كيف نعمل على إدارة مشاريعنا، وفقاً لتقنية كانبان لإدارة المشروعات؟

نهج كانبان هو أحد المناهج التي تتبعها agile إدارة المشاريع المرنة وأول مرة اتطلعت على هذا المصطلح عندما قررت الالتحاق بأحد الدورات التعليمية عن إدارة المشاريع، وagile عامة مصطلح يجب لأي ريادي أعمال أو مقبل على مشروع الإطلاع عليه، ومعرفة مناهجه ومميزاته وعيوبه.

بالنسبة لنهج كانبان أجدها فعالة جدا في إدارة المشاريع، وربما أشهر الأدوات المنتشرة التي تعتمد على لوحة كانبان هي تريللو.

وما يميزها عن نهج سكرام scrum أنه يمكن التعديل على المنتج بأي مرحلة من مراحل التنفيذ وليس شرطا بنهايته كما في سكرام.

أيضا التطوير المستمر وتسليم متدرج للمهام التي تم إنجازها. هذا رأيي، ما رأيك أيهما تفضل في المنهجين كانبان أم سكرام ولماذا؟

نهج كانبان يُشبه إلى حدٍ كبير استعمال اداة Trello في تنسيق المهام وإنجازها. فهي تتبع نفس الآلية عبر تقسيم المهام إلى: لم يُنجز بعد، مرحلة الإنجاز، وتم إنجازه. إذًا أعتقد أن trello استند في تقسمه إلى هذا المنهج.

فما رأيك في اعتماد نهج كانبان في إدارة المشاريع؟

أعتقد أن التقسيم في أي شيء يجعل من المهام اكثر وضوحًا وأكثر سرعةً في الإنجاز.

بالذات في المشاريع والأعمال التجارية. على قدر تعقيدها على قدر ما تُصبح بسيطة التنفيذ عندما يتم تجزئة المهام المعقّدة.

وأعتقد انه من الغباء عدم استغلال هكذا أدوات ومناهج في العمل التجاري والاعتماد على الصورة الكاملة في العمل.

كانبان والتي هي ترجمة للكلمة اليابانية التي تعني "لوحة الإعلانات" هو تطور لنظام جدولة لوقت تنفيذ التصنيع وقد طورته شركة تويوتا في الأربعينيات. أي أنه صمد أمام اختبار الزمن ما يقرب من 80 عام، وقد أثبت جدارته في تحسين كفاءة النظام من خلال تركيز الإمدادات والموارد على ما هو مطلوب للمهمة الفورية. كما أن لوحات كانبان يمكن استخدامها في جميع أنواع الصناعات ، ويمكن مديري المشاريع من مراقبة العمل والعمال الأكثر نشاطا والأخرون الأكثر كسلا.

ومن عجائب القدر أن يكون الأمر نفسه سلاح ذو حدين، وأعني بذلك ما عاب به بعض المتخصصون على بطاقات كانبان من أنها تعمل بشكل أفضل عندما تكون هناك مرونة داخل نظام الإنتاج من خلال مجموعة من أحجام الطلبيات الصغيرة ذات المنتجات المتنوعة. وهذا يعني انها تعمل بشكل لا يتناسب مع حجم الانتاج الكبير أو إذا حدثت تراكمات صغيرة في خطوط الانتاج من اتجاهات متعددة ، وقتها سوف تبدأ عيوب كانبان في الظهور.

بما أن المساهمة تصب بخصوص اعتماد العقل على التفاعل مع الصور، بدل النصوص، تمنيت لو كانت صورة تنم عن استعمال كانبان في إدارة المهام، لذا بحث أكثر ووجدت هذه الصورة ..

وهي تساعد خاصة في المهام الفردية، ووجدت أني أحتاجها، الحقيقة أني أشعر بالملل أثناء قراءة النصوص، أو بخصوص المحتوى الطويل.. كنت قد قرأت أن هذا التفاعل هو ما استهدفته تيك توك حين جاءت لأول مرة، الفرد يتفاعل مع الصور والمحتوى القصير، وهذا ما أسهم في نجاحه..

يمكن استغلال هذه النقطة بخصوص المشاريع، خاصة للمستقلين كما في الصورة، لتقسيم المهام وبالتالي إنتاجية أكبر، ووقت أقل وسهولة جيدة..

نهج كانبان هو أحد أدوات التخطيط الفعالة التي يُمكن استخدامها بشكل فردي للشخص الذي لديه مهام متعددة، ويُمكن أيضًا استخدامها لفرق العمل الجماعي التي يعمل فيها الأفراد على مهام مشتركة، وبشكل عام التخطيط بتلك الطريقة يكون فعال في تحسين الإنتاجية وإنجاز العمل نظرًا لكون المهام تتضح بشكل كافي للفرد أو للجماعة، فضلًا عن كونه يوفر لمن يستخدمه عدة ميزات، فهو يُساعد على الإستفادة من الوقت وعدم هدره، وكذلك يجعل من يستخدمه يعرف المرحلة التي هو فيها وما هي المهام المتأخرة ومدى خطورة ذلك على العمل ككل؛ كما أنه نظام تحفيزي، فإنتقال المهام إلى قائمة المهام المُنجزة يُشعر الشخص بأنه فعل شيئًا ويقترب من هدفه مما يُحفزه ويُحمسه لإستكمال المهام وعدم التكاسل أو الشعور باليأس بسبب رؤيته للمهام متراكمة في فئة واحدة.