كيف يمكننا التخلص من الضغط النفسي الناتج عن مشاكل العميل؟

المشكلة ليست في العميل بقدر ما هي موجودة في تصرفاتنا نحن وعدم معرفتنا الكافية بإدارة وتنفيذ المشاريع الموكلة إلينا وتوقعات العملاء

أختلف معكِ تمامًا، واختلافي هذا سيكون من خلال سرد موقف بسيط حدث بيني وبين أحد العملاء: أنا من المفترض أنني محترف بشكل كبير في شيء معين يخص الشركات، وجاءني عميل لديه شركة ناشئة صغيرة وطلب مني شيء هو روتيني جدًا بالنسبة لي، كان يريد عمل عرض استثماري ولم يكن لديه أي معلومات لا عن المشكلة ولا السوق ولا حتى التوقعات المالية، وكان له شريك آخر أدخله معنا في التواصل. قمت أنا بعمل واجبي وزيادة معهم وجئت بكل المعلومات مع أن هذا ليس باختصاصي، وبعد أن أعددت العرض الاستثماري بشكل كامل ودخلت معهم اجتماع واثنين وثلاثة وشرحت لهم كل جزء فيه ولماذا أعددته، وافقوا على كل نقطة في العرض دون استثناء.

بعدها بيوم أرسل لي رسالة وطلب مني أن أعدل بعض التفاصيل التي كانت قد تم الاتفاق عليها مسبقًا مع العلم أنه كان يريدني استبدالها وهو نفسه لم يعطني المعلومات التي يريدني وضعها مكانها وطلب مني أن أعيد البحث؛ ومع العلم أيضا أنّ المعلومات التي كان يريد استبدالها هي نقاط جوهرية في العرض الاستثماري، وكنت متفاجئًا لأن كل شيء كان واضحًا وتمت الموافقة عليه. هنا أدركت أن المشكلة ليست فقط في التوقعات، بل في عدم وضوح الفهم الكامل من العميل لما يحتاجه من البداية. لذا، أرى أنه من المهم جدًا إشراك العميل في العملية منذ البداية والتأكد من وضوح توقعاته قبل البدء بأي عمل لتجنب هذه المفاجآت والتعديلات المستمرة وليس عيبا في طريقة تنفيذي للمشروع لأن هذا المشروع كان روتينيا بالنسبة لي.

أعتقد أن المشكلة النفسية التي يعاني منها المستقل ليست دائمًا ناتجة عن تصرفاتنا أو عدم معرفتنا بكيفية إدارة المشاريع، بل قد تكون أحيانًا بسبب سوء التواصل أو تغييرات مفاجئة من العميل نفسه، وفي بعض الحالات حتى لو طرحنا الأسئلة اللازمة وحرصنا على توضيح التفاصيل مسبقًا، قد يتغير تصور العميل للمشروع أو تظهر متطلبات جديدة لم يكن قد ذكرها في البداية، كما أنه قد يكون هناك ضغوط غير مبررة أو توقعات غير واقعية من العميل، مما يؤدي إلى تعديلات مستمرة وضغط على المستقل رغم تحريه للوضوح منذ البداية.

بالطبع من المهم تحديد حدود واضحة للتعديلات وضمان التواصل المستمر مع العميل، فهي تساعد في تقليل الضغط وضمان سير العمل بشكل جيد، لكن ألا ترى أن فكرة رفع ثمن التعديلات قد تكون قد تؤدي إلى خلق جو من التوتر أو الارتباك مع العميل؟

خصوصًا إذا كانت التعديلات صغيرة أو ضرورية لتحسين الجودة، فقد يشعر العميل أن التكلفة المرتفعة تجعل من الصعب عليه التعبير عن ملاحظاته أو تحسين العمل بشكل يرضيه، وهذا قد يؤثر سلبًا على العلاقة والتعاون بين الطرفين.

ألاحظ أنه عندما يعتقد العميل أن العمل قد تم إنجازه في وقت قصير، فإنه غالبًا ما يطلب تعديلات كثيرة، هذا قد يحدث لأن العميل يشعر أن السرعة تعني أنه يمكنه تعديل المزيد من التفاصيل، مما يضع ضغطًا إضافيًا على المستقل، برأيي أسبوع فقط يعتبر وقت قليل جدًا لإنجاز هوية بصرية كاملة، فالتصميم يتطلب وقت وتفكير دقيق لضمان الجودة والابتكار، وعمل تحت ضغط الوقت قد يؤدي إلى تسرع في اتخاذ قرارات لا تكون الأنسب.

وإذا وجدتِ أن التعامل مع عميل معين يسبب لكِ ضغطاً مستمرا دون مقابل يستحق، فمن الأفضل إعادة تقييم التعاون معه.

لكن ماذا لو كان المقابل المادي يستحق؟ في هذه الحالة، قد يبدو من المغري قبول العمل رغم الضغوط المستمرة، ولكن هذا لا يعني أننا يجب أن نضحي بصحتنا النفسية والبدنية مقابل المال، فمن الخطأ التفكير أن المقابل المادي هو المعيار الوحيد الذي يجب أن يحكم قراراتنا المهنية، والضغط المستمر والتعامل مع عميل يسبب لنا توترًا قد يؤدي إلى استنزاف طاقتنا والإضرار بجودتنا في العمل، وبالتالي حتى وإن كان المقابل المالي مغريًا، فهو لا يعكس دائمًا قيمة التجربة بأكملها، ويجب أن نركز على أهمية الراحة النفسية والتوازن في حياتنا المهنية والشخصية بدلًا من الانجراف وراء المال فقط.

صحيح لكن بالرغم من أن وضع قواعد واضحة منذ البداية يعتبر خطوة جيدة جداً برأيي، إلا أن ذلك ليس كافيًا دائمًا لتجنب المشاكل مع العملاء، فأحيانًا، حتى مع تحديد عدد التعديلات والوقت المتفق عليه، قد يواجه المستقل تحديات مع العملاء الذين لا يحترمون هذه الحدود أو يتوقعون المزيد دون تقدير الجهد المبذول، وأيضًا التركيز فقط على الشروط قد يغفل أهمية بناء علاقة مبنية على التواصل الجيد والفهم المتبادل، حيث يمكن أن تؤدي التوقعات غير الواقعية من العملاء إلى خلق جو من التوتر، حتى مع وجود اتفاقات مكتوبة.