كيف تستثمر مهاراتك في ترشيد الوقت في الاجتماعات؟

والآن حدثونا عن خبراتكم في إدارة الاجتماع من خلال إدارة الوقت؟

الصراحة ليس لي الخبرة الكافية بهذا الأمر، لكن من خلال بعض المشاريع التي اضطررت أن أقوم فيها باجتماع من خلال الزووم عملت على إدارة كالتالي:

• تجهيز الهدف العام من الاجتماع كتابيا.
• الموجز وأهم النقاط التي سنتناقش فيها.
• التفصيل في محاور النقاش قليلا.
• تحديد الوقت اللازم للنقاش.
• تجهيز العرض إذا تطلب الأمر لمشاركته مع العميل.
• التذكير بوقت الاجتماع قبل 10 دقائق من الوقت الفعلي.
• تجهيز الملف لكتابة التقرير النهائي لأهم النقاط المتفق عليها.

والآن حدثونا عن خبراتكم في إدارة الاجتماع من خلال إدارة الوقت؟ وهل تفضلون الاجتماعات عن بعد أم في بيئة العمل؟

مساء الخير، حينما يكون موضوع الاجتماع واضحا وغير مبهم ولا ضبابي، نحن قادمون لكي نناقش هذا الموضوع رجاءا عدم الخروج عن دائرة النقاش حوله نرى أن هناك وقتا هائلا تم توفيره من المحادثات الجانبية والموضوعات التي لسنا بصددها في اجتماعنا

أما فيما يتعلق بالاجتماع في العمل أو عن بعد فهذا بحسب الاجتماع وموضوعه، مثلا أنا في المسرح مدير البرامج المسرحية، حينما اود القيام باجتماع مع زملاء وأعضاء مسرح أفضله في البيئة لأننا نحن في كل الأحوال نقوم بعملنا في المسرح، أما أحيانا أخرى يلزمني أن أقوم بترتيب نشاط بالتنسيق مع مؤسسة أخرى في نفس بلدي أو مؤسسة من خارج بلدي، وذهابي أنا أو قدومه هنا سيكون وقتا ضائعا في الطريق لو كان في بلدي، وسيكون أموالا ضائعة إن كان خارج البلد واستضافات وترتيبات مع الفنادق والخ وهو أمر مكلف زمنيا وماليا فأفضل القيام به عن بعد

أشرت لجانب في غاية الأهمية أستاذ مازن، سأضيف على النقاط التي تحدثت عنها نقطة استخدام الأدوات الحديثة مثل إضافة loom

لتصوير الشاشة، وبذلك يمكن إرسال نبذة مختصرة عن كل ما سيتناوله الاجتماع لجميع الأعضاء، حتى يحضروا له مسبقا وحتى لا يستغرقوا وقتا أكثر في النقاشات.

وهناك جانب آخر من الاجتماعات، وهو استغراق وقت أكثر من اللازم وقد أثبتت الدراسات أن ذلك مؤذي ومرهق للدماغ، لذلك من باب أولى تقليص وقت الاجتماعات وأخذ وقت استراحة إن كان كان الاجتماع يتطلب وقت أطول.

لم أمتلك خلال الفترة الماضية خبرة جيدة في هذا الصدد. لكن من خلال مجموعة من المشروعات الجديدة، أدركتُ في الآونة الأخيرة العديد من مهارات الاجتماعات، حيث أنني اضطررتُ في هذا السياق إلى القيام بالعديد من الاجتماعات واللقاءات التي كانت أغلبها افتراضيًا -أو كلّها تقريبًا- وخرجتُ بمجموعة من المهارات والنقاط الواجب توافرها في أي اجتماع مهني مهما كانت ظروفه:

• الاختصار والإيجاز، حيث أن التركيو يتأتّى أولًا من المباشرة والإيجاز في توضيح التفاصيل.
• إدراك أحد طرفي الاجتماع على الأقل لكل الجوانب والأغراض التي نقوم بالاجتماع بسببها.
• ترتيب حيثيات الاجتماع في نقاط محدّدة.
• اتخاذ القرارات بنقاش كافة التفاصيل قبل بدء الاجتماع والاستقرار عليها.
• أي حديث غير احترافي أو غير مهني غير محبّذ.
• التقليل قدر الإمكان من عبارات الإعجاب والإشادة والترحيب، وذلك حتى تكون لها قيمتها عندما يتم ذكرها.