واجهت مشكلة مؤخرًا عند محاولتي للبدء في العمل كمستقل وإنشاء حسابات على مواقع العمل الحر المختلفة وهي معرض الأعمال، كنت منذ سنوات أعمل مع فريق مستقلين على مشاريع مختلفة ومتنوعة لكني لم أكن أهتم بالاحتفاظ بتلك المشاريع وما يتعلق بها من الملفات أو على سبيل المثال الاحتفاظ بلينكات المقالات والمواقع التي عملت معها فكنت أعتمد على أن مسؤولي الفريق يعرفون ما قمت به وعلى أساسه يعرضون على الفرص المناسبة ويوظفون مهاراتي بشكل جيد.
لكن عندما احتجت إلى التقديم على فرص العمل الحر بنفسي وجدت أني لا أملك ملفات كثيرة تثبت خبرتي السابقة في مجال عملي بالكتابة والترجمة، فعندها بدأت بمحاولة العثور على بعض أعمالي وملفاتي على جهاز اللاب توب الخاص بي وعلى أكونت جوجل درايف لكن الموضوع استهلك مني وقت طويل وتعب حتى عثرت على ما اريده. لكن المشكلة الآن أجدها في ترتيب نفسي بحيث يكون الوصول لتلك الملفات سهل، وفي كيفية ترتيب وتقسيم هذه الملفات بشكل مناسب.
فكيف تحتفظ أنت بملفاتك؟ وكيف ترتبها؟
التعليقات
الأمر يختلف من مجال لآخر مثلا في مجالي البرمجة نقوم بحفظ اعمالنا على منصة github و هي مختصة بحفظ المشاريع البرمجية لتبقى محفوظة لديك، و لك مجال موقع يساعد على حفظ المشاريع مثلا اذا كنت مصمم يمكنك حفظ تصاميمك على منصة behance، و يوجد بعض الأعمال التي ليست لديها منصات واضحة مثل كتابة المواضيع يمكنك في هذه الحالة حفظهم على جوجل درايف مثل ما قالت الأخت رنا.
بما انى مختصة بمجال الكتابة فكل أعمالي الكتابية أحتفظ بها في ملف وورد، كل مشروع عملت عليه أخصص له فولدر باسمه وداخل الفولدر ملف صغير في أهم تفاصيل المشروع وما قمت بانجازه يعني تقرير صغير لي يذكرني بتفاصيل المشروع جيدا، ثم ملف لكل جزء من أجزاء المشروع، لو كتابة مقالات مثلا يكون هناك ملف لكل مقال على حدى باسم عنوان المقال وكل المشاريع عموما أتركها في داخل فولدر اكبر، واحتفظ بنسخة أيضا على جوجل درايف ومنظمين بنفس الطريقة، وأقوم بتحديثات الملف أول بأول عند انتهاء أي مشروع.
بالنسبة لي التنظيم والاحتفاظ الفعّال بملفاتي كمستقل يعتمد على نوع عملي ومجاله، فمثلا أعمل حاليا كمبرمج وكاتب محتوى، ومنه في البرمجة أستخدم Github لحفظ أكوادي البرمجية مع إستخدام أداة أنا لحفظ أعمالي الكتابية.
لست متخصص في البرمجة لكن منصة github تثؤر اعجابي بالفعل منذ زمن لكن لم أكن أعرف أنه يمكن استخدامها كمعرض لأعمال البرمجة كنت أفترض أنه موقع لمشاركة الأكواد والتعديل عليها والتعلم من الأقران، لكن بعد أن قرأت أكثر عن الموضوع اكتشفت ان دورها أكبر من هذا فهي تعتبر منصة لعرض عملك على أصحاب المشاريع والعملاء المحتملين، إضافةً لمشاركة الكود الخاص بك مما يتيح لمن هم أفضل منك المساهمة في عملك، وقد يكون موقع مثل وورد برس هو مثيله فيما يتعلق بالكتابة.
صحيح فالمنصة لديها الكثير من المزايا التي تخفى عن الكثيرين اليوم، ففي فترة دراستي كنت أستخدمها خاصة Github Student Pack وحاليا أستخدم GitLAb لذلك فهو فيه الكثير من المزايا التي يمكن إستغلالها مجانا في الدراسة أو العمل، وشخصيا أنصح به كثيرا، وفي دراستي في هندسة البرمجيات كنا نستخدمه لعرض واجباتنا التي كانت عبارة عن مشاريع برمجية مصغرة وكانت يسهل العمل والتقييم بها، كما أن مذكرة تخرجي كنت قد استخدمته للعمل مع زملاء المشروع به أين يسهل تتبع مسار العمل وإضافة الأكواد الجديدة وتعديل النسخ السابقة.
ما أراه أمر أساسي بالنسبة لأصحاب المشاريع أن يستخدموا أدوات إدارة المشاريع التي تساعد في توفير الكثير من الميزات لهم. فمن ضمن ما توفره أدوات إدارة المشاريع مثلا حفظ جميع الأعمال ضمن ملفات وروابط وهو ما يجعل الوصول إليها أمرا بالغ السهولة. وبالنسبة لي فإنني أستخدم حسابات ال gmail لحفظ ما أحتاجه من مشاريع بالإضافة إلى ترك نسخ منها على ال usb drive كخطوة احترازية في حل ضياع ما عملت عليه .
يوجد لدي ملف كبير على الكمبيوتر مقسم لثلاثة أجزاء
ملف به الكتب التي اقرأها كPDF وملف به كل القصص أو الأفكار التي اكتبها لأني أكتب قصص قصيرة وومضات وملف به المحتوى الذي أكتبه أو المصادر التي تهمني كالتقويم السنوي وكتاب في اللهجات الخليجية هذا بالإضافة لبعض الملفات على الجوجل درايف وأحيانا استخدم السكرين شوت لاتذكر ما كتبت أو لاحتفظ به في حالة إذا كانت اللينكات غير متاحة لي
بالنسبة لترتيب ملفاتك وتنظيمها، فإليك بعض الاقترحات التي قد تساعدك:
- حدد أهدافك: ما الذي تريد تحقيقه من خلال ترتيب ملفاتك؟ هل تريد إنشاء معرض أعمال يعرض مهاراتك وإنجازاتك؟ أم تريد تنظيم ملفاتك بطريقة تجعل الوصول إليها أسهل؟
- قم بإنشاء نظام تصنيف: سيساعدك نظام التصنيف على تنظيم ملفاتك بطريقة منطقية وسهلة الفهم. يمكنك استخدام نظام التصنيف التقليدي، مثل التصنيف أبجديًا أو حسب التاريخ أو حسب النوع. أو يمكنك استخدام نظام تصنيف أكثر إبداعًا، مثل التصنيف حسب المشروع أو حسب العميل أو حسب المهارات المستخدمة.
- قم بإنشاء مجلد لكل مشروع أو نوع من الملفات: سيساعدك إنشاء مجلد لكل مشروع أو نوع من الملفات على تنظيم ملفاتك بشكل أكثر فعالية. احرص على تسمية المجلدات بطريقة واضحة ووصفية، حتى تتمكن من العثور عليها بسهولة.
- قم بإنشاء نظام تسمية موحد: سيساعدك نظام التسمية الموحد على تنظيم ملفاتك بطريقة أكثر كفاءة. احرص على استخدام أسماء الملفات التي تتضمن معلومات حول المشروع أو النوع أو المحتوى. على سبيل المثال، يمكنك تسمية ملف بـ "الاسم_المشروع_التاريخ_النوع".
- قم بإنشاء نسخة احتياطية من ملفاتك: من المهم إنشاء نسخة احتياطية من ملفاتك بانتظام، حتى لا تفقدها في حالة حدوث مشكلة. يمكنك إنشاء نسخة احتياطية على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو على خدمة التخزين السحابي.
- استخدم أدوات التنظيم المتقدمة: هناك العديد من أدوات التنظيم المتقدمة التي يمكن أن تساعدك في تنظيم ملفاتك وترتيبها بطريقة أكثر فعالية. على سبيل المثال، يمكنك استخدام أداة إدارة الملفات مثل FileZilla أو Total Commander.
وإليك بعض الخطوات العملية التي يمكنك اتخاذها لترتيب ملفاتك وتنظيمها:
- اجمع جميع ملفاتك في مكان واحد.
- ابدأ بإنشاء مجلد لكل مشروع أو نوع من الملفات.
- قم بتسميات الملفات بطريقة واضحة ووصفية.
- قم بإنشاء نسخة احتياطية من ملفاتك.
قد يستغرق الأمر بعض الوقت والجهد لترتيب ملفاتك وتنظيمها، ولكن الأمر يستحق ذلك في النهايةلقد أستغرق مني 30 يوم حتى الآن ولم أنتهي لكن ما أنجزته قام بتسهيل الكثير من الأمور . وأظن أنه بإتباعك تلك النصائح سيساعدك ذلك على تنظيم أعمالك بشكل أفضل وتقديم صورة احترافية لنفسك أمام العملاء المحتملين.