من أكبر التحديات التي تواجهنا كمدراء ببيئة العمل عن بعد، هي التواصل بين فرق العمل المختلفة، خاصة أن بالعمل عن بعد كل فرد يعمل على مهامه بشكل منعزل إلا لو تطلبت المهام عكس ذلك، فما بالكم بالفرق المختلفة، لهذا ما هي مقترحاتكم لتعزيز التواصل بين الفرق المختلفة عن بعد؟
كيف يمكن تعزيز التواصل بين فرق العمل المختلفة في بيئة العمل عن بعد؟
من وجهة نظرى ومما أرى شركات كثيرة تهتم به أمرين بالنسبة للعمل عن بعد، الأول هوا إجتماعات يومية فى وقت محدد غالباً فى بداية العمل والجميع يشارك فيه ولو لفترات زمنية قصيرة مثل 20 دقيقة، لايهم يومية أو إسبوعية كلما كانت الفترات متقاربة كلما كان أكثر صحة وقرب من الفترات البعيدة التى تسبب الجفا بين الزملاء والفرق، فى الفرق البرمجة تسمي:
Daily Stand up meetings لكل فريق مع القائد الخاص بهم يشارك كلاً منهم تقدمه فى المهمات المقدمة له وما سيفعله اليوم.
الأمر الثاني الذى لايقل أهمية وهو: عمل إجتماعات ترفيهية أوفلاين على سبيل المثال تناول الغذاء معاً مما هم فى نفس البلد، أو رحلة لجميع أع ضاء الشركة فى بلد مدينة ساحلية أو تناول إفطار رمضان سوياً، وإن إستحال الأمر فلابد من وجود إجتماعات إونلاين ترفيهية لا أعلم كيف تكون ولكن ستحدث فارقاً كبيراً فى نفسية الموظفين.
فلابد من وجود إجتماعات إونلاين ترفيهية لا أعلم كيف تكون ولكن ستحدث فارقاً كبيراً فى نفسية الموظفين.
تكون اجتماعات لفرق الشركة كلها، ويمارسون نشاطا ترفيهيا، مثلا حديث بموضوع معين يختاروه، أو لعبة معينة مثل الشطرنج او اي لعبة جماعية، وبذلك يقضون وقتا ممتعا ككل، وحتى الفرق التي لا يجمعها عمل يتواصلوا بطريقة جيدة، تظل طبعا الاجتماعات الاوفلاين اكثر فعالية لو كانت متاحة او هناك مجموعة بنفس البلد مثلا هنا الشركة يمكن أن تدعوهم لاجتماع على نفقتها وهذا سيشجع الجميع على الحضور
هذه فكرتك ياحسين قلتها لى من يومين 😂😂
ولكن هناك الكثير من الشركات المصرية تفعل هذا الأمر :)
ولكن هناك الكثير من الشركات المصرية تفعل هذا الأمر :)
كنت أمزح معك يا صديقي.
أتمنى أن تتعامل الشركات العربية بهذه الطرق أو حتى تعتبر موظفيها بشرا وليس آلات للعمل.
المشكلة أن بعضنا يثق في الأجانب أكثر من ثقته بأخيه في الوطن والجوار.
هذا بالطبع لا يرتبط بموضوع النقاش ولكنه رد على تعليقك فقط.
أرى دائماً أنه من الضروري القيام بتنظيم الأعمال والمهام في مكان واحد وذلك لتسهيل القيام بها والوصول إلى ملفات وقواعد العمل عن بعد ومتطلباته.
ومن ضمن أفضل الأدوات التي قمت بالاعتماد عليها بشكل شخصي في الكثير من الأعمال عن بعد هي أداة "أنا" التابعة لحسوب، إذ أنها تساعد أصحاب المشاريع على إدارة أعمالهم وتعزز عملية التواصل بين الموظفين والمدراء عن بعد بشكل ممتاز، وما يميز هذه الأداة هو قدرتها على تنظيم الأعمال وتوزيعها على شكل قوائم وفي كل قائمة نوع من المهام سواء المنجزة أو غير ذلك، وهناك الكثير من المزايا الأخرى التي لا غنى عنها لأصحاب المشاريع.
هذا ينظم التواصل بين الفرق التي بينها عمل مشترك، لكن لو الفرق ليس بينها عمل مشترك، قد لا يكون هناك مساحة للتعارف حتى، وتظل معرفتهم ببعضهم محدودة في معرفة الأسماء فقط، وهذا لا أراه شيء صحي خاصة لو كانت الشركة صغيرة
أقترح عمل اجتماعات عن طريق تطبيق مثل زووم لتعزيز التواصل الفعال والتعرف على فرق العمل المختلفة من وقت إلى الثاني لأنه بسبب تنوع الفرق يكون التواصل في العادي بين أعضاء الفريق الواحد أكثر من باقي الفرق ويمكن عمل مجموعة تجمع رؤساء الفرق مع بعضهم البعض لتناول المواضيع المتعلقة ببعضها البعض فمنها يكون التواصل من الرؤساء مما يسهل وصول المعلومات عن الفرق المختلفة من رئيسهم المباشر بشكل دوري، ومنها يسهل عملية التواصل في حالة الاجتماعات الكبرى بين الفرق.
بالفعل نجدول اجتماعات من أجل التعارف بين العاملين بمختلف الفرق، لكن بالواقع ليس الكل يبادر بالتواصل فكونه لقاء من أجل التعارف وليس اجتماع عمل، فالبعض لا يأبه له، والبعض يتراجع عن التواصل لأي سبب، قلة من يتواصلون ويحددون موعدا للتحدث كتعارف، لذا أفكر في كيفية تجعلهم أكثر حماسا للتواصل
أقترح عليك تنظيم مسابقة في مجال معين حسب نوع العمل الذي تعملون عليه وحتى خارجه بتتبع اهتمامات الفريق لديك مثلا مسابقة في الكتابة في الشعر في الرياضيات أو حتى التصوير مثلا، ووضع جائزة مجزية للفائزين، هذه المسابقة يمكنك الاعلان عليها من أجل المشاركة ثم تنظيم أوقات محددة للتعرف على أعمال المشاركين من خلال اجتماع زوم والاختيار بينهم إما بالقرعة أو التصويت وغير ذلك، هذا سيعزز التواصل بينهم والتعارف ويجذبهم للمشاركة في هذه المبادرات.
بعيدا عن استخدام برامج تنظيم المهام مثل تريللو وغيره لكنني أستخدم ماتريكس يمكنها أن تفيدك:
أقوم بعمل جدول به كل المهام مرقمة وكل منها لها بداية تنفيذ ونهاية تنفيذ.
بعدها أقوم بعمل في كل صف فيه مهمة 4 مربعات وهي الاختصار لكلمة RACI:
مصفوفة RACI هي أداة تُستخدم في إدارة المشاريع لتحديد وتوضيح الأدوار والمسؤوليات للمهام والمخرجات المختلفة داخل المشروع. اختصار RACI يمثل:
1. مسؤول (Responsible): الشخص أو الأشخاص المسؤولون عن تنفيذ المهمة أو المخرج. هؤلاء هم المنفذون الذين يقومون فعلياً بإتمام العمل.
2. محاسب (Accountable): الشخص الذي يكون في النهاية محاسباً عن إتمام المهمة أو المخرج. هذا الشخص هو من يوافق على العمل ويكون صاحب القرار النهائي. يجب أن يكون هناك شخص واحد فقط محاسب لكل مهمة.
3. مستشار (Consulted): الشخص أو الأشخاص الذين يحتاجون إلى استشارتهم للحصول على مدخلات أو تعليقات قبل إتمام المهمة أو المخرج. يقدمون التوجيه والخبرة.
4. مطلع (Informed): الشخص أو الأشخاص الذين يحتاجون إلى إعلامهم بتقدم وإتمام المهمة أو المخرج. هؤلاء لا يساهمون مباشرة في المهمة ولكن يحتاجون إلى أن يكونوا على علم بحالتها.
وبهذا يا صديقي قد أشركت الفريق كله وجعلته متشابكا في كل المهمات.
جربها وأخبرني لو لديك أي سؤال.
هذا يكون فعال داخل الفريق الواحد، ولكني أريد أن أعزز التواصل بين الفرق المختلفة، ليكون فريق الشركة ككل منسجم أكثر
يمكنك عمل هذا مع أكثر من فريق فالمهام متداخلة بطبيعة الحال فمثلا فريق التسويق يمكنه العمل بشكل متقاطع مع فريق التصميم وتحرير الفيديوهات وهم بدورهم يتعاملون بشكل متقاطع مع فريق تطوير الموقع الإلكتروني وهكذا؛ لكن مع الحفاظ على هيكلة كل قسم حتى يسهل عليك أو على فريقك عمل متابعة وتقييم مبنية على مؤشرات أداء صحيحة.
ويمكنك العودة إلى أحد المقالات التي كتبتها قريبا وأشرح فيها كيف قمت بتنفيذ هذا ورفعت من القيمة السوقية لشركتي بسبب الاستراتيجية التي نفذتها مع الفريق.
اطلعت على تجربتك، بالنسبة لنقطة قضاء العطلة معا كفريق، ألن يكون هذا أشبه بالمستحيل خاصة لو لديك فريق من أغلب الدول ولأكن صريح معك سيكون مكلف جدا جدا
قد يكون مكلفا بالنسبة لك لكن يمكنك اختيار حلول مشابهة متناسبة مع ميزانيتك.
لكن لو بتكسب أضعاف هذه العطلة من خلال هذا الفريق ويمكنك تحمل النفقات فلا مانع؛ هذه وجهة نظري وقد تضخ هذا في ميزانية التسويق بأن تقوم بتصوير وتوثيق هذه المقابلة ونشرها لإعطاء سمعة جيدة عن علامتك التجارية.
التعليقات