كيف أنظم الوقت بين مهام مشروعي الذي أقيمه بمفردي؟

أخالفكِ بنقطة أساسيّة وهي أنّ احتمالات النّجاح تكون أكبر في حالة أنّ الفرد الذي يستلم الإدارة واحد أي أنّ المهام غير موزّعة. ولكن الأمر غير ذلك. فالنجاح اليوم في أي مجال يعتمد على تقسيم المهام وتوزيعها بالشكل الصحيح. كصاحب مشروع مثلا أهم ما عليه أن يديره هو الشق المالي حيث أنّ عدم معرفة مصادر الموارد الماليّة والنفقات وغيرها من الأمور الماليّة قد تؤدي إلى فشل المشروع خاصّة أنّها من أهم مهام صاحب المشروع. ولكن المهام المتبقيّة تزيد احتمالات نجاحها في حالة توزيعها على عدد أكبر من الأفراد. وهنا أنا لا أنكر ضرورة أن يمتلك صاحب المشروع الرّؤية حول كافّة أقسام المشاريع وهي التسويقية والماليّة والإدارية وغيرها ولكن من أهم مهارات صاحب المشروع أن يمتلك القدرة على تفويض المهام وهو ما يريحه من ثقل إنجاز المهام ويخفّف عليه الكثير من الموارد .

وأيضًا من ضمن الاستراتيجيات هو تجهيز نسبة لا بأس بها من المحتوى الذي سيُستخدم للتسويق للمشروع قبل تدشين المشروع أصلًا، 

تجهيز المحتوى لا يكفي بل لابد أن تكون ببناء استراتجية كاملة للمحتوى، تشمل طبيعة المحتوى، يوم نشره، توقيت النشر، المرفقات صور أو فيديوهات ترافق المحتوى، المنصات التي ستنشره فيها وغيرها، تخصيص وقت يومي لرد على التعليقات والرسائل وغيرها، تقييم المحتوى الذي نشرته في ذلك اليوم من أجل استخلاص الاسجابيات والسلبيات لتصحيحها مع المحتويات المتبقية.

ومع ذلك، هناك بعض النصائح التي يمكن اتباعها يا ايمان لجعل هذا العمل أكثر فعالية ومنظمة.

• تحديد الأولويات: من المهم جدًا تحديد الأولويات وتحديد المهام الأكثر أهمية والتي يجب العمل عليها في البداية. يمكن استخدام قائمة المهام لتحديد الأولويات وتحديد الوقت الذي يجب أن يخصص لكل مهمة.
• تحديد الأهداف: يجب تحديد الأهداف بوضوح وتحديد المهام التي يجب العمل عليها لتحقيق هذه الأهداف. يمكن استخدام جدولة الوقت لتحديد الوقت الذي سيستغرقه كل مهمة وتحديد الأولويات.
• التخطيط اليومي: يمكن أن يكون التخطيط اليومي مفيدًا جدًا لتحديد المهام التي يجب العمل عليها في اليوم الحالي وتحديد الوقت الذي يجب أن يخصص لكل مهمة. يمكن استخدام قائمة المهام لتحديد المهام التي يجب العمل عليها في اليوم الحالي.
• استخدام الأدوات المساعدة: يمكن استخدام الأدوات المساعدة مثل تطبيقات إدارة المهام والجداول الزمنية لمساعدة في تنظيم الوقت والموارد بشكل أفضل، مثلا انصحك باستخدام منصة أنا التابعة لشركة حسوب فهي مفيدة جدا في ادارة المهام.
• التواصل مع الآخرين: قد يكون من المفيد التواصل مع الآخرين الذين يعملون في مجال مشابه أو يقومون بمشاريع مماثلة للحصول على نصائح وأفكار حول كيفية تنظيم الوقت والموارد بشكل أفضل.

سؤالك على خصوصيته إلا أن موضوعه يتصل بانشغال عام يخص كل مشتغل على مشروع... تنظيم الوقت هو دراسة ودُربة والتزام واستراتيجيات عملية أيضا، لا كلاما يلقى على عواهنه. ولعل إشاراتك إلى استراتيجية "تجهيز نسبة لا بأس بها من المحتوى الذي سيُستخدم للتسويق للمشروع قبل تدشين المشروع" .. منصوح بها قبل بدء أي مشروع منطلقه تصريف منتَج أو منتوج في حاجة دوما إلى مباشرة المستهلك والمتلقي به .. تجربتي في إخراج مجلة علمية محكمة ضمن هيئة تحرير اعتمدنا هذه الاستراتيجية تحقيقا للاستمرارية الدورية للمجلة المنتظرة من قبل القراء..

 فما رأيكم في هذين الأسلوبين، وهل عندكم أساليب أفضل؟

دائمًا ما يكون التخطيط الجيد هو أحد العوامل الرئيسية لنجاح أي شركة صغيرة ناشئة أو مشروع معين لأنه كما ذكرتي في الإستراتيجية الخاصة بالتسويق ألا وهي تجهيز نسبة لا بأس بها من المحتوى الذي سيُستخدم للتسويق للمشروع قبل تدشين المشروع من الأساس هو أمر لابد منه وهو مايسمى "بالخطة التسويقية" أوالـ "Marketing Plan" والتي كما ذكرت @afifa08_hamza أنها تشمل أيضًا اليوم الخاص بالنشر وميعاده المحدد والمرفقات من صور وفيديوهات وغيرها والذي يجب أن يتم عن طريق شخص لديه الخبرة الكافية لذلك لن يكون هنالك مشكلة في تعيين شخص يقوم بهذا الجزء من العمل.

أي مشروع يحتاج إلى إدارة تشغيلية، وإدارة مالية، وإدارة تسويقية، وغالب المشاريع الناشئة تكون مُدارة من فرد واحد فقط أو فردين على الأكثر، وكلما تعدد الشركاء كلما زادت احتماليات فشل المشروع، 

أوافقك الرأي بكل تأكيد كلمات كانت الإدارة فردية يسهل حل جميع الأزمات والإرتقاء بالمشروع ولكن هذا لا ينفي أبدًا أهمية وجود العاملين فلا يمكن لشخص أو اثنين بدون خبرة كافية عمل كافة المهام .. الرئيس التنفيذي دائمًا مسئول عن الإدارة فقط وليس عمل جميع المهام بمفرده فهو الذي يوافق على كافة الخطط المقدمة له من الناحية المالية والتسويقية كذلك. لهذا لابد أن يكون لدى الشخص رأس المال المناسب لبدء المشروع لكي يكون قادرًا في البداية على تكوين فريق عمل حتى ولو بعدد صغير ولا ينتظر المكسب المادي في البداية لأنه من المهم أن تتناسب الطموحات مع أرض الواقع "كأن يغطي التكاليف في البداية" من ثم يبدأ في التوسع شيئًا فشيئًا.

هل من الممكن مثلا توظيف شخص أو شخصين للمساعدة في بعض المهام مقابل أجر بسيط أو راتب قليل مقابل المهام المحدودة التي يقومون بها

وأنا هنا لا أتحدث عن شريك للعمل، ولكن موظفين لمهام محددة ..

وأعتقد أن العائد الذي سيقوم ذلك بإدخلاه على المشروع سيعوض الراتب الذي يتم إعطاءه إليهم

قسّمي مشروعك إلى مهام أصغر، كل شيء يتم بهذه الطريقة، أن تعرفي إلى أين ستمضي، ما هي الأهداف وأن تجزأي الأمر إلى مهام، كلّما كانت أصغر كلّما كانت أفضل، عدّة ساعات تخطيط تحميكي من ساعات كثيرة من تضييع الأوقات، سيؤدي ذلك إلى تسهيل تقدير المدّة التي ستستغرقها كل مهمة وتحديد أي تبعيات بين المهام، لنقول أنّ مشكلتك صناعة المحتوى، هنا يجب أن لا تقولي صناعة المحتوى، بل أن تجزأي الأمر، إذا كنت تقومين بإنشاء منشور مدونة فيمكنك تقسيم المشروع إلى المهام التالية الصغيرة التالية، أحاول هنا أن أشرح العقلية فقط في فهم الأمر:

• البحث في الموضوع
• كتابة الخطوط العريضة
• كتابة المسودة الأولى
• تحرير المسودة الأولى
• تدقيق المسودة النهائية
• نشر منشور المدونة

كلمة واحدة: صناعة المحتوى، تصير إلى 6 مهام وهكذا دواليك، يجب تقسيم كل شيء بهذه الطريقة.

قدّري الوقت الذي ستستغرقه لإكمال كل مهمة، كوني واقعية، غير مثالية نهائياً، المثالية تُحبط وتوقف، 1% عمل أفضل من 2%، هذا المنطق الذي يجب أن يؤطّرنا، مثلاً، قد تقدّري أن الأمر سيستغرق ساعتين للبحث في الموضوع وساعة واحدة لكتابة المخطط التفصيلي و 3 ساعات لكتابة المسودة الأولى وساعة واحدة لتحرير المسودة الأولى وساعة واحدة لمراجعة المسودة النهائية و 15 دقيقة لنشر منشور المدونة.

مجرّد تقسيم تقريبي للأمور هكذا سوف يجعلك تعدّين خطط مقبولة.

استخدمي Asana لإنشاء جدول زمني أيضاً، هذه أداة تساعد على إدارة المشاريع.

كتبت في إحدى المقالات التسويقية عن تقنية القوس القزح للمشاريع الناشئة، فمثلا عندما تبدأ مشروعك لن تتمكن من توظيف أخصائي في كل قسم، عليك أن تكون كالقوس قزح تضم العديد من الألوان التي تنمد أخيرا في مصلحة لون واحد، أعلم بأننا نحتاج الكثير من الوقت لتنظيم مهامنا عندما نجد أنفسنا مضطرين للعمل كمحاسب وقسم التسويق والمبيعات وخدمة العملاء.

سأتحدث عن تجربتي العملية، فعندما كنت أعمل في إحدى وكالات التسويق كنا نستعين بأداة hootsuit

والتي تمكننا إدارة مواقع التواصل الاجتماعي كافة لحسابات العميل في آن واحدـ مما قد يوفر الوقت.

بالإضافة إلى استغلال ميزات ربط الحسابات ببعضها، فمثلا ربط حسابي مشرعك الفيسبوك والانستاغرام يمكنك من توفير الوقت ومزامنة النشر في آن واحد.

الاستعانة بخاصية جدولة المنشورات لأيام متتالية، فبينما أنت منشغل في أحد مهامك الأخرى، يقوم الفيسبوك بالنشر نيابة عنك ونشره على الانستاغرام بشكل تلقائي أيضاً.

وفي النهاية إن التخطيط المسبق لأي استراتيجية عمل تضمن نتائج أفضل وفعالة، وتوفر الوقت، لأننا نملك خطة عمل واستراتيجية مسبقة.

أواجه نفس المشكلة وأبحث عن حلول تساهم في تحسين الإنتاجية، وان كانت المشكلة في وجود عدد لا نهائي من المهام المطلوبة فستلاحظين أن هناك عدد لا نهائي مشابه في نصائح زيادة الإنتاجية وهو ما يحتاج جهدا إضافي في البحث.

في الحقيقة سيواجه كل رائد أعمال نفس المشكلة، فتعدد المهام أمر حتمي بالنسبة لأي مشروع، إلا أن هناك مبدئي عمل لا يجوز لكي الإخلال بهما أبدا

أولاً قلصي مهامك لأقصى حد من خلال البحث عن أهم الأسباب التي تحقق أكبر عدد من النتائج، والنتائج بالنسبة لمشروعك هو البيع وتحقيق الإيرادات، ووظيفتك هي البحث عن أهم المهام المؤدية لهذا الهدف.

ثانيا اجعلي هذه المهام مقيدة بمدة زمنية محددة فلا يجب عليكي ترك مهامك دون توقيت، وتابعي التقدم بإستمرار.