طلب مني أحد العملاء بعد أن عملت معه لفترة طويلة وحصلت على ثقته بأن أدير فريق ليؤدي المهام التي يوكلها إلى هذه المهام ستحتاج إلى فريق يتكون من ٥-٧ أشخاص في مجالات كتابة المحتوى لمنتجات تجارة إلكترونية وتعديل صور المنتجات بشروط معينة وأنا بالأساس مجالي هو الترجمة وكتابة المحتوى، فهل أقبل رغم عدم خبرتي بالإدارة والتصميم وبماذا تنصحني إذا قبلت؟
طلب مني أحد العملاء، أن أدير فريق عمل، ولكن أخشى بسبب نقص خبرتي بالإدارة، بماذا تنصحني؟
لا عليك، وقعت بنفس الموقف وكانت الأمور رائعة، لم يكن عندي أي خبرة إدارية سابقة، شرحت له قلة خبرتي بالإدارة وبقي مستمراً على توظيفي فقبلت، ونصيحتي إذا قبلت أنت أيضاً أن تعتمد في البداية على التفويض والتعاون، حاول أن تقوم بتعيين أعضاء فريق ممتازين لحل مشاكلك والعمل معك، تأكد من أن فريقك يضم أفراد فعلاً يتمتعون بمهارات عالية ثم ابدأ بالاستفادة من الخبرة التي عندهم، أي استخدم نقاط القوة التي لدى أعضاء فريقك للتعويض عن المجالات التي تفتقر فيها إلى الخبرة.
للصراحة أنا حين قبلت لم أكتفي بهذاا فقط بل رحت أسجّل بكورسات أونلاين على كورسيرا لحضور دورات تدريبية بمبادئ الإدارة، تعلّم تستخدم أيضاً برامج مثل تريللو وأنا حسوب وغوغل ميت وكاليندر، هذه برامج لا غنى عنها.
ونصيحتي إذا قبلت أنت أيضاً أن تعتمد في البداية على التفويض والتعاون،
التفويض خطوة ليست صحيحة ببداية الإدارة، أول خطوة دراسة فريقه، ومعرفة نقاط قوة وضعف كل فرد، وتمكين كل فرد بالمهام التي تتناسب مع مهاراته وقدراته، ووضع أهداف قصيرة المدى، تشاركها مع الفريق ليتشاركوا معك في تحقيقها، وعليك المتابعة الدقيقة بالبداية مع التقييم والتعديل على الخطأ مباشرة لتطوير أداء الفريق، بعد تمكين الفريق من كل ذلك، ستجد نفسك اخترت أشخاص بالفعل يستحقوا التفويض الكلي، والبعض قد بستحق تفويض جزئي ببعض المهام، والبعض يحتاج لمتابعة دقيقة وهؤلاء قد تفكر باستبدالهم بمستقلين آخرين لرفع كفاءة الفريق ككل
بصراحة أعتقد أيضًا أن التفويض يحب أن يأتي في مراحل متأخرة نسبيًا بعد أن أتعامل مع الأمر وأرى كيفية ذلك حتى لا يضطر من أفوض له الأمر أن يحتاج للتواصل مع العميل بشكل مباشر مثلًا.
نصائحك أقدرها كثيرًا فمن الواضح أنها نتيجة خبرة، وتجربتك مشجعة، لكن هل تعتقد حقًا أن الأمر يستحق أن آخذ كورس على كورسيرا مثلًا وما مدى الاستفادة التي قد تعود على من هذا، ففي النهاية هذه الكورسات تقدم معرفة نظرية قد لا تتناسب تماماً مع واقع العمل. التعلم العملي والتجربة الميدانية أكثر أهمية فيما هو معروض أمامي في اعتقادي.
ولكن هذه المعرفة النظرية بكل أسبوع تعليمي ضمن كورسيرا لا بد وأنها قد تقترن بأمر عملي أو اثنين أو مراجع للكورس قد تتضمن أمور عملية، أو حتى أنت وحدك أثناء المتابعة قد يخطر ببالك إنشاء نشاطات عملية للاستفادة من هذه المعلومات وبفضلها، يعني أن هذا الكورس قد يزيد فقط من جو ما تدرس ويمدك بأفكار للتطبيق العملي أول بأول
نعم اقبل واول عمل تقوم به هو انشاء قائمة بالمعايير المطلوبة التي ستقوم بمراجعتها، تخيل نفسك مدرس لغة انكليزية طُلِبَ منه تصحيح اوراق الرياضيات فماذا ستفعل؟
اذا عرفت شروط القبول التي يطلبها صاحب العمل من اعضاء الفريق، واذا عرفت جدول العمل المتوقع لكل مهمة يكون متابعتهم امر يسير
ايضا يتوجب عليك "بناء على طبيعة العمل" متابعتهم والدخول معهم في اجتماع قصير لمعرفة المهام التي سيعملون عليها والتي تعرقلهم والتي توقفوا عنها مثلا وما اشبه!
من المهم انشاء قائمة بالمهام للمشروع او لمرحلة ما من المشروع وتحديد كل فرد والمهام الموكلة له والمتوقع وقت انجازها وتنفيذها والمعايير الصحيحة التي يجب تحقيقها في عمله
أعتقد أن الموضوع ليس بهذه السهولة، أو قد يكون الأمر أني لم أجرب فلا أعرف تحديدًا لكن إدارة فريق يتطلب في نظري مهارات وخبرات تتجاوز مجرد معرفة المعايير والشروط، وأعتقد أن فكرة عدم وجود خبرة سابقة في الإدارة والتصميم بشكل أساسي قد يجعلني أواجعه بعض التحدياتا، فماذا سأفعل مثلًا إذا واجه الفريق مشكلة تقنية أو لها علاقة بالتصاميم؟ هل سأكون قادرًا وقتها على تقديم حلول فعالة؟
نعم ليس سهل
الرجل يضع ثقته في اخلاصك بالعمل معه، واملطلوب منك ان تتحول من مترجم او خبير لغة الى مدير مسؤوليته الادارة اي ان عملك يجب ان يكون اداري ومتابعة للاعمال
ربما يفيدك الاطلاع على تنسيق المهام والعمل بنظام Agile وهو باختصار وضع ثلاث قوائم
قائمة tasks قئامة in progress وقائمة end وفي كل مهمة تحدد الشخص الذي يعمل عليها
كل مهمة تستغرق يوم واحد عمل، او نصف يوم، او يومين بالكثير واذا كانت اطول من ذلك يتم تجزئتها لتصبح اكثر من مهمة حسب هذه المدة
كل يوم تدخل اجتماع لمدة 15 دقيقة لتتاكد من المهام المنجزة، والتي سيتم العمل عليها اليوم
في حال واجه احد من الفريق مشكلة ستكون مسؤوليتك في اعطاء قرار يحل هذه المشكلة وهذه اصعب شيء لانها تتطلب خبرة او اجتهاد منك
بالتوفيق.
أنصحك بالقبول، لأن هذه التجربة ستثري مهاراتك في هذا الجانب، إذ أن الإدارة من العلوم التي لا تُكتسب بالمعرفة النظرية فقط بل بالتجربة العملية والتفاعل المباشر مع المواقف والتحديات اليومية. من خلال توليك هذه المهمة، ستتاح لك الفرصة لتطبيق ما تعلمته بشكل عملي.
ولا تقلق بشأن نقص خبراتك، فالجميع يبدأون من نقطة معينة. تذكر أن كل قائد أو مدير ناجح في يوم من الأيام كان مبتدئًا، وواجه نفس المخاوف والتحديات التي قد تشعر بها الآن، فالأهم هو الاستعداد للتعلم والتكيف.
أتفهم رغبتك في أن أستفيد من الفرصة وأنا معك أريد ذلك، لكن هناك بعض التخوفات لدي فمثلًا القبول بمهمة إدارة فريق دون خبرة كافية قد يؤثر سلبًا على جودة العمل وثقة العميل بي في المستقبل. أفكر في أن أعرض عليه مشروع تجريبي لفترة قصيرة نسبيًا أجرب فيها الأمر وهو يأخذ فكرة عن قدرتي في ادارة الأمور من عدمها مثلًا، لكن لا أعرف إذا كان لديه الوقت لذلك بصراحة.
من الناحية الأخرى، تفوقك في إدارة المشروع سيمنح العميل ثقة أكبر بك، وقد يضمن لك الكثير من التعاونات معه مستقبلًا. أي خطوة في الحياة لها جانب إيجابي أو سلبي، وأي تحدٍّ نخوضه يكون هناك احتمالية ليست قليلة بالفشل، لكن في نفس الوقت الخوف أحيانًا يكون سببًا في ضياع الكثير من الفرص.
بالضبط لا أريد للخوف أن يكون دافعي في الرفض وعموما لا أحب رفض أي فرصة بالحياة وأحاول بقدر الإمكان أن أسعى وراءها وهذا ما جعلني أطلب عونكم هنا حتى أكون على بينة من أمري قبل الدخول إلى مساحة جديدة علي ولا أملك الخبرة الكافية بها، هذا ما أحبه عموما بهذه المنصة أن الجميع حاضر ليساعد وينصح ويقدم خبراته على طبق من ذهب.
هذه أحد الفرص التي تجعلك تتعلم هذا المجال و بإحترافية، الكثير منا يخشى من قدراته في المشاريع الجديدة و لكن عند التطبيق ستجد أنك قادر على ذلك، حدث لي هذا الأمر في مجال البرمجة حيث طلب مني أحد العملاء أن أبرمج له بوت للتلغرام و بصراحة لم أصنع ولا بوت من قبل و لم تكن لدي أدنى فكرة على كيف يتم ذلك، و مع كل هذه الصعوبات كان هذا المشروع هو بدايتي في هذا المجال و تقريبا أنا الآن قادر على صناعة أي بوت.
التجارب الجديدة كثيرًا ما تكون مفيدة بالفعل لكنها أيضًا مخيفة فأعتقد أن ليس الجميع يمكنه أن يتعلم بهذه الطريقة التي تعلمت أنت بها بأن يضغط على نفسه حتى يجد حلول وينجز المطلوب، لكنها مهارة أتمنى أن أكون أتمتع بها.
الأمر يستحق التجربة فعلا، فلا تستطيع أن تعرف اذا كنت تتمتع بهذه المهارة أم لا إلا إذا خضت هذه التجربة، و أعتقد أن الفرصة جائتك الآن لهذه التجربة.
لا أعتقد أنك بحاجة إلى أكثر من الأساسيات.. بربك لا تقل لي أنك لم تجرب أن تكون مديراً أو مشرفًا ولو لمرة واحدة في حياتك، في المدرسة أو الجامعة مثلًا، أو ربما في المنزل!
هذه المهمة تتطلب منك التحلّي بقدر أكبر من المسؤولية، وكأنك تجمع مسؤوليات الجميع وتضيفها إليك، أن تنظر إلى العمل بشكل أكثر شمولية، وتراعي الصورة الكبرى دون أن تغفل التفاصيل، يمكنك أن تطلب المساعدة من أعضاء الفريق، كلكم تعملون لتحقيق أهداف مشتركة في النهاية.
برأيي أن تدخل إلى هذا العمل بروح التحدي، اقبله كتحدٍّ لنفسك بأن تكون المدير الأفضل، لا بأس بالقراءة حول استراتيجيات إدارة الأزمات والتحديات، يمكنك أيضاً الإستعانة بالإستشارات، الخوف من انعدام الخبرة أضاع منا ما يكفي من الفرص.
سأكون صريح معكي، أنا شخصيتي في العموم ليست من النوع القيادي الذي يحب أن يكون مسؤولًا عن أي شيء، فدائمًا كنت أفضل التراجع خطوة إلى الوراء وترك دور البطولة لغيري، لكن قد يكون حان الوقت لأن أخرج من منطقة راحتي وأن أجرب شيء جديد، فأتذكر أن أحدهم قال لي منذ سنوات أني أصلح لإدارة الأشخاص وهذه الكلمة ظلت منذ وقتها تتردد في ذهني وأتساءل ما الذي دفعه لاعتقاد ذلك، ومن الواضح أني سأعرف حقيقة هذا الأيام القادمة، دعواتكم لي بالتوفيق في هذه الفرصة.
نحن نقوم بأدوار إدارية عديدة لا نلقي لها بالاً، باختلاف طبيعتها عن إدارة الأشخاص أثناء العمل، لطالما كنت أمتعض من الأشخاص الذين يفضلون الإختباء وتلقي الأوامر فقط طوال الوقت.. في الحقيقة كنت أحزن من أجلهم، الإدارة موجودة في كل مكان، حتى الأبوة والأمومة أدوار قيادية، وحتى تؤديها بأفضل طريقة لابد أن تقرر أن تخوض تجربة شبيهة ولو لمرة في حياتك.
أعتقد أن صديقك يرى فيك ما عجزت أنت عن رؤيته طوال الوقت، أو ما تجاهلت رؤيته ربما، كل التوفيق لك في مهمتك القادمة!
التعليقات