كنت قد شاركتكم بالأمس جزء من الاجتماع الربع السنوي في الشركة التي أعمل بها، والذي يتم به طرح لأهم المعوّقات التي تمر بها الشركة وأهم النتائج الإيجابية "كتغذية راجعة وتقييم" في هذا الربع، وكان من المواضيع الإيجابية التي لامسنا جميعنا أثرها في الشركة " أتمتة سير العمل" التي تبنتها الشركة مع بداية عام 2023 .
دعوني أطّلعكم على ماهية الأمر، أتمتة سير العمل نعني بها أتمتة العمليات بتوظيف التكنولوجيا الحديثة لإنجاز المهام عن طريق سلسلة من الإجراءات بأقل قدر من التدخل البشري، والهدف منها تسهيل سير الأعمال وخصوصًا المتكررة منها لتيسير أدائها، وتحسين الكفاءة والإنتاجية .
ومن هنا يمكننا الإجابة على السؤال الأكثر تدوالًا بهذا الشأن: لماذا أتمتة سير العمل مهمة؟
لا أحد ينكر الفرق في السرعة والأداء بين التكنولوجيا والعمل بشكل يدوي، فالتدخل البشري غالبًا يتحمل الخطأ والتباطؤ ولعل هذا من أهم الدوافع لاستخدام الأتمتة .
- المهام بشكل يدوي أكثر عرضة للأخطاء، ومن المعروف في عالم الأعمال الدقة ضرورية لأن أي خطأ بسيط يمكن أن يؤدي لخسارة مالية وتكاليف إضافية، مع وجود الأتمتة سيكون نسبة الخطأ شبه معدومة.
- زيادة في تكاليف القوى العاملة: كون المهام اليدوية تتطلب الدقة والجودة فنحن نبحث عن موظفين أكفّاء بالتالي سيحتاج لوقت لاختيار الأفضل ويحتاج تكاليف لتدريب لتكرار الأداء بنفس الجودة وهذه نفقات يمكننا التخلي عنها في حال تم أتمتة الاعمال، إضافة لأن العمل الذي يقوم به 5 موظفين يمكننا الاستغناء عن 3 والبقاء على اثنين وبالتالي توفير نفقات في الأجور. " لا أعلم هل هذ النقطة يمكن اعتبارها ايجابية للمنظمات ولكن ماذا عن القوى العاملة هل بهذا الشكل سترتفع نسبة البطالة؟
- قلة رضا العاملين: تكرار المهام يعمل على الملل والضجر الوظيفي، ويقلل رغبة العاملين تجاه الأعمال، وأحيانًا قلة النمو الوظيفي يدفع الموظفين لمحاولة الحصول على وظيفية أخرى.
والآن أصدقائي بالتأكيد هناك دوافع أخرى لاستخدام أتمتة العمليات، ما الفوائد الإضافية لأتمتة العمليات على المنظمات؟