أيّهم أفضل، أن أتكلّم أولاً في الاجتماعات أم أخيراً؟ ولماذا؟

ولا يهم لو كان هنالك رأي مشابه أو متطابق مع رأي لأنني في كل الأحوال سأقول اقتراحي وأشرحه لو لزم الأمر

أعتقد أنّ هذا الأمر سيء ويجب أن نتجنّبه، في حال كان اقتراحي متطابقاً تماماً مع رأي غيري سبق وتحدّث بذات ما كنت قد جهّزت نفسي لكي أقوله فعليّ فقط أن أضم صوتي له وأقول بأنني حضّرت للاجتماع وفكّرت بذات الطريقة التي توصّل إليها زميلي، أما أن أعيد كل شيء من أول وجديد وكأنّها فكرة جديدة فهذا أمر سيء وممل وأعتقد بأنّه يرسم صورة مملة عني وغير مرضية في أذهان الأخرين.

لكن ذلك يختلف على حسب نوع الاجتماع، أليس كذلك؟ فقد يكون الاجتماع حضوريا وقد يكون عن بعد، بالنسبة لي إن كان حضوريا فسأميل إلى التحدث في وسط الكلام، أي أن أتوسط المتكلمين، في حالة ما إذا كنت موظفا عاديا في ذلك المجلس، كي لا يتم التركيز على كلامي كثيرا فالكلام في البداية والنهاية هو ما يجذب الناس، أما إن كنت في منصب مسؤول وأخاطب الناس فسأتحدث في البداية والنهاية لذات السبب أيضا، أما في بقية الحالات فيكون الأمر معتمدا على الوقت وإتاحة الفرصة، أما عن بعد، فلا أعتقد أن مسألة الأولويات والترتيب لها أثر كبير. ما رأيك؟

لا يكون قرارا صائبا في حال كان اجتماع عمل وبه أربع أو خمس أشخاص وتكون الأخير، لأنه فعليا كل ما يمكن أن يقال يكون قد قيل، والأمر حينها يتطلب شخصية إبداعية قادرة على الإبداع لتتمكن من إخراج نقطة جديدة غير مكررة، على عكس الأول مثلا يعطي ما في جعبته ولا ضرر خاصة عندما يكون معروف محور الاجتماع، أو حول ماذا سيتناقشون.

ربما تكون نسبة التحيز زادت لهذا المقترح بناء على الآراء والإيجابيات والسلبيات التي تدعم هذا المقترح،

هذه نقطة في غاية الروعة برأيي لإنها تحدث مراراً وتكراراً، برأيي أنا كمدير لديّ سلطة القرار ولا أعتقد بأنني سأخاف من هذا التحيز، لكن ماذا لو كنت موظف؟ في حال كنت موظف برأيي هنا يجب أن أقوم بما عليّ أن أقوم به، متجاهلاً الصالح العام الكامل للشركة، لا يمكن أن تُحمل الشركة على أكتاف شخص واحد، أنا أقول ما عندي مدللاً على كلامي وأترك الباقي لهم ولذكائهم واختياراتهم، على مبدأ أنا أحمي بيتي من الحريق لا المدينة من ذلك.

أفترض لو كنت مطرح حضرتك سأقوم بالعكس، أي في حال كنت مبتدئ سوف أبدأ أولاً وأتعلّم من الأمور التي أُنتَقد عليها، أي أنّ التعليقات التي تهدم ما اقترحت هي بالضبط ما سأعتمد عليها في تطوير مستوايي وأن التكلّم أخيراً سأتركه فقط لو كنت أنا واثق من خياري واقتراحي لإنّ هذا الأمر يمكن أن يكون فصل الختام وأن ألفت نظرهم إلى أمر بعد أن يكونوا عجزوا عن اختيار مقترح ما مناسب لهم.

هناك مغالطة نقع بها برأيي وهي أننا نعتقد بأننا إذا تكلّمنا فهذا الأمر يضمن وصول صوتنا، ليس دائماً يكون هذا الأمر صحيحاً، قد يتكلّم أخر شخص في الاجتماع ولكنّه قد يأخذ كل الاستماع والانتباه والتركيز إلى درجة تجاهل كل من تكلّموا قبله، ولذلك لا أعتقد بأنّ مسألة البدء مبكراً هي بالضبط ما تخلق هذه القيمة، قيمة الاستماع، بل أعتقد أنّ اختيار التوقيت المناسب لاقتراح مقترحي هو ما يفعل ذلك، قد يكون الوقت الأسرع لاقتراحه هو أن آتي أخيراً، على مبدأ تشرتشل حين قال لسائقه: لا تسرع فأنا مستعجل.

من الأفضل أن تتدخل بسرعة لتصحيح مفهوم ما وليس أن تنتظر حتى تعقب عليه بالنهاية.

في الاجتماعات الأكثر أهمية على الإطلاق، تلك التي تكون لمجلس الأمن وما إلى ذلك من الاجتماعات التي تكون على مستوى عالي جداً من المُخرجات تُدار بذات الطريقة التي تحدثت عنها، أي أنّ المندوب يتدخّل لتصحيح مفهوم ما فقط حين يحين دوره في ذلك، جدولة الدخول إلى الاجتماعات والنقاشات وإدارة الجلسات هو أمر أكثر أهمية حتى من التوقيت وأعتقد أن الاجتماعات الناجحة هي التي تدار بهذه الطريقة.

أن المجالات التنافسية واجتماعات العمل عادة ما تكون الافكار محدودة ومتكررة ما يعني أن المتحدثين الاوائل لذيهم فرصة أعلى في الاعلان عن أفكاره لتبدوا وكأنها جديدة دون ان يسبقها اليهم احد ، اما المتحديثن في الاخر فستكون حظوظهم في أن يطرحوا افكار غير مسبوقة او متكررة اقل بكثير.

حتى نرتاج جيداً في معالجة هذه الأمور التي تحصل كثيراً في عالم الأعمال علينا أن نقوم بأمرين لا ثالث لهم برأيي، الأول القيام بتحضير مكثّف لأي اجتماع ندخله، هذا التحضير سوف يبقي لدينا مساحة دائماً للاضافة مهما أصابوا في اختيار ذات مقترحي، وثاني أمر هو أن لا آخذ هذه الأمور شخصية وأن أتقبّل أن الأهم في هذه المسألة هو الصالح العام للشركة ليس إلا لا مصلحتي الشخصية في البروز جيداً أمام المدير، طالما أقوم بعملي على ما يرام، لن يضيع تعبي، أومن بذلك، ظهرت أم لم أظهر.

الأخير غالبا ما يكون قد يقدم ما قدمه الأخرين ولكن بطريقة مختلفة، فأن تتكلم الأخير لا يكون سهلا، يتطلب شخصا لديه حس إبداعي وقدرة سريعة على معالجة المعلومات ليتمكن من الوصول لإضافة جديدة

أتفق مع حضرتك مئة بالمئة، ولهذا برأيي لمن يختارون هذا الاختيار عليهم أن يقوموا بأمرين، الأمر الأول قبل الدخول للاجتماع والثاني بعد الدخول، الأول هو أن يقوموا بالتحضير المكثّف لما يريدون اقتراحه ودراسة موضوع الاجتماع جيداً، وثاني أمر هو مراقبة الجلسة أثناء انعقادها وتسجيل كل الملاحظات الممكنة لهذا الأمر، هذا الأمر يعزز أيضاً دخول بذات الاقتراح من زاوية أفضل بكثير.

فقد لا تتاح لك حرية اختيار التوقيت أصلاً،

لا أعتقد أنّ هناك أي مدير قد يرفض أن يؤخرني إلى آخر الاجتماع لو طلبت ذلك، قد يرفض أن أتحدّث أولاً، ولكنه لا أعتقد بأنهُ سيمانع إن تحدثت أخيراً، هذا الأمر وهذه الجزئية أعتقد بأنني قادر على الاستفادة منها أيضاً في وضع استراتيجية دخولي، أهم مافي الأمر أن أكون دائم التسجيل للملاحظات عبر الاستماع الجيد لزملائي والتركيز على الجلسة لمعرفة تكييف اقتراحي فيها بما يتناسب مع الطروحات.

هذا الأمر لو استطعنا تنفيذه فعلاً لساهم في حمايتنا فعلاً من كل ما يمكن أن نتعرّض له من مشاكل أثناء الجلسة، كثير منّا راقب الآخرين وهم يقومون باقتراح مقترحات لا علاقة لها باجتماعنا وما نقوم به، هؤلاء مشكلتهم الوحيدة بأنّهم يقومون باقتراح وتقديم مقترحاتهم متجاهلين تماماً فكرة التركيز على الجو العام للاجتماع وتكييف المقترح أصلاً مع ما يدور ضمن الاجتماع من أفكار.