ماذا تفعل عندما لا يتوقف العميل عن طلب التعديلات أثناء تنفيذ المشروع؟

في بداية عملي كمستقل واجهت ذلك الأمر مع العملاء، ورغم أنه كان يسبب لي ضجرا، ولكن كنت أقوم بالتعديلات التي يطلبها العميل دون مقابل لتحقيق رضاه ولبناء سمعتي في وسط ذلك المجال وكان ذلك قبل ظهور منصات العمل المستقل والتقييمات وكان علي إثبات كفاءتي كبارع فيما أقوم به.

ولكن ومن خلال الخبرات المتراكمة التي اكتسبتها اكتشفت أن وضع نطاق عمل واضح مع بيان عدد التعديلات التي يضمنها عرضي يزيح الحرج عني وعن العميل في طلب ما يشاء من تعديلات طالما أنها كانت ضمن المتفق عليه، وحتى لو زاد العدد قليلا بدون إهلاك الكثير من الوقت والمجهود فلا أحتسب أجرا إضافيا.

أما لو استنفد العميل عدد التعديلات المتفق عليها وطلب تعديلات تتطلب الكثير من الوقت والجهد فإني بدون حرج وبصورة ودودة أطلب منه تكلفة إضافية.

لذا السؤال الذي يطرح نفسه بقوة، كيف يمكنك أن تتعامل مع طلب التعديلات المتكررة أثناء المشروع؟

اذا استمر العميل في طلب تعديلات لأكثر من 10 مرات، سألغي المشروع بالطبع، لست بحاجة لمشروع يسبب لي ضغط نفسي وجسدي، ففي الأخير المستقل يعمل من أجل تحقيق ربح يمكن ان يسد له احتياج ويجعله يحظى بحياة جيدة وليس أن يعيش كابوسا مخيفا في حياته.

لذا السؤال الذي يطرح نفسه بقوة، كيف يمكنك أن تتعامل مع طلب التعديلات المتكررة أثناء المشروع؟

أضع حدًّا للتعديلات لا يقل عن 3 تعديلات ممكنة، ولا يزيد عن 5 تعديلات حسب طبيعة المشروع. والأهم من كل ذلك أن أتعامل مع الأمر باحترافية، وبتوثيق صارم على نقاش الصفقة لكل تفاصيل المشروع من البداية خطوة بخطوة. بعد ذلك، أخبر العميل بلطف واحترافيّة بأن الأمر خرج من يدي، وأن المزيد من التعديلات أمر غير ممكن. واللجوء للإدارة أمر في غاية الأهمية دون اتخاذ أي خطوات تنافي سياسة المنصة.

من خبرتي في توظيف المستقلين ارجع الامر الى ان كلا الطرفين لم يوضحها المطلوب بالشكل الوافي

العميل يعرض طلبه بصورة عامة، والمستقل يحاول ان يبدع ويتحرج من طرح الاسئلة قبل العمل

على المستقل ان يقوم بعمله باحترافية كاي شركة اخرى وان يمتلك "فورمة قابلة للتعديل وقت الحاجة" ليتمكن من فهم كل احتياجات العميل، ليس مايقوله العميل بل ما يحتاج اليه. ثم التاكيد عليه بان هذا ما تحتاج له واخذ موافقته والتاكيد عليه ان هناك نقطة لا عودة في المشروع

خصوصا في المشاريع البرمجية قد ابدا بالتصميم او رسم هيكل للمشروع وعرضه عليه فان كان متوافق مع متطلباته التي اخذناها سابقا ولايحتاج الى تعديل، تكون هنا نقطة اللاعودة

صحيح قد يظهر المنتج لاحقا عكس مايتوقعه العميل لان ما بناه من افكار اصلا غير صحيح لكن هذه نسبة قليلة ويمكن التعامل معها بوقتها

النسبة الاكبر هي ان اعمل بدون استفسار واضح لان معظم العملاء لايوضح ومن الخطا على المستقل ان يبدا قبل ان يستفسر ويطرح الكثير من الاسئلة حول ذلك

وايضا لاحقظت بعض المستقلين حتى لو اعطيته المطلوب بنسبة 100% واتضح ان المشروع اصلا غير ممكن بالطريقة التي يريدها العميل، هو لايقول له مستحيل او غير ممكن! بل يقوم بالعمل ثم يفاجئ العميل بان النتيجة ليس كما قالها، فيقول له "لكن ما تريده لايمكن تنفيذه بالطريقة التي حددتها انت" فمن الطبيعي ان يحصل خلاف! لماذا لم يقل ذلك من الاول؟ لماذا اعطى الضمانات اساساً!

المشكلة لدى بعض العملاء ليس فقط في "التعديلات" بل انه "يسابق الزمن" فايجاد مستقل والصبر عليه واجراء تعديلات امر كارثي حتى بالنسبة للكثير من العملاء وليس امر رائع

عندما يطلب العميل التعديلات المتكررة على المشروع، فإنه يمكن أن يؤثر ذلك على جدول العمل وعلى مهاراتك في إدارة المشاريع، وقد يؤدي إلى تأخير تسليم المشروع. وفي هذه الحالة، يمكن اتخاذ الإجراءات التالية:

1- تعيين عدد محدد من التعديلات: يمكن تحديد عدد محدد من التعديلات التي يمكن للعميل طلبها، وتحديد ذلك في عقد الخدمة. وعندما يتجاوز العميل هذا العدد، يمكن تحديد رسوم إضافية لكل تعديل.

2- التواصل بشكل واضح: يجب عليك التواصل بشكل واضح مع العميل وتفسير طبيعة المشروع والمهام المطلوبة بشكل واضح. وعندما يتم تحديد المهام المطلوبة، يجب تحديد موعد نهائي لتسليم المشروع وأي تعديلات يجب إجراؤها قبل هذا الموعد.

3- التأكد من فهم العميل: يجب التأكد من فهم العميل للمهام المطلوبة وتأكيد ذلك من خلال البريد الإلكتروني أو بطريقة أخرى.

4- الاستماع للعميل: يجب الاستماع لملاحظات العميل وتلبية احتياجاته ومتطلباته ومحاولة تحسين العمل.

5- تحديد التكلفة: يجب تحديد التكلفة الإضافية لأي تعديلات يطلبها العميل وتحديد ذلك في عقد الخدمة.

6- الالتزام بالجدول الزمني: يجب الالتزام بالجدول الزمني المحدد لتسليم المشروع وتحديد موعد نهائي للتعديلات.

في النهاية، يجب أن يكون لديك اتفاق واضح مع العميل حول العدد المسموح به من التعديلات والمهام المطلوبة والجدول الزمني والتكلفة. وإذا كان العميل يتجاوز هذه الاتفاقيات، يجب عليك التواصل معه وتوضيح الوضع وتحديد الخيارات المتاحة للتعامل مع الوضع.

من الأفضل أثناء تقديرك لوقت تنفيذ المشروع الوضع في الاعتبار فترة سماح للتعديلات بما يسمح لك في نهاية المطاف تسليم المشروع في موعده

وبالنسبة للتعديلات فتكون علي الرحب والسعة، هذا ما سيجعل العميل يريد أن يتعاون معك أكثر وهذا هو المطلوب، بناء قاعدة من العملاء التي تثق بعملنا وقدرتنا علي تنفيذ المشروع بالشكل الأمثل

أيضاً حاول تقديم النصيحة في حال رأيت أن التعديلات لن تكون في صالح المشروع وأذكر تحليلك للأمر

ولا تقلق مع مرور الوقت وخبرتك في عملك ستستطيع فهم عميلك وتقديم المشروع بالشكل الذي يناسبه وستكون التعديلات في أضيق الحدود

في مجال عملي كرسامة فكرة الرضا التام عن العمل نسبية تختلف من شخص لآخر بشكل كبير ، وهذا ما يجعل التعديلات أمراً حتمياً ، كوني أسعى دائما للوصول إلى التصور الذي في ذهن العميل والذي لا يتضح تماما في بعض الأحيان إلا بعد الانتهاء من العمل ، فطبيعة عملي تفرض علي الاستجابة لطلب التعديلات ، ولكني مؤخرا اصبحت أحدد عدد التعديلات للعمل كل نوع عمل على حدة حسب ما أراه مناسبا ويفي بالغرض ، حرصاً على عدم إضاعة الجهد والوقت .

لذا السؤال الذي يطرح نفسه بقوة، كيف يمكنك أن تتعامل مع طلب التعديلات المتكررة أثناء المشروع؟

بالنسبة لطلب التعديلات لابد ان تكون من النقاط التي يتم الاتفاق عليها من بداية المشروع مع توضيح طلب العميل، كم عدد التعديلات التي يمكنك تقديمها للعميل بطريقة مجانية، 2 أو 3 مرات وبعد العدد المتفق عليه تكون التعديلات مدفوعة، بهذه الطريقة سيكون العميل حريص على شرح التعديل المطلوب.

غذا ابقيت التعديلات مفتوحة كل مرة تظهر له نقطة معينة يريد الوصول لها أو فكرة جديدة يعمل عليها من خلال المشروع، سيحاول الكسب اقصى ما يمكنه لهذا لابد أن تكون المعاملة واضحة من البداية.

قد لا يتفق معي الكثيرين ولكن أعتقد أنّ هذا الأمر هو مرض خطير ومتفشّي جداً بين بعض العملاء، يعتقدون أنّك بمجرّد أنّك وافقت على العمل معهم ل 5 أيام على أمر محدد هذا يعني أنّهم يحق لهم ضمن هذه المدّة أن يضغطوك بالكثير من المهمات الإضافية والتعديلات الأخرىيقومون بذلك أحياناً، ولذلك طوّرت أساليب كثيرة للتعامل مع الأمر:

• ضع التوقعات في وقت مبكر، عندما تبدأ العمل مع عميل لأول مرة، من المهم وضع توقعات واضحة حول عدد المراجعات التي سيتم تضمينها في المشروع، سيساعد هذا على تجنب أي مفاجآت في المستقبل، كن واضح معه، لا تجعله يسرح في أحلامه، حدد له تلك الأحلام بشيء مكتوب.
• لا تخجل من أن تطلب صراحةً أثمان إضافية، كن واضحا بشأن تكاليف المراجعات الإضافية، إذا طلب العميل مراجعة خارج نطاق المشروع الأصلي أو الكثير من التعديلات الغير مبررة، التي ليست خطأ أصلاً، فتأكد من إخباره بأنه ستكون هناك تكلفة إضافية، سيساعد هذا على منع أي سوء فهم أو بذلك لجهود مجانية معه.
• الحزم المُهذّب، إذا كان العميل يطلب باستمرار التنقيحات والتعديلات بلا توقّف، فمن المهم أن تكون حازماً ولكن مهذباً في تواصلك، أخبره أنك سعيد بإجراء التغييرات ولكن هناك حدود لما يمكنك القيام به وأنّك تريد إدارة وقتك وجهدك بشكل فعّال.

أحياناً قد أصل إلى إنهاء المشروع مع الشخص، لا تخاف على رزقك، ما سيأتيك لن يُخطئك، لذلك تصرّف دائماً بشجاعة.

أنا غالبا ما أقابل هذه التعديلات بصدر عربي رحب، وأقول ربما سأكون صاحبا مشروع يوما ما، فأنا سأتفهم كوني قد أود الاطمئنان على تفاصيل المشروع وسيره باعتباري سأدفع مقابله مالا، وهذا أمر طبيعي. لذلك في هذه الحالة، من العادي أن أقبل هذه التعديلات ولو كانت مكثفة.

الشيء الذي يمكن أن يطرح مشكلا لي، هو تعديلات تخرج عن إطار العمل، كأن يطلب منك عملا آخرا يمكن أن يعطى له أجره مدعيا أنه تعديل، حينها لابد من الرفض أوالتحدث مع إدارة الموقع.

أعتقد أن المشكلة قد تكون بسبب عدم وضوح كافة المعلومات في بداية الصفقة ! أتفهم تماماً أن من حق المشتري أن يحصل علي أفضل عمل وبالجودة المطلوبة له لأنه في نهاية الأمر سيقوم بدفع أموال وليس عمل تطوعي ولكن في بعض الأحيان قد يتمادي الأمر ولكن علي الجانب الأخر لا أعتقد أنه يوجد يقوم بطلب تعديلات وليس إضافات من فراغ.

معالجة المشكلة قد تكون حل بسيط وهو توضيح المستقل عدد التعديلات التي قد يقوم بها في بداية المشروع ولنقل أنها ثلاث تعديلات قد تقل أو تزيد وفقاً للفرد وتحمله، ولكن أكرر بأن يدرك الفرد الفرق بين التعديلات والإضافات والأشياء الجديدة والتي بكل تأكيد لا بد أن يحصل علي تكلفة إضافية مقابل تنفيذها.

لذا لا أشجع حل مثل إلغاء المشروع

يجب عليك وضع اتفاقية مستخدم إضافة إلى اتفاقية المنصة