الاجتماعات الطويلة والمملة هي مقبرة الإنتاجية!!

إذا لم نصل إلى النتائج المرجوة من الاجتماعات المنعقدة، هذا لا يعني أن الاجتماع يُعطل العمل، إذا كنت قائد ذكي فستعمل كما يقع على عاتقك كقائد، وإذا كنت مدير ضعيف فلا بد أن تعمل كونك مدير...

وهذا يعني عدة تساؤلات ستطرحها كونك مسؤول في الاجتماع:

. ما الذي أفشل المشروع؟

. هل فريق العمل متعاون؟ هل فكرة الاجتماع واضحة لهم؟

. هل كل مَن شارك في الاجتماع قادر على التغيير؟

. هل تلقى الجميع تدريب مهني يساهم من المواكبة والتطوير؟

. ما الذي يُحفزهم في الاجتماع؟ ما التوقيت المناسب؟

بمعنى جمع المعلومات من هذه التساؤلات، ثم تحديد المشكلة، تحديد الأدوات والحلول المناسبة، وكلها تصب في خطة عمل، وأهم نقطة هو المتابعة والتقييم

ليس الحل أبدا في منع الاجتماعات وإلا كيف ستتم المتابعة، الحل في البحث عن وسائل وطرق تجعل الاجتماع أكثر تأثيرا، مثلا لو الاجتماع مرتين بالأسبوع ليكون مرة واحدة وبوقت محدد وليكن ساعة مثلا، وبأهداف مسبقة، يعني لا يكون عشوائيا، معروف له سير معين يتبعه الفريق، والوصول لقرارات محددة بنهايته لأن الاجتماع إن لم يخرج بقرار أو خطة عمل واضحة يتبعها الفريق خلال الأسبوع فهو غير فعال ومجرد كلام وفقط

الأمر لا يلزمه التطرف من الناحيتين، سواء منع الاجتماعات أو إقامة اجتماعات لدرجة إضاعة الوقت، كما أن الاجتماعات مهمة في مجالات عمل أكثر من غيرها، مثل مجال الإعلانات أو الكتابة، المجالات الإبداعية عمومًا أرى أن الاجتماعات فيها والنقاشات الناتجة عنها أساسية!

تقليص الاجتماعات غير الضرورية له دور كبير في تحسين الإنتاجية وتقليل الوقت المهدور. على سبيل المثال جيف بيزوس مؤسس أمازون، يتبع قاعدة تُسمى "قاعدة البيتزا"، والتي تنص على أنه إذا كان الاجتماع يتطلب أكثر من عدد الأشخاص الذين يمكنهم تناول اثنين من البيتزا معاً فأنه يكون مضيعة للوقت .

في رسالة بريد إلكتروني وجهها إلى موظفي شركة تسلا، أوضح ماسك فلسفته بشأن الاجتماعات، حيث وصف الاجتماعات الطويلة والمتكررة بأنها "آفة الشركات الكبرى" التي تستهلك الوقت والطاقة دون فائدة حقيقية. 

الاجتماع من أجل الاجتماع, هذه هي المشكلة! البعض جعل من الاجتماعات طقوسا دينية, يجب أن يرتب اجتماعا لأنه مدير والمدير يرتب الاجتماعات.... هكذا يفكر البعض بلا هدف.

يجب أن يجتمع الموظفون لغاية وهدف واضحين, لعرض ومناقشة ذات جدوى يخرجون بعدها بنتيجة لايمكن الخروج بها إلا عن طريق الاجتماع, في هذه الحالة إذا اجتمعوا بشكل متكرر فلا أحد سيعيب عليهم لأنها طبيعة عملهم...وليس الاجتماع للمناقشات التي لا طائل منها كأنه اجتماع عائلي, وكأنها خطبة جمعة.

للأسف بعض المهن تعاني بالفعل من الاجتماعات المطولة غير الهادفة، لكن أختلف معك أخي العزيز في فرضية منع الاجتماعات تماماً، لذا كان يجب على الإدارة العليا تنظيم مهام الاجتماعات لمنع إهدار الوقت:

1- كوضع عدد محدد للاجتماعات شهرياً وليس إيقاف الاجتماعات تماماً.

2- كذلك وضع خطة عمل محددة لسير الاجتماع.

3- وقت محدد زمنياً للاجتماع بحيث لا يترك فرصة للنقاشات غير المفيدة.

4- تقارير بملخص الاجتماع ووضع طرق لقياس أهدافه ونتائجه وجدواه.

تذكرت أحد أصحاب المشاريع التي كنت اعمل عليها بشكل دائم لفترة طويلة، حيث كان يصر على عمل اجتماع معي بشكل دوري ومتكرر حتى إذا لم يكن لدى كلانا شيء نقوله في الاجتماع، فقد نقضي ساعة كاملة في تكرار أمور لا طائل منها، مما كان يقلل انتاجيتي بشكل كبير فعلا

العيب هنا ليس في الاجتماعات بل في طريقة إدارتها، قولك بأن اجتماع طويل ممل دون نتيجة فهذه ليست مشكلة الاجتماع ولكن من يقوم عليه يا أخي.

يا طه خرجت للتو من اجتماع مع فريقي أستمر تقريباً خمس ساعات ونصف لتجهيز مشروع كبير، لم أرغم أحد على البقاء به أو حضوره ولكن قلت من سيحضر ويقدم نتيجة جيدة تخدم المشروع سيتولى منصب جيد به وله مقدار مكافأة وهو*** لآخر الاجتماع كان هناك مشكلة واحدة أن الجميع يريد أن يتحدث قبل غيره فهل هنا ايضا الاجتماع مشكلة!

منع الاجتماعات غير الهادفة يمكن أن يسهم بشكل كبير في تقليل الأوقات المهدرة. الاجتماعات التي تفتقر إلى الأهداف الواضحة والنتائج المحددة عادة ما تستهلك الوقت وتقلل من الإنتاجية. إذا كانت الاجتماعات لا تضيف قيمة حقيقية للفريق أو لا تساهم في اتخاذ قرارات حاسمة، فالأفضل أن يتم تجنبها.

عندما يتم تقليص الاجتماعات العقيمة والتركيز على عقد اجتماعات فعّالة تهدف إلى حل المشكلات أو اتخاذ القرارات، سيكون للفريق مزيد من الوقت للعمل على المهام الحقيقية. بدلاً من إضاعة الوقت في النقاشات التي لا تؤدي إلى نتائج، يمكن أن يستثمر الفريق هذا الوقت في تطوير الأفكار أو تحسين العمليات.

لكن من المهم أيضًا أن نلاحظ أن الاجتماعات قد تكون ضرورية في بعض الحالات، خصوصًا عندما تتطلب التنسيق أو التواصل بين أعضاء الفريق. المهم هو أن يتم التركيز على الجودة لا الكمية. الاجتماعات القصيرة والمركزة التي تحقق نتائج ملموسة يمكن أن تكون أكثر فعالية من الاجتماعات الطويلة التي تنتهي بلا فائدة.