منهجية أجايل Agile، كيف يمكنني استخدامها في إدارة المشاريع، وبماذا تفيد؟

منهجية الأجايل هي منهجية لإدارة المشاريع (Agile Project Management) ترتكز على عملية التخطيط قصير المدى عبر دورات تطوير قصيرة تسمى “Sprints” للتركيز على التحسين المستمر في تطوير منتج أو خدمة، 

ظهرت منهجية أجايل مع التقدم الكبير والمستمر في التقنيات وظهور التحول الرقمي والحاجة إلى المرونة والسرعة في العمل وتهدف التقنية أن تكون العمليات واضحة وقابلة للقياس وادراك الأخطاء في مدة زمنية قليلةوتصحليها، كما ان لا تؤمن المنهجية بالتخطيط لمهام قد تستغرق أشهر أو سنوات ليتم طرحها في السوق او على المستخدم النهائي.

من مميزات منهجية أجايل:

1. المحافظة على ثقة الزبون وتقليل المخاطر
2. يساعد العميل على اطلاق منتجه الأولي بسرعة ثم توفير الوقت للتعديل على النسخة النهائية
3. توقع وتحديد التكاليف من خلال التخطيط لكل خطوة في العملية.
4. التغيير في المتطلبات حسب المطلوب وحسب كل مرحلة، دون الخوض بتعقيدات طلبات التغيير حتى ولو كانت على حساب تعديل خطة العمل.
5. التركيز على زيادة قيمة العمل وتحسينها
6. التركيز على المستخدمين وتقديم فائدة كبيرة لهم.
7. تحسين الجودة في العمليات والمنتجات.
8. الحصول على عائد استثمار اسرع.
9.  التعاون وإشراك العميل في العملية للحصول على نتائج تتوافق مع متطلباته بشكل أكبر.
10. زيادة الشفافية لدى أصحاب العمل.

يتكون فريق العمل حسب منهجية أجايل من أربع أقسام:

1. مالك المنتج Product Owner، يتمثل أصحاب المصلحة و العميل. وهو مسؤول عن ضمان أن الفريق يُسلم ويطور في المنتج بشكل دوري. صاحب المنتج أو فريقه يقوم بكتابة متطلبات المنتج أو المشروع بشكل تراكمي دون تحديد وقت زمني لها على أن يتم اعطاء الأولوية لهذه المهام ليتم طرحها على فريق التطوير في كل دورة تطويرية.
2. فريق التطوير Development Team، هو المسؤول عن تخطيط، انجاز وتنفيذ المهام خلال كل دورة تطويرية. يمثل العنصر الأهم و عمود الأساس لفريق العمل.يتكون من 3-9 أشخاص ذوي مهارات متعددة الوظائف (تحليل، تصميم، تطوير، اختبار، توثيق.. الخ) كما يتميز بالتنظيم الذاتي.
3. أصحاب المصلحة Stakeholders، هم الزبائن أو البائعين أو المسيرين للمنتج. وغالبا ما يكونوا فريق التسويق أو إدارة العمليات ودعم المنتج وهم يشاركون مباشرة في الاطلاع على اخر التحديثات التي طرأت على المنتج في نهاية الدورة التطويرية وقبل طرحها بيوم واحد.
4. المدراء Managers، وهم الأشخاص الذين يسيطرون على بيئة العمل و الأمور الإدارية.

ال Agile قد أحدثت ثورة بالفعل في عالم إدارة المشاريع ، وحتى يصل إليك مفهومها بوضوح فيجب أن تدرك أولًا نظام الطرق التقليدية القديمة في عالم بناء البرمجيات ، وأحد أشهر الطرق التقليدية هو طريقة Waterfall والتي كانت تعتمد على إنهاء المشروع البرمجي بناء على تلك الخطوات :

1. التحليل وجمع المتطلبات
2. التصميم
3. التطوير
4. الاختبار والدمج
5. صيانة المشروع

 أما منهجية Agile فهي طريقة مختلفة تمامًا ، فهي تعتمد على بناء المنتج على عدة مراحل وبفترات زمنية قصيرة ، بمعنى أن كل مرحلة يتم التركيز فيها على خصائص معينة ننفذها في وقت قصير ثم نعرضها على العميل ، وبذلك يستطيع العمل معرفة كيف تم تطبيق فكرة منتجه أو مشروع ومن خلاله نعرف رأيه وتعديلاته وتغييراته ، بعد ذلك ننتقل على المرحلة الثانية ، الأمر أشبه كأنك تصنع منتجًا أوليًا يمكن للعميل أن يجربه ويعطي ملاحظاته ويرى الأخطاء التي صنعتها .

وبكل تأكيد هنالك العديد من الاستفادات في مشاريعنا كأن نتفادى الأخطاء في مرحلة مبكرة جدًا من العمل ، بالإضافة أنك إذا أردت صنع تعديلات أو تغييرا فلن تهدم جزءًا كبيرًا ، فقط سيكون على كل مرحلة ، وبالتالي عندما ندخل المرحلة التي تليها سيكون لدينا ثقة أكبر .

هنالك بعض القيم الرئيسية التي تعتمد عليها هذه المنهجية ومنها أن التعاون وبين العميل ومنفذة المشروع أكثر أهمية من التفاوض على العقود وأن الاستجابة للتغييرات أهم من اتباع خطة سير العمل وغيرهم من القيم .

تتشابه تقنية أجايل مع استراتيجية لين leanstartup الشائع استخدامها في حقل ريادة الاعما والتي يعتمد عليها الرياديوم في مراحلهم الاولى بحيث يقومون بعمل عينة وتقديمها للعملاء بشكلها الاولي وقبل أن يتكبدوا مصاريف باهظة ويأخذون تعليقات عملائهم على محمل الجد من اجل تطوير المنتج الأساسي والذي حين ينزل الى السوق بصورته الحقيقية التي تتطابق مع رؤية العملاء يحقق نجاحاً في لفت الأنظار له و حجم مبيعاته.

بالنسبة لأجايل فهي تقنية مشابهة لذلك وقد تستخدم في المشاريع البرمجية وغيرها وكان الهدف من جودها هو مواكبة السرعة التي تحدث في المجال التكنولوجي فهي تقدم الحصول على نتيجة مرضية وفعالة عن تفاصيل وتوثيق حدوث هذه النتيجة. فالمهم أن نحصل على منتج يؤدي الغرض منه بعيدًا عن التفاصيل الالروتيينة الغير مفيدة.

فالتفاعل بين الفرق أهم من العمليات والأدوات لأن هذا التفاعل سيجعلهم يسخرون كل شيئ للحصول على نتيجة.

ولعل اهم ما يميزها هي فكرة الاستجابة السريعة للتغيرات بدلاً من التقيد بخطة العمل المتفق عليها .

Agile هو نهج لإدارة المشاريع يتمحور حول خطوات تدريجية وتكرارية لإكمال المشاريع. يتم تنفيذ الأجزاء الإضافية من المشروع في دورات تطوير قصيرة الأجل. يعطي النهج الأولوية للتسليم السريع والتكيف مع التغيير والتعاون بدلاً من الإدارة من أعلى إلى أسفل واتباع خطة محددة

وفي تلك العملية هناك ملاحظات مستمرة مما يسمح لأعضاء الفريق بالتكيف مع التحديات عند ظهورها ، ويمنح أصحاب المصلحة فرصة للتواصل باستمرار. على الرغم من أنه تم إنشاؤه في الأصل لتطوير البرامج ، إلا أن نهج Agile يستخدم الآن على نطاق واسع في تنفيذ العديد من أنواع المشاريع المختلفة وفي إدارة المؤسسات.

ومع ذلك Agile من الناحية الفنية ليست منهجية في حد ذاتها ، بل هي عقلية للتعامل مع كيفية إنجاز المشاريع. لا تعتبر منهجية لأن Agile لا تحدد الأدوات والعمليات التي يجب استخدامها.

إيجابيات Agile

1- القدرة على إدارة الأولويات المتغيرة يمكن للمنظمات مقاومة التغيير في التبني

2- زيادة رؤية المشروع قد تستخدم الفرق ممارسات غير متسقة

3- تحسين توافق الأعمال / تكنولوجيا المعلومات يحتاج إلى دعم القيادة والإدارة

4-سرعة التسليم / وقت الوصول إلى السوق يمكن أن تتعارض الثقافة التنظيمية مع القيم الرشيقة

5-الحد من مخاطر المشروع

6- القدرة على التنبؤ بالمشروع

متى يجب استخدام Agile project management؟

تجعل مبادئ Agile - القدرة على التكيف ، والتكرار ، والتسليم المستمر ، والأطر الزمنية القصيرة ، من بين أمور أخرى - أسلوب إدارة المشروع الأنسب للمشروعات والمشاريع الجارية حيث لا تُعرف تفاصيل معينة منذ البداية. وهذا يعني أنه إذا لم يكن للمشروع قيود أو جداول زمنية أو موارد متاحة واضحة ، فهو مرشح جيد لنهج رشيق.

فعلى سبيل المثال ، قد يؤدي تصميم منتج جديد وإطلاقه إلى دفع الفريق لمواجهة العديد من التحديات غير المتوقعة. يمكن أن يعني وجود نهج رشيق أن المشروع لديه بالفعل منهجية مطبقة لاختبار المنتجات كلما دعت الحاجة ، والتكرار بسرعة ، وإبلاغ التغييرات مع أصحاب المصلحة.

ولكن أيضا من الممكن أن تكون مناهج إدارة المشاريع التقليدية مثل Waterfall أسهل في التخطيط والتقدم أسهل في القياس. هذا يمكن أن يجعل المشاريع التي لديها قيود محددة بوضوح (مثل الميزانية الصارمة أو الجدول الزمني) ، أو المشاريع حيث من المتوقع أن تعمل الفرق بشكل مستقل عن أصحاب المصلحة أكثر ملاءمة للنهج التقليدية.

إضافةً لما أشار إليه الأصدقاء، أرغب في استهداف نقطة معيّنة في السياق نفسه، ألا وهي الأمثلة التطبيقية فيما يخص منهجية أجايل Agile Methodology، وكيف استفادت منها كبرى الشركات.

لا يخفى علينا أن عدد كبير للغاية من العلامات التجارية العملاقة قد استفاد من هذه الاستراتيجية، ومن أمثلة ذلك ما يلي:

• بنك Barclays

إنه أحد أشهر البنوك في العالم، والراعي الرسمي لسنوات وسنوات للدوري الإنجليزي لكرة القدم، أحد أشهر المسابقات الرياضية السنوية في العالم، إن لم يكن أشهرها.

من خلال التطبيق المثالي على مرّ السنوات لهذه المنهجية، وعلى الرغم من الأزمة التي عاناها بنك Barclays بدرجة كادت تؤدّي إلى إفلاسه، وصلت مؤشّرات النجاح في المخرجات إلى زيادة 300%.

• شركة Fitbit

أحد أبرز شركات التكنولوجيا في الولايات المتحدة الأمريكية. وقد قاموا في ضوء استراتيجية أجايل بالعديد من الإصلاحات الشاملة، ومن أبرزها:

1. إعاداة هيكلة لمختلف التصميمات النموذجية الخاصة بالمشروع.
2. إعادة هيكلة فرق العمل بالاستراتيجية المطلوبة.
3. تطبيق استراتيجية فرق العمل المتقاطعة، والتي تتضمنّها منهجية أجايل بحكمة.
4. تطبيق الاستراتيجية المعنية بالتنفيذ هلى مختلف آليات عمل الشركة، حتى الآليات الداخلية غير الخاصة بالإنتاج.

• ِشركة Panera Bread

وهي واحدة من أشهر السلاسل الناجحة في عالم المخبوزات والكافيهات في شكل خدمات متوازية. تمتلك هذه الشركة أكثر من 2000 فرغ في الولايات المتحدة الأمريكية وكندا. وقد بدأت الشركة استراتيجياتها مع منهجية أجايل في عام 2013. منذ ذلك الحين وحتى الآن وصل معدّل النجاحات بشكل عام إلى أكثر من 25% على إجمالي المبيعات.

أعتقد أنّ للأمر سلبيات كثيرة يجب أن تأخذها بعين الاعتبار قبل الالتفات فقط إلى المُميزات:

• من المستحيل تقريباً على الفريق أن يحدد التكلفة الحقيقية والوقت الحقيقي لدورة حياة المشروع بشكل دقيق، وخصوصاً إن كان الفريق غير متمرّس على العمل بهذه المنهجية بعد.
• هناك اجتماعات يومية يجب أن تُنهى، على أهمية ما تكون بالنسبة للتأثير، ولكن تبقى طريقة مُرهقة بسبب كثرتها وتعلقها بالوقت
• التغيير في متطلبات المشروع، أحياناً، تؤدي إلى تغيير مسار المنتج بشكل كامل إن كان الزبون (العميل) متجدد جداً في أفكاره.

هذه أمور أعتقد يجب عدم إغفالها حين ننظر إلى الموضوع بشكل جدي، لإنّه على بساطتها ستكون مُرهقة جداً.

فكرتها هي:

1- تقسيم المشروع نفسه لعدة مراحل، على ان لاتتعدى المرحلة نفسها الشهرين من الوقت

2- المرحلة يتم فيها وضع المهام، بحيث يكون حجم المهمة 1 يوم عمل، او 2 يوم عمل كحد اقصى او نصف يوم عمل كحد ادنى لو كانت اكثر من 2 يوم عمل يتم تقسيمها لعدة مهمات

3- اي متطلبات جديدة اما تضاف لنفس المرحلة ان كان هناك وقت او تضاف في مرحلة التالية

4- بعد انتهاء الشهرين، المدير يقرر اذا كانت هذه المرحلة ناجحة وينتقل للمرحلة التالية او فاشلة ويتم اعادة العمل عليها.

هذا كتاب من دكتور في جامعة سورية لقيته بالانترنت سيشرح لك (بالعربي)

كلمة أجايل هى مأخوذة من الكلمة الإنجليزية Agility وهى تعنى الرشاقة وفيما يخص العمل هى تعنى السرعة فى مجال العمل وتسليم النسخ الإلكترونية بكفاءة وبعد مرورها بأكثر من دورة مراجعة وهناك دوماً فى النهاية أثر رجعى Feedback لمراجعة جودة النسخ الالكترونية أو العمل الالكترونى المسلم .

وتعتبر (Agile) حقاً أفضل طريقة لإدارة أى شركة أو اقتصاد، فهي أفضل لمن يقومون بالعمل، ولمن يتم العمل من أجلهم، وأفضل للمؤسسة نفسها؛ بدلاً من استخلاص الإدارة للقيمة من الشركة، حيث تعمل أجايل على بناء أعلى قيمة للعميل من حيث المتطلبات المرجوة، وإنجاز العمل المطلوب، والمجتمع ككل.

ويركز تطوير البرمجيات (Agile) على أربع قيم أساسية:

• تفاعلات الأفراد وأعضاء الفريق أكثر من المهام أوأى أدوات
• الالتزام بالعمل بالبرمجيات (software) أكثر من الوثائق الشاملة
• تعاون العملاء أكثر من التفاوض على العقود
• الاستجابة للتغيير أكثر من اتباع الخطة

لذا كما ذكرت لك أكثر ما تتميز به الأجايل السرعة فى تسليم العمل التفاعل بين الأفراد ودورات مراجعة لتحقيق الكفاءة فى النسخ الالكترونى وفى النهاية أثر رجعى للتقييم .

لكن هناك عقبات تواجه أجايل وهو أن المؤسسة قد تكون ملتصقة بالفكر القديم ولا ترغب فى التغيير حتى وإن توافر لديها خطوات تطبيق أجايل والتكنولوجيا اللازمة .

شئ أخر اجايل يتطلب تكلفة مادية عالية لتطبيق التكنولوجيا واستقطاب المهارات البشرية العاملة عليها .

لكن مميزاته سرعة الأداء وأخطاء أقل ودورات عمل أقل كل هذا يجعل من أجايل أسلوب عمل مميز لشركات التكنولوجيا فى تسليم خدماته بشكل مثالى وفعال .