كيف أتصرف مع الموظف الاعتمادي؟

ربما عليك عقد اجتماع معها، للاستفسار منها على الأسباب التي تجعلها تقوم بالعودة إليك قبل التصرف وتوضح لها ما يمكنها التصرف فيه وما لا يمكنها، لأنني أرى أن هذا هو السبب الرئيسي.

ولديك طريقة آخرى يمكن أن تفعلها بنفسك بدون عقد اجتماع وهو مراجعة المواقف التي تعود بها إليك ومعرفة ما هي الأشياء التي تتكرر والمشابهة وتخبرها مباشرة بأنه مثل هذه المواقف لها حرية التصرف فيها.

بشكل عامل المشكلة لا أراها من الموظف وحدها بل أرى أن هنالك تداخل في إيصال المعلومات للموظف وعدم توضيح المهام له بشكل واضح عن ما الذي يمكنه فعله دون استشارة وما هي حدوده وصلاحياته، لأنه بعض المدراء يخبرون الموظف أنه يمكنك أن تفعل ما تريد دون العودة لي وهنا أن تعطيه مسؤولية كبيرة، هو نفسه لم يستوعبها، فالأفضل هو تحديد المهام بشكل واضح لأنني لسنوات كمدير صادفت العديد من الموظفين وفي البداية كنت أعطي صلاحيات للموظف ولكن لكثرة الصلاحيات لم يستوعب ما يفعله ولكن بعد توضحي الصلاحيات وتحديد المهام صار الموظفين يبتكرون بشكل أكبر ويشعرون بقيمتهم لأنهم يتنجون ضمن مسارات واضحة.

بل أترك لهم الفرصة الكاملة للتعلم والخطأ، وحتى ارتكاب المصائب في العمل،..

ربما عليك إيصال ذلك لها؛ فالسبب الرئيسي لتردد الموظف بإتخاذ بعض القرارات برأيي، هو خوفه من الأخطاء والمشكلات وبالتالي سخط المدير عليه..

وعن نفسي أتردد عندما لا أعرف تفاصيل العمل، وتفضيلات العميل.. فيمكنك مثلا أن تعد قائمة تلخص لها الحقوق والواجبات والممنوعات داخل العمل، ووفقا لتلك القائمة أعتقد أنها ستستطيع تأدية مهامها بإستقلالية أكبر.

أعتقد أن عليك في البداية توضيح حدود عملها بشكل واضح ووضع قواعد للتصرف فيما يمكن لها أن تقوم به بنفسها وما يجب عليها إعلامك به قبل أن تأخذ أي قرار. وكذلك يمكنكما الاتفاق مثلًا على وقت مناسب ليكن في نهاية كل يوم أو كل يومين للحصول على أخر الأخبار والقرارات التي قامت بها بحيث يمكنك تدارك أي شيء إن وقعت هناك مشكلة. فبمجرد معرفة ما يجب أن تقوم به بالفعل أعتقد ان الأمر سيحدث فرقًا كبيرًا

من ناحية أخرى أعتقد أنه يمكن التلميح للأمر في الاجتماعات المشتركة فكرة أن الخطأ ليس نهاية العالم وأنه الطريقة التي يتعلم بها الإنسان ويكبر في مجاله حيث بدون التجربة لن يكتسب الخبرة. ربما يشجعها هذا أكثر على التصالح مع الفكرة خاصة أن الامور تكون معقدة أكثر عندما يكون بها تواصل مع عملاء وأشياء كهذه.

ربما لأنها اعتادت ذلك في وظائفها السابقة، بعض المديرين مثلا لا يفضلون أبدا أخذ أي قرار سوى بعد الرجوع إليهم، وربما إذا لم توضح لها مهامها بدقة أو هي لم تقم باستيعابها بشكل جيد لهذا اختلط عليها الأمر وظلت تتعامل بالطريقة التي اعتادت إليها، ولهذا أنت بحاجة لشرح طبيعة العمل لها مجددا وما الذي تحتاجه منها وتوضح لها ما هي نوعية القرارات التي من المفترض التي تتصرف بها بمفردها وما هي بحاجة لمناقشته معك أولا قبل تنفيذه وادعم كل النقاط بأمثلة حتى تتأكد أنها فهمت ما تريد إيصاله بشكل جيد وربما يمكنك أيضا عمل اختبار صغير بوضعها في موقف افتراضي خاص بالعمل واسألها كيف ستتصرف بمفردها في هذه الحالة.

دائما ما أفضل وضع الحدود من البداية، إذا كان السبب عدم معرفتها بسياسة العمل، في كل مرة وضح لها ما يمكنها القيام به والأمور التي بجب الرجوع فيها إليك، أما إذا إتصح أنها موظفة إتمالية يجب التوصل إلى حل عبر النقاش.

أفضل هذا الاسلوب ولا أفرضه على أحد

أفضل تسليم العمل في الصفحة الأولى عبارة عن مؤشرات وبقية العمل عبارة عن بيانات بحيث يسهل مقارنة المؤشر بالبيانات في حالة اردت التأكد.

أما بالنسبة للقرارات وأقصد التنفيذية منها يجب أن ترجع للمسؤول أو أن تقوم هي بمقارنة البيانات وتعتمد على مرجع لاتخاذ القرار بدلا عنك.

أما الردود مع العملاء تكون هناك أسئلة في غالب الأحيان مكررة يعني، بمجرد معرفة الجواب منك لمرة ستستخدمه حتى تخبرها بالعكس.

بالنسبة للأسىلة المتخصصة قد يعمد مقدموا الدورات لزيادة قسم الأسئلة الشائعة.

وفي حالة عدم تواجد هذا القسم يمكن الاستفادة من خدمات من حضرو الدورة أول مرة، أو تأخذ هي هذه الدورات، وتجيب على حسب ما تعلمته.

هذه مجرد اقتراحات ربما تكون أنت قد جربتها بالفعل.

عزيزي حسين،

عندما قرأت مساهمتك ضحكت ساخرة وكأنني أقرأ قصة خيالية، منذ أن بدأت حياتي العملية كمحاسبة، ومدربة، وعضو هيئة تدريس، وغيرها من الوظائف! المهم، أنني تكمن مشكلتي فيما ذكرته تحديدا ولكن عكس ما قلته. تكمن المشكلة أنني يجب أن أعيش في جلباب المدير. ولا يحق لي اتخاذ أي قرار بدون الرجوع إليه. عانيت الأمرين لكي اتوافق مع هذا المنطق ولكن تأتي نقطة محددة، وعندما لا يستمع إليك رؤساءك ولكنهم في المقابل يحملونك قراراتهم. وحتى لا اطيل عليك فقد تركت تلك الأعمال كي لا أضطر أن أعمل بمنطق المدير.