لدي متجر ليس إلكترونيا ولكن إدارة المخزون Inventory Management من المواضيع الشائكة بالنسبة لنا كتجار بأرض الواقع أو حتى لمن يعمل بالتجارة الإلكترونية ولديه مخزون من البضائع، متجري مختص بمنتجات للسيدات بداية من الأحذية وحقائب اليد، إلى الملابس الكلاسيك والكاجوال والسوارية ومستحضرات التجميل. والحمد لله المشروع ناجح، لكن تظل إدارة المخزون لدي تسبب مشاكل فقد أتأخر في طلب منتج عليه سحب مرتفع، أو توقعي لمعدل الطلب يكون متأخر أو كما يسمونها المختصين عتبة إعادة الطلب Re-order Point، تلف بعض المنتجات نتيجة التخزين السيء، وأحيانا يحدث عجز بأحد المنتجات دون معرفة السبب، ويصعب توقع الحد الأدنى من المخزون Minimum Viable Stock والذي يجب أن يكون متوفرا لدي بصفة مستمرة من هذا المنتج، وتمييز المخزون الميت Dead Stock والتي لم تباع بالمدة المتوقعة فأحيانا يعجبني منتج وأتوقع بيع الكمية بشهرين أجدها تأخذ أكثر، ولقد وجدت أن مشكلتي الأساسية هي كيفية إدارة المخزون، لذا أريد مشاركتكم بما لديكم من نقاش حول كيفية إدارة المخزون بفعالية، وما هي آليات إدارة المخزون، وما هي أفضل الأدوات لإدارة المخزون وما هي المعايير التي اعتمد عليها في اختيار الأداة الأفضل لمشروعي؟
كيف يمكنني إدارة المخزون Inventory Management بمتجري؟
من وجهة نظر إدارة الجودة، هناك طريقة تستخدم في جودة المستودعات تُدعى JIT وتعني Just In Time، وهذه الطريقة مبتكرة من قبل شركة Toyota اليابانية الشهيرة.
باختصار تُستخدم تقنية JIT لإدارة المخزون في المستودعات بطريقة رشيقة (Lean Management)، وتهدف إلى استلام البضائع فقط عندما يكون هناك طلب لها، بدلاً من تخزينها في المخازن لفترات طويلة.
وبفضل هذا النهج، يمكن تجنب تخزين كميات كبيرة من البضائع التي تتطلّب وجود مساحة كبيرة في المستودع بدون فائدة، وبالتالي تجنّب الأخطاء وتفادي زيادة تلف المخزون.
عملياً يمكن تصنيف محاسن هذه التقنية إلى:
- تحتاج إلى مساحة تخزين أقل (مستودع أصغر)
- تقليل نسب الهدر.
أمّا عن سلبياتها فهي (خطر نفاد المخزون)، ويمكن تفادي ذلك من خلال وضع حد أدنى لكل منتج من أجل إعادة طلبه مع مراعاة الفترة المتوقعة لوصول المنتج إلى مخزنك.
بالتأكيد هناك تفاصيل عملية أكثر تعقيداً حسب كل منتج وطبيعة كل مخزن، ويُفضّل استشارة خبير في إدارة المستودعات من أجل تنفيذ المنهجية على أرض الواقع.
أتمنى لك كل التوفيق في مشروعك.
باختصار تُستخدم تقنية JIT لإدارة المخزون في المستودعات بطريقة رشيقة (Lean Management)، وتهدف إلى استلام البضائع فقط عندما يكون هناك طلب لها، بدلاً من تخزينها في المخازن لفترات طويلة.
هذه الطريقة قد تصلح لمنتجات ومنتجات أخرى لا، فمثلا لا تناسبنا في الصيدليات والسوبر ماركت خاصة الكبيرة لأن وارد جدا أن يأتيك شخص ويشتري كميات إما للتخزين أو للسفر الطارىء وإن لم يكن لديك حد من التخزين أعلى من الطلب لن تتمكن من توفيره له وقت احتياجه، أما بالنسبة لصاحب المساهمة فيمكنه احتساب متوسط عدد بيع القطع خلال شهر مثلا والعمل على توفير ذلك المتوسط بصفة مستمرة، وبالتالي سيكون المتاح معروف المدة التي يباع خلالها ومتابعة المنتجات سيعطي نبذة له عن الراكد وكيفية التعامل معه إن حدث أو ما تم استهلاكه بمعدل أسرع ويريد طلبه قبل الموعد المحدد، وسيساعده بسهولة وجود نظام إدارة للمخزون وفقا للنظام الذي يريحه وأن يكون أرقامه متسقة مع الأرقام بالواقع ويمكن من خلاله معرفة النواقص من المنتجات بسهولة والكميات المتاحة من كل منتج وكم متبقي وهكذا.
أهنئك على نجاح المشروع وأشيد بتركيز حضرتك على أدق التفاصيل، وبالنسبة للأسئلة الواردة في مساهمتك:
ما هي آليات إدارة المخزون؟
هي العمليات والأنظمة المستخدمة من قبل مديري المشاريع والشركات بهدف إدارة مستويات مخزون المنتجات.
يعتمد اختيار الآلية على عدة معايير مثل:
- نوع المنتجات المباعة.
- أنماط طلب العملاء.
- تعقيد سلسلة التوريد.
ومن أهداف تطبيق هذه الآليات: التأكد من أن لدى الشركة أو صاحب المشروع كمية من المخزون في متناول اليد بما يكفي لتلبية طلب العملاء بالتوازي مع تقليل التكاليف.
من هذه الآليات:
نقطة تكرار الطلب ROP
وهنا يعمل صاحب المشروع على تحديد الحد الأدنى لمستوى المخزون الذي يؤدي إلى إعادة التكرار.
أي عندما يصل مستوى المخزون إلى نقطة محددة يُبرمج أمر جديد لتجديد المخزون بنسبة محددة.
الكمية الاقتصادية للطلب EOQ
تحدد هذه الآلية كمية الطلب المثلى التي تقلل تكاليف الاحتفاظ بالمخزون وتكاليف الطلب، وهنا يؤخذ في الاعتبار تكلفة الاحتفاظ بالمخزون وتكاليف الطلب والتخزين.
الطلب في الوقت المناسب Just-In-Time
هذه الآلية تعني توقع الوقت المناسب لطلب المخزون بهدف تلبية احتياج العملاء، وهنا تقل الحاجة لوجود مستويات مخزون كبيرة، وهذا ليس سهلًا لأن هذه للآلية تعتمد على التنبؤ الدقيق بالطلب وإدارة سلسلة التوريدات.
الوارد أولاً يصرف أولاً FIFO
تطبق الآلية بافتراض أن العناصر الأولى المستلمة هي أول ما يتم بيعه، أي بيع المخزون الأقدم أولاً وتجنب حدوث تلفيات سوء التخزين، وهذا مهم في حالة السلع القابلة للتلف.
الوارد أخيرًا يصرف أولًا Last-In-First-Out (LIFO)
هنا عكس الآلية السابقة، ففي هذه الآلية نفترض أن العناصر الأخيرة المستلمة تباع أولًا، وهذا مفيد في حالة تعامل الشركات مع التضخم حيث تتيح هذه الآلية استخدام أحدث مخزون بأعلى سعر للسوق.
تحليل ABC
هنا يُصنف المخزون إلى ثلاث مجموعات بناءً على قيمته:
- العناصر A عالية القيمة التي تتطلب مراقبة وتحكمًا دقيقًا.
- العناصر B متوسطة القيمة تتطلب مراقبة منتظمة.
- العناصر C منخفضة القيمة وتتطلب الحد الأدنى من المراقبة.
هذا يعطي الأولوية لجهود إدارة المخزون ويضمن تخصيص الموارد بشكل فعال.
المخزون الآمن
هذه الآلية تحل مشكلة الطلب غير المتوقع من العملاء، إذ تتضمن هذه الآلية الاحتفاظ بمخزون إضافي في حالات الطلب غير المتوقع أو في حالات اضطرابات سلسلة التوريد.
المخزون المُدار من قبل المورد (VMI)
هذه الآلية تبدو بديهية وسهلة، تضمن إدارة المورد لمستويات المخزون نيابة عن العميل ومراقبته لمستويات المخزون، فيعمل على تجديد المخزون حسب الحاجة، مما يقلل من تكاليف الاحتفاظ بالمخزون.
وما هي أفضل الأدوات لإدارة المخزون
هناك العديد من أدوات إدارة المخزون المتاحة في السوق يعتمد اختيار أداة إدارة المخزون على الاحتياجات مثل حجم المخزون وعدد قنوات البيع ومستوى الأتمتة المطلوبة، من المهم تقييم ميزات وتسعير الأدوات المختلفة قبل اتخاذ القرار، ومن أشهر أدوات إدارة المخزون:
1. TradeGecko
2. Zoho Inventory.
3. Cin7.
4. NetSuit.
5. Fishbowl.
6. QuickBooks Enterprise.
المخزون المُدار من قبل المورد (VMI)
هذه الآلية تبدو بديهية وسهلة، تضمن إدارة المورد لمستويات المخزون نيابة عن العميل ومراقبته لمستويات المخزون، فيعمل على تجديد المخزون حسب الحاجة، مما يقلل من تكاليف الاحتفاظ بالمخزون.
وكيف سيعلم المورد أن مخزوني أوشك على الانتهاء أو أن هناك أي متغيرات قد تطرأ على المنتج من طلب؟
إدارة المخزون (Inventory Management) هي عملية تنظيم وتتبع المنتجات المتوفرة في متجرك وضمان توفرها بكميات مناسبة في الأوقات المناسبة. توفر إدارة المخزون فوائد عديدة مثل تحسين كفاءة العمل، وتقليل التكاليف، وتلبية احتياجات العملاء بشكل أفضل.
فيما يلي بعض الخطوات الأساسية لإدارة المخزون في متجرك من واقع خبرتي في إدارة المتاجر الإلكترونيّة وغير الإلكترونيّة:
1. تحليل الطلب: قم بتحليل السجلات والمعلومات المتاحة لديك لفهم أنماط الطلب على المنتجات. استند إلى التحليلات والتوقعات لتحديد المنتجات ذات الطلب العالي والمنتجات ذات الطلب المنخفض.
2. ضبط مستوى الطلب: قم بتحديد مستويات الطلب المناسبة لكل منتج بناءً على التحليلات السابقة. قد تحتاج إلى اعتماد تقنيات التنبؤ والنماذج الإحصائية لمساعدتك في هذه العملية.
3. تتبع المخزون: قم بإدخال المنتجات المتوفرة في قاعدة بيانات أو نظام إدارة المخزون الخاص بك وتتبع كميات المخزون الحالية. استخدم أساليب فعالة مثل الترميز الفريد للمنتجات وإجراء جرد دوري للتحقق من دقة المخزون.
4. وضع سياسات الإعادة الطلب والشحن: قم بتحديد سياسات وإجراءات لإعادة الطلب وإعادة التوزيع في حالة انخفاض المخزون أو طلبات العملاء. حدد كيفية إجراء الشحن والتسليم والمهل الزمنية المناسبة لتلبية احتياجات العملاء بشكل فعال.
5. استخدام تكنولوجيا إدارة المخزون: قد يكون من المفيد استخدام نظم إدارة المخزون (IMS) المتاحة التي توفر وظائف مثل تتبع المخزون، وتوقع الطلب، وتنظيم الشحنات، وتحليلات المخزون. يمكنك البحث عن الأدوات التكنولوجية المناسبة التي تناسب حجم واحتياجات متجرك.
6. مراجعة وتحسين: قم بمراجعة أداء إدارة المخزون الخاصة بك بشكل دوري وتحليل البيانات المتاحة لتحديد المجالات التي يمكن تحسينها. ابحث عن الفجوات وتحسين سلاسل التوريد وعمليات الشحن وإدارة المخزون بناءً على التحليلات الحالية.
هذه بعض الخطوات الأساسية لإدارة المخزون في متجرك. قد يكون من المفيد الاستفادة من المزيد من المصادر المتخصصة والأدوات المتاحة لمساعدتك في هذا العمل. تذكر أن إدارة المخزون هي عملية دورية ومستمرة، وقد تحتاج إلى ضبط استراتيجياتك وعملياتك مع مرور الوقت لتلبية احتياجات السوق والعملاء بشكل أفضل.
من رأيي المتواضع انا ارى ان إدارة المخزون: هي العملية الأكثر حساسية والعملية الفارقة جداً لنجاح وتفوق أي عمل كان يتعامل مع أي منتج من المنتجات المادية بشكل مباشر ، سواء أكان الكترونياً عبر الإنترنت او في المتجر .
تساعد الإدارة الفعلية الفاعلة للمخزون على تجنب بشكل كبير جداً نفاد أي المخزون والفساد وحتى زيادة التكاليف من المخزون الفائض والزائد .
هناك بعض النقاط والخطوات المهمة الممكن اتباعها في إدارة المخزون بشكل فعال :
التنبؤ بالطلب : بعتبر التنبؤ بالطلب أمر مهم جداً وبالغ الأهمية في إدارة المخزون بشكل فعال. بامكانك استخدام البيانات التاريخية لتحليل بعض الأنماط والاتجاهات والمقدرة على التنبؤ بالطلب المستقبلي القادم . هنالك أدوات مساعدة في هذه الجزئية مثل التعلم الآلي وتقنيات الذكاء الاصطناعي .
حد إعادة الطلب: يجب عليك تحديد نقطة إعادة ترتيب لكل منتج عندك بشكل دوري وفوري ، يعني باختصار هي الكمية التي يجب أن تطلب عندها كمية جديدة عند الوصول إلى المخزون. وبعد ذلك يتم تحديد هذه العتبة بناءً على الطلب المستقبلي المتوقع ، وايضاً بناء على مستويات الخدمة المطلوبة.
تقييم الأداء: يعد تقيم الأداء مهم جداً ويجب عليك تكرار هذه العملية باستمرار وتتبع وتقييم أداء إدارة المخزون. يمكنك عرض مقاييس الأداء , كمتوسط أيام المخزون وأيضا انتهاء الصلاحية ومعدلات الطلب المتأخر.
بالمختصر حين الاختيار أفضل أداة من الأدوات المتاحة لإدارة المخزون لأي مشروع كان من مشاريعك الخاصة ، يجب عليكم الاعتماد بالشكل الكلي على الكثير من العوامل ومن أهم هذه العوامل الحجم والضخامة للمشروع ونطاق المنتج المرغوب او المستخدم وميزانيتك.
التنبؤ بالطلب :بعتبر التنبؤ بالطلب أمر مهم جداً وبالغ الأهمية في إدارة المخزون بشكل فعال. بامكانك استخدام البيانات التاريخية لتحليل بعض الأنماط والاتجاهات والمقدرة على التنبؤ بالطلب المستقبلي القادم . هنالك أدوات مساعدة في هذه الجزئية مثل التعلم الآلي وتقنيات الذكاء الاصطناعي .
هل يمكنك توضيح هذه النقطة وإن كان لديك مثال واضح لأحد الأدوات التي يمكنها فعل ذلك بكفاءة؟
بالطبع عزيزي :
التنبؤ بالطلب هو جزء مهم جدا من أجزاء إدارة المخزون وتخطيط التوريد. يمكننا التنبؤ بطلب الشركات من تقدير المقدار المطلوب من المنتج في المستقبل ، مما يساعدنا على تحديد مستويات المخزون الأمثل وتجنب النقص أو أي فائض .
ممكن استخدام بعض تقنيات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي للتنبؤ الفعلي في هذا الجانب بفعالية بالطلب. يتم ذلك عن طريق تحليل البيانات التاريخية واستخدام الأنماط والاتجاهات الحالية للتنبؤ بالطلب المستقبلي. التقنيات هذه قادرة بشكل كبير على معالجة كميات كبيرة من البيانات واستخراج الأنماط المعقدة والارتباطات التي تكون معقدة على البشر بكفاءة عالية وجودة وسرعة .
من الأمثلة على أداة قوية في هذا المجال الواسع تحليلات سلسلة التوريد القائمة على الذكاء الاصطناعي. تعتمد الأداة هذه على تقنيات التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي لتحليل البيانات المتاحة والتنبؤ بدقة بالطلب المستقبلي.
نفرض أن عندنا شركة بيع الكية أو تجزئة نريد التنبؤ لها بالطلب على منتج معين هو (مثلا مراوح كهربائية) في الصيف. يمكننا الان استخدام تحليل سلسلة التوريد القائم والذي يدعم الذكاء الاصطناعي للتنبؤ بالطلب على المنتج.
نعمل على جمع جميع البيانات للشركة التاريخية المتوفرة قبل ذلك مسبقا ، كمثال , بيانات ومعلومات جميع الطلبات للمعجبين شهرياً وكل العوامل التي تؤثر على طلب المنتج ، مثل درجات الحرارة في الموسم السابق والموسم الحالي .
بعد هذا يتم العمل على تحليل كل هذه البيانات باستخدام بعض خوارزميات الذكاء الصناعي.
مثال على ذلك ، بعد تحليل كافة البيانات الموجودة ، قد تظهر بعض النتائج التالية:
1- يؤدي ارتفاع درجات الحرارة إلى زيادة الطلب و الحاجة إلى المراوح.
2- يمكن أن بعض تؤدي الأحداث الخاصة مثل أو المعارض والحفلات والمهرجانات إلى زيادة الطلب على المعجبين.
3- تُظهر أشهر الصيف نمطا سنويًا لزيادة طلب المعجبين.
باستخدام كل هذه المعلومات ، يمكن للشركة توقع الطلب على المعجبين في الصيف المقبل. ستكون قادرًا على ضبط مستويات المخزون وتخطيط الإنتاج والتوريد بشكل أفضل ، مما يقلل من فرصة الكميات المنخفضة أو المخزون الزائد.
التوقع المسبق هذا ، يمكن للشركات اتخاذ الإجراءات المناسبة مثل زيادة إنتاج المعجبين أو تعديل خطط التسويق والترويج وغيرها
هذه الفكرة تقريبا من هذه النقطة .
مشروعك يعاني من مشكلتين أساسيتين:-
الأولى: الخلل في تحديد مستويات التخزين.
الثانية: الخلل في استراتيجيات التخزين.
لذلك يجب أن تبدأ بعلاج الخللين بالآتي:-
أولاً: علاج الخلل في تحديد مستويات التخزين.
ليتم تحديد مستويات التخزين لابد من:-
١- تحديد الحد الأدنى للطلب.
٢- تحديد نقطة إعادة الطلب.
٣- الحد الأعلى للمخزون.
ولنوضح طرق تحديد كل نقطة من الثلاثة.
١- تحديد الحد الأدنى للطلب.
يوجد نوعين من الحد الأدنى للطلب وهما:-
• الحد الأدنى لكمية الطلب.
• الحد الأدنى لقيمة الطلب.
فالحد الأدنى لكمية الطلب هو الحد الأدنى لكمية الوحدات التي يمكن شراؤها في الصفقة الواحدة.
أما الحد الأدنى لقيمة الطلب فهو يتحدد بأقل قيمة للسلع يمكن ان تباع بها.
ويتم تحديد الحد الأدنى للطلب بناءً على عدة عوامل وهي:-
- طبيعة المنتج.
- تكلفة المنتج.
- أهمية المنتج.
- معدل استهلاكه.
- الوقت اللازم لشراؤه.
فإذا حددت هذه العوامل يمكنك حينها تحديد الحد الأدنى للطلب بناء على معدل الاستهلاك للطلب والمدة الممكنة للاحتفاظ بالمنتج.
٢- تحديد نقطة إعادة الطلب.
نقطة إعادة الطلب هي النقطة التي عندما يصل المخزون إليها يجب مباشرة إعادة الشراء، ولا يجب اطلاقا السماح المخزون أن يصل للصفر لأن هذا قد يؤدي لإفلاس المؤسسة.
ويتم احتسابه بضرب طول فترة إجراءات الشراء بالأيام في المعدل اليومي للوحدات المستعملة.
٣- الحد الأعلى للمخزون.
الحد الأعلى للمخزون هو أقصى كمية يمكن الاحتفاظ بها من المخزون، ويتم احتسابه عن طريق ضرب الحد الأدنى في حد إعادة اطلب.
ثانياً: استراتيجيات التخزين.
قبل توضيح استراتيجيات التخزين يجب أولاً أن تعلم أن السلع المخزنة أربعة أنواع:-
النوع الأول: منتجات أولية.
النوع الثاني: منتجات قيد التشغيل.
النوع الثالث: منتجات قيد الإصلاح والصيانة.
النوع الرابع: منتجات نهائية جاهزة للتسليم.
في حالتك أنت إذ تبيع منتجات نسائية يجب أن تحدد طبيعة ما تبيعه في ضوء الأنواع الأربعة المذكورة أعلاه.
بعد أن تحدد طبيعة منتجاتك يجب أن تبدأ في جردهم، وعملية الجرد سواء قمت بها بنفسك أو إلكترونياً ففي الحالتين هي عملية محورية يجب أن تلتزم بها بشكل دوري أو بحسب طبيعة منتجك.
حددت مستويات التخزين وحددت نوعية ما ستخزنه وحددت أسلوبك في الجرد؟
الآن تبدأ في استراتيجيات التخزين، وهذه الاستراتيجيات من أهمها وأشهرها هي:-
١- تحليل ABC
وهو يعتمد على نوعية المنتجات الأعلى طلبا والأقل طلبا، أعطي المنتج الأعلى حرف A والمنتج الأعلى ولكن أقل من المنتج A حرف B وهكذا.
٢- أسلوب LIFO.
ومعناه last in first out أي أن أول ما ستبيعه من المخزون هو آخر ما أنتجته، وصراحة أنا لا أحب هذا الأسلوب ولكن بالطبع أنت من تقرر ما هو الأفضل لك بحسب طبيعة منتجاتك.
٣- أسلوب FIFO.
ومعناه first in first out والتي تعني بيع المخزون القديم أولاً.
هذه أشهر ثلاثة، وبالطبع يوجد الكثير غيرهم إن أردت الاستزادة، وما أفضله أنا إذ أنني كنت مدير مخزن شركة منتحات غذائية من قبل هو الجمع بين نقطتين وهما:-
١- اسلوب ABC.
٢- تحديد نقطة إعادة الطلب.
٣- تحديد تاريخ الصلاحية (وهذه ليست متناسبة معك إذ أنك لا تعمل في منتجات غذائية)
طبعاً هذا من منطلق خبرتي وتجربتي، وبالطبع يمكنك اتباع ما تجده في صالحك.
أما عن أدوات إدارة المخزون فعندك الكثير والكثير مثل:-
• دفترة.
• أكوماتيكا.
• أودو.
• أيضاً cin7
• أيضاً netsuit
• و quick books
• و ZOHO.
- أسلوب LIFO.
ومعناه last in first out أي أن أول ما ستبيعه من المخزون هو آخر ما أنتجته، وصراحة أنا لا أحب هذا الأسلوب ولكن بالطبع أنت من تقرر ما هو الأفضل لك بحسب طبيعة منتجاتك.
لماذا لا تحبه، خاصةً أن هذا الأسلوب فعال جدا في المنتجات التي لها تواريخ صلاحية، فليس منطقيا أن تبيع الأحدث ولديك أقدم هذا سيؤدي للتراكم وزيادة التوالف ويمكن إخبار المشتري عند الشراء تاريخ المنتج وله حرية الاختيار. كما أـن هذا ينبهك لو كان لديك منتجات تحتاج استراتيجية للتخلص منها مثل تخفيضات أو عروض مثلا.
تكمن أهمية إدارة المخزون في أنها جانب مهم من الجوانب المتعلقة بربحية المنشأة إذ أنها تسعى ببساطة إلى توفير حاجة العملاء بدون الإغراق الإسرافي أو التقصير الذي يذهب الزبائن. وبالتالي فهناك جملة من الأمور التي من المهم التقيد بها من أجل النجاح في إدارة المخزن وهي كالتالي:
- تصنيف المخزون إلى مجموعات بحسب الأولويات : يساعد هذا الأمر في التعرف على الكميات المثالية للبضاعة بالإضافة إلى تحديد المنتجات الأساسية . ينصح الخبراء بتصنيف البضاعة إلى 3 مجموعات A, B, C:
المجموعة A: تكون المنتجات في هذه المجموعة ذات السعر الأعلى ومن هنا ينبغي تقليص التزود بهذا المنتج
المجموعة B: تحتوي هذه المجموعة البضائع ذات السعر الأدني وهي التي يتم تصريفها بسرعة نتيجة ارتفاع الطلب عليها.
المجموعة C: تتكون هذه المجموعة من من البضائع ذات السعر المتوسط :وهي التي تكون ما بين وبين. يتم تصريف هذه المجموعة بوتيرة أقل من المجموعة C وبسرعىة أعلى من المجموعة A.
- الاحتفاظ بالمعلومات الأساسية المتعلقة بالبضائع لإدارة المخزون بشكل أفضل: تتضمن هذه المعلومات الأمور التالية:
كود التخرين التعريفي
الباركوود
الموردين
بلد المنشأ للمنتج
ويمكن كذلك تتبع تكلفة المنتج للتعرف على العوامل التي تؤدي إلى تغير الأسعار والتي يدخل ضمنها العوامل الموسمية والندرة
- التدقيق بالمخزون بين الحين والآخر: هناك بعض الأعمال التي لا تجري هذا التدقيق إلا مرة واحدة في السنة ومن ناحية أخرى هناك نوع من الأعمال يركز على التدقيق بين الشهر والآخر أو بين أسبوعا وآخر. والتدقيق المتواصل أمر مهم لحسن إدارة المخزون.
- تحليل أداء الموردين: التعامل مع موردين غير موثوقين قد يسبب مشاكل في إدارة المخزون فإذا كان عندك مورد متأخر دائما في تسليم طلبياته أو يسلم طلبياته ناقصة فقد حان الوقت لاتخاذ الإجراء المناسب.
- مراحعة قاعدة المخرون 80/20 والتي تنص على فكرة أن 80 بالمئة من الأرباح يأتي من خلال 20% من البضائع. ومن هنا يجب إعطاء الأولوية لهذه ال 20% . بالإضافة إلى ذلك فمن المهم التعرف على دورة المبيعات الخاصة بهذه المنتجات والتي تشمل العدد الذي يتم بيعة خلال شهر أو أسبوع. هذه ال 20% تحقق الجزء الأكبر من الأرباح لذلك من الضروري إعطائها العناية القصوى.
- وضع ثوابت في إدارة المخرون: خلال إدارتك للمخزون هل تعتمد خطوات ثابتة لكل مرة؟ أم أن طريقة كل موظف خلال استقباله للمخزون تختلف عن طريقة العامل الأخر؟ من الضروري الحرص على إعطاء دورات مكثفة في مجال إدارة المخزون وذلك من أجل توحيد الطرق والسبل.
- تتبع المبيعات من أجل الإدارة الفعالة للمبيعات: من المهم معرفة عدد السلع التي تباع يوميا من أجل التعديل على مجموع المخزون . وهناك معلومات أخرى تعتبر مهمة في هذا المجال والتي من الممكن الحصول عليها من خلال الأسئلة التالية:
هل تعرف أي البضائع هي التي يتم بيعها أسرع؟
هل هناك سلع معينة تباع خلال مواسم معينة؟
هل هناك أيام في الأسبوع تبيع بها منتوجات معينة؟
هل هناك سلع معينة تباع مع بعضها البعض؟
- طلب البضائع التي فيها نقص
- الاستثمار في مجال تكنولوجيا إدارة المخرون: قد تستطيع الأعمال صغيرة الأحجام من إدارة مخرونها من خلال Excel أو SPreadsheets. إلا أنه عند نمو الأعمال تصبح إدارة المخزون بهذه الطريقة تضييعا للوقت. هناك برامج معينة تسهل من موضوع إدارة المخزون
- استخدام أدوات إدارة المخزون: تشمل هذه الأدوات POS systems و Mobile scanner
هناك عدة طرق لإدارة المخزون في الحقيقة ولكن المفتاح هو أن يكون لديك نظام يضمن أن يكون لديك دائمًا ما يكفي من المنتجات لتلبية الطلب دون نفاد المخزون أو زيادة المخزون.
تتمثل إحدى طرق إدارة المخزون التي سمعت عنها هو استخدام برنامج يتتبع منتجاتك وينبهك عندما يحين وقت إعادة الطلب. يمكن أن يساعدك هذا في البقاء على قمة مستويات المخزون لديك والتأكد من حصولك دائمًا على المنتجات التي يريدها عملاؤك.
أيضا هناك طريقة أخرى لإدارة المخزون وهي إجراء عمليات جرد مادي منتظمة لمنتجاتك. أرى بأنه يمكن أن يساعدك هذا في تحديد أي تناقضات بين مستويات المخزون الفعلية لديك
أيضا هناك طريقة أخرى لإدارة المخزون وهي إجراء عمليات جرد مادي منتظمة لمنتجاتك. أرى بأنه يمكن أن يساعدك هذا في تحديد أي تناقضات بين مستويات المخزون الفعلية لديك
عملية الجرد المادي أو اليدوي بالنسبة لي من الأساسيات لا استغنى عنها رغم ارتفاع كلفتها والمجهود الذي يبذله العمال، لكنه عامل مساعد قوي للأداة لمعرفة تطابق ما في النظام بأرض الواقع، من حيث العدد وأنواع القطع ولمس التوالف أو العيوب بسهولة.
إدارة المخزون تعد مهمة حاسمة في نجاح أي عمل تجاري، سواء كان متجرًا على الأرض أو متجرًا إلكترونيًا.
ارشح لك بعض النقط والاستراتيجيات التي يمكنك متابعتها لتحسين إدارة المخزون في متجرك
- تحليل البيانات والتوقعات: قم بتحليل البيانات التاريخية للمبيعات والطلبات لتحديد الأنماط والاتجاهات. استخدم هذه المعلومات لتوقع الطلب المستقبلي وضبط مستويات المخزون بناءً على ذلك.
- تحديد نقاط إعادة الطلب: حدد عتبة إعادة الطلب Re-order Point لكل منتج، وهي النقطة التي يجب أن يتم فيها طلب المزيد من المخزون لتجنب النفاد. يتم تحديد هذه النقاط بناءً على معدل الطلب وزمن التسليم المقدر.
- المتابعة الدقيقة للمخزون: قم بمراقبة المخزون بشكل دوري ومنتظم لتحديث الأرقام وضمان التوفر الكافي للمنتجات الشائعة وتجنب تراكم المخزون الزائد.
- تخزين فعال وتنظيم المخزون: قم بتنظيم المنتجات في المخزن بشكل مناسب واستخدم تقنيات تخزين فعالة مثل تصنيف ABC لتحديد الأولويات وتخصيص مساحة التخزين بناءً على ذلك.
- التعاون مع الموردين: قم بإقامة علاقات قوية مع الموردين وتبادل المعلومات المتعلقة بالمخزون والطلبات. هذا يمكنهم من توفير المزيد من الشحنات في الوقت المناسب عند الحاجة.
- استخدام أنظمة إدارة المخزون: قم بالاستفادة من أنظمة إدارة المخزون المتاحة في السوق. تلك الأنظمة توفر مجموعة من الأدوات والميزات لتسهيل تتبع المخزون وتوفير تقارير وتحليلات مفيدة.
- الاستفادة من تقنيات التحليل الآلي: استخدم تقنيات التحليل الآلي والذكاء الاصطناعي لتحسين إدارة المخزون وتوقع الطلب وتحليل الأنماط واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
بالنسبة لاختيار أفضل أداة لإدارة المخزون في مشروعك، يجب أن تأخذ في الاعتبار احتياجاتك الفردية وميزانيتك. قم بمقارنة ميزات الأدوات المختلفة، مثل قدرتها على التوقع وتتبع المخزون وإنشاء تقارير مفصلة. كما يمكنك قراءة المراجعات واستشارة الآخرين العاملين في نفس المجال للحصول على توصيات.
باختصار، تحسين إدارة المخزون يتطلب التحليل الجيد للبيانات، وضبط نقاط إعادة الطلب، ومراقبة وتنظيم المخزون بشكل فعال. استخدم الأدوات والتقنيات المتاحة لتسهيل هذه العملية واختر الأداة التي تناسب احتياجاتك وميزانيتك.
من النقاط أو المعايير التي يفضل العمل بها عند اختيار نظام إدارة المخزون المناسب
لابد أن يكون النظام موثوق، يعمل طيلة اليوم وقليل التعطل أو من الأفضل منعدم التعطل حتى لا تتعطل باقي عمليات المتجر، كذلك من الجيد أن يكون سهل الاستخدام وبواجهة بسيطة.
النظام يمكن أن يتكامل مع برامج أخرى مثل برامج الشحن وتتبع الطلبيات، ويفر تقارير مفصلة لحالة المخزون، ويدعم العديد من اللغات.
يمكن حفظ البيانات المتعلقة بالمخزون في حال احتجت لها في المستقبل.
البرنامج يتوفر على دعم فني في حالة مواجهة مشاكل في العمل أو في البيانات وغيرها.
بعض أنظمة إدارة المخزون
- دفترة
- Aliphia
- TradeGecko
فعلاً، تعتبر الإدارة الفعالة للمخزون ضرورية جداً لأي عمل يبيع المنتجات، فمن خلال إدارة مخزونك جيداً يمكنك التأكد من أن لديك الكمية المناسبة من المنتجات في متناول اليد لتلبية طلب العملاء بشكل مستمر بدون أخطاء أو تأخير مع تجنب الإفراط في التخزين وتحمل تكاليف غير ضرورية أيضاً.
أعتقد أنّ هناك عدّة معايير للقيام بالأمر، أوّل أمر برأيي هو أن تتبع المخزون الخاص بك، يتضمن ذلك عمليات تتبع كمية كل منتج في مخزونك بالإضافة أيضاً بكل تأكيد إلى موقعه، يمكنك القيام بذلك يدوياً بالطبع ولكنّي أعرف أنّهُ يمكنك أيضاً استخدام برنامج تتبع المخزون للقيام بهذا الأمر أيضاً بطريقة أسهل وأكثر تنظيماً. هناك أمر أخر قد يبدو غريباً ولكن أهم عامل برأيي لإدارة أي مخزون تجاري هي عملية التنبؤ بالطلب، يتضمن ذلك التنبؤ بحجم الطلب على منتجاتك في المستقبل، كيف يمكنك القيام بذلك فعلاً، يمكن استخدام ذات معلومات تتبع المخزون ونقصانه لتحديد كمية المخزون التي تحتاج إلى طلبها.
سمعت كثيراً أيضاً بأنّ هناك شركات (في حال كان عملك كبير طبعاً) تقوم بإعداد نماذج رياضية بناءً على بيانات عملك للسنة الأخيرة وستضع لك بناءً على هذه المعادلات الرياضية برنامج إعادة تخزين وترتيب وسيطرة مثالي للأمر بشكل منهجي مصمم مسبقاً.
ولقد وجدت أن مشكلتي الأساسية هي كيفية إدارة المخزون،
ربما ذلك راجع الى انك لا تستعمل ادوات احصائية وادوات تتبع ومراقبة آلية تساعدك في معرفة المعلومات التفصيلية عن المنتج ، لذلك انصح باستعمال هذا النوع من التطبيقات التي تتيح لك هذه الامكاينة، مثل برنامج
Inventory management software و Customer relationship management (CRM)، يمكن ان تجدها في الانترنت بسهولة .
للعلم ادارة المخزون هي عملية معقدة تحتاج الى الالمام بكل تفاصل : التخطيط والتنظيم والرقابة على المواد والسلع التي تمتلكها في متجرك. لذلك عليك التركيز على بعض النقاط الاساسية من اجل تحقيق نتائج جيدة والتأكد من فعالية الادارة : -
- تحليل الطلبات حسب سيكولوجية البيع والتنبؤ بالطلبات المستقبيلة : قم بتحليل سجلات المبيعات وتحديد السلع التي تباع بشكل أكثر شيوعًا والفترات الزمنية التي يتم فيها الطلب على هذه السلع. استخدم هذه المعلومات للتنبؤ بالطلب المستقبلي وتحديد مستويات المخزون الملائمة.
- تحديد مستويات المخزون :اي بتحديد مستويات المخزون المثلى لكل سلعة، مع مراعاة عوامل مثل الطلب المتوقع ومعدل الإعادة المخططة والتكلفة المرتبطة بالتخزين.
- إدارة علاقات التوريد: اي بتطوير علاقات مع موردين موثوقين وضمن عقود توريد ملائمة. قم بمراجعة العروض التجارية وشروط التوريد والتسليم لضمان حصولك على المواد في الوقت المناسب وبالكميات المطلوبة.
- التتبع الالكتروني الرقمي للمخزون: اي تتبع حركة المخزون ومعرفة الكميات المتاحة لكل سلعة .
إدارة المخزون بفعالية هي عملية تحقيق توازن بين الإمداد والطلب، وضمان توفر المواد والمنتجات المطلوبة بالكميات المناسبة في الوقت المناسب. هناك عدة خطوات يمكن اتباعها لإدارة المخزون بفعالية، وفيما يلي بعض النصائح العامة:
1. تحليل الطلب: قم بتحليل البيانات التاريخية وتوقع الطلب المستقبلي. استخدم تقنيات التنبؤ والنماذج الإحصائية لتقدير الطلب على المنتجات المختلفة.
2. تحديد مستويات السلامة: قم بتحديد مستويات السلامة للمخزون، وهي الحدود التي يجب ألا ينخفض المخزون عنها. عندما يصل المخزون إلى هذه المستويات، يجب إعادة تعبئة المخزون لتجنب نقص المواد أو المنتجات.
3. إدارة تدفق الإمداد: قم بإقامة علاقات قوية مع الموردين وتحسين عملية تدفق الإمداد. ضمن اتفاقيات مع الموردين لتحديد الكميات المطلوبة والجدول الزمني للتسليم.
4. استخدام نظام إدارة المخزون: قم باستخدام نظام إدارة المخزون الذي يمكنه تتبع المخزون وتحديثه بشكل دوري. يساعد هذا النظام في معرفة مستويات المخزون الحالية والتحكم في تدفق السلع.
5. تقليل التكاليف الزائدة: قم بتقليل المخزون الزائد وتجنب احتجاز رأس المال في المخزون الذي قد لا يتحول إلى مبيعات. قد يكون من المفيد تحسين العمليات الداخلية وتحديد أي مجالات تتطلب تحسينًا لتقليل التكاليف.
6. التواصل مع الفرق المعنية: تواصل مع الفر
ق المعنية الأخرى في المنظمة مثل الإنتاج والمبيعات والتسويق. هذا يساعد على تحقيق توازن أفضل بين الطلب والعرض وضمان تحديث المعلومات بشكل فعال.
7. مراقبة الأداء: قم بمراقبة أداء إدارة المخزون وقياس البيانات المتعلقة بالمخزون مثل مستويات المخزون ومعدلات الدوران ونسبة النقص. استنادًا إلى هذه المعلومات، قم بتحسين عملية إدارة المخزون بشكل مستمر.
إدارة المخزون بفعالية تتطلب التخطيط الجيد واستخدام أدوات وتقنيات مناسبة. يمكن لنظام إدارة المخزون المتقدم مثل نظام إدارة سلسلة التوريد (SCM) أو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أن يساعد في تحسين العمليات وتحقيق فعالية أكبر في إدارة المخزون.
التعليقات