما يجيد لذلك يجب التخلي عن السيطرة على كل التفاصيل فلا أحد منا يجيد كل شيء ،فالتركيز على الإشراف ومراقبة الأعمال الحل الأسلم، فبدلاً من القيام بها بنفسك سلم العمل لمن هو كفء وهذ مهارة يجب تعلمها

لنبقي في مثال الكاتب ، بعض الكتاب وخاصة في السنما يعتمدون على كتاب فرعيين في كتابة السيناريوهات من أجل إعطاء طابع من الإبداع على أعمالهم بالإضافة إلى عامل الوقت فبعض الأعمال إذا تم القيام بها منفردا ستحتاج إلى مدة زمنية أضعاف ما يمكن تحقيقه في مجموعة

لذلك يجب على الفرد تعلم الموازنة بين التكلفة والقيمة

كيف لشخص يعتمد على نفسه بالكلية فى معظم أموره أن يفوض أشخاص أخرين ينوبوا عنه فى كثير من من الأمور.

سأجيبك من خلال تجربتي العملية في فترة الجامعة، فعندما كنت أنضغط مع صديقتي في الوقت أيام المراجعات النهائية للامتحانات كنا نقسم المهام بيننا، فنحن كنا نذاكر اعتمادا على تلخيص وتبسيط المعلومات بأنفسنا ولكن لو افترضنا أن المنهج ١٠ محاضرات ولا وقت كافي لكل واحدة فينا حتى تلخص بنفسها العشر محاضرات كاملين كنا نقسم المحاضرات فيما بيننا فتلخص هي النصف وأذاكر ومن تلخيصها والعكس، هذا كان يوفر لنا وقت إضافي كبير جدا لنركز مباشرة على مرحلة المراجعة. وهذا مجرد مثال بسيط على أن هذه التقنية تصلح حتى في بيئة الجامعة.

، وضعت لنفسي شروط صارمة للمحافظة على صحتي النفسية أثناء العمل لكي لا تؤثر علي الضغوط

العمل تحت الضغط هو مهارة ولكنها تفهم في أغلب الوقت خطأ يعني أنه على الشخص يتحمل الضغط وهي عكس ذلك بل السيطرة على المحيط وجمع المعلومات الضرورية وإتخاذ القارا الأصح،

بالنسبة للعمل والمواعيد النهائة يجب تقسيم العمل لأجزاء والبدأ بالأولويات

وللأشخاص الذين لا يمكنهم تطبيقها أثناء العمل يمكنهم تطبيقها في مشاريع جانيية ، بالرغم من إمكانية تطبيقها بسهولة،

أخبرني صديق في العمل أنه إذا لم تنهي عملك اليومي قبل ربع ساعة من انتهاء الدوام فأنت لا تجيد عملك والأشخاص الذين يضطرون لإضافة ساعات للأعمال الإدارية لم يكونو اصلا يقومون بعملهم على أكمل وجه او انهم لم يكونو محظرين لهذا العمل ونحن نتحدث عن أيام العمل العادية

بالنسبة لتحديد الوقت يختلف من شخص لٱخرلذا لا يمكننا أعتبارها مضيعة للوقت فقد يصل بعض الأشخاص للاحتراق الوظيفي أثناء العمل لفترات طويلة

تحديد مدة الراحة والعمل يعتمد على بعض العوامل منها طبيعة العمل السن شروط العمل وجنس العامل

فالأعمال الشاقة تختلف عن الأعمال المكتبية

لنأخذ مثال ليتضح المقال

عون إدخال بيانات يدويا يجب إن يتمتع بمهارتين الكتابة السريعة وسرعة الملاحظة بالإضافة للنظر للحاسب تخيل أن يعمل أربعة ساعات يوميا بدون توقف ما يمكن أن يحدث مرض مهني على مستوى الأصابع تاثير سلبي على البصر أمراض في العمود الفقري بالإضافة إلى الغضب غير مبرر نتيجة التعرض لاشعاعات الكمبيوتر قلة التركيز ونقص في الأداء ... تلك الراحة تعيد للحسم حيويته

هذا المبدأ أيضا ينطبق في المذاكرة فلو تدرس يوما بدون توقف لن يجد عقلك وقتا لتخزين البيازات خصوصا لو تعاني قلة نوم

بالنسبة للأشخاص الذين يعملون الأشغال الشاقة اعتقد أنه بدون أن أشرح

تلك المدة الزمنية القصيرة تعطي عقلك وجسدك الراحة الازمة لاستعادة نشاطه أما إذا كنت من الأشخاص الذين لا يتعبون لساعات من العمل فهذا يعني أن عملهم غير مرهق او ممتع فهم لم يصلو لمرحلة فقدات التركيز بالإضافة إلى عدم ظهور أعراض الأمراض المهنية

ما رأي عمودك الفقري بالأمر، لأن عمودي الفقري يخبرني الكثير