كان مديري السابق لديه جملة مشهورة يرددها دائماً على مسامعنا كلما أخفق أحدنا في تبرير الخطأ المالي الحاصل قائلاً : " يجب أن يرتبط كل دولار داخل أو خارج من الشركة بعقد" الأمر يبدو كأنه توبيخ ولكنه محق . تسير أمور الشركات بتوثيق كل خطوة بعقد محكم مفصل لتفاصيل الصفقة الحاصلة. ولكن يؤسفني قول أن شركتنا تغرق في عمليات توثيق وإبرام العقود وفي هذا المقام سوف نتناقش اليوم أهم المطبات التي تُعانيها الشركات من توثيق العقود بشكلها التقليدي.
مطبات إدارة العقود التقليدية
تبدأ هذه المطبات بطريقة عمل الفرق المخصصة قانونياً في بيئة منعزلة ومنفصلة عن باقي الإدارات الأخرى، وهنا ندرك أنها برغم من مشاركتهم العميقة في جميع الأعمال، إلا أن هذا الانعزال سيؤدي إلى تعطيل في تدفق المعلومات بسبب التدرج في الوصول للمعلومات وبتأكيد هذا الأمر ينعكس على كفاءة العملية
- عدم وجود صيغة موحدة : أشعر بالفوضى لمجرد ذكر الأمر العمل على قوالب مختلفة وغير موحدة وتنسيقات متغايرة سيشكل عبء وكفاح للفرق في القسم القانوني ، وهذا يُعقد من تتبع مسار العقد بل يمكنه عرقلة سيره.
-الوقوع في إخفاقات متكررة: لعل الوقوع بالإخفاقات أكبر دليل على إرهاق الفرق القانونية في الشركة فعندما يتم تفويت مواعيد تجديد العقود المنتهية أو تجديد العقود المهمة، هذا يؤدي إلى أخطاء مكلفة للشركات.
-عدم الانسجام بين الأولويات القانونية والأعمال: ضعف التواصل بين الفرق القانونية وفرق الأعمال الإدارية يؤدي إلى عدم انسجام تجاه أولويات الشركة، وينطوي على ذلك العمل بشكل مستقل لكل منهما مما ينعكس بشكل سلبي على الشركة.
مشاكل التوثيق: في حال أردنا الوصول للعقد هل ستكون المعلومات متاحة بشكل سهل، أو إذا اردنا الحصول على معلومات إضافية بشأن العقد هل سنتمكن من ذلك ؟ فمن هنا تأتي مشكلة عدم الاحتفاظ بالوثائق على نسق معين سيتسبب بعرقلة الأعمال.
-النظرة السلبية للفرق القانونية: تبعاً لأن القانون هو من يحكم على إجراء الصفقات، ففرق الأعمال التي لا تحِسن التواصل مع الفرق بطريقة مناسبة ستشعر بالإحباط وهذا سوف يزيد من المسافات الفاصلة، لذا فلابد من تغير نظرتنا تجاه القسم القانوني في الشركة لتخلص من المشكلات لا مفاقمتها
ونظراً لما ذكرته أعتقد انه هناك حل بالطبع للتخلص من هذه المطبات ألا وهي إدارة حياة العقود "CLM" فهي عملية إدارية تعمل على إدارة دورة العقود بالكامل، من الإنشاء لتنفيذ والتجديد .ويساعد الشركات على أتمتة العملية وجعلها بسيطة ، فهو يسهل الوصول لأي معلومة تمت خلال العقد من بدايته لنهايته.
والآن أصدقائي أخبروني عن تجاربكم في إبرام العقود التقليدية؟ هل تجد أن الحل سيكون ب "CLM" ؟ وإذا كان كذلك ما المهام التي سيوفرها لتخلص من الطرق التقليدية؟