وضع مهل زمنيّة لإنجاز الأعمال للموظّفين: هل يزيد من إنتاجيّتهم أم يحد من إبداعهم؟

هل تجدون أنّ تأطير المهل الزمنية للمهام طريقة فعّالة وواجب تطبيقها داخل العمل أم أنّها يجب أن تكون اختياريّة؟ وما هي سلبيّاتها

أعتقد أنها طريقة مناسبة وجيدة لرفع الإنتاجية، وزيادة التركيز. ولكنها قد تحتاج إلى مرونة وتكيف مع الظروف والانقطاعات الغير متوقعة. بعض السلبيات التي قد تواجهها هي:

• الشعور بضغط أو إجهاد إذا لم نستطع إنجاز المهام في المهل المحددة.
• قد نفقد بعض الفرص أو الأفكار الإبداعية إذا كنا ملتزمين بالمهام المخططة مسبقا.
• قد نحتاج إلى تغيير جدولنا باستمرار للتعامل مع الأولويات المتغيرة أو المهام العاجلة.

ماذا عنكم، هل تجدون أنّ تأطير المهل الزمنية للمهام طريقة فعّالة وواجب تطبيقها داخل العمل أم أنّها يجب أن تكون اختياريّة؟ وما هي سلبيّاتها؟

لا أعتقد أن هذه الطريقة تناسبني شخصياً، وأتجنب تطبيقها في أعمالي في الكثير من الأحيان، حيث أركز على الإنتاجية أكثر من الإلتزام بالوقت، فماذا عن تحديد ساعة لعمل شيء ما ثم لا أقوم به على أكمل وجه، سينتابني شعور من السخط والإحباط، ثم إن مجرد فكرة التأطير الزمني تضعني تحت ضغط مبالغ به أثناء العمل وقد يفقدني تركيزي واندماجي، وأعاني من هذا حتى في الإختبارات أثناء الدراسة.

أعتقد أنه ينبغي أن يكون تطبيقها اختيارياً، لمن تفيد معه هذه الطريقة، أما فرضها على الجميع قد لا يأتي بالنتائج التي نأملها، لأن في تأطير المهلة أحياناً، تأطير للإبداع، للتفكير، للمرونة، والحرية للشخص، كما أن من نقاط ضعف هذه الطريقة أنها لا تراعي الظروف الطبيعية والتغيرات التي تطرأ على الشخص، فقد يخسر بعض الوقت جرّاء مكالمة أو لقيامه بأي نشاط طبيعي آخر فلا يراعى في ذلك الوقت الضائع خلال القيام بهذه الأمورن الشيء الآخر أنه قد يواجه صعوبة في الإنتقال من مهمة إلى مهمة أخرى بمجرد انتهاء وقت الأولى وبدء وقت الثانية خشية أن ينقطع حبل أفكاره وشعوره بأن باستطاعته تقديم المزيد في المهمة الاولى، وفي بعض الوظائف التي تتطلب قدر عالي من الجودة في العمل قد تسبب هذه الطريقة في العمل انخفاضاً ملحوظة في الجودة جرّاء التركيز على الارتباط الزمني.

هناك فرق بين تنظيم استعمال الزمن وبين الهوس بعدم إهداره, أي مهمة تتطلب تنظيما للخطوات والمدة الزمنية التي تحتاجها كل خطوة, نحن نحدد المدة الزمنية بشكل تقديري حسب خبراتنا السابقة, تنظيم الوقت مهم للغاية فنحن لن نعمل على مهمة واحدة العام كله في حين هي تتطلب شهرا فقط, التنظيم مهم في كل مناحي الحياة.

من جهة أخرى الهوس بعدم إهدار الوقت وتحديد مدد زمنية صارمة للعمل بالساعة والدقيقة, على حساب فترات الاستجمام والراحة, لا أراه ذا جدوى, كل ما سيجنيه المرء هو الارهاق النفسي والجسدي, اضطراب من اضطرابات القلق والنوم ومن تم الاكتئاب وغيرها من الأمراض النفسية والجسدية لا غير.... فلماذا يضيق المرء على نفسه الوقت؟ كي يصير مليونيرا مثلا ويخسر المال في علاج أمراضه لاحقا؟ هناك عدد كبير لديه هذا الهوس بالوقت وبأن الزمن يمضي وعليه أن يسارعه, هذه ليست استراتيجية هذا مرض بحاجة لجلسات علاج.

في الحقيقة نعم، أعتقد أن تأطير المهل الزمنية طريقة فعالة خاصة في وقتنا الراهن ... و لكن هذا يعتمد و بشدة حول الإشراف الواعي لتحديد هذه المدة ... وضع مهلة غير منطقية لعمل مهول سينتج عنه و ببساطة أضرار جسدية و نفسية للعامل ... لذا يجب على المسؤول تحديد المهلة الزمنية بدقة مع مراعات العمال.

في الواقع أعتقد أن تأطير المهام هو الطريقة الأنسب لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية. ويرجع ذلك إلى أن جميع الموظفين في مكان معين ليسوا على نفس القدر من الإنجازية والنشاط، وبالتالي إذا لم يتم وضع حدود زمنية صارمة لإنجاز المهام، فالبعض قد ينجز المهام المطلوبة في غضون ساعات بينما ينجزها البعض الآخر في أيام، بينما قد لا ينجزها بعض الموظفين مطلقا.

المشكلة الوحيدة أنها تحتاج لوقت ليس بقليل لمن لم يعتد على تلك الطريقة في انجاز المهام، كما أنه يختلف من شخص لآخر بحسب مدى انضباطهم وجديتهم في العمل.

أجد المسألة معتمدة في الأساس على طبيعة العمل يا فاطمة. لا يمكننا أن نعمم الأمر. على سبيل المثال، في عالم التسويق الإلكتروني تعتمد مختلف التخصصات التقنية على التأطير الزمني، وذلك لأن الموضوع برمته يتمثل في إطار زمني معين بمجموعة من الأهداف على مدى محدد. وفي السياق نفسه، نجد أن الإبداعية أمر ملازم للعمليات التسويقية المختلفة على الرغم من أنها مؤطرة بالالتزام الزمني على الدوام. لذلك فالأمر يعتمد بشكل أساسي على طبيعة العمل نفسه.

هل تجدون أنّ تأطير المهل الزمنية للمهام طريقة فعّالة وواجب تطبيقها داخل العمل أم أنّها يجب أن تكون اختياريّة؟ وما هي سلبيّاتها؟

بصراحة أرى بأن تأطير المهل الزمنية للمهام هو أمر يجب أن ننظر إليه بعناية. على الرغم من أن تحديد المواعيد النهائية يمكن أن يساعد في تحفيز العمل وتحسين الإنتاجية، إلا أن بعض النقاط السلبية يمكن أن تصاحبها. مثلا، إذا كانت المواعيد النهائية صارمة جدًا، فقد يؤدي ذلك إلى التسرع في العمل أو تحديد الأولويات بطريقة غير ملائمة. أيضا، يمكن أن يؤدي التركيز الشديد على المواعيد النهائية إلى إهمال بعض الجوانب الأخرى للعمل الذي يمكن أن يكون مهمًا أيضًا.

وفي كل الأحوال ارى بأنه يمكن لتأطير المهل الزمنية للمهام أن يساعد في تحديد الأولويات وتنظيم العمل بطريقة أفضل. يمكن استخدام تحديد المواعيد النهائية كأداة لتحفيز العمل وتحقيق الأهداف الشخصية. إذا كانت المواعيد النهائية مرنة بما يكفي، يمكن أن تسمح للعاملين بتخصيص وقت أكثر لبعض الجوانب الأخرى من العمل الذي يمكن أن يكون مهمًا أيضًا.

تأطير المهل الزمنية للمهام هو أحد الأساليب الشائعة لتنظيم وإدارة العمل. ويشمل تحديد وتحديد الوقت الذي يجب أن تنتهي فيه المهام المحددة. يمكن أن تكون فعالة في الكثير من الحالات حيث تساعد في ضمان الانتهاء من المهام في الوقت المحدد وتفعيل التخطيط الجيد وتعزيز التنظيم والإنتاجية.

مع ذلك، يجب أيضًا أن نأخذ في الاعتبار بعض السلبيات المحتملة لتأطير المهل الزمنية. ومن هذه السلبيات:

1. الضغط الزمني: قد يؤدي وضع المهل الزمنية الصارمة إلى الشعور بالضغط والتوتر لدى الموظفين، وقد يؤدي ذلك إلى تراجع الأداء وزيادة الأخطاء.

2. تقليل الجودة: قد يؤدي التركيز الشديد على المهل الزمنية إلى تقليل الجودة، حيث قد يصبح الاهتمام الأساسي هو إنهاء المهام بسرعة بدلاً من تنفيذها بشكل صحيح وذو جودة عالية.

3. تقييد الإبداع والابتكار: تأطير المهل الزمنية الصارمة قد يقوض الإبداعية والابتكار، حيث يمكن أن يعيق الموظفين عن الالتزام بتجارب جديدة أو البحث عن حلول بديلة تستغرق وقتًا أطول.

بشكل عام، يمكن أن يكون تأطير المهل الزمنية فعّالًا لتنظيم العمل وتعزيز الإنتاجية، ومع ذلك، يجب استخدامه بحكمة مع التوازن بين المهل الزمنية الصارمة والمرونة للسماح بالإبداع والجودة.

قانون باركنسون ينص على أنّ الوقت يتسع حسب العمل المراد إنجازه، وأنا شخصيًا من أكثر المؤمنين بهذا القانون والمتعصبين له.

الإنسان بطبعه يميل إلى الراحة والتكاسل أكثر منه إلى العمل لأن العمل غالبًا ما يحقق الإنجاز فيه دفعة الدوبامين لاحقًا وليس في اللحظة ذاتها، على العكس من الراحة.

لذلك فإن تحديد وقت للمهمة يضمن احتمالية أكبر لإنجازها وعدم التراخي فيها.

لكن يجب أن تكون هذه القاعدة مقرونة بالمرونة وإلا سينقلب الأمر إلى تشدد مفرط وتحقيق نتائج عكسية، يعمل الشخص في المدة المحددة ولكنه لا يحقق جودة حقيقية في العمل الذي يقوم به.

 تأطير المهل الزمنية للمهام طريقة فعّالة وواجب تطبيقها داخل العمل أم أنّها يجب أن تكون اختياريّة؟ وما هي سلبيّاتها؟

أعتقد بأنها طريقة مناسبة و فعّالة في بعض المشاريع التي تتطلب دقة وانضباط في التنفيذ . وأرى بأنه واجب تطبيقها في العمل من أجل تقليل التشتت واتأخير في إنجاز العمل . ولكن في حال المهام التي تتطلب إبداع يجب أن يكون اختيارياً لأن هذا النوع من المهام يتطلب التروي والتركيز فتأطير المهام الابداعية بمهلة زمنية قد يسبب الضغط والتوتر والأخطاء عند تنفيذ هذه الاعمال بسرعة .

يمكن أن يختلف تأثير المواعيد النهائية على إنتاجية الموظفين وإبداعهم اعتمادًا على السياق المحدد والتفضيلات الفردية. دعنا نستكشف كلا الجانبين:

عندما نتحدث عن الإنتاجية:

يمكن أن تكون المواعيد النهائية مفيدة لزيادة الإنتاجية بعدة طرق:

• التركيز والتحفيز: المواعيد النهائية تخلق شعوراً بالإلحاح، وتحفز الموظفين على البقاء على المسار الصحيح وإكمال مهامهم في إطار زمني محدد، قرأت في إحدى المقالات لماذا يركز الطالب في الساعة الأخيرة قبل الاختبار وينجز أكثر من اليوم أو الأسبوع الذي يسبق الاختبارـ يقول الكاتب لأن الضغط محفز جيد للتركيز، دماغنا يشعرنا بالتهديد، حيث لا يوجد وقت، إما أن تفعلها الآن أو الآن، ليس أمامنا خيار.
• إدارة الوقت: يشجع تحديد موعد نهائي على إدارة الوقت بشكل أفضل حيث يحتاج الموظفون إلى تحديد أولويات المهام وتخصيص وقتهم بشكل فعال.
• المساءلة: ، حيث يتحمل الموظفون مسؤولية تقديم النتائج في إطار زمني محدد.
• الكفاءة: مع الضغط وتحديد المواعيد النهائية، يقل احتمال المماطلة ويميل الموظفون إلى العمل بكفاءة أكبر لتحقيق الأهداف المحددة.

ومع ذلك ، هناك مخاوف من أن المواعيد النهائية الصارمة أو غير الواقعية قد تحد من إبداع الموظفين:

• العمل المتسرع: يمكن أن تؤدي المواعيد النهائية القصيرة أو الضيقة للغاية إلى عمل متسرع ، مما يترك مجالًا صغيرًا للاستكشاف الإبداعي أو الأفكار المبتكرة.
• الضغط: يمكن أن يؤدي الضغط المفرط للوفاء بالمواعيد النهائية إلى حدوث توتر وقلق ، مما قد يعيق القدرة على التفكير الإبداعي.
• نتائج اعتيادية: التركيز فقط على الالتزام بالمواعيد النهائية قد يحد من الوقت والمساحة الذهنية اللازمة للعصف الذهني والتفكير خارج الصندوق.
• الخوف من الفشل: الخوف من تجاوز المواعيد النهائية يمكن أن يثني الموظفين عن المخاطرة أو تجربة أفكار جديدة قد تؤدي إلى ابتكارات إبداعية.

سأجيبك من منظور شخصي من منطلق تجربتي في الهندسة المعمارية وهي مهنة تدور حول التأطير الزمني لكل مشروع، حيث لا يمكنك العمل خارج المواعيد المحددة لكل مهمة. رأيي أن المهل الزمنية تزيد بالفعل من مردودية الموظف لكن بشرط أن تكون معقولة وتتناسب مع متطلبات المهمة حتى لا تكون أقصر من اللازم.

من جهة أخرى، يولد الضغط الإبداع في معظم الحالات وليس العكس خاصة إذا توفر التوجيه اللازم لذلك. ذلك أن الموظف يجد نفسه مجبرا على العمل والتفكير المستمر حتى لا تفوته المهلة. غير أن ذلك يعتمد أيضا على إنتاجية الموظف، فالعامل المجتهد سيبدع في كل الظروف أما الموظف المتخاذل فلن تكفيه المهلة مهما اتسعت وسيلجأ في النهاية إلى التسرع وإغفال بعض التفاصيل بحجة إنجاز المشروع في الوقت المخصص له.

ماذا عنكم، هل تجدون أنّ تأطير المهل الزمنية للمهام طريقة فعّالة وواجب تطبيقها داخل العمل أم أنّها يجب أن تكون اختياريّة؟ وما هي سلبيّاتها؟

لا أدري يا فاطمة، لكني لا أحبّذ مصطلح إدارة الوقت أو تأطيرها، ربما لأني لا أجيد إدارة الوقت جيدا، لكني في نفس الوقت أجيد جيّدا إستغلال الوقت، فإدارة الوقت تقتضي إنجاز مهام من ساعة معينة إلى أخرى وهكذا أربط عقلي وأحدّه تماما بتلك المهمة، بينما أفضّل إستغلال وقتي في إنجاز المهام بشكل مرن بحيث أكون مرتاحة نفسيا دون أي ضغوطات، مع أخذ فترات إستراحة بين كل مهمة وأخرى كي أقدم كل ما أملك من طاقة وتركيز في سبيل إنجاز المهمة بإتقان على قدر المستطاع، كذلك في سياق العمل الحر فمن مميزات هذا المجال يكون للمستقل حرية إختيار توقيت العمل الذي يساعده من جهة وأن يكون العمل مرنا عكس ما نجده في الوظيفة.

ماذا عنكم، هل تجدون أنّ تأطير المهل الزمنية للمهام طريقة فعّالة وواجب تطبيقها داخل العمل أم أنّها يجب أن تكون اختياريّة؟ وما هي سلبيّاتها؟

من وجهة نظري، أرى أن تأطير المهل الزمنية طريقة فعالة على المدى البعيد وليس القريب من ناحيتي ساعدني أمر تحديد الساعات او الدقائق في حل المسائل الرياضية مثلاً فأنا أتحدى عقلي لإكمال هذه المسألة التي قد تستغرق لدى الشخص الطبيعي 10 دقائق في 5 دقائق بالتالي أستطيع أن أنتهي أسرع و بشكل أفضل فهنا أنا أعتمد على الكفاءة وليس الوقت المستغرق بالتالي لم أواجه مشكلة مع الوقت في الاختبارات النهائية حيث اعتاد عقلي على العمل بسرعة لإنهاء الأمر بكفاءة و سرعة .

لن يتوافق الجميع مع هذه الطريقة منذ أن العقول تختلف وطرق الدراسة و العمل تختلف لذلك أرى بأنه يجب أن تكون اختيارية فأنا مثلاً لا أجد الكفاءة بالوقت المفتوح أفضل تحديد وقت معين لمهمة معينة و معقولة.