أحيانًا أتأخر في تسليم المشاريع التي أعمل بها، أحيانًا يكون التأخير بسببي وأحيانًا كثيرة يكون بسبب ظروف خارجة عني.
في هذا الحالة كيف أتصرف مع العميل صاحب المشروع لكي لا يرفض المشروع أو يأخذ عني فكرة سلبية؟
أتأخر بتسليم المشاريع التي أعمل بها، بماذا تنصحني
أحيانًا يكون التأخير بسببي وأحيانًا كثيرة يكون بسبب ظروف خارجة عني.
بسببك أتقصد مثلا سوء تقدير منك للمدة التي يحتاجها العمل، أو أنك تعاني من التسويف، أم أنه سوء تخطيط لأعمالك، أو عدم التزامك بما تخططه؟ كل سبب من هذه الأسباب مشكلة مختلفة وبالتالي حلها مختلف.
أما الظروف الطارئة الخارجة عن إرداتك فلها أكثر من حل بناء على درجة شدتها، إذا كانت قهرية أو مرضية تجبرك على الابتعاد الكامل عن العمل فترة لا بأس بها فهنا يجب مصارحة العميل بذلك والاعتذار بطريقة لائقة عن العمل، أما إذا كانت ظروف مؤقتة أو يمكن التعامل معها جنبا إلى جنب مع العمل، فاطلب من العميل زيادة مدة المشروع مع إيضاح الأسباب، وبادر بسرعة بإعلامه بذلك ولا تنتظر اليوم النهائي لاخباره فجأة أنك مضطر لتأجيل التسليم، هذا يفقد المصداقية لدى العميل بشأن كلامك.
يؤسفني القول أن الظروف التي تحدث بسببي هي كل ما قلتِه، أحيانًا يكون بسبب سوء تقدير للمدة التي يحتاجها العمل، وأحيانًا تكون بسبب التسويف، وأحيانًا أخرى بسبب سوء التخطيط وهكذا.
فهلّا شاركتِني بنصائح كي أتفادى ذلك؟
لنبدء نقطة بنقطة لأن لكل سبب شرح يطول، كبداية مع مشكلة سوء تقدير المدة، إذا كنت مبتدئا فهذا طبيعي، وستكتسب مهارة تحديد الوقت مع الخبرة والممارسة، وهذا يعني أن عليك التعلم من أخطاء كل تجربة، فمثلا أنا ككاتبة محتوى أخبرت العميل أنني سأنجز مقال واحد في اليوم ظنا مني أنه لا يريد سوى مقال واحد فقط فلن احتاج لأكثر من يوم، ولكن تناسيت أن ذلك اليوم يضيع منه ساعات في بعض المهام الخارجية وبعض المهام المنزلية وبعض المسؤوليات الخارجة عن العمل، وأن المقال نفسه مطلوب فيه عدد كلمات كبير وموضوعه صعب يحتاج لكثير من البحث والتقصي، هنا أجمع كل تلك المعايير وأحسب ما أخذته مني من وقت لأرى في النهاية عدد الساعات النهائية الفعلية التي احتجتها لكتابة مقال واحد فوجدت مثلا أنني احتجت يومين وفي كل يومين احتجت ٣ ساعات، هذه التجربة أقيس عليها المدة التي احتاجها لإنجاز أي مشروع كتابة مقالات مع وضع المتغيرات الجديدة في الحسبان فمثلا إذا احتجت ٦ ساعات لكتابة مقال طويل في موضوع معين بالتأكيد سأحتاج عدد أقل إذا وصلت عدد كلمات المقال الجديد للنصف مثلا وكان موضوعه أسهل أو لدي خبرة أكبر فيه، وهكذا.
أولا أحسنت، إحساسك بالمسؤولية هو ما سيقودك للنجاح. تعلم من أخطائك، وابقَ دائمًا في طمأنينة مع نفسك. شارك مع العميل فورًا بتحديثات واضحة، وأثبت له أنك على قدر من الثقة.
تعلم كيف تقدر الوقت بشكل أفضل لتفادي التأخير، ولكن في حالة حدوثه، اعترف بخطأك مبكرًا ووضح للعميل السبب. تواصل بشفافية، وكن صريحًا في تحديد مدة إضافية إذا لزم الأمر. حل المشكلة بسرعة يعزز من مصداقيتك
جيد جدًا.
أحيانًا أكتشف أنني سأتأخر عن العمل في آخر ساعة فقط من الموعد المحدّد.
مثلًا يكون عندي مشروع أقوم بالعمل عليه وأحدّد الوقت المناسب له، ويأتي اليوم الأخير للتسليم الذي قد حددته والذي سينتهي العمل فيه يحدث شيء خارج عن إرادتي يمنعني من تسليم المشروع في الموعد المحدد، فماذا أفعل في تلك الحالة كي لا أخسر العميل؟
الحقيقة، لا يوجد حل أفضل من قول الحقيقة، تصارحه بالظرف الطارئ الخارج عن إرادتك الذي منعك من إتمام العمل وتوضح له أن نسبة كبيرة من العمل قد تم إنجازها بالفعل ولم يبق إلا القليل،.. وهنا بقاء العميل يعتمد على تقديره لوضعك وتفهمه لظرفك، المهم أن يكون أسلوبك مؤدبا وذكيا وصادقا في طرح ماحدث، وفي طرح حل سريع أو تعويض عن التأخير كتقديم شيء إضافي بسيط بحسب طبيعة المشروع إن أمكن
أعجبتني جميع التعليقات التي قرأتها، وقد كانت نافعة بشكل شخصي، وسبق لي أن طبقتها مع العملاء. ولكن هناك نقطتان أريد الإشارة إليهما:
الأولى، لماذا لا تضع لنفسك وقتًا احتياطيًا؟ بمعنى، إذا كان العمل يستغرق مثلًا أسبوعًا، فلماذا لا تخبر العميل أن التسليم قد يتم بين 7 إلى 10 أيام؟ هنا تكمن الميزة والعيب في الوقت ذاته. الميزة أنك تمنح نفسك راحة في وقت التسليم والتزامًا به، ولكن العيب أنك قد تقع في مشكلة التسويف. لذا، أنصح بتقسيم الوقت بحيث تكون خطتك المحسوبة هي أنك ستقوم بالتسليم في 7 أيام فقط، وتوجّه فكرك وعقلك لهذا القرار.
الثانية، من الأفضل دائمًا أن تشارك العميل بكل خطوة وصلت إليها، حتى وإن توقفت لأي سبب كان. قد يشعر العميل أن هذا الأمر غير طبيعي، لكن عليك أن تخبره بسبب التوقف بكل شفافية. أعتقد أن الالتزام بتوضيح ما تحقق كل يوم سيزيل إمكانية حدوث التسويف التقليدي لأنك ملتزم بالخطة الموضوعة سابقًا.
لماذا تحاول أن تمنع المؤثرات من التأثير، هل سيموت أحد لو لم تووقف عن العمل ؟ لو كانت الإجابة نعم توقف لو كانت لا أفصل نفسك عن كل ما يحدث حفاظاً على ثقة العميل بك وعلى قيمتك.
ولكن للاسف معظمنا يعجز عن ذلك وكأنه ينتظر أي مبرر حتى يتوقف عن العمل، حاول واجتهد لتحكم الأمر وتجعل من الصعب أن تلهيك الأحداث من حولك أو تقودك نفسك لتهدر الوقت، لن يأتي الأمر من أول محاولة بالتأكيد لكن سيأتي وستشعر بما له من قيمة إيجابية للغاية لذلك حاول ولا تتوقف.
التعليقات