كيف يمكنني خفض التكاليف الخاصة بمشروعي؟

بداية من أجل خفض التكاليف الخاصة بالمشروع ينبغي تحديد أسباب ارتفاع التكاليف الخاصة بالمشروع، ولا العمالة ليست السبب أو الحل الوحيد، من الممكن أن يكون المشروع به 3 عُمال وتكاليفه مرتفعة أيضًا. ومن أسباب ارتفاع تكاليف المشاريع:

• ضعف التقديرات فيما يخص التنبؤ بالوقت والتكلفة والموارد اللازمة لإنجاز المشروع والمخاطر المحتملة التي تتسبب في تجاوز التكاليف وتأخير في مواعيد تسليم المشروع وبالتالي تجاوز التكاليف.
• تغييرات في نطاقات المشروع التي تسبب إعادة الأعمال كاملة، وتأخير المشروع وبالتالي تجاوز التكاليف.
• سوء إدارة الميزانية، إذ تؤدي عدم مراقبة، مراجعة، ومقارنة التكاليف بالميزانية الأساسية الموضوعة إلى تجاوز الميزانية وارتفاع التكاليف بسهولة.
• الإدارة غير السليمة للمخاطر والتي تؤدي إلى تغيير نطاق المشروع، ميزانيته، موارده، ووقته. إذا لم تؤخذ مخاطر المشروع في الحسبان فإن احتمالية تأثير الأحداث السلبية على مكونات المشروع تزداد وبالتالي تؤدي إلى تجاوز التكاليف.
• سوء إدارة الموارد، يؤدي الافتقار إلى الإدارة السليمة للموارد إلى عد توفر موارد المشروع عند الحاجة، وبالتالي يتسبب في تأخيرات في تنفيذ المهام وحتى المشروع بأكمله، مما يؤدي بدوره إلى تجاوز التكاليف.

لذا أريد أن تقترحوا علي طرق لخفض التكاليف بعيدا عن خفض العمالة من أجل الصمود في وجه هذه التقلبات الاقتصادية.

يتمثل خفض التكاليف في إزالة التكاليف غير الضرورية دون التأثير على النتائج النهائية وجودة المخرجات، وتتطلب اتخاذ اجراءات مستمرة للحفاظ على ذلك، وبالنسبة طرق تخفيض التكاليف:

• ينبغي العمل على وضع خطة محكمة تهتم بتحسين تقديرات المشاريع وتحديد الأعمال المطلوب إنجازها بواقعية ودقة للتحكم في تكاليف المشروع.
• تحديد أولويات العمل وأصحاب المشاريع والتأكد من أنها واقعية وقابلة للتحقيق.
• إدارة التغييرات، وما تترتب عليهم واتباع إجراءات مراقبة التغيير لتقليل احتمالية العواقب السلبية للتغييرات التي ستكلف أموالًا إضافية.
• استخدم خط أساس المشروع لمراقبة وتقييم حالة المشروع للتأكد من أنه يسير على المسار الصحيح.
• تحديد طرق حماية تواريخ استحقاق المشروع في إنشاء حاجز زمني والإدارة السليمة للموارد والمهارات استخدام الموارد المتاحة بالكامل وتجنب التأخيرات المتصلة بعدم توافر الموارد.
• الاستفادة منبرمجيات إدارة المشاريع لتحسين العمل في المشروع بطريقة تُتيح الفرص لتقليل التكاليف.
• تخصيص موارد ذات كفاءة عالية للمشروع خلال مرحلة البدء بالمشروع.
• البحث عن موارد أرخص للمشروع، إذ ممكن أن تعمل الموارد باهظة الثمن على تقليل هوامش الربح.
• تخفيض مدة المشروع إذ كانت ممكنة، لأن زيادة المدة يعني استخدام المزيد من الموارد، وتخفيضها يعني تقليل استخدام الموارد وبالتالي تخفيض التكاليف.
• الحد من نطاق المشروع عن طريق تقليل عدد المهام التي ستُنفذ في وقت واحد، وقصر المشروع على العمليات والمتطلبات الأساسية فقط.
• استخدام تقنيات الإدارة الرشيقة لتجنب إهدار الموارد، مما يؤدي إلى انخفاض تكاليف المشروع وتحسين كفاءة المشروع.
• البحث عن تحسينات في العملية، ومعرفة إذا كان يوجد طرق لتحقيق أهداف المشروع بشكل مختلف، والتي تؤدي إلى تغييرات في عملية توفير الأموال.

بداية دعني أبدأ إجابتي بتساؤل ، هل لأن الشركات الضخمة وأعلم أنك تشير "جوجل، ميكروسفت" تقوم بخفض العمالة بحجة تخفيض التكاليف تريد أنت تفعل ذلك ؟ هل درست دواعي الشركات في تخفيض العمالة؟ الأمور لا تحدث هكذا في الأعمال .. لكل شركة خصوصيتها وأمورها وهيكلها وميزانيتها التي تحكمها ...

فجيمعنا نعلم أن من ضمن أسباب جوجل عندما خفضت العمالة هو إدخال الذكاء الإصطناعي كبديل واعتقد أنه كان مكلف ولم يكن الأمر هين .. فلا ننخدع بما تقول الشركات بل ندرس لماذا فعلت ذلك ...

أنت بصدد مشكلة أزمة اقتصاجية وحالات تضخم وكساد سوقي ... وتريد خفض تكاليف ليتسنى لك هامش ربح يعينك على الاستمرار ..

لو فرضنا أن شركتك ناشئة ... وأنا لا أعلم ما هيكليتها لأطرح حلول جذرية ولكن على افتراض فقط ..

هناك تكاليف تشغيلة هي التي ممكن أن تخفض بها مثلاً تقليل من المساحة المكتبية الخاصة بكم .. ويمكن لو كنت مستأجر بمكان حيوي وإجاره مرتفع الانتقال لمنطقة أخرى لتقليل الدفع الشهري وخصوصاً الأن الأعمال أصبحت كثير ما تدار عن بعد ، ويمكنك أيضاً تبديل وسائل التسويق المكلفة يمكنك الاستعانة بالتسويق الرقمي واستهداف الفئة المخصصة بشكل اكبر لتوفر نفقات التسويق بشكلها العشوائي ، لو كان لديك عمالة تعتبر كبيرة وأنت بغنى عنهم لا يمكنك القول لا أريد أن أضحي بهم الأمر ليس شخصياً هناك تكاليف أجور وتأمين وإلخ . ضع الرجل المناسب بالمكان المناسب فقط واستغني عن أي طرف لا يكون ذا منفعة لشركتك . في حالات العمل والحاجة على فرض لعمالة جديدة في تخصصات مختلفة غير موجودة لديك أعتمد على المستقلين بشكل عقود مشاريع فقط ، ويمكنك الاستعانة بفريق كامل خارج مؤسستك لإنجاز الأمور لديك كالاستعانة بفريق مبيعات بشكل مؤقت سيكون أقل تكاليف من إنشاء فريق كامل ووضع أجور ونحن نعلم أن هناك حد أدني لأجور العاملين يختلف من دولة لاخرى فمثلاً الحد الأدني في مدينتي 300$ تصور أنك تريد فريق بخمس أشخاص شهرياً ستتكبد بدفع 1500$ وهذا لشهر واحد فقط .. بالمقابل يمكنك استئجار الخدمة من فريق يقدم الخدمة لمدة ثلاث شهور بالمقابل نفسه ..

الفكرة كيف تخفض تكاليف ؟ الإجابة كن ذكي بتعامل مع المال لا تضع مليماً في غير موضعه .. التضخم ليس واقعاً عليك وحدك ... أينما يمكنك توفير مستقلين ، أجور مكاتب، أجور تأمين ، خدمات بديلة ، ترفيه ... حاول التقنين بذلك ستتحسن الأمور.

يفضل ان تستشير الخبراء في هذا المجال والاستماع لموظفيك ذوي الخبرة او حتى المبتدئين فربما تظهر منهم فكرة غير متوقعة

لكن استشارة الخبراء هي الاهم

في ضوء التحذيرات التي أشار إليها الأصدقاء، نجد مجموعة من النصائح الإيجابية في هذا الصدد، والتي تعمل على خفض تكلفة المشاريع الخاصة بالمؤسّسات الاستثمارية دون الحاجة إلى الاحتكاك بعوامل حسّاسة مثل تسريح العمالة أو خفض الرواتب أو غيرهما. في هذا السياق، تتمثّل بعض أساليب تخفيض التكلفة بطريقة غير مباشرة واحترافية من خلال الآتي:

1. تطوير الميزانيّات التقديريّة للمشروع، لأن حاجة المشروع لخفض التكلفة تعني في معظم الأحيان تقديرًا غير دقيقٍ لماليات المشروع.
2. العناية بإدارة المخاطر بشكل أكثر تطوّرًا.
3. ربط حزام الأمان على ميزانية المشروع فيما هو قادم، أي الابتعاد عن المخاطرات التي تمثّل غرض المكسب قصير الأمد.
4. تحسين العوامل التي تؤدّي إلى تأخير أي تسليمات في المشروع.
5. دراسة موجّهة لتوفير الموارد الداخلة للمشروع قدر الإمكان.
6. العمل على المزيد من الحلول البرمجيّة لإدارة المشروع.

تخفيض التكاليف يجب التحديد لأسبابه التي تختبئ خلف الستار من سوء إدارة للميزانية و كذلك ضعف التنبؤات بالمخاطر ناهيك عن سوء إدارة الموارد عامة و سود التعامل مع شركاء المشروع مما يؤدي لخسارة جزء مادي و لا أعتقد أبدًا أن الحل الوحيد هو تسريح الموظفين، بل هو الحل الأخير.

ولا بد :

1. وضع خطة محكمة.
2. وضع ميزانية معقولة و مدروسة مسبقًا.
3. دراسة المخاطر جيدًا و وضع خطط نموذجية.
4. تحسين إدارة الموارد.
5. وضع احتمالات و خطط بديلة للخروج من المآزق التي يمكن أن تواجهها.

التحول الرقمي اليوم يعتبر حل جيد للشركات في حل هذه المشاكل، يمكن الاستعانة بالمستقلين في انهاء المشاريع التي لا تتطلب التواجد في الشركة باستمرار، العمل ليس دائم الموظف يتطلب عليك راتب، يتطل توفير الأدوات له بطريقة مستمرة لكن بالاعتماد على المستقل في انهاء المشاريع يمكنك الحد من التكاليف المادية مثل الحاسوب والمكتب والراتب وغيرها العديد من الأمور، ممكن ان تجد العديد من المستقلين الأكفاء على منصة مستقل، تضمن جودة العمل وأنك حقك لا يضيع وحتى المستقل يحاول تقديم أفضل ما لديه في المشروع.

كنت أفكر في ذلك الموضوع منذ فترة، أحاول أن تجد الشركات بشكل عام حلولًا أخرى غير ذلك.

بالطبع لا أعلم ما هو طبيعة عملكم وتفاصيل الشركة، لكنني سأعرض عليك بعض الحلول التي حضرت بذهني

- شاركهم

لا يخفة عن أحد سوء الوضع الاقتصادي في الوضع الراهن، لذلك يمكنك أن تضعهم في الصورة، تتبادلوا الأدوار كمدير وموظفين، اطرح عليهم سؤالًا .. كيف ستتعاملون مع الوقع الاقتصادي إن كنتم مكاني؟

سيُبادرون في وضع بعض الحلول، سجلها ثم بفلترتها واختيار الأنسب منها، وحين تطبقه سيرضون بالأمر لأن الحل بدر منهم ليس منك.

٢- الاستغناء عن الرفاهيات

في بعض الشركات يكون هناك بعض الرفاهيات التي لا أُنكر أهميتها، لكن أُشير للاستغناء عنها تلك الفترة، مثل الرحلات، الهدايا، المكافآت العالية.

٣- قلل جودة أو زِد سعر

السعر والجودة هما المتحكمان في المنتج، لذلك ربما يكون حلًا لك أن تُغير أحدهما بقدر لا يُؤثر بشكل كبير على المستهلك، لكنه سيؤثر معك بشكل إيجابي.

وأخيرًا، تسريح الموظفين هو شيء مُحزن علمت أنك لا تستطيع فعله بقدر المستطاع؛ والدليل هو سؤالك هنا عن هذا الأمر، فاستعن بالله واعتبر أن جزءًا مما تفعله وتتحمله هو صدقة لله.

في الكثير من الأحيان لا تنجح سياسة تخفيض عدد الموظفين في لجم إرتفاع التكاليف. فكما نعرف, فإن الأجور تدخل في نطاق التكاليف الثابتة والتي لا تتغير بتغير حجم الإنتاج. إلأ أن ما يسبب إرتفاعا في إنفاق الشركات هي التكاليف المتغيرة والتي يدخل ضمنها كلفة المواد الأولية, والطاقة, والنقل وغيرها. ومن هنا يمكن التخفيض من تكاليف الشركات من خلال:

• تقليص اليد العاملةعن طريق الإستغناء عن اليد العاملة الغير كفوءة التي تكبد الشركة خسائرا لناحية المدفوعات ولناحية تقليص الإنتاج
• صيانة الآلات والمعدات

ثمة ما يعرف بقانون تناقص الغلة وهو ما يعود إلى إنخفاض الإنتاج بسبب نقصان أحد العوامل مقابل ثبات العناصر الأخرى. فعند تقادم المعدات يحدث تناقص في الغلة بالتزامن مع إرتفاع الكلفة. يمكن حل المشكلة عن طريق صيانة المعدات أو إستبدالها بأخرى.

• إدخال المعدات والآلات المواكبة للتقدم التكنولوجي

كلما تطورت آلة عن سابقاتها إزداد معها الإنتاج مقابل الإعتماد على وقت أقل . ومع إزدياد كمية الإنتاج تنخفض التكاليف التي تواجهها اي شركة . في المقابل فإن إنخفاض الإنتاج يترتب عنه تكاليف أكبر للشركات.

• إلغاء خطوط الإنتاج التي تكبد الشركة مصاريفا عالية

كثيرا ما تكون المشكلة الشركات في خط إنتاج محدد بدون الإنتباه إلى ذلك. ومن هنا يمكن إلغاء هذا الخط والإستغتاء عنه نهائيا.

• تصنيف الألولويات في التكاليف وتوزيع الأقل أولوية على مدة زمنية أطول

يمكن القيام بذلك من خلال مصفوفة إيزينهاور مثلا التي تساعد في تحديد الأولويات ضمن مدة زمنية محددة.

• التخلص من الهدر في الإنفاق من خلال التخلص من كل ما هو غير ضروري
• النظر لدى مسألة الوقت لدى الموظفين

ففي عالم الأعمال لكل دقيقة ثمن. ومن هنا يجب التأكد من إستخدام الموظفين الأمثل للوقت وهو الأمر الذي يؤثر على إنتاجيتهم (مع زيادة فعالية إدارة الوقت تزيد إنتاجية العامل فيزيد الإنتاج فتنخفض التكاليف)

• إعادة هيكلة لميزانية الشركة وهو ما يحتم النظر في التكاليف والنفقات وإيقاف مزاريب الهدر
• البحث عن عوامل إنتاج (مثل مواد أولية ) أو بدائل بنفس الجودة وكلفة أقل