كيف أتخذ القرارات بناءً على تفاعل الموظفين؟

في ضوء النقاط التي أشرت إلأيها يا صديقي، أضيف أن فكرة المصداقية نفسها تعتمد على بيئة العمل الصحّية داخل الشركة. وفي ذلك السبيل مثالين متضادّين. أوّلهما يتمثّل في شركة تمتلك بيئة عمل صحّية. عمل فيها أحد أصدقائي منذ فترة. تعتمد هذه الشركة على استطلاعات الرأي الخاصة بكل فرد. فعندما حكى لي صديقي عن مشكلة تقنية ما داخل الشركة، كان من ضمن تفاصيل الموقف أن العديد من الموظّفين قد قرّروا التصريح برفضهم لإجراء ما في استطلاع الرأي. ماذا يعني ذلك؟ يعني أن:

• الموظّفين يثقون في فاعلية استطلاع رأيهم.
• الشركة تعتني بآراء الموظّفين وتنجح في إيصال هذه الصورة لهم.
• بيئة العمل صحّية وبها ديموقراطية واضحة.

أمّا المثال المضاد، فيتمثّل في الشركة التي كانت لي فيها تجربة وظيفية ما. وقت استطلاع الرأي، كان الموظّفون يتناوبون على الاستهزاء والملأ العشوائي للبيانات. لماذا؟

• يدركون أن الشركة لا تعتني لهذا الاستطلاع.
• غير مؤمنين بنتائجه أو تأثيره.
• لهم خبرات مع بيئة العمل تشكّل لديهم صورة سلبية عن الإدارة.

أعمل الآن كمترجمة في شركة، ومديري يستخدم عدة طرق، ليقيس تفاعل الموظفين في الشركة. فعلى سبيل المثال، الاستبيانات الالكترونية، ليقيس كيف يشعر الناس في العمل وما الذي يريدون تغييره في الشركة. أيضًا، يستخدم الاجتماعات والمقابلات الجماعية مع موظفيه، ليساعدوه في عملية اتخاذ القرارات وفي حل المشكلات المتعلقة بالشركة. وهناك طريقة أخرى كالتي ذكرتها سابقًا، وهي الجلسات الفردية والاجتماع وجهًا لوجه مع المدير، ليكسر حاجز خوف موظفيه وليشعرهم بالأمان. وأرى أنَّ هناك طريقة من الأفضل لجميع الشركات أن تتبعها وهي نقاط ترويج الموظف للشركة، وهي عبارة عن سؤال واحد يقيس ولاء الموظفين للشركة.

ثانيًا ، الجلسات الفردية بين أفراد الفريق ، اللقاءات وجهًا لوجه تلعب دورًا حاسمًا في توضيح وجهات النظر وفهم الأطراف الأخرين بشكل أفضل .

أميل إلى هذه النّقطة أكثر، لكونها أكثر فاعلية وتُعطي للموظّف إحساسا بأنّ إدارة الشّركة تولي إهتماما لموظّفيها وتهتمُّ بأخذ آرائهم والأهم العمل بها، شخصيا لا أحبُّ تقديم آراء أو إقتراحات لا يتمُّ العمل بها، قد يعتبره بعض الموظّفين إحتقارا لهم خصوصا إن تكرّر الأمر كثيرا، ولا أعني هنا الأخذ برأي الجميع، لكن على الأقل رأي موظّف واحد للتّحسين من الأداء والبحث عن الإختلالات والعمل على ضبطها.

ألا تجد أن هذه الطرق قد تأتي بنتائج عكسية، يعني ليس كل الموظفين على نفس الخبرة أو على نفس القدر من تحليل الأمور، يعني أرى أن فكرة الاستبيانات هذه ليست دقيقة وليست مثل اجتماع فريق العمل والاستماع لرأي المختصين بالمشكلة في حد ذاتها والنقاش معهم كفريق وليس كجلسات فردية.

تتكلم عن الموضوع الذي تريده أمام الموظفين وتراقب لغة الجسد..ثم تقول نأخذ اراء بعض الموظفين لا على التعيين ثم تسأل من قرأت فيهم الموافقة فتقول إذن الأكثرية موافقة

تذكرت مشهد من مسلسل كان يعتمد المدير على استطلاع الآراء شهريًا بواسطة الاستبيان من ثم تحليلها والحصول على نسبة لكل قسم، كانت النسبة لأغلب الأقسام تتراوح بين 40-60 وكان يُهنئ روساء الأقسام بالنتيجة رغم ضعفها إلا قسم واحد وصلت أكثر من 90%، وهاد سبب له احباط عكس المتوقع لأن النسبة إيجابية وعالية جدًا! تفحص الاستبيان ورأي أن الأسئلة المطروحة غير موضوعية ولا تخص الشركة نفسها بل امور سطحية، قام بتغييرها أكثر من مرة حتى وصل إلى نسبة أقل تتقارب مع باقي الأقسام، سأله مدير القسم عن السبب وأنه ليس الغرض أن تكون النسبة مرتفعة، فأجابه بوجود نتائج ضعيفة معنى وجود فرصة للتطوير والتحسين واكتشاف نقاط ضعف نعمل عليها لتقديم خدمات أفضل. وأشار إلى نقطة هامة وهي طريقة ونوعية الأسئلة المطروحة في الاستطلاع المهمة والتي ترتبط بطرق تحسين العمل، لهذا يحتاج المدراء إلى معرفة ماذا يسألوا خلال الاستطلاع لقياس التفاعل والآراء الحقيقية. "بالمناسبة كان استطلاع رأي للعملاء لكن أقصد الفكرة نفسها".

أيضًا في وجهة نظركم كيف يُمكننا اتخاذ قرار بناء على هذه التفاعلات ؟ 

من وجهة نظري الموظين هم أصحاب الخبرة ولديهم معرفة بالشركة وطرق تحسينها أكثر من المدراء لأنهم هم المتواجدين في الميدان ويتعاملون مع العملاء، ويشرفون على العمليات ولديهم خبرة بأصغر التفاصيل عكس المدراء فهم مشرفون على العمليات ولا يتفاعلون بالطريقة نفسها، فلو كنا سنعتمد على آراء لاتخاذ أفضل القرارات للشركة فلا بُد من اشراك الموظفين في العملية والحرص على معرفة رأيهم الصريح، بالطبع بعد ذلك المدراء يدرسون جميع الخيارات بناءً على المعلومات المتاخة لاتخاذ الأفضل من القرارات. ولذلك يحتاج الموظفون إلى تشجيع على مشاركة آرائهم باستمرار وبصراحة.

 هل هنالك طرق أخرى قد نقيس أو نحصل بها على تفاعل الموظفين ؟...

يعد إشراك الموظفين بالقرار، سياسة ادارية ناجحة بنسبة كبيرة، طبعا إن تم تطبيقها بالشكل الصحيح..

لكن قبل القيام بتلك الخطوة، أرى أنه يجب على جهة الإدارة التأكد من إعداد وتأهيل الموظفين؛ حتى يصبح لديهم من المهارات والمعرفة ما يمكنهم من المشاركة في صنع قرارات الشركة بشكل إيجابي فعال.