ما هي مطبّات إدارة العقود التقليدية؟

فهو يسهل الوصول لأي معلومة تمت خلال العقد من بدايته لنهايته

أعتقد أنّ هذه الخطوة سيكون لها تأثير فعّال على دور العقود وديمومتها، تقييمها، تنفيذها وحتّى تجديدها إن إستدعى الأمر ذلك، شيء آخر، أرى أنّها خطوة جيّدة لضمان تجديد عفدٍ سليم يُؤتي بثماره ويعود بالمنفعة والرّبح للشّركة.

" يجب أن يرتبط كل دولار داخل أو خارج من الشركة بعقد"

من خلال تجربتي الصغيرة في المعاملات المالية مع البنوك المالية، أعتقد أنّها تخطو خطواتٍ هامّة في التّوثيق وتسجيل كلّ المعاملات الصّادرة والواردة، وهذا أكيد أنّه سيعود بالفائدة ويضمن حقوق جميع الأطراف، وسيسهّل عمل الأمن السيبراني في تتبُّع أيّ خطأ قد يحصل أو أيّ عملية تحايُل قد تقع، فدولارٌ واحد دون عقد يعني أنّه غير محمي!

عمل الفرق المخصصة قانونياً في بيئة منعزلة ومنفصلة عن باقي الإدارات الأخرى

تعقيبًا فقط على هذه النقطة اماني، بعض الأشخاص يعملون في هذه الأقسام لسبب العزلة وأنها بيئتهم العملية الأفضل التي تتناسب مع شخصيتهم، اما بالنسبة لتدفق المعلومات فاليوم تعددت طرق التواصل وتبادل المعلومات بين الزملاء والمدراء.

- عدم وجود صيغة موحدة : أشعر بالفوضى لمجرد ذكر الأمر العمل على قوالب مختلفة وغير موحدة وتنسيقات متغايرة سيشكل عبء وكفاح للفرق في القسم القانوني ، وهذا يُعقد من تتبع مسار العقد بل يمكنه عرقلة سيره.

على العكس، هذا النوع من الشركات يعمل في نظام موحد ومنظم بالنسبة لجميع الإدارات لتهسل العملية، وأعتقد ان هذه هي المشكلة الأساسية ان كل شيء تقليدي ولا يتم تجديده ليتواكب مع تطورات بيئة العمل المحدثة للأسف.

وإذا كان كذلك ما المهام التي سيوفرها لتخلص من الطرق التقليدية؟

-يساعد في تسهيل تتبع ومراقبة عملية تبسيط العقود.

-يساعد في تخفيف ال‘باء والاختلافات بين الموظفين.

-ضمان الامتثال للوائح والقوانين التي تضعها الشركة للعقود.

-يساعد في تسهيل التعاون وسهولة الوصول بشكل آمن.

-عندما تتبنى الشركات التقنيات الرقمية في هذه العملية، تستطيع توفير الكثير من الوقت والجهد، إضافة إلى زيادة نسبة الأمان.

وهي إدارة حياة العقود "CLM" فهي عملية إدارية تعمل على إدارة دورة العقود بالكامل، من الإنشاء لتنفيذ والتجديد .ويساعد الشركات على أتمتة العملية وجعلها بسيطة ، فهو يسهل الوصول لأي معلومة تمت خلال العقد من بدايته لنهايته.

اعتقد أن هذه الطريقة واستخدامها سيسهل العملية أكثر ويتممها بطريقة صحيحة وبدون أخطاء ويسهل حتى عملية التواصل بين الفرق وأداء المهام بطريقة سلسة وشفافة.

تسير أمور الشركات بتوثيق كل خطوة بعقد محكم مفصل لتفاصيل الصفقة الحاصلة.

التوثيق أمر ضروري حتى في حياتنا العادية من الناحية المالية، علينا معرفة كل ما يدخل وما يخرج من مال حتى نتمكن من التطور والنمو ونعرف طريقة التصرف الصحيحة في المدخلات والمخرجات المالية.

في الشركات هذا الأمر يقلل من التحايل سواء في أمور الاسعار للمبيعات أو الموارد وغيرها ويتم العمل بطريقة شفافة واضحة المعالم.

عملت مديرة عقود لمدة ثلاث سنوات وكنا نقوم بالأمر أنا وفريق العمل بشكل تقليدي بعيدأ عن التكنولوجيا وإنما باستخدام رزنامة جوجل. هذه المهمة تجمع بين فريق قانوني ومالي وإداري . يهتم الشق القانون بالاتزامات والأداءات المفترضة بما يتفق مع المدد والأرقام والوسائل المحددة بالعقد ، أما الفريق المالي فيهتم بمراجعة الكشوفات ومطابقة القوائم المالية والجزء الإداري يهتم بحل مشكلات وعقبات العمل والتواصل مع الأطراف الاخرى.

العملية ليست سهلة خاصة حين توكل لفريق متعدد التخصصات لذلك وجود تطبيق يحل المشكلة هو أمر ممتاز يختصر الوقت والجهد على الجميع.

دعيني أتناول الأمر بالرجوع خطوة للوراء وإلقاء نظرة أوسع على المشهد (تناول "فلسفي" إن شئت أن تسمينه)

أرى إن إغراق الشركة أو المؤسسة أي مؤسسة في منهجية/منظومة تعنى بالتوثيق ووضع الشروط والمواصفات والمراسيم أكثر مما تعنى بـ"values" (ولا تحضرني الترجمة تماما أخشى أن تفقدها أصل معناها بالأنجليزية) لهو أمر غير محمود بالمرة.

بحيث يكون محركها للعمل "value-driven" هو كل ما يناسب العمل والعملاء وحسب وليس التقيد بأعباء مراسم ومنهجيات توثيق مثقلة الكاهل هكذا فتمسى بطيئة الحركة معرضة لما يوهن العظم كما بكلامك وأمثلتك مما سيضر بالعمل نفسه والعملاء.

يعني حتى التوثيق يكون بالقدر وعلى النحو الذي يُرى فيه الـ"value" ويسعى إليه (هي المحرك هنا وليس التوثيق بحد ذاته ولعى صورته التقليدية) وعلى الصورة التي يصفها أهل الللين اليابانية "التي لو اطلع عليها العميل سارع بوضع يده في جيبه ليدفع فيها بقدر احتياجه لها وأهميتها وقيمتها".

شكرا لك :)