مصفوفة أيزنهاور هي تقنية رياضية تم تطويرها من قبل الرئيس الأمريكي السابق دوايت أيزنهاور [1] تستخدم لتصنيف وتنظيم المهام والأولويات في طريقة بسيطة وفعالة وتنقسم إلى أربعة أرباع وفقًا لاعتبارين أساسيين هما الأهمية والعجلة.
المهام التي تكون مهمة وعاجلة تقع في الربع الأول، بينما المهام المهمة وغير عاجلة تقع في الربع الثاني. المهام العاجلة وغير المهمة تقع في الربع الثالث، والمهام غير المهمة وغير عاجلة تقع في الربع الرابع.
هذه الإطار المفاهيمي يساعد على التركيز على المهام الأكثر أهمية وإدارة الوقت بشكل أكثر فعالية. تُستخدم على نطاق واسع في الإدارة والتخطيط الاستراتيجي للأعمال والحياة اليومية.
تقسم المهام إلى أربع فئات:
1. المهام المهمة والعاجلة: تتطلب الاهتمام الفوري والإنجاز السريع ينبغي العمل على هذه المهام بأسرع ما يمكن.
2. المهام المهمة وغير العاجلة: مهمة ولكن ليست ضرورية بشكل عاجل من المهم التخطيط لها وتخصيص وقت محدد للقيام بها.
3. المهام غير المهمة ولكن عاجلة: ليست ذات أولوية كبيرة ولكنها تتطلب الانتباه بسبب الضغط الزمني يجب محاولة التخلص منها أو تفويضها إلى آخرين إذا أمكن.
4. المهام غير المهمة وغير العاجلة: هذه المهام ليست مهمة ولا عاجلة لذا من الضرورة تجنب هذه المهام والتركيز على المهام الأكثر أهمية.
فبالإعتماد على مفهومها يمكن تحديد الاولويات بشكل أفضل وتركيز الجهود على المهام الأكثر أهمية
كما يمكن اعتماد التكنلوجيا لتسهيل استخدامها وسنذكر لاحقا بعض تطبيقات الهاتف التي ستساعدك على ذلك
لناخذ على سبيل المثال العمل الحر عبر الأنترنت فعند إدارة المهام والأولويات ستكون هناك العديد من المهام فمهمة كإنهاء مشاريع العملاء الحالية في الوقت المحدد سيكون في مربع المهام المهمة والعاجلة، أما تطوير مهارات جديدة لزيادة القيمة المقدمة للعملاء فهو مهم ولكن غير عاجل كتخصيص ساعة يوميا لتعلم مهارة جديدة او تطوير مهارة في مجال العمل مثال على ذلك اخذ دورة تعليمية عبر الأنترنت أما مسألة الرد على رسائل البريد الإلكتروني الروتينية يمكن إعتباره مهمة عاجلة ولكن غير مهمة، وعندما نقول غير مهمة لا نعني إهمالها لكن غير مهمة من حيث الأولوية فيمكنك تخصيص ساعة في اليوم صباحا او مساءا للرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني بالنسبة للتواصل على وسائل التواصل الاجتماعي فهي من المهام غير المهمة وغير عاجلة لكن في مسألة التسويق والترويج سيكون الرد على التعليقات في المهام العاجلة وغير المهمة كما سنراه تاليا.
مثال ٱخر عن التسويق والترويج:
إنشاء محتوى ترويجي جديد لحملة إطلاق خدمة جديدة سيكون في خانة المهام المهمة والعاجلة ومهمة كتحسين الأداء والتحليل لحملات التسويق الحالية فهو من المهام المهمة وغير عاجلة ، الرد على تعليقات العملاء على منصات التواصل الاجتماعي هنا هو من المهام العاجلة وغير المهمة ويمكن اعتبار المشاركة في مناقشات غير ذات صلة على منتديات المستقلين من المهام غير المهمة وغير عاجلة.
ما يجعل هذه المصفوفة من الخيارات الجيدة في العمل كونها دينامكية يمكن تحديثها بناءً على المستجدات وأي مهام جديدة تظهر، لذلك من المهم القيام بإجراء مراجعة دورية لها (مرة في الأسبوع أو الشهر) لتحديد ما إذا كان هناك تغييرات في أولويات المهام.
أثناء التركيز على المهام الأكثر أهمية في الربع الأول والثاني تجنب الانحراف إلى المهام الأقل أهمية خصص وقتًا محددًا للقيام بالمهام، حاول تفويض المهام الأقل أهمية والأقل عجلة إلى مساعدين أو شركاء إذا كان ذلك ممكنًا.
لا تنسى أن تخصص وقتًا للتطوير المهني وتعلم مهارات جديدة، وضعها في الربع الثاني هذا سيساعدك على زيادة قيمتك وتحسين كفاءتك.
يمكنك الاطلاع على تدوينة دروس مجانية في مختلف المجالات
تأكد من أخذ إجازات منتظمة لتجديد طاقتك وتجنب الاحتراق وقم بإدارة وقتك بحيث تكون هذه الأوقات في الربع الرابع من المصفوفة.
يمكنك الإطلاع ايضا على خمس نصائح لتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية
لقد سهلت علينا التكنلوجيا العديد من المهام لذا فإن استخدامها بات اولوية لتحسين الإنتاجية، يمكن للمرء أن يبدأ بتجربة البرامج والعثور على ما يناسبه بشكل أفضل.
1.فمن البرامج المعتمدة في إدارة المهام والإنتاجية نجد العديد منها أمثال :
- Trello لتنظيم المهام والسير في المشاريع.
- Asana ( للفرق الصغيرة) - إدارة المشاريع والتعاون.
- Microsoft To-Do - لإنشاء قوائم المهام والتذكيرات.
2.فيما بخص إدارة الوقت والتركيز هناك :
- Pomodoro Technique تطبيق لتنظيم وقت العمل والراحة
- Forest تطبيق لمنع التشتت وتحسين التركيز.
- StayFocusd لحجب المواقع المشتتة.
3.من اجل التنظيم والعمل الجماعي نجد:
- Google Drive لتخزين ومشاركة الملفات والعمل عليها بشكل تعاوني.
- Microsoft OneDrive لنفس الأغراض ك Google Drive
4.ومن اجل التواصل وعقد اجتماعات وندوات افتراضية. هناك:
- Zoom :
- Skype للمكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو وهو غني عن التعريف.
5.ولا ننسيالعمل على الإنتاجية الشخصية من خلال:
- Evernote (مجاني بخطة أساسية) - لتسجيل الملاحظات والأفكار.
- Microsoft OneNote لنفس الأغراض كEvernote.
[1] أيزنهازر 1990-1969رئيس الولايات المتحدة الأمريكية الرابع والثلاثين1953-1961 (ويكيبيديا)
التعليقات