ما أنواع البيانات التي سأحتاجها لإدارة مشروعي؟

سنحتاج لبيانات نظام إدارة العملاء (CRM)

اتفق فعلاً بأننا نحتاج إلى بيانات العملاء وتفصيلات التفصيلات عنهم وهذا يتمثّل فعلاً في الملف الأشهر الموجود ضمن أي شركة تحترم نفسها: CRM ولكن برأيي هذا الملف بالذات يمكن فهمه والاهتمام به فقط في حالة الشركة لم تتعدّى قوّتها قوّة الشركات الصغيرة، أما إذا كانت من المتوسّطة والكبيرة، فهذا الملف يصبح ضخماً جداً بحيث يحتاج إلى فريق كامل للتعامل فقط معه يومياً وعدم قدرة أي صاحب مشروع بالاحاطة به بل بضمان سير التخزين فيه والاستفادة منه من قبل الفريق التسويقي بشكل مهم وهذا تبعاً للمهمة.

ما الذي أريد الوصول إليه؟ كان لديّ مكتبة، مشروع ناشئ وقررت أن أنشى لها CRM لمتابعة طلبات العملاء وتفضيلاتهم وأرقامهم وبياناتهم، وبالفعل قمت بصناعة هذا الأمر، وصل الملف إلى ألف عميل وصار صعباً عليّ فعلاً الإحاطة بالملف وحدي رغم أنني أنا صانعه، فما بالنا بشركة عدد عملائها قد يتخطّى ال 10 آلاف عميل وبتعقيدات بيانية عالية؟ هنا تأتي أهمية الخلاصات لا البيانات، والتي تتجسّد برأيي بالرسوم البيانية التي يعدّها الفريق الذي يعمل على الملف بنفسه.

وبيانات التدفق النقدي اليومية والتي يجب مراجعتها مع الكاشير يوميًا قبل انصرافه.

ربما ذلك الاجراء يمكن تنفيذه بالأنشطة التجارية المحدودة، كالمحال ومنافذ البيع المباشر...

لكن أظن أنه يستحيل تنفيذ ذلك بالشركات الكبرى أو حتى الأنشطة التجارية متعددة الأنشطة والأفرع!

وبيانات الأداء والتقييم.

هذه بالفعل واحدة من أهم البيانات التي يجب متابعتها بإستمرار؛ فاختيار موظفين أكفاء متفانين بأداء مهامهم، يضمن بنسبة كبيرة نجاح العمل.

وماذا عن المخاطر؟ أعتقد أنّ إدارة المخاطر هي إحدى أهم الأقسام في الإدارة التي على المدير أن يكون متمرّسًا بها إذ أنّه من خلالها فقط يستطيع التعرّف على كافة الأمور التي قد تشكّل تهديدًا لمشروعه فيعمل على الحد منها. قد يكون هناك مخاطر ماليّة أو مخاطر تشغيلية أو أي نوع آخر من المخاطر وهو ما يستوجب تدّخلًا من أجل الحرص على الحد من تأثيره على المشروع. وأمّا الأمر الآخر الذي على المدير أن يكون على اطلاع حوله، السّوق المحلّي والعالمي وذلك من أجل معرفة سعر الخدمة أو المنتج الذي يقدّمه في السّوق والعناصر التي تؤثر على تسعيره. بالإضافة ذلك فإن البقاء على اطلاع حول وضع المنافسين والتحديثات التي يدخلونها يعتبر أمرًا أساسيًّا وذلك في سبيل معرفة خطواتهم ووضعهم السوقي.

بالإضافة إلى البيانات التي ذكرتيها يا إيمان أعتقد أن بيانات التكنولوجيا و الأمان و بيانات الاتصالات التواصل و البيانات المالية هي أهم ما على مدير المشروع الاهتمام به.

من بين أهم البيانات التي يعالجها مدير المشروعات بأداء يومي نسبة الإنجاز في نطاق الوقت المحدد؛ فهناك جدول لإنجاز كل مرحلة وينبغي أن يراعي الإتمام عنده

تباين الميزانية ونطلق عليها تباين التكلفة - هذا جانب بالغ الأهمية من بيانات المشروعات لأنه ركيزة الربحية وعمود سنام الهدف النهائي

عدد الأخطاء - هناك تناسب طردي بين عدد الأخطاء المرتكبة من قبل العاملين بالمشروع وبين نسبة الإنجاز وتباين التكلفة؛ فكلما نجح مدير المشروعات في تسيير مشروعه في الوقت المحدد واقتصاد التكلفة، كان عدد الأخطاء أقل

من أهم الأنواع برأيي هي بيانات رضا العملاء والموظفين فهذه البيانات تساعد المدير على معرفة مدى رضا العملاء عن جودة وسعر وخدمة المنتج أو الخدمة، وكذلك مدى رضا الموظفين عن ظروف العمل والأجور والحوافز وغيرها، هذه البيانات يمكن الحصول عليها من خلال استبيانات ومقابلات وتقييمات وما شابه ذلك.