عدد كبير من الموظفين على هذه الشاكلة. وفي الكقابل يسببون مشكلات إدارية عديدة لأصحاب المناصب الأعلى. فما هي الحلول المقترحة؟
ماذا يفعل المدير عندما يكون الموظّف كثير التبريرات والأعذار؟
يبدأ الحل يا علي بمعرفة ما هي الأسباب الحقيقية وراء تقديم الأعذار بشكل متكرر، ولا يكون سماع فقط لأجل السماع ولكن من أجل التحقق من صحة أقوالهم وتأكد من عدم استخدامهم لأعذار زائفة، يمكن أيضًا إطلاق المجال للحديث معهم مع الالتزام بعدم وقوع الضرر عليهم حتى يتحدوثوا بصراحة مطلقة لعلنا نضع يدنا على السبب، وبطبع الاجتماع مع الأشخاص وتوضيح آثارهم على المننشأة وعلى الزملاء وعلى المدير المرؤوسين، توفير الدعم الكافي لهم في حال تم تشخيص الأعذار بأنها قهرية حتى يتحفز الموظف للالتزام بشكل أكبر، تعزيز التواصل بين الموظفين من ذوي المشكلة حتى يتأكدو أن المدير على إطلاع دائم ومستمر على أدائهم.
في حال كانت الأعذار غير مبررة ونوع من أنواع التقاسع عن العمل يمكن إطلاق تحذير بخصم أجور الأيام المتغيب بهم أو فرض عقوبات أكبر في حال لم يرتدع للأمر.
وهل هناك استراتيجية محددة للتعامل مع الموظف الذي يغيب بشكل متكرر وبعذر حقيقي يا أماني؟ في النهاية سوف يؤثر بالسلب على أداء المؤسسة.
للأسف محزن أن يكون شخص على قدر من الكفاءة ولكن ظروفه تعطل مسيرة تقدمه " أتحدث عن نفسي" ولكن صاحب العمل لا شأن له بذلك للأسف، أعتقد الحل الأمثل التخلي أو العمل بشكل جزئي معه أي مقابل العمل المنتج يتم الأجر هذا سيساعد الموظف على كد والاجتهاد للوصول لنتائج بأقل أوقات ممكنة ، وسيوفر على صاحب العمل أن يتكبد راتب بعلاوات وتأمين وإلخ بالمقابل سيحصل على عمل من كفاءة عالية .
ماذا يفعل المدير عندما يكون الموظّف كثير التبريرات والأعذار؟
كثرة التبريرات قد تكون اشارة جيدة على غبة الموظف في العمل، لمن ربما تواجهه مشاكل تحتاج حلا سريعا، انها علامة على انه يحتاج مساعدة،.... ممكن شعور بالانزعاج او القلق وعدم الراحة، او وجود مشاكل او تضييقات عليه ..الخ.
نعم، يمكن ان لا تكون تلك المساعدة مقدور عليها، لكن الاكيد انه يحتاج مساعدة ويمكنك التنبيه عليها لكي يجد لها حلا ان امكن مساعدته سيكون جيدا، وان لم يكن ممكنا فالاشعار بوجود مشكلة هو مساعدة ايضا.
لذلك الخطوة الاولى هي السؤال يكفي إجراء محادثةسريعة ظريفة مع الموظف لفهم الأسباب الكامنة وراء تبريراته واعتذاراته يجب التعامل مع هذه المحادثة بالتعاطف والتفاهم بدلاً من النقد أو اللوم..عن تحدد مكمن المشكلة يمكن المبادرة بالحل اذا كان المدير قادر عليه، وان لم يكن يمكن اقتراح تدريبات او تسهيلات او النصح بأشخاص يمكن ان يقدموا المساعدة.
لكنني هنا لا أعني على الإطلاق كثرة التبريرات الناتجة عن رغبة الموظّفين في تكامل العمل يا خلود. وإنما أتحدّث عن فئة بعينها من الموظّفين عاصرتهم بعينيّ، يمثّلون نموذجًا من طلبة المرحلة الابتدائية والإعدادية ممّن كانوا لا يرغبون في الالتزام بواجباتهم المدرسية؛ فنجدهم في كل حصّةٍ يبرّرون عدم قيامهم بالواجب اليومي بعذرٍ مختلفٍ. مرّةً سقط الشاي على الكشكول. ومرّةً نسي الكتب في المنزل. ويستمر في تقديم الأعذار التي توحي مرّةً بعد مرّةٍ أنهم غير ملتزمين.
لكنني هنا لا أعني على الإطلاق كثرة التبريرات الناتجة عن رغبة الموظّفين في تكامل العمل يا خلود. وإنما أتحدّث عن فئة بعينها من الموظّفين عاصرتهم بعينيّ، يمثّلون نموذجًا من طلبة المرحلة الابتدائية والإعدادية ممّن كانوا لا يرغبون في الالتزام بواجباتهم المدرسية؛ فنجدهم في كل حصّةٍ يبرّرون عدم قيامهم بالواجب اليومي بعذرٍ مختلفٍ. مرّةً سقط الشاي على الكشكول. ومرّةً نسي الكتب في المنزل. ويستمر في تقديم الأعذار التي توحي مرّةً بعد مرّةٍ أنهم غير ملتزمين.
مثل هذا النوع يجب ان يتم توعيته بأسلوب حضاري بأن هذا النوع من الوظائف لا ينتسبه، هو ليس شغوف بما يفعل، لذلك لا مكان له فيه، وسيكون استبداله انصافا في حقه قبل ان يكون انصافا في حق العمل والشركة....رحمة به، ومساعدة له على ان يبحث عن نفسه قبل فوات الفوات.
يجب أولا ان تقرر هل هذة المبررات منطقية وهل تحدث بالفعل أم مجرد مبررات لذلك يجب عليك الآتى :
1.الاستماع بعناية: يجب على المدير الاستماع بعناية إلى تفسيرات الموظف وفهم سبب التأخير أو عدم القدرة على إنجاز المهمة المسندة ويجب عليك التدوين وكتابة المبررات التى مر بها منعا من عدم تكرارها.
2. تحليل السبب: يجب على المدير تحليل السبب وتحديد ما إذا كانت الأعذار مبررة أم لا. إذا كان السبب مبررًا، فيجب على المدير إعطاء الموظف المزيد من الوقت لإنجاز المهمة وإن كان لا فيجب الوقوف عندها ولفت النظر.
3. وضع توقعات واضحة: يجب على المدير وضع توقعات واضحة وإعادة تحديد الأهداف للموظف، وتوضيح المسؤوليات المنتظرة منه. يجب توضيح الآليات والإجراءات التي يجب اتباعها في حالة وجود أي تأخير أو مشكلة.
وضع توقعات واضحة: يجب على المدير وضع توقعات واضحة وإعادة تحديد الأهداف للموظف، وتوضيح المسؤوليات المنتظرة منه. يجب توضيح الآليات والإجراءات التي يجب اتباعها في حالة وجود أي تأخير أو مشكلة.
فعّالة للغاية هذه النقطة يا عبد الرحمن. لأنني كنتُ أندهش للغاية عندما أجد أن أصحاب المناصب القياديّة يتركون الأمر للرياح، ويقتنعون في كل مرة بأن الموظّف بالتأكيد سوف يصدقهم القول ويقتنع برأيهم.
في المقابل، يجب أن يمتلك قائد الفريق أو صاحب الدور القيادي مقياسًا مناسبًا لهذه الحالات. يجب أن يعتنوا بالأمر كنوع من أنواع التمييز بين الموظّفين الذين يمتلكون دافعًا لتحسين الأداء، والموظّفين الذين لن ينفقوا أي جهود إضافيّة لتحسين ذلك.
تماما ً على مثل ما تقول يجب ألا نترك أى شئ للظروف ويجب أن يكون كل شئ مدروس ومحسوب ومتوقع من قبل أن يحدث , ولكن أعتقد أن الشخص الذى ليدة حجج قد يكون لدية فعلا أسباب واسباب خارجة عن إرادتة فكيف لى أن أكافأ شخص لمجرد أن ليس لدية أى ظروف وأخر لا يكافؤ بسبب ظروف خارجة عن إرادتة أعتقد إن حدث هذا سيكون شئ محبط للغاية له وخصوصا إن كانت هذا الاسباب لا يستطيع تخطيها .
عدد كبير من الموظفين على هذه الشاكلة. وفي الكقابل يسببون مشكلات إدارية عديدة لأصحاب المناصب الأعلى. فما هي الحلول المقترحة؟
يمكن الشخص فقد الشغف بالعمل أو يجد مشاكل فيه، التواصل الانفرادي معه ومعرفة الاسباب الحقيقية للتغيب وتقديم الأعذار تساعدنا في حل المشكلة.
ربما الشخص يعمل على مشاريع عديدة أو وظائف مختلفة بسب الراتب المنخفض ولا يمكنه تنظيم وقته للقيام بمهامه في هذه الوظيفة كما ينبغي.
في الشركة التي عملتُ فيها، وجدتُ أن فكرة التعامل الفردي مع مثل هؤلاء الموظّفين تعني الكثير في المسارات الإدارية المختلفة، حيث أن فكرة التواصل الفردي لم تقتصر على مفهوم التحقيق أو المساءلة كما ظننتُ. وإنما تمتد من هنا إلى المزيد من التحسينات المختلفة. منها التطوير المهني. منها التدريب والتحسين. ومنها إلقاء الضوء على نقاط الضعف أيضًا. وبالتالي نجد العديد من النتائج تسطع في إطار هذه الآلية من التواصل تحديدًا.
التعليقات