كيف يمكننا التخلص من فجوة الأداء داخل بيئة العمل؟

هذه مشكلات إدارة فقط برأيي، من المستحيل أن تكون هذه مشكلة فريق بأكمله، أسمع يومياً وخاصة في الشركات المصرية هذا المصطلح: يجب أن نحقق ال target! أو لم نستطع أبداً الفترة الماضية تحقيق الـ target - هذا الأمر للصراحة اقل ما يقال عنه أنّهُ غريب، ليس وضع الأهداف هو الأمر الغريب بقدر الإدارة التي تطالب من الفريق لحاق target معيّن وهي لا تعرف مسبقاً إن كانوا على قدرة في تحقيقه أو لا! هذه المشاهد التي نراها في الشركات عادةً هي ضعف إداري بحت، لا يمكن أن يكون الأمر على عاتق الفريق نهائياً، تقول لي ولكن هذا الكلام قد يعني أنّ تقاعس الفريق أمر غير مؤثر بهذا الهدف، أليس كذلك؟ أقول لك أنّ روح وجوهر الإدارة بكل تأكيد هي ليست وضع الأهداف، يستطيع أياً كان منّا أن يضع أهدافاً لأي شركة في العالم بمجرّد دراسة ملفاتها، لكن المسألة أبعد من ذلك، الضعف الإداري الذي أقصده والذي يسبب هذا النوع من الفجوات هو كالتالي مثلاً:

• عدم تقسيم الأهداف مسبقاً إلى وحدات منطقية صغيرة زمانية تجعل المدير مسبقاً على علم ودراية بموعد نهاية الهدف المفترضة.
• عدم القيام بمتابعات يوميّة لمؤشّر أداء الموظّفين (لمعرفة انتاجية كل شخص منهم ووضع مهمّات بالنسبة لهذه الخبرات والسرعات المختلفة والقدرات المتنوّعة عند جميعهم) ولوضع أهداف متوقّع فيها زمن النهاية من بداية المشروع بسبب دراية المدير بقدرات موظّفيه سابقاً.
• عدم وضع نظام تحفيزي مسبق للموظّفين يُكرم مادياً القادر على الإنجاز الأكثر كفاءة وسرعة.

تحديد السبب الذي تعانون منه في مشروعكم مهم، وطالما استبعدتِ فقر أو ضعف المهارات لديكم رغم أني أرى أن من يقرر ذلك هي الإدارة فأحيانا نتحيز لأنفسنا ونرى اننا مؤهلين والواقع غير ذلك.

لذا الحل يبدأ من هنا وأول خطوة تكون تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتحديد الفجوات في الأداء الحالي. يمكن استخدام تقييم الأداء، ومراجعات الأداء، وردود الفعل من الموظفين والمرؤوسين كأدوات لتحديد الفجوات.

ثم وضع خطة عمل واضحة وتفصيلية للتخلص من الفجوات وتحسين الأداء. يجب أن تشمل الخطة أهدافاً محددة وقابلة للقياس، وخطوات واضحة وجداول زمنية محددة.

طبعا من النقاط الأساسية والتي أرى أنه يجب توافرها سواء كان هناك فجوة بالادء أم لا هي توفير التدريب والتطوير المناسب للموظفين لتعزيز مهاراتهم وزيادة كفاءتهم في العمل.

وكذلك توفير الدعم والتوجيه والمساعدة عند الحاجة.

وأخيرا تحسين التواصل والتفاعل بين أعضاء الفريق يمكن أن يساعد على تحسين الأداء. بجانب اعتماد المدير على الاجتماعات الفردية بصفة دورية بجانب الاجتماعات الجماعية، هذا سيجعله قادر على التقييم الدقيق لكل عضو على حدى وما هي نقاط قوته وما هي نقاط ضعفه، فقد يكون أحد الأسباب وضع الموظف في المكان الخاطىء.

كيف برأيكم يمكننا تقليص حجم الفجوة في الأداء داخل الفريق؟ وهل يوجد أسباب إضافية قد تكون سبب في هذه المشكلة؟

اؤمن بأن لكل بيئة عمل طبيعتها الخاصة ومعاييرها النوعية التي تجعلها متميزة عن اي بيئة عمل اخرى في نفس مجالها في مكان اخر في العالم، خصوصا عربيا الامر يختلف بأشواط عن اماكن اخرى.

يقول الخبراء بأن العامل المناخي والثقافي والعادات والسلوكيات العامة لها تأثير مباشر في الفوارق الصغيرة في نتائج العمل، لذلك يجب دراسة كل عمل كحالة متميزة بمعزل عن الاخريات .

حجم فجوة الاداء في البلدان العربية محكموم بداية بثقافة العمل المبرمجين عليها بطريقة لاواعية القائمة على ان العمل واجب، وهي الفكرة التي تخلق هوة بين العامل وعمله، وتجعله مجرد إلتزام لا يجب ان يتم التعاطف معه بأي شكل.

وبما ان فكرة الالتزام مبنية بالاساس على الضمير والوقت، والوقت شيء غير مهم او لا يتم التعامل معه بجدية في المجال العربي فسيصبح العمل مجالا لقضاء الوقت الذي يتم على اساسه تقاضي راتب، وهذا ما يجعل اتقان العمل او الجهاد لتحقيق نتائج مبهرة امرا نادرا جدا عندنا .

لذلك عندما نتحدث عن هوة الاداء للعامل العربي علينا ان نراجع اولا مفهومه للوقت والعمل فتكون التتائج الجيدة هي مجرد تحصيل حاصل.

هناك العديد من الخطوات التي يمكن اتباعها لتقليص فجوة الأداء وهي كالتالي:

• وضع أهداف وتوقعات منطقية: من المهم أن يكون وضع الأهداف يستند على SMART أي أن يكون الهدف قابلا للقياس وواقعي وقابلا للتحقيق ويمكن إنجازه خلال وقت معين .
• التعرف على الأسباب التي تؤدي إلى انخفاض الأداء ويكون ذلك من خلال مراجعة أداء الموظفين خلال السنوات السابقة ومن ثم ملاحظة أنماط التغيير الحاصلة . فقد يكون الانخفاض في الانتاجية مصدره قسم معين أو حتى موظف معين
• فرز المهارات التي يمتلكها أعضاء الفريق : وذلك بهدف التعرف على مكامن الخلل والنقص
• إجراء تحليل دقيق لفجوة الأداء والمهارات: تمكن هذه الأدوات صاحب الشركة من التعرف على التقلبات التي تحصل في أداء الموظفين والتي تجري من خلال أدوات قياسية ورياضية . وأما تحليل فجوة المهارات فيكون من خلال تحليل الفارق بين المهارات الموجودة في بيئة الشركة وبين المهارات المطلوب تواجدها في المستقبل. يسمح هذا الأمر بوضع الإجراءات المناسبة للتدخل من أجل الحد من تفاقم المشكلة . فإذا كانت المشكلة مثلا في الإدارة يمكن إجراء دورات مكثفة في الإدارة.
• وضع برنامج تدريبي مكثف قيد التنفيذ: لدى ملاحظة النقص الذي يعانيه الموظفين في المهارات يمكن عمل دورات تدريبية تهدف إلى تعويض النقص
• وضع توقعات واضحة للأداء للمستقبل: توضح هذه التوقعات ما يرتجي أصحاب العمل تحقيقه من تحسن في أداء الموظفين في المستقبل. ويمكن إجراء مراجعات دورية لهذا الهدف لمتابعة تحسن الأداء.

كيف برأيكم يمكننا تقليص حجم الفجوة في الأداء داخل الفريق؟ وهل يوجد أسباب إضافية قد تكون سبب في هذه المشكلة؟

من أجل التغلب على فجوة الأداء داخل بيئة العمل، يمكن تحسين الأداء عن طريق تقديم التدريب والتطوير للموظفين، وتحسين البيئة العملية وتحسين الاتصالات بين الموظفين والإدارة. كما يمكن للإدارة أن تقيس الأداء وتحديد النقاط التي يمكن تطويرها أكثر، ومن خلال ذلك تحسين الأداء وتحقيق أفضل نتائج داخل بيئة العمل.

بالرغم من أنني أرى أن تخفيف فجوة الأداء داخل بيئة العمل يحتاج إلى جهود متواصلة من الإدارة والموظفين، ولا يمكن أن يحدث الأمر بين ليلة وضحاها.