لماذا من الأفضل كتابة خطاب استقالة عند ترك العمل؟ وما هي أهم ما يجب ذكره فيه؟

خطاب الإستقالة القياسي: مناسب للمؤسسات التي تطلب من موظفيها إبلاغ مديرهم المباشر وقسم الموارد البشرية بقرارهم في نفس الوقت. وهو الأكثر شيوعاً.

ما ا تقصدين بخطاب الاستقالة القياسي؟

لا اعتقد ان موضوع التوقعات له صلة بالاستقالة يا ضياء، لأن لو الموظف تم ايقافه فهم في هذه الحالة سيتم فصله من العمل وهو إجراء ليس في صالح الموظف وله أثار سيئة على مشواره المهني.

ولكن في حال تقدم الموظف باستقالته فهو في هذه الحالة سيحافظ على سمعة مهنية إيجابية ويمكنه أن يطلب من صاحب العمل شهادة خبرة سوف تدعمه في الوظائف الأخرى التي ينوي التقدم لها، وقد تقوم جهة العمل التي يستقيل منها بصرف مكافأة لنهاية خدمته بشكل مشرف.

كما ان الاستقالة من العمل بشكل محترم قد تجعل هناك فرصة للعودة إلى صاحب العمل إذا تغيرت الظروف.

من أغرب ما قرأت في هذا الموضوع يا نورا هو ان بعض الشركات تشترط تقديم خطاب الاستقالة بخط اليد ، ربما لتقرير بعض الحقوق القانونية !! لماذا برأيك قد تشترط الشركة ذلك؟

وبرغم هذا فمعظم الشركات تقبل جميع أنواع خطابات الاستقالة ، بما في ذلك الرسائل المطبوعة ورسائل البريد الإلكتروني.

أيضا من السلوكيات اللائقة في هذا الموقف أن يقدم الموظف الاستقالة لمشرفه شخصيًا أي يداً بيدٍ، ربما لأن ذلك يتضمن مزيد من الود والخصوصية وقد يحسن العلاقة مع صاحب العمل.

أيضا يجب ان تكون خطابات الاستقالة قصيرة وموجزة قدر الإمكان، بحيث تتراوح من فقرتين إلى ثلاثة على الأكثر

أعتقد أن شكل الاستقالة وطريقتها يختلفان حسب طبيعة التجربة التي حصلت عليها في هذا العمل، هل كانت سعيدة أم لا..

والحمدلله أدركت من يومها لا شيء أجمل من الراحة النفسية ولن يغنيك عنها لا مال ولا عيال صراحةً 🙂.

حضرتك لم تحب هذا المكان بكل تأكيد، ولكن تخيل معي أن هذا المكان الذي ستقدم استقالتك منه لم ترَ منه إلا خيرا، وأنك سبب استقالتك كان عثورك على فرصة أفضل من الناحية المادية، حينها لن يكون هذا شكلا موفقا للاستقالة ويجب أن نفكر في ترك أثر جيد في المكان.

خطاب الاستقالة مهم ايضا لجهة العمل، حتى يمكنها تسلم العهدة من الموظف المستقيل ومنحه إخلاء طرف بأنه خالي الذمة من اي فقد في عهدته أو سجلاته أو أي أموال أو متعلقات للشركة لديه.

كما انها بهذا الخطاب يمكنها البحث عن الموظف البديل في الوقت المناسب حتى لا تحدث بها فجوة تشغيلية وتتعطل بعض المهمات بسبب الترك المفاجئ للوظيفة.

وهناك حالة عاطفية أخرى ، لا أنها مهمة للبعض فقط ، تجد أحدهم مثلا لو تقدم بخطاب استقالة من عمله فسيكون احد الاسباب الهامة لديه أن يودع زملائه وان يتبادل معهم الصور التذكارية وكلمات الود والمعروف وارقام الهواتف، وربما يتبادلون الهدايا الرمزية كعنوان لمرحلة هامة وأيام سعيدة قضوها معا.

طالما أن صفحة العمل هذا قد انطوت فمن الافضل أن نطويها بشكل لائق ومحترم وودود.

هناك بنود لخطاب الاستقالة يا رحمة ، وهي:

معلومات شخصية ، مثل الاسم ورقم الهاتف

اسم الشركة التي تغادرها

منصبك في الشركة

التاريخ الذي تكتب فيه الرسالة

اليوم الأخير الذي تخطط فيه لترك العمل

سبب المغادرة إذا رغبت في التحقيق فيه مثلا

شكرا لصاحب العمل

خطط لجعل الانتقال أسهل قبل المغادرة

وبين هذه النقاط توجد الضروريات وتوجد ايضا بعض البنود الاختيارية مثل: سبب المغادرة أو خطة نقل المهمات.

ويبقى التفصيل أو الإيجاز أسلوب شخصي ، فقد يفضل أحدنا هذا بينما يفضل الاخر ذاك، والعكس صحيح، ولكن ما ذكرناه عن الإيجاز وخط اليد أو تفاصيل التنسيق في حالة الكتابة الالكترونية ... الخ ، هي من باب أدبيات الاستقالة، وبالقطع ليس هناك إجبار لأحد على الإلتزام بها أو حتى ابتكار أساليب جديدة.

تقول دوري كلارك ، مؤلفة كتاب اللعبة الطويلة: كيف تكون مفكرًا طويل المدى في عالم قصير المدى،

The Long Game: How to Be a Long Term Thinker in a Short Term World”" : إنه من الأفضل أن تخبر رئيسك أنك تنتقل إلى الخطوة التالية في حياتك المهنية "وجهًا لوجه أو عبر مكالمة فيديو" مع إشعار مدته أسبوعين على الأقل. هذا يعني أنه في معظم الحالات ، لا يتطلب ترك الوظيفة خطاب استقالة رسمي. ومع ذلك ، هناك بعض المواقف التي تريد أن تكتب فيها واحداً ، خاصة وأنه لا يؤدي كتابة خطاب الاستقالة عادةً إلى أي ضرر ومن السهل جدًا القيام به.

 ومن الاسباب التي تشجعنا على كتابة خطاب استقالة :

أولاً: إنشاء مسار ورقي: للحفظ في السجلات مما قد يساعد في الأعمال الورقية المتعلقة بشيك الراتب النهائي الخاص بك ونقل مسؤولياتك.

ثانيا: لدى بعض الشركات يعتبر اسلوب ترك العمل من مقتضيات الوظيفة ، فقد تتصل الشركة بموظف مستقيل لسؤاله عن كيفية التعامل مع بعض الامور أو استيفاء بعض التفاصيل.

ثالثا: سوف يتيح لك خطاب الاستقالة أن تكون واضحًا بشأن موعد مغادرتك ولماذا ؟ حتى لا يتحدث أحد بالنيابة عنك في هذا الشأن، وحتى تكون الامور واضحة بشأن مواعيد المغادرة وتسليم العهدة وما غلى ذلك من مسئوليات قانونية مترتبة على ترك العمل وإخلاء الطرف.